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परिचय

"प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना" विषय पर विचार करने के साथ-साथ प्रबंधक के कार्य की योजना और संगठन को तर्कसंगत रूप से सुधारने के मुख्य तरीकों का संकेत देने से बिक्री प्रबंधक के कार्यदिवस की सक्षम रूप से योजना बनाने और एक भी समय बर्बाद किए बिना सफलतापूर्वक व्यवसाय संचालित करने में मदद मिलेगी। कीमती समय का मिनट. थीसिस की प्रासंगिकता एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के काम में सुधार लाने में निहित है, अर्थात्, घटनाओं का विकास और संगठन जो एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य के अध्ययन को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है, साथ ही योजना के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें तैयार करता है। उद्यम प्रबंधकों की दक्षता में सुधार के लिए एफडी डोब्रीन्या एलएलसी में बिक्री प्रबंधक का व्यक्तिगत कार्य।

थीसिस का उद्देश्य एक प्रबंधक के काम की योजना बनाने और व्यवस्थित करने के सैद्धांतिक पहलुओं पर विचार करना, एफडी डोब्रीन्या एलएलसी में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना में सुधार के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें विकसित करना है।

अध्ययन का उद्देश्य प्रवेश और आंतरिक दरवाजों के खुदरा और थोक व्यापार का प्रबंधक है।

अध्ययन का विषय एफडी डोब्रीन्या एलएलसी में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना है।

थीसिस के उद्देश्य के आधार पर, निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए गए थे:

* एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के अध्ययन की सैद्धांतिक नींव का वर्णन कर सकेंगे;

* एफडी डोब्रीन्या एलएलसी में एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने में समस्याओं की पहचान करना;

सैद्धांतिक आधार एस.डी. रेज़निक, वी.वी. बोंडारेंको, एस.एन. सोकोलोव, एस.आई. कलिनिन और ई.एम. कोरोटकोव, एन.आई. काबुश्किन, डी.डी. वाचुगोवा, ओ.एस. विखांस्की, ए.आई नौमोव, एन.ए. सिदोरोवा, वी.आर. वेस्निन, आई.टी बालाबानोव जैसे रूसी लेखकों के काम थे। आई.एन वासिलीवा, जी.एस झेलनिंस्की, एल.आई लुकीचेवा, जी.बी कज़नाचेवस्काया, बी.ए अनिकिन, वी.एन बुर्कोव, जेड.एम मकाशेवा, ओ.एम डेमचुक, टी.ए एफ़्रेमोवा, एन.ए कोर्गिन, एल.आई लुकीचेवा, वी.वी ग्लूखोव, वी.डी डोरोफीव, ए.एन श्मेलेवा, डी.ए नोविकोव, आई.एन वासिलीवा और अन्य कई।

पहला अध्याय उन गुणों को प्रस्तुत करता है जो एक आधुनिक प्रबंधक की विशेषता रखते हैं, प्रबंधक के कार्य समय के सिद्धांतों और विश्लेषण की पड़ताल करता है, और प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की सैद्धांतिक योजना की जांच करता है।

दूसरा अध्याय एफडी डोब्रीन्या एलएलसी की गतिविधियों, संगठन की संरचना, डोब्रीन्या एफडी एलएलसी में प्रबंधक के काम का विश्लेषण और प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने में मुख्य समस्याओं का विवरण प्रदान करता है।

तीसरा अध्याय उन गतिविधियों पर चर्चा करता है जो प्रबंधक के व्यक्तिगत समय के उपयोग को तर्कसंगत बनाने में मदद करती हैं, और एफडी डोब्रीन्या एलएलसी में प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें विकसित करती हैं।

परिणामस्वरूप, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं:

बिक्री प्रबंधक के काम को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और व्यवस्थित करने के लिए, आपको अपने समय की योजना बनाने, दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष के लिए कार्य योजना बनाने की आवश्यकता है। इसके अलावा, समय का प्रबंधन करने के लिए, एक प्रबंधक को स्व-प्रबंधन में संलग्न होना चाहिए, जो कि अपने समय का इष्टतम और सार्थक उपयोग करने के लिए रोजमर्रा के अभ्यास में सिद्ध कार्य विधियों का लगातार और उद्देश्यपूर्ण उपयोग है।

अध्याय 1. प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने में अनुसंधान के लिए सैद्धांतिक नींव

1.1 गुण जो एक आधुनिक प्रबंधक की विशेषता बताते हैं

विश्व इतिहास में प्रबंधन के दृष्टिकोण से, यह राजा या राजनेता नहीं हैं जो कार्य करते हैं, बल्कि स्मार्ट या बेवकूफ प्रबंधक प्रबंधन की प्रभावी या अप्रभावी अवधारणा का उपयोग करते हैं। इसलिए, ऐतिहासिक नेताओं की हार उनकी प्रबंधन अवधारणाओं, प्रबंधन के दृष्टिकोण और श्रम संगठन के सिद्धांतों की हार है।

किसी संगठन में प्रबंधक तथाकथित प्रबंधन कर्मियों, प्रबंधन तंत्र का निर्माण करते हैं, जिसे अक्सर संगठन का प्रबंधन कहा जाता है। आधुनिक प्रबंधन में "प्रबंधकीय कर्मियों" की अवधारणा की सामग्री की व्याख्या काफी व्यापक और अस्पष्ट रूप से की जाती है। अंतर्राष्ट्रीय श्रम संगठन की सिफारिश है कि प्रबंधन कर्मियों को श्रमिकों की एक व्यापक श्रेणी का हिस्सा माना जाए, जिसमें प्रबंधकों के अलावा अन्य विशेषज्ञ - पेशेवर भी शामिल हैं। इसका आधार गतिविधि के अन्य क्षेत्रों में प्रबंधकों और विशेषज्ञों के काम में घनिष्ठ संबंध माना जाता है, उदाहरण के लिए, अर्थशास्त्री, प्रौद्योगिकीविद्, मनोवैज्ञानिक, और इसी तरह; अपने पेशेवर ज्ञान का उपयोग करते हुए, वे संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करने और उचित ठहराने के साथ-साथ उनके व्यावहारिक कार्यान्वयन के लिए तरीकों को विकसित करने में महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करते हैं। उनके बीच निरंतर संपर्क संगठन के सामान्य कामकाज के लिए सबसे महत्वपूर्ण शर्त है।

शब्द "प्रबंधन" का अर्थ है लोगों का नेतृत्व करना, और "नेता" का अर्थ है "हाथ से नेतृत्व करना।" अभ्यास से पता चलता है कि कुछ प्रबंधक कुशलतापूर्वक लोगों का नेतृत्व करते हैं, आने वाली कठिनाइयों पर सफलतापूर्वक काबू पाते हैं, जबकि अन्य ऐसी स्थितियों में केवल अपने अधीनस्थों में अविश्वास पैदा करते हैं और असफल होते हैं। अधीनस्थों के कार्यों को समझाने, प्रेरित करने और अंततः किसी व्यक्ति को प्रभावित करने में असमर्थता ताकि वह प्रबंधक द्वारा लिए गए निर्णय को पूरा करना चाहे, यह सबूत है कि नेता के पास प्रबंधक के लिए आवश्यक गुणों का पूरा सेट नहीं है। नेतृत्व की अवधारणा का उपयोग विभिन्न क्षेत्रों - राजनीति, सैन्य क्षेत्र, संगठनों के संबंध में लंबे समय से किया जाता रहा है। तदनुसार, नेतृत्व की विभिन्न परिभाषाएँ हैं, जो इसकी उन विशेषताओं पर ज़ोर देती हैं जो इस क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण हैं। सैद्धांतिक कार्यों में, नेतृत्व को किसी संगठन के लोगों को सक्रिय करने की क्षमता, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए लोगों का अनुसरण करने और उन्हें प्रभावित करने के लिए एक उदाहरण स्थापित करने की क्षमता के रूप में प्रकट किया जाता है।

