व्यावसायिक संबंधों का एक अभिन्न अंग व्यावसायिक पत्राचार है। इनमें से एक प्रकार, बदले में, गारंटी पत्र है। इसमें, प्रेषक प्राप्तकर्ता के संबंध में कोई भी कार्रवाई करने के लिए वादे/गारंटी व्यक्त करता है जो सीधे प्राप्तकर्ता के हितों से संबंधित होते हैं। यह पत्र कोई औपचारिक प्रतिबद्धता नहीं है, बल्कि प्रेषक द्वारा ग्रहण किए गए दायित्वों की पुष्टि है। गारंटी के प्रत्येक पत्र पर संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, उस पर उचित मुहर होनी चाहिए और कंपनी कार्यालय के माध्यम से पंजीकृत होना चाहिए।
आजकल व्यवसाय में गारंटी पत्र काफी आम हैं। इनका प्रयोग अक्सर निम्नलिखित मामलों में किया जाता है:
गारंटी पत्र तैयार करने की विशेषताएं:
इनमें से अधिकांश दस्तावेज़ "हम इस पत्र के साथ आश्वासन देते हैं (गारंटी) देते हैं..." या "हमारी कंपनियों के बीच हस्ताक्षरित समझौते और किए गए पूर्व भुगतान के मद्देनजर..." आदि वाक्यांशों से शुरू होते हैं। बशर्ते कि पत्र गारंटी के बारे में हो भुगतान के लिए बैंक विवरण बताना अनिवार्य है। इसके अलावा, यदि आवश्यक हो तो कुछ दस्तावेजों की प्रतियां अक्सर पत्र के साथ संलग्न की जाती हैं।
पत्र में क्या होना चाहिए?
एक संगठन परिस्थितियों के आधार पर व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं दोनों को गारंटी पत्र प्रदान कर सकता है। इसके अलावा, पाठ में "गारंटी" शब्द का भी उल्लेख नहीं किया गया है। मुख्य बात यह है कि पत्र की सामग्री में संगठन के इरादों की पुष्टि होती है। गारंटी पत्रों के प्रकार इस प्रकार हैं:
वास्तव में, गारंटी पत्र दायित्वों की आधिकारिक पुष्टि का एक प्रकार नहीं है। रूसी संघ की संहिता में ऐसी अवधारणा बिल्कुल अनुपस्थित है। लेकिन गारंटी पत्रों का उपयोग करने वाली न्यायिक प्रथा पहले से ही मौजूद है, और इस दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति इसके डिज़ाइन और पाठ्य सामग्री पर निर्भर करेगी।
माल के भुगतान के लिए गारंटी पत्र- एक दस्तावेज़ जिसके तहत एक कानूनी इकाई या व्यक्ति किसी उत्पाद या सेवा के लिए अनिवार्य भुगतान सुनिश्चित करने के लिए कुछ दायित्व लेता है। एक नियम के रूप में, वितरित माल के लिए भुगतान न करने के बारे में आपूर्तिकर्ता के दावे के पत्र के जवाब में गारंटी पत्र लिखा जाता है।
यह ग्राहक या खरीदार द्वारा लिखा जाता है, जहां वह आपूर्तिकर्ता से सामान वितरित करने के लिए कहता है, जिसमें पत्र में निर्दिष्ट अवधि के भीतर सामान या सेवाओं के लिए भुगतान की राशि और गारंटी का संकेत होता है। गारंटी पत्र पर खरीदार के कंपनी प्रबंधक और एकाउंटेंट द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद दस्तावेज़ आपूर्तिकर्ता के संगठन को भेजा जाता है। पत्र एक गारंटी के रूप में कार्य करता है कि सभी भौतिक संपत्तियों का भुगतान समय पर किया जाएगा। यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ को कानूनी कार्यवाही में साक्ष्य के रूप में उपयोग किया जा सकता है यदि इसे वर्तमान कानून के अनुसार तैयार किया गया हो।
आइए गारंटी पत्र तैयार करते समय पहलुओं पर अधिक विस्तार से विचार करें। दस्तावेज़ बनाते समय, आप संगठन के लेटरहेड या साधारण A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता का विवरण दर्शाया गया है: आपूर्तिकर्ता का नाम, स्थिति, आपूर्तिकर्ता कंपनी के प्रमुख का पूरा नाम।
गारंटी का पूरा पत्र आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के जर्नल में पंजीकृत है और उसे एक आउटगोइंग पंजीकरण संख्या सौंपी गई है, जो दस्तावेज़ के बाएं कोने में लिखा गया है।
गारंटी पत्र में निम्नलिखित बिंदु होने चाहिए:
यदि गारंटी पत्र सही ढंग से लिखा गया है, तो भुगतान में देरी होने पर आपूर्तिकर्ता ऋण वसूल करने के लिए न्यायिक अधिकारियों के पास आवेदन कर सकता है।
गारंटी पत्र तब जारी किया जाता है जब लेन-देन का एक पक्ष दूसरे की सॉल्वेंसी और ईमानदारी पर संदेह करता है, भले ही समझौता सभी कानूनी नियमों और विनियमों के अनुसार संपन्न हुआ हो।
गारंटी पत्रों का अनुरोध किए जाने पर अक्सर स्थितियाँ होती हैं:
महत्वपूर्ण!गारंटी पत्र कोई वाणिज्यिक दस्तावेज़ नहीं है.