अपने कार्यों में, वी.वी. ग्लूखोव एक प्रबंधक को एक नेता के रूप में वर्णित करते हैं; नेता को अपने अनुयायियों को समझना चाहिए, और उन्हें अपने आस-पास की दुनिया और उस स्थिति को समझना चाहिए जिसमें वे खुद को पाते हैं। चूँकि लोग और परिस्थितियाँ दोनों लगातार बदल रहे हैं, एक प्रबंधक को इतना लचीला होना चाहिए कि वह निरंतर परिवर्तन के अनुकूल ढल सके। स्थिति को समझना और मानव संसाधनों का प्रबंधन करना जानना प्रभावी नेतृत्व के आवश्यक घटक हैं। यह सब इंगित करता है कि एक प्रबंधक का प्रबंधकीय कार्य उन प्रकार की मानवीय गतिविधियों में से एक है जिसके लिए विशिष्ट व्यक्तिगत गुणों की आवश्यकता होती है जो किसी विशेष व्यक्ति को प्रबंधकीय गतिविधियों के लिए पेशेवर रूप से उपयुक्त बनाती है।

नियोक्ता के विज्ञापनों में, आवेदकों के लिए आवश्यकताओं में अक्सर "दर्शकों के सामने बोलने की क्षमता" शामिल होती है। व्यावसायिक जीवन में सफलता काफी हद तक आपके विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता पर निर्भर करती है, इसलिए इस कौशल के महत्व को कम आंकना मुश्किल है। भाषण की कला सीखना कई कठिनाइयों से जुड़ा है, क्योंकि "बुरी आदतें" भाषण व्यवहार में अंतर्निहित होती हैं। ये हैं, उदाहरण के लिए, गलत उच्चारण, अनावश्यक इशारे, गलत शब्द क्रम और वाक्यांशों के निर्माण का तरीका। प्रदर्शन करने की क्षमता के लिए सुव्यवस्थित, सुव्यवस्थित सोच आवश्यक है। सार्वजनिक रूप से बोलने की कला बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन इसमें महारत हासिल करने के लिए प्रयास, आत्म-नियंत्रण, अभ्यास और निरंतर सुधार के प्रति प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है। संवाद संचालित करने की क्षमता भी कम महत्वपूर्ण नहीं है। अक्सर बातचीत में, सफलता उस पक्ष को नहीं मिलती जिसकी स्थिति मजबूत होती है, बल्कि उस पक्ष को मिलती है जो बातचीत को अधिक सफलतापूर्वक संचालित करना जानता है; व्यापारिक साझेदारों या वरिष्ठों के साथ बातचीत में अपने विचारों को सही ढंग से व्यक्त करने में असमर्थता ही मजबूर करती है कई प्रतिभाशाली लोग छाया में बने रहेंगे।

इस संबंध में बाधाओं की अवधारणा कुछ रुचिकर है। विचार यह है कि सभी प्रबंधकों के पास अपने प्रदर्शन को विकसित करने और सुधारने के अवसर हैं। हालाँकि, ऐसे क्षेत्र हैं जिनमें वे, इसे हल्के ढंग से कहें तो, अक्षम हैं। प्रबंधक के ऐसे कार्यों को प्रतिबंध के रूप में समझा जाता है। ऐसी सीमाओं की पहचान करने के बाद, आप उन कारकों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो प्रबंधक की सभी व्यक्तिगत क्षमताओं की पूर्ण प्राप्ति में बाधा डालते हैं।

इस संबंध में, एक प्रबंधक की गतिविधियों में निम्नलिखित 11 संभावित सीमाओं पर प्रकाश डाला गया है।

1. स्वयं को प्रबंधित करने में असमर्थता. प्रत्येक प्रबंधक को खुद को प्रबंधित करना सीखना चाहिए और एक अद्वितीय और अमूल्य संसाधन के रूप में खुद के साथ संवाद करना सीखना चाहिए। वे नेता जो खुद को प्रबंधित करना नहीं जानते (उचित रूप से "निर्वहन", संघर्षों और तनाव से निपटना, समय, ऊर्जा और कौशल का प्रभावी ढंग से उपयोग करना) वे खुद को प्रबंधित करने में असमर्थता से सीमित हैं।

2. धुंधले व्यक्तिगत मूल्य। प्रबंधकों को व्यक्तिगत मूल्यों और सिद्धांतों के आधार पर प्रतिदिन कई निर्णय लेने चाहिए। यदि व्यक्तिगत मूल्य आपके और दूसरों के लिए स्पष्ट नहीं हैं, तो उन्हें विकृत रूप में देखा जाएगा। परिणामस्वरूप, प्रबंधन निर्णय लेने और लागू करने की दक्षता कम हो जाएगी। इसलिए, जो प्रबंधक अपने स्वयं के मूल सिद्धांतों और मूल्यों को परिभाषित नहीं करते हैं वे व्यक्तिगत मूल्यों के धुंधला होने से सीमित होते हैं।

3. अस्पष्ट व्यक्तिगत लक्ष्य. ऐसे प्रबंधक होते हैं जिनके व्यक्तिगत लक्ष्यों में स्पष्टता की कमी होती है, लेकिन ऐसे भी प्रबंधक होते हैं जो अपने जीवन में असाधारण फोकस और फोकस प्रदर्शित करते हैं। ऐसा क्यों हो रहा है? सच तो यह है कि कुछ लोग अच्छी तरह जानते हैं कि उन्हें क्या चाहिए, जबकि अन्य नहीं जानते। एक प्रबंधक जो अपने लक्ष्यों को परिभाषित करने में असमर्थ है, वह प्रबंधन गतिविधियों में सफलता प्राप्त नहीं कर सकता है और व्यक्तिगत लक्ष्यों की अस्पष्टता से सीमित है।

4. व्यक्तिगत विकास अवरुद्ध होना। आत्म-विकास की क्षमता न केवल निरंतर अध्ययन की विशेषता है, बल्कि अर्जित ज्ञान को व्यवहार में लाने की क्षमता भी है।

एक प्रबंधक के लिए मान्यता प्राप्त करना महत्वपूर्ण है और इसके लिए आपको अपने विकास पर लगातार काम करने की आवश्यकता है। एक प्रबंधक की क्षमता की पहचान का अभाव एक बड़ी सीमा है। जिन नेताओं की विशेषता रुका हुआ आत्म-विकास है, वे अक्सर विकट परिस्थितियों से बचते हैं और मौजूदा (छिपी हुई) क्षमताओं को विकसित नहीं करते हैं।

5. समस्याओं को हल करने में असमर्थता (निर्णय लेने में)। एक प्रबंधक की विशेष प्रतिभा जल्दी और सही ढंग से निर्णय लेने की क्षमता है। समस्या को हल करना कभी भी आसान नहीं होता है, लेकिन प्रासंगिक कौशल को काफी विकसित किया जा सकता है।

समस्या-समाधान कौशल की कमी जैसी सीमा से पीड़ित एक प्रबंधक लगातार खुद को अनसुलझे मुद्दों को कल के लिए छोड़ने की अनुमति देता है। परिणामस्वरूप, समस्याओं की एक बड़ी श्रृंखला जमा हो जाती है जिसे प्रबंधक अब हल करने में सक्षम नहीं है। स्वाभाविक रूप से, ऐसा प्रबंधक विफल हो जाता है।

6. काम में रचनात्मकता की कमी. ऐसे कई उदाहरण दिए जा सकते हैं जब यह या वह प्रबंधक अपनी गतिविधियों में रचनात्मक (गैर-मानक) दृष्टिकोण दिखाता है। यह गुण आधुनिक प्रबंधकों के लिए विशेष रूप से आवश्यक है।

प्रबंधन में रचनात्मकता को हमेशा अत्यधिक महत्व दिया गया है। एक रचनात्मक व्यक्ति अनिश्चितता की स्थिति में काम करने के लिए तैयार रहता है। जो प्रबंधक अपनी गतिविधियों में स्थितिजन्य (अप्रत्याशित) दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं, वे कई भूमिकाएँ निभाने में सक्षम होते हैं और वर्तमान स्थिति के आधार पर अपने कार्यों को समय पर समायोजित करते हैं।

7. लोगों को प्रभावित करने में असमर्थता. प्रभाव के मामलों में व्यक्तिगत कारक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। बहुत से लोग अधिकार, आचरण, प्रभाव के गैर-मौखिक रूपों (इशारों, उपस्थिति, आदि) से प्रभावित होते हैं।

उच्च-प्रभावशाली प्रवृत्ति वाले प्रबंधक अवसर के अनुसार उपयुक्त पोशाक पहनते हैं, आकर्षक दिखते हैं, स्पष्ट रूप से संवाद करते हैं, आश्वस्त होते हैं और स्पष्ट निर्देश देते हैं।

कम प्रभाव वाले प्रबंधक अक्सर दूसरों पर उनकी बात न सुनने और उनके साथियों द्वारा पर्याप्त प्रभावशाली न समझे जाने का आरोप लगाते हैं। एक प्रबंधक जो पर्याप्त रूप से दृढ़ नहीं है, दूसरों के साथ आपसी समझ नहीं रखता है, खुद को अभिव्यक्त करने की अविकसित क्षमता रखता है, और दूसरों को प्रभावित करने में असमर्थता से सीमित है।

8. प्रबंधकीय कार्य की बारीकियों की समझ का अभाव. इस प्रतिबंध का सार यह है कि प्रबंधक को व्यक्तिगत श्रम से नहीं, बल्कि दूसरों के काम से परिणाम प्राप्त करना चाहिए। जब तक प्रबंधक इस बात की प्रभावशीलता का मूल्यांकन नहीं करते कि वे अन्य लोगों को कैसे प्रबंधित करते हैं, वे संगठन की गतिविधियों में उच्च परिणाम प्राप्त नहीं करेंगे। इसलिए, जो प्रबंधक कर्मचारियों की प्रेरणा को पर्याप्त रूप से नहीं समझते हैं, वे प्रबंधकीय कार्य के सार की अपर्याप्त समझ से सीमित हैं।

9. कम संगठनात्मक कौशल (नेतृत्व करने में असमर्थता)। हम प्रबंधक की टीम के सदस्यों को ऊर्जा से "चार्ज" करने की क्षमता और कार्य प्रक्रिया को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने की क्षमता के बारे में बात कर रहे हैं। श्रम प्रक्रिया की अतालता और लागू कार्य विधियों की अप्रभावीता इस तथ्य को जन्म देती है कि लोग भविष्य के बारे में अनिश्चितता महसूस करते हैं, अपनी कार्य गतिविधियों से संतुष्टि प्राप्त नहीं करते हैं और तदनुसार, अपनी क्षमताओं से कम काम करते हैं। इस मामले में, कम ही लोग नेता के योगदान को पहचानते हैं, इसलिए टीम का मनोबल जल्दी ख़राब हो जाता है। एक प्रबंधक जो अपने अधीनस्थों से व्यावहारिक परिणाम प्राप्त नहीं कर सकता, वह नेतृत्व क्षमता की कमी के कारण सीमित है।

10. पढ़ाने में असमर्थता. प्रत्येक नेता को उन लोगों की क्षमता में सुधार का ध्यान रखना चाहिए जिन्हें वह प्रबंधित करता है। एक अच्छा नेता, अन्य बातों के अलावा, एक शिक्षक के रूप में भी कार्य करता है। उन्नत प्रशिक्षण, चाहे वह किसी भी रूप में हो, प्रबंधकीय प्रभावशीलता का एक अनिवार्य तत्व है। इसलिए, जिस प्रबंधक में दूसरों के विकास में मदद करने की क्षमता और धैर्य की कमी है, वह सिखाने में असमर्थता के कारण सीमित हो जाता है।

11. टीम बनाने में असमर्थता. कुछ संयुक्त रूप से निष्पादित गतिविधियों के आधार पर एकजुट हुए लोगों के स्थिर समूहों में, सबसे महत्वपूर्ण भूमिका कार्य सामूहिक की होती है।

एन.आई. काबुश्किन एक प्रबंधक के बारे में लिखते हैं: जब कोई प्रबंधक किसी समूह को एक योग्य और प्रभावी टीम में बदलने में विफल रहता है, तो वे कहते हैं कि ऐसा प्रबंधक समूह बनाने की खराब क्षमता के कारण सीमित है।

इस प्रकार, एक बाजार अर्थव्यवस्था के लिए एक प्रबंधक की आवश्यकता होती है:

स्वयं को प्रबंधित करने की क्षमता;

उचित व्यक्तिगत मूल्य;

स्पष्ट व्यक्तिगत लक्ष्य;

निरंतर व्यक्तिगत विकास (विकास);

समस्या समाधान करने की कुशलताएं;

सरलता और नवप्रवर्तन करने की क्षमता;

दूसरों को प्रभावित करने की क्षमता;

आधुनिक प्रबंधन दृष्टिकोण का ज्ञान;

अधीनस्थों को प्रशिक्षित करने की क्षमता;

कार्यबल बनाने और विकसित करने की क्षमता

अधिकांश विशेषज्ञ एक प्रबंधक के लिए आवश्यक गुणों को तीन समूहों में विभाजित करते हैं: पेशेवर, व्यक्तिगत और व्यावसायिक।

अपने कार्यों में, एस.आई. कलिनिन एक प्रबंधक के गुणों पर विचार करते हैं: पेशेवर में वे गुण शामिल होते हैं जो किसी भी सक्षम विशेषज्ञ की विशेषता रखते हैं और जिनका होना एक प्रबंधक के रूप में अपने कर्तव्यों को पूरा करने के लिए एक आवश्यक शर्त है।

इसमे शामिल है:

उच्च स्तर की शिक्षा, उत्पादन अनुभव, संबंधित पेशे में योग्यता;

विचारों की व्यापकता, विद्वता, स्वयं के और गतिविधि के संबंधित क्षेत्रों का गहरा ज्ञान;

निरंतर आत्म-सुधार, आलोचनात्मक धारणा और आसपास की वास्तविकता पर पुनर्विचार की इच्छा;

काम के नए रूपों और तरीकों की खोज करना, दूसरों की मदद करना, उन्हें प्रशिक्षित करना;

अपने कार्य की योजना बनाने की क्षमता.