जिम्मेदार संकलक या प्रेषक वह पक्ष है जो कुछ दायित्वों की पूर्ति के लिए जिम्मेदारी लेता है।
गारंटी के प्रत्येक पत्र को दस्तावेज़ प्रवाह आवश्यकताओं का अनुपालन करना चाहिए:
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पत्र में पूरे किए जाने वाले दायित्वों से संबंधित सभी महत्वपूर्ण शर्तें बताई जाएं।अन्यथा पत्र का कोई मतलब नहीं रह जायेगा. आइए सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले गारंटी पत्रों के प्रकारों पर नजर डालें।
यह एक वित्तीय गारंटी है. प्रेषक एक आस्थगित भुगतान का अनुरोध करता है और प्राप्त माल (प्रदर्शन किए गए कार्य, प्रदान की गई सेवाएं) के लिए समय पर भुगतान करने का वचन देता है।
आस्थगित भुगतान के लिए गारंटी पत्र की संरचना:
प्रेषक उचित गुणवत्ता का सामान पहुंचाने का वचन देता हैअनुबंध में निर्दिष्ट शर्तों के भीतर और सहमत मात्रा में।
संरचना:
गारंटी पत्र प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से दो प्रतियों में प्रदान किया जाना चाहिएताकि प्रेषक की प्रति पर आने वाला नंबर और डिलीवरी की तारीख अंकित हो। गारंटी पत्र वितरित करने के वैकल्पिक तरीके हैं: मेल के माध्यम से अनुरोधित रिटर्न रसीद के साथ पंजीकृत पत्र, अनुरोधित रिटर्न रसीद के साथ कूरियर सेवा द्वारा भेजा गया।
सही ढंग से तैयार किए गए गारंटी पत्रों को न्यायिक अधिकारियों द्वारा प्रत्यक्ष साक्ष्य के रूप में उपयोग और मान्यता दी जा सकती है।
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यह कोई रहस्य नहीं है कि कमोडिटी-मनी संबंधों के युग में, एक गारंटी की आवश्यकता थी, और आज भी है, कि प्रत्येक पक्ष लेनदेन के तहत अपने दायित्वों को पूरा करेगा। उन दस्तावेज़ों में से एक जिसके साथ आप किसी चीज़ की गारंटी दे सकते हैं (अनिवार्य रूप से, वादा) गारंटी पत्र है।
किसी न किसी रूप में, गारंटी पत्र लगभग हमेशा मौजूद रहे हैं। उदाहरण के तौर पर, प्राचीन काल से ज्ञात वचन पत्र, एक पक्ष के एक निश्चित तिथि तक ऋण चुकाने के इरादे को दर्शाते हैं, और दूसरे पक्ष के निर्दिष्ट अवधि के बाद इस ऋण को इकट्ठा करने के अधिकार को दर्शाते हैं।
प्राचीन रोम में, विशेष लोगों द्वारा ऋण दायित्वों को आधुनिक आय और व्यय पुस्तिका के अनुरूप प्रदर्शित किया जाता था। प्राचीन ग्रीस में रसीदें थीं।
मध्ययुगीन इटली में, एक अन्य प्रकार का गारंटी पत्र उत्पन्न हुआ - विनिमय का बिल। एक उदाहरण जो आज तक बचा हुआ है वह 1339 से एक ब्याज रसीद है:
« बार्टालस एंड कंपनी पीसा में
प्रभु के नाम पर आमीन। बार्टालस एंड कंपनी की ओर से बार्ना को अपना शुभकामनाएँ भेजता है
लूही एंड कंपनी एविग्नन।
कं लुहा से 312 ¾ सोने के गिल्डर, जो हमें आज प्राप्त हुए
टाक्रेडो बानाचमुंती एंड कंपनी, उनके पक्ष में 4 ½% चार्ज करती है और राशि जमा करती है
स्रोत: एड्रोनोवा वी.एन., मिज़िकोवस्की ई.ए. "विनिमय के बिलों के साथ लेनदेन का विनियमन और लेखांकन।" एम., वित्त एवं सांख्यिकी, 1996.-128
जैसा कि नाम से पता चलता है, गारंटी पत्र का उद्देश्य एक पक्ष को दूसरे पक्ष को एक निश्चित अवधि के भीतर कुछ कार्य करने की गारंटी देना है। तदनुसार, किसी भी गारंटी पत्र में निम्नलिखित विवरण होना चाहिए:
यह भी पढ़ें: दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण, संगठन में लेखांकन दस्तावेजों की भंडारण अवधि
साथ ही, गारंटर के संपर्क, विवरण और पते को इंगित करना आवश्यक है।
यहां हम आपके संदर्भ के लिए गारंटी पत्रों के विभिन्न नमूने प्रदान करते हैं। सामान्य तौर पर, यहां सार हर जगह एक ही है - एक पक्ष कुछ गारंटी देता है, दूसरा बस इस गारंटी का प्राप्तकर्ता है।
किसी कंपनी के प्रारंभिक राज्य पंजीकरण के लिए, या पहले से मौजूद कंपनी के "स्थानांतरण" के दौरान, रजिस्ट्रार को जमा किए गए दस्तावेजों के सेट में कानूनी पते के मालिक से गारंटी पत्र होना चाहिए। इस पत्र का एक नमूना कुछ इस तरह दिखेगा:
एलएलसी "रोमाश्का"
प्रत्याभूत के पत्र
निदेशक मिखाइल मिखाइलोविच सर्गेव द्वारा प्रतिनिधित्व किया गया रोमाश्का एलएलसी, पते पर गैर-आवासीय परिसर प्रदान करने की गारंटी देता है:
मॉस्को, प्रोएक्टिरुमी प्रोज़्ड 5678, बिल्डिंग 56, बिल्डिंग 5, कार्यालय 67।
सीमित देयता कंपनी "वल्कन" के राज्य पंजीकरण के प्रयोजनों के लिए एकमात्र कार्यकारी निकाय के स्थान और स्थान के पते के रूप में।
तदनुसार, यह परिसर के मालिक की इस परिसर को भविष्य की कंपनी के लिए कानूनी पते के रूप में प्रदान करने की गारंटी व्यक्त करता है।
वैकल्पिक रूप से, गारंटी पत्र संविदात्मक दायित्वों की पूर्ति के लिए गारंटी व्यक्त कर सकता है। उदाहरण के तौर पर, यहां माल की आपूर्ति के लिए गारंटी पत्र का एक नमूना दिया गया है:
एलएलसी "रोमाश्का"
ओजीआरएन _____________INN/KPP_______________ पता: मॉस्को, सेंट। एलेक्ट्रोज़ावोड्स्काया, 45, भवन। 2, कार्यालय 15/5
प्रत्याभूत के पत्र
रोमाश्का एलएलसी, जिसका प्रतिनिधित्व निदेशक मिखाइल मिखाइलोविच सर्गेव द्वारा किया जाता है, इसके द्वारा ल्युटिक एलएलसी (ओजीआरएन_____, आईएनएन_____) को अनुबंध संख्या___ दिनांक __.__.20__ के तहत माल की आपूर्ति करने की गारंटी देता है। भेजे गए विनिर्देश दिनांक __.__.20__ के अनुसार, 08/01/2019 तक।
रोमाश्का एलएलसी के जनरल डायरेक्टर ____________/एम.एम. सर्गेव/
यहां, जैसा कि हम देखते हैं, एक निश्चित अवधि के भीतर माल भेजने के लिए आपूर्तिकर्ता की गारंटी व्यक्त की जाती है।
प्रतिबद्धता पत्र एक व्यावसायिक आधिकारिक दस्तावेज़ है जिसे साझेदारी संबंध में एक पक्ष से दूसरे पक्ष को संबोधित किया जाता है। पत्र के पाठ में अक्सर प्रतिभागियों में से किसी एक के साथी के प्रति अपने दायित्वों को पूरा करने के इरादे शामिल होते हैं।
इस प्रकार की वारंटी का उद्देश्य यह पुष्टि करना है कि पार्टियों के बीच सहमत कार्य निष्पादित किया जाएगा। ठेकेदार ऐसा पत्र तैयार करता है और अनुबंध पर हस्ताक्षर करने पर ग्राहक को प्रदान करता है। पत्र का स्वरूप सामग्री में समान गारंटी दस्तावेजों से भिन्न होता है। यह दायित्वों का सार निर्धारित करता है, और उन्हें अनुबंध के प्रावधानों का पालन करना होगा:
यदि किसी एक पक्ष द्वारा दिए गए दायित्वों को पूरा नहीं किया जाता है और दूसरा पक्ष अदालत में दावा दायर करता है, तो गारंटी पत्र को अधूरे दायित्वों के अस्तित्व का अप्रत्यक्ष प्रमाण भी माना जाएगा।
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