कौशल के तीन समूह हैं जो प्रबंधक की व्यावसायिक गतिविधि का आधार बनते हैं: वैचारिक (उच्चतम स्तर पर इसका हिस्सा 50% तक पहुंच जाता है), पारस्परिक और विशेष।

(तकनीकी)। प्रबंधन के निचले स्तर पर भी इसकी हिस्सेदारी लगभग 50% है.

वी.एन. बुर्कोव, एन.ए. कोर्गिन और डी.ए. नोविकोव का मानना ​​है: एक प्रबंधक के व्यक्तिगत गुण, सिद्धांत रूप में, अन्य कर्मचारियों के व्यक्तिगत गुणों से बहुत भिन्न नहीं होने चाहिए जो सम्मान और ध्यान में रखना चाहते हैं, इसलिए सकारात्मक गुणों का होना भी उचित है सफल मैनुअल के लिए एक शर्त.

हालाँकि, जो चीज़ किसी व्यक्ति को नेता बनाती है वह पेशेवर या व्यक्तिगत नहीं, बल्कि व्यावसायिक गुण हैं, जिनमें शामिल होना चाहिए:

एक संगठन बनाने, उसकी गतिविधियों को आवश्यक सभी चीजें प्रदान करने, कलाकारों के बीच कार्य निर्धारित करने और वितरित करने, उनके कार्यान्वयन का समन्वय और नियंत्रण करने, उन्हें काम करने के लिए प्रोत्साहित करने की क्षमता;

ऊर्जा, प्रभुत्व, महत्वाकांक्षा, शक्ति की इच्छा, व्यक्तिगत स्वतंत्रता, किसी भी परिस्थिति में नेतृत्व, और कभी-कभी किसी भी कीमत पर, आकांक्षाओं का बढ़ा हुआ स्तर, साहस,

किसी के अधिकारों की रक्षा में निर्णायकता, दृढ़ता, इच्छाशक्ति, सटीकता, समझौता न करना;

संपर्क, सामाजिकता, लोगों को जीतने की क्षमता, लोगों को अपने दृष्टिकोण की शुद्धता के बारे में समझाना और नेतृत्व करना;

उद्देश्यपूर्णता, पहल, समस्याओं को सुलझाने में दक्षता, मुख्य चीज़ को जल्दी से चुनने और उस पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता, लेकिन यदि आवश्यक हो तो इसे अनुकूलित करना आसान है;

जिम्मेदारी, खुद को प्रबंधित करने की क्षमता, किसी का व्यवहार, काम करने का समय, दूसरों के साथ संबंध और उन्हें शिक्षित करना;

परिवर्तन, नवप्रवर्तन की इच्छा, स्वयं जोखिम उठाने की इच्छा और अधीनस्थों को अपनी ओर आकर्षित करने की इच्छा।

वी.आर. वेस्निन का तर्क है कि प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर इन गुणों के संबंध में प्रबंधकों की आवश्यकताएं समान नहीं हैं। निचले स्तरों पर, उदाहरण के लिए, निर्णायकता, सामाजिकता और कुछ आक्रामकता को अधिक महत्व दिया जाता है; उच्चतम स्तर पर, रणनीतिक रूप से सोचने, स्थिति का आकलन करने, नए लक्ष्य निर्धारित करने, परिवर्तन करने और अधीनस्थों की रचनात्मक प्रक्रिया को व्यवस्थित करने की क्षमता पहले आती है।

इन स्थितियों में, नौकरी विवरण या प्रबंधक के कार्यस्थल पासपोर्ट की आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित करना सबसे उचित है।

आई.एन. वासिलीवा, जी.एस. झेलनिंस्की उन गुणों की विशेषता बताते हैं जो एक प्रबंधक में आर्थिक विकास की नई परिस्थितियों में होने चाहिए, जो एक ऐसे मॉडल को दर्शाता है जो एक आधुनिक प्रबंधक की मुख्य विशिष्ट विशेषताओं पर प्रकाश डालता है:

1. एक प्रबंधक एक वैश्विक रणनीतिकार होता है जिसे प्रतिस्पर्धी माहौल में प्रबंधन करने की समझ होनी चाहिए।

2. एक प्रबंधक एक "तकनीकी" मानसिकता वाला व्यक्ति होता है जो प्रौद्योगिकी, मुख्य रूप से सूचना प्रौद्योगिकी के महत्व को पहचानता है और समझता है, जो सूचना प्राप्त करने और प्रसारित करने की उच्च गति और गुणवत्ता और वैधता में सुधार के कारण प्रबंधन का एक मौलिक नया स्तर प्रदान करता है। किए गए निर्णयों का.

3. एक प्रबंधक एक राजनेता होता है, यानी एक ऐसा व्यक्ति जो बड़ी संख्या में गैर-बाजार कारकों को ध्यान में रखते हुए अपना काम बनाने के लिए बाध्य होता है जो आर्थिक वैश्वीकरण के संदर्भ में अन्य संगठनों के साथ संबंधों की नई प्रकृति को दर्शाता है।

4. एक प्रबंधक एक नेता और नवप्रवर्तक होता है, यानी किसी संगठन में एक ऐसा व्यक्ति जो दूसरों के लिए एक मॉडल होता है, जिसमें नए की भावना होती है, उचित जोखिमों से डरता नहीं है और एक उद्यमी के गुणों का प्रदर्शन करता है।

आधुनिक प्रबंधन के सिद्धांत और व्यवहार में, मॉडल के अंतिम तत्व को विशेष महत्व दिया जाता है, क्योंकि इसके साथ एक ओर प्रबंधकों और दूसरी ओर निष्पादकों के बीच संबंधों की एक नई प्रणाली के निर्माण की उम्मीदें जुड़ी हुई हैं। कुछ समय पहले तक, यह माना जाता था कि लोगों को सूचीबद्ध व्यक्तित्व लक्षण या तो प्रकृति द्वारा प्रदान किए गए थे, या उन्होंने परीक्षण और त्रुटि के माध्यम से कई वर्षों के काम की प्रक्रिया में उन्हें हासिल किया था। हालाँकि, विज्ञान में हाल की प्रगति (समाजशास्त्र और मनोविज्ञान सहित) ने केवल अर्जित अनुभव पर भरोसा किए बिना, गंभीर वैज्ञानिक आधार पर मानवीय रिश्तों की प्रकृति और लोगों को प्रबंधित करने की कला का अध्ययन करना संभव बना दिया है। आधुनिक कंपनियाँ और निगम सुनहरे सिद्धांत के आधार पर, संचार के नियमों और रूपों में प्रबंधकों को प्रशिक्षित करने पर बहुत सारा पैसा खर्च करते हैं: प्रबंधकों और अन्य की अक्षमता के कारण संभावित ग्राहकों या बिक्री बाजारों को खोने की तुलना में आज यह पैसा खर्च करना बेहतर है। कर्मचारियों को ग्राहकों, अधिकारियों, एक-दूसरे के साथ संबंध बनाने के लिए (परिशिष्ट 1, 2)।

संक्षेप में, हम संगठनों में प्रबंधकों के कार्यों की सामग्री के संबंध में कुछ सामान्यीकरण कर सकते हैं। (परिशिष्ट 3). इसमे शामिल है:

संगठन और उसके प्रभागों द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्य स्थापित करना;

विकास की सामान्य रेखा (नीति, अवधारणा) तैयार करना और उन कार्यों का निर्धारण करना जिन्हें विभिन्न अवधियों में योजनाओं को लागू करने के लिए किए जाने की आवश्यकता है;

लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए परिस्थितियाँ बनाना, जिसमें एक संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करना, कार्यों और कार्यों की संरचना करना, विभागों और कर्मचारियों के बीच निर्णय लेने की शक्तियों का वितरण करना, समन्वय और संचार के आवश्यक चैनल डिजाइन करना शामिल है;

कर्मचारियों की गतिविधि को प्रोत्साहित करना, उनके कार्यों को निर्देशित करना और मानदंडों, नियमों और प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन की निगरानी करना। ऐसा करने के लिए, प्रबंधक निर्देश प्रदान करते हैं और कार्य प्रक्रिया में सहायता प्रदान करते हैं, श्रमिकों के कार्यों का समन्वय करते हैं, नियंत्रण रखते हैं और यदि आवश्यक हो, तो योजनाओं या कार्य की प्रगति में समायोजन करते हैं।

1.2 प्रबंधक के कार्य समय की लागत के सिद्धांत और विश्लेषण

जेआई प्रबंधन के क्षेत्र में प्रसिद्ध जर्मन विशेषज्ञ। सीवर्ट ने कार्य समय की योजना बनाने के लिए कुछ नियम विकसित किए:

अपने कार्य दिवस की 60% योजना बनाएं, 20% अप्रत्याशित समस्याओं को हल करने के लिए और 20% रचनात्मक गतिविधियों (उदाहरण के लिए, व्यावसायिक विकास) के लिए छोड़ें।

समय के उपयोग को सावधानीपूर्वक दस्तावेज़ीकृत करें और नियंत्रित करें, जिससे आपको इसकी स्पष्ट समझ मिल सकेगी, इसके लिए भविष्य की ज़रूरतों का निर्धारण और इसका सही वितरण हो सकेगा।

आगामी अवधि के कार्यों को दीर्घकालिक और अल्पकालिक में विभाजित करें, उन्हें हल करने के लिए कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित करें।

आप जो शुरू करते हैं उसे हमेशा लगातार पूरा करें।

लचीली योजनाएँ बनाएँ।

टीम की क्षमताओं के अनुसार गणना किए गए कार्यों की वास्तविक मात्रा की योजना बनाएं।

अपूर्ण कार्यों को अगली अवधि की योजनाओं में स्वचालित रूप से स्थानांतरित करें।

योजनाओं में न केवल कार्यों को प्रतिबिंबित करें, बल्कि अपेक्षित परिणामों को भी प्रतिबिंबित करें।

सटीक समय मानक निर्धारित करें और इस या उस कार्य के लिए उतना ही समय प्रदान करें जितना वास्तव में इसकी आवश्यकता है।

सभी प्रकार के कार्यों को पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करते हुए, आत्म-अनुशासन के सिद्धांत को लागू करें।

मामलों में प्राथमिकताएं तय करें.

अपने कार्यों में, वी.एन. बुर्कोव, एन.ए. कोर्गिन और डी.ए. नोविकोव का मानना ​​​​है कि प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाना मुख्य कार्यों में से एक है, साथ ही समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों की योजना बनाना भी है। हमारे देश में, प्रबंधकों ने अभी तक यह नहीं सीखा है कि यह कैसे करना है और वे अपने अमेरिकी सहयोगियों की तुलना में इस प्रक्रिया में 4 गुना कम समय देते हैं। जैसा कि पश्चिमी अर्थशास्त्री कहते हैं, योजना की शुरुआत उद्देश्यों के स्पष्ट विवरण से होनी चाहिए। ऐसा करने के लिए, कार्यों और संभावित बाधाओं की एक सूची तैयार की जाती है जिन्हें दूर करने के लिए विशेष समय की आवश्यकता होगी। भविष्य में इस सूची का विश्लेषण आपको योजना को समायोजित करने और महत्वहीन बिंदुओं को खत्म करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, समय नियोजन प्रबंधन को अपने स्वयं के विचारों के बारे में गंभीर रूप से सोचने और उन्हें समय पर हल करने के प्रभावी तरीके खोजने की अनुमति देता है, जिससे समय का एक निश्चित भंडार बनता है। योजना प्रबंधक को मुख्य कार्यों को हल करने की समय सीमा और समय को ध्यान में रखते हुए, मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है। नियोजन के परिणामस्वरूप, कार्य दिवस की संरचना में सुधार होता है और एक कार्यक्रम बनाने की संभावना पैदा होती है।

आई. टी. बालाबानोव योजना की समीक्षा करते हैं और समस्याओं को तर्कसंगत क्रम में हल करने का प्रावधान करते हैं। सबसे पहले, एक निश्चित समय सीमा वाले काम या सबसे अधिक श्रम-गहन, समय लेने वाले काम की योजना बनाई जाती है। अप्रिय चीजों को टालना अवांछनीय है, उन्हें दूसरों से पहले करना बेहतर है। इसके बाद, नियमित कार्य और दैनिक कर्तव्यों की योजना बनाई जाती है। योजना में अंतिम आइटम छोटे और सामयिक कार्य हैं जिनके लिए अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है (वर्तमान पत्राचार पढ़ना, कार्यस्थलों पर घूमना)। मुख्य बात यह है कि योजना प्रक्रिया के दौरान एक सटीक समापन तिथि निर्धारित की जाती है।

लेकिन ऐसा होता है कि आने वाला नियोजित काम तय समय पर पूरा नहीं हो पाता और फिर उसे बाद की तारीख के लिए टालना जरूरी हो जाता है।

योजना बनाने के लिए समय का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण और उसके उपयोग की निगरानी एक शर्त है। समय उपयोग योजनाएँ कई प्रकार की होती हैं: दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक।

दीर्घकालिक योजनाओं की सहायता से, प्रमुख जीवन लक्ष्यों को लागू करने के लिए आवश्यक समय की संरचना निर्धारित की जाती है, जिसकी गणना कई वर्षों, कभी-कभी दशकों में की जाती है। यह शिक्षा प्राप्त करने, पदोन्नति आदि से संबंधित कार्य हो सकता है।

मध्यम अवधि की योजनाएँ वार्षिक होती हैं, जिनमें बड़े विशिष्ट उत्पादन कार्यों को हल करने के लिए समय आवंटित किया जाता है।

अल्पावधि - इसमें मध्यम और दीर्घकालिक योजनाओं को निर्दिष्ट करने वाली समस्याओं को हल करने के लिए समय का विभाजन शामिल है। इनमें शामिल हैं: त्रैमासिक, मासिक, दस दिवसीय, साप्ताहिक और दैनिक। मासिक योजनाओं से शुरू करके, समय की गणना घंटों में की जाती है। अल्पकालिक योजनाओं में सबसे महत्वपूर्ण दैनिक योजना है। इसमें एक दर्जन से अधिक समस्याएं शामिल नहीं हैं, जिनमें से एक तिहाई मुख्य हैं, जिन्हें पहले स्थान पर रखा गया है। ये चीज़ें, साथ ही सबसे अप्रिय, आमतौर पर दिन के पहले भाग (सुबह) के लिए योजना बनाई जाती हैं। इससे प्रबंधक उन्हें शाम तक पूरा कर सकता है। दैनिक योजना में, समान कार्यों को एक ब्लॉक में समूहीकृत किया जाता है, जिससे प्रबंधक के समय की काफी बचत होती है और उसे एक कार्य से दूसरे कार्य में जाने से बचने में मदद मिलती है।

दैनिक योजना में ब्रेक को भी ध्यान में रखा जाता है। उनका निर्धारण प्रबंधक के प्रदर्शन और कार्य दिवस की शुरुआत के बाद से बीते समय के आधार पर किया जाता है। कार्य दिवस की शुरुआत से बढ़ते समय के साथ थकान बढ़ती है; स्वाभाविक रूप से, इससे प्रबंधक या उसके अधीनस्थों की उत्पादकता कम हो जाती है।

सभी नियोजन तकनीकों और विधियों का ज्ञान आपको कार्य दिवस के भीतर उनकी जटिलता, कठिनाई, जिम्मेदारी, तनाव के आधार पर कार्यों को सही ढंग से वितरित करने और उन्हें इष्टतम रूप से वैकल्पिक करने की अनुमति देता है।

दैनिक योजना को रिकॉर्ड करने का सबसे अच्छा विकल्प इसे लिखित रूप में प्रस्तुत करना है। यह आपको इसमें शामिल कार्यों को नजरअंदाज करने की अनुमति नहीं देता है, आपकी याददाश्त को कम करता है, आपको अनुशासित करता है और आपके काम को अधिक केंद्रित बनाता है। अभिलेखों का उपयोग करके योजना के कार्यान्वयन का विश्लेषण करना भी आसान है।

योजना का विकास (ड्राइंग) एक रात पहले कई चरणों में होता है: कार्य तैयार किए जाते हैं (मासिक या दस-दिवसीय योजना से स्थानांतरित, पिछले दिन की योजना से स्थानांतरित, आज तक अनसुलझे), हल करने के लिए आवश्यक कार्य घंटे उन्हें निर्धारित किया जाता है, तत्काल समस्याओं को हल करने की आवश्यकता के मामले में "विंडोज़" छोड़ दी जाती हैं, प्रत्येक घंटे के काम के बाद 5-10 मिनट के ब्रेक की योजना बनाई जाती है, प्राथमिकता वाले कार्यों पर प्रकाश डाला जाता है।

प्रबंधक की कार्य योजना सुबह सचिव के साथ मिलकर अचानक उत्पन्न होने वाली नई परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए स्पष्ट की जाती है। सामान्य तौर पर, दैनिक योजना लचीली होनी चाहिए, साथ ही इसमें लोगों को आमंत्रित करने (आगंतुकों, बैठकें आयोजित करने आदि) से संबंधित नियमों का स्पष्ट रूप से पालन किया जाना चाहिए।

बी. ए अनिकिन एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के सिद्धांतों का वर्णन करता है। 80/20 सिद्धांत का आधार बनने वाले गणितीय संबंध की खोज सौ साल से भी पहले, 1897 में, इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो (1848-1923) द्वारा की गई थी। उनकी खोज को कई नाम दिए गए हैं, जिनमें पेरेटो सिद्धांत, पेरेटो का नियम, 80/20 नियम, न्यूनतम प्रयास का सिद्धांत और असंतुलन का सिद्धांत शामिल हैं।

80/20 सिद्धांत इतना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उस चीज़ के विपरीत है जिसे हम तार्किक मानते हैं। हम उचित रूप से उम्मीद कर सकते हैं कि सभी कारकों का लगभग समान महत्व है। हालाँकि, यह ग़लतफ़हमी सबसे असत्य, हानिकारक और हमारे दिमाग में गहरी जड़ें जमा चुकी है।

80/20 सिद्धांत यह भी सुनिश्चित करता है कि जब हम वास्तविक अनुपात का पता लगाएंगे, तो हम उस असंतुलन के स्तर से बहुत आश्चर्यचकित होंगे, क्योंकि असंतुलन का वास्तविक स्तर जो भी हो, वह संभवतः हमारी अपेक्षाओं से अधिक होगा।

इस प्रकार, कोई भी प्रबंधक जिसकी ज़िम्मेदारियों में महत्वपूर्ण निर्णय लेना शामिल है, उसे पेरेटो कानून को जानना और उसे अपने काम में लागू करना चाहिए। इससे न केवल उनका समय बचेगा, बल्कि संगठन भी सफल विकास के पथ पर अग्रसर होगा।

आइजनहावर सिद्धांत के अनुसार प्राथमिकता। प्राथमिकता तब होती है जब कोई नेता दैनिक आधार पर निर्णय लेता है कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए पहले क्या करने की आवश्यकता है।

पेरेटो सिद्धांत के अनुसार 20% कार्य सभी प्रकार से महत्वपूर्ण होंगे। यह हास्यास्पद है, लेकिन उनमें से अधिकांश अत्यावश्यक भी हैं। महत्वपूर्ण कार्य करना आपको अपने लक्ष्य के करीब लाता है। अत्यावश्यक मामले लक्ष्य पर अधिक प्रभाव डाले बिना ध्यान को अपनी ओर स्थानांतरित कर देते हैं। सफलता और लक्ष्य प्राप्ति की ओर ले जाने वाले सबसे महत्वपूर्ण मामलों और कार्यों को किसी भी स्थिति में महत्वहीन लेकिन अत्यावश्यक मामलों के दबाव में पीछे नहीं धकेला जाना चाहिए।

सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक को अपना अधिकांश समय वास्तव में महत्वपूर्ण मामलों और कार्यों पर खर्च करना चाहिए।

आइजनहावर सिद्धांत आपको केवल दो मानदंडों को संयोजित करने की अनुमति देता है - महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, जिसके परिणामस्वरूप प्राथमिकताओं की चार श्रेणियां बनती हैं। सफल नियोजन के लिए, एक प्रबंधक को उसके सामने आने वाले सभी कार्यों का विश्लेषण और वर्गीकरण करने की आवश्यकता होती है। और फिर उसके पास एक पदानुक्रमित सूची होगी, जिसकी बदौलत उसे पता चल जाएगा कि क्या, कब और कैसे करना है।

आइजनहावर पदानुक्रमित सूची (चित्र 1)

ए-प्राथमिकता: ये वो चीजें हैं जिन्हें आज करने की आवश्यकता है क्योंकि ये अत्यावश्यक और आवश्यक हैं।

बी-प्राथमिकता: महत्वपूर्ण कार्य जो आज नहीं करने हैं। आपको बस चीजों को करने के लिए अपने लिए नियमित रूप से समय आवंटित करने और अपने शेड्यूल में उनके लिए जगह खोजने की जरूरत है। इस समूह से कार्यों को पूरा करने से सफलता सुनिश्चित होगी और प्रबंधक इच्छित लक्ष्य के करीब आएगा। अक्सर, चीजें बी बस इसलिए ठंडे बस्ते में डाल दी जाती हैं क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं होती हैं। और फिर भी, उनके समय पर कार्यान्वयन से कई समस्याओं से बचा जा सकेगा।

सी-प्राथमिकता: कौशल, निपुणता जो हमें अत्यावश्यक लगती है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है। इनमें शामिल हैं: शांत रहने की क्षमता, ज़िम्मेदारियाँ सौंपना (बोलने के लिए, "प्रतिनिधिमंडल भेजने की क्षमता") या "नहीं" कहना। इससे ग्रुप बी की महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए समय मिल जाता है।

डी-प्राथमिकता: इसमें वे मामले शामिल हैं जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक हैं।

आप उन्हें सुरक्षित रूप से एक दराज में रख सकते हैं या, अगर हम समय सीमा या कुछ कार्यों के बारे में बात कर रहे हैं, तो उन्हें मना कर दें या बस इसे किसी और को सौंप दें।

आपको सचेत रूप से खुद को ऐसी गतिविधियाँ डी करने से बचाना चाहिए जो आपको सबसे अधिक तनाव के दिनों में आराम करने और मौज-मस्ती करने की अनुमति देती हैं।

चावल। 1 प्राथमिकता

सही प्राथमिकता:

1. सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में वितरित करें। इस प्रकार, "आवश्यक" को "बेकार" से अलग किया जाता है।

2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मूल रूप से "अत्यावश्यक" से भिन्न है। "महत्वपूर्ण" इच्छित लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह जरूरी नहीं कि "तत्काल" हो। इसके विपरीत, "तत्काल" पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

3. तथाकथित "लाभ के नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "अत्यावश्यक" से पहले आता है। हर वो काम करना जरूरी नहीं है जिसके लिए जल्दबाजी की जरूरत हो। हमें अब अत्यावश्यक मामलों की तानाशाही के आगे झुकने की कोशिश नहीं करनी चाहिए, क्योंकि इसमें निम्नलिखित खतरा छिपा है: प्रबंधक उस चीज़ से विचलित होने लगता है जो अत्यावश्यक है, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और आवश्यक नहीं है।

4. उचित समय नियोजन के लिए, यह सलाह बहुत उपयोगी होगी: हमेशा समूह ए में क्रमांक 1 वाले कार्य से काम शुरू करें, न कि 3 या 4 क्रमांक वाले कार्य से, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक प्रबंधक समूह ए के सभी कार्यों और मामलों का सामना करने में कामयाब नहीं हुआ है, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखना उचित है। और जब तक आप पहला कार्य पूरा न कर लें तब तक अन्य कार्य न करें।

5. हर दिन समूह बी के किसी न किसी कार्य पर काम करें जिसके लिए बहुत समय की आवश्यकता होती है। एक प्रबंधक को अपनी दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों के साथ-साथ अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। कल की सफलता आज सुनिश्चित करने का यही एकमात्र तरीका है।

इस प्रकार, प्रबंधक को एक बार और सभी के लिए यह समझ लेना चाहिए कि उसके पास कभी भी वह सब कुछ करने के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो वह करना चाहता है और वह सब कुछ जो दूसरे उससे चाहते हैं।

आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि अपने समय का उपयोग केवल उन चीजों पर करें जो उसके लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, जो उसे उस लक्ष्य के करीब ला सकती हैं जो उसने अपने लिए निर्धारित किया है। और समय केवल तभी प्राप्त किया जा सकता है जब आप "नहीं" कहना सीखें और अनावश्यक चीजों को करने से इनकार करें।

व्यक्तिगत कार्य तकनीकों में पेरेटो कानून और आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग करते हुए, दिन के लिए एक योजना तैयार करना और दिन के दौरान इसके कार्यान्वयन की निगरानी करना, प्रबंधक को दिन के अंत में सारांश देना नहीं भूलना चाहिए, जैसा कि लोथर सीवर्ट सलाह देते हैं, "का उपयोग करना" 5 उंगलियाँ” विधि।

"5 अंगुलियाँ" विधि का उपयोग करके दिन का सारांश:

बी (अंगूठा) - प्रसन्नता (आज आपको कैसा महसूस हुआ? आपने अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने और मजबूत करने के लिए क्या किया?);

यू (तर्जनी) - सफलताएँ (आपने क्या किया और आपने क्या परिणाम प्राप्त किए?);

सी (मध्यम उंगली) - आध्यात्मिक स्थिति (मेरी प्रचलित मनोदशा और आत्मा का स्वभाव क्या था?);

बी (अनामिका) - अच्छे कर्म (क्या मैंने किसी की मदद की? मैंने क्या सेवा प्रदान की, किसी तरह से समर्थन किया, उपयोगी सलाह दी? मैंने अपने प्रियजनों को कैसे खुश किया?);

एम (छोटी उंगली) - सोच (आज मैंने क्या नया सीखा? मैंने किस प्रश्न के बारे में सोचा और मैं किस निष्कर्ष पर पहुंचा?)।

चावल। 2. "5 उंगलियाँ" विधि

निःसंदेह, यह विधि सार्वभौमिक नहीं है। मेरा मानना ​​है कि, यदि आवश्यक हो, तो इसके घटकों को उन घटकों से बदला जा सकता है जो किसी विशेष प्रबंधक की आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से प्रतिबिंबित करते हैं, या दूसरों के साथ पूरक होते हैं।

लेकिन सामान्य तौर पर, यह विधि प्रबंधक को अपनी गतिविधियों के महत्वपूर्ण घटकों के एक महत्वपूर्ण हिस्से को कवर करने की अनुमति देगी, अर्थात्: स्वास्थ्य; लक्ष्यों की उपलब्धि; जीवन के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण और तनाव से निपटना; अधीनस्थों से अधिकार और सम्मान बनाए रखना; आत्म-सुधार और विकास।

डी.डी. वाचुगोवा का मानना ​​है कि कार्य समय प्रबंधन पूरे कार्य शिफ्ट या उसके हिस्से में इसकी लागत संरचना का विश्लेषण किए बिना अकल्पनीय है।

कार्य समय लागत का विश्लेषण इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए किया जाता है कि किसी ऑपरेशन के एक तत्व को पूरा करने में लगने वाला समय कई संगठनात्मक, तकनीकी और मनो-शारीरिक कारकों द्वारा निर्धारित किया जाता है, और उन्हें आमतौर पर पूरी तरह से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। इस प्रकार, समान परिस्थितियों में किसी ऑपरेशन के समान तत्व की अवधि का अध्ययन करते समय, कई मान प्राप्त किए जा सकते हैं जो ज्यादातर मामलों में एक दूसरे से मेल नहीं खाते हैं। इसलिए, ऐसे मापों के परिणाम एक भिन्नता श्रृंखला बनाएंगे। विश्वसनीय डेटा प्राप्त करने और किसी ऑपरेशन की अवधि और कार्य समय की लागत की संरचना के बारे में विश्लेषणात्मक निष्कर्ष निकालने के लिए, अवलोकनों को व्यवस्थित करने और संसाधित करने के तरीकों का उपयोग करना आवश्यक है जो विश्लेषण की गई प्रक्रियाओं की संभाव्य प्रकृति को ध्यान में रखने की अनुमति देते हैं। इस प्रयोजन के लिए, किए गए अवलोकनों की संख्या को उचित ठहराना आवश्यक है। अक्सर, खोए हुए कार्य समय की पहचान करने वाले सभी कार्यों को कार्य समय निदान कहा जाता है। यह प्रबंधन कर्मचारियों द्वारा किया जाता है जो प्राप्त आंकड़ों का विश्लेषण करते हैं और कार्य समय के उपयोग में सुधार के लिए उपाय विकसित करते हैं। विश्लेषण प्रक्रिया उन कारकों की पहचान करती है जो समय की सबसे बड़ी हानि का कारण बनते हैं। इनमें दौरे, बैठकें, टेलीफोन पर बातचीत, आगंतुक, अधीनस्थों के साथ काम आदि शामिल हैं। उनके मूल्य की गणना करने के बाद, समय व्यय की संरचना को बदलने के उपाय निर्धारित किए जाते हैं, जो संगठन के मुख्य कार्यों के समाधान के अनुरूप होंगे।

कलाकारों और प्रबंधकों दोनों के लिए कार्य समय का मानकीकरण और नियोजन इसके उपयोग की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है। इसके अलावा, कार्य समय प्रबंधन के इन तत्वों के कार्यान्वयन से इस दक्षता को बढ़ाने के तरीकों की पहचान करना संभव हो जाता है।

इस संबंध में प्रबंधक को अधीनस्थों के लिए एक उदाहरण होना चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि वह अपना कार्य दिवस अपने अधीनस्थों से पहले शुरू करें और उनके आने से पहले, उनके लिए कार्यों को तैयार और स्पष्ट कर सकें, साथ ही उनके सफल समापन के लिए सभी आवश्यक उपाय कर सकें।

संक्षेप में, हम निम्नलिखित पर प्रकाश डाल सकते हैं: कार्य समय उत्पादन का सबसे महत्वपूर्ण कारक है, जिसके सावधानीपूर्वक उपयोग से बहुत बड़ा प्रभाव पड़ सकता है। लेकिन कार्य समय के प्रति यह रवैया इसकी लागत की संरचना के गहन अध्ययन और अप्रयुक्त भंडार की पहचान पर आधारित है।

कार्य समय के उपयोग को बेहतर बनाने में एक बड़ी भूमिका उसकी योजना को दी जाती है, जो एक प्रबंधक के मुख्य कार्यों में से एक है। यह कार्य समय की योजना है जो प्रबंधक को मुख्य कार्यों को हल करने की समय सीमा और समय को ध्यान में रखते हुए मुख्य चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है।

कलाकारों और प्रबंधकों के कार्य समय की राशनिंग और योजना बनाने से इसके उपयोग की दक्षता में काफी वृद्धि होती है और विभागों के अंतिम परिणामों पर इसका सबसे अच्छा प्रभाव पड़ता है।

1.3 प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना

यह तथ्य कि समय का तर्कसंगत प्रबंधन करने में सक्षम होना आवश्यक है, आज किसी को समझाने की आवश्यकता नहीं है। निचले स्तर के प्रबंधकों से लेकर प्रबंधकों और व्यवसाय मालिकों तक - हर किसी को इसकी कमी या पूर्ण विनाशकारी अनुपस्थिति का सामना करना पड़ता है।

लोगों को अपने समय प्रबंधन की इन कठिन समस्याओं को दूर करने में मदद करने के लिए, तथाकथित समय प्रबंधन, या समय प्रबंधन की कला है। बहुत से लोग जिनके पास समय प्रबंधन के बारे में अस्पष्ट विचार हैं, वे इसे नियमों के अनुसार योजना बनाने और समय की संरचना करने की एक प्रणाली के रूप में कल्पना करते हैं: हर चीज में आदेश की आवश्यकता होती है, और फिर परिणाम होंगे। यह पूरी तरह से सच नहीं है। योजना समय प्रबंधन का एक अभिन्न और बहुत महत्वपूर्ण घटक है, लेकिन यह आधुनिक समय प्रबंधन द्वारा उपयोग की जाने वाली एकमात्र विधि नहीं है। और इसका उपयोग करते समय, आपको अन्य सभी तकनीकों के बारे में नहीं भूलना चाहिए, जिनके बिना यह संरचना इतनी प्रभावी नहीं होगी।

तकनीक एक: पहले बताई गई योजना प्रबंधक के समय प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण तत्वों में से एक है। लब्बोलुआब यह है कि योजना बनाने में समय व्यतीत करने से कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय कम हो जाता है। नियोजन प्रक्रिया के दौरान, प्रबंधक को क्या, कब और कैसे करना चाहिए, इसके बारे में निर्णय लिए जाते हैं। आधुनिक विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि किसी भी योजना को दो चरणों में पूरा किया जाना चाहिए: एक सूची बनाएं और प्राथमिकताएँ निर्धारित करें।

प्रबंधक द्वारा सूची में उल्लिखित हर चीज़ समान मूल्य की है। सूची संकलित करने के बाद, मामलों को वर्तमान समय में प्रबंधक के लिए विशेष रूप से उनके महत्व के क्रम में वितरित किया जाता है। यह याद रखना चाहिए कि कोई भी सूची तब तक पूर्ण नहीं होती जब तक वह वस्तुओं के महत्व के क्रम को प्रतिबिंबित न करे। एक बार जब प्रबंधक ऐसी सूची तैयार कर लेता है, तो उसे प्राथमिकताओं की पहचान करके इसे पूरा करना होता है। यही नियोजन का आधार है।

कार्यों की सूची लिखना आसान है, लेकिन प्राथमिकताएँ निर्धारित करना, विशेषकर पहली बार, अधिक कठिन है। बिना सोचे-समझे इस तरह का क्रम आपको सोचने पर मजबूर कर देगा। सबसे पहले, प्रबंधक के लिए प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और कार्यों को वितरित करना कठिन होगा, लेकिन बाद में यह आसान और आसान हो जाएगा, और खर्च किए गए प्रयास रंग लाएंगे।

पीटर ड्रकर, जो एक प्रबंधन क्लासिक बन गए, ने न केवल विश्लेषण के लिए, बल्कि साहस के लिए भी आह्वान किया। इसके अतिरिक्त, निम्नलिखित सिद्धांतों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है:

1) एक प्रबंधक को भविष्य पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए, अतीत पर नहीं;

2) कठिनाइयों के बजाय लक्ष्यों और संभावित लाभों पर ध्यान केंद्रित करें, ये हर किसी के पास हैं;

3) अपना खुद का रास्ता चुनें, न कि आजमाया हुआ और घिसा-पिटा "पीटा हुआ" रास्ता;

4) उच्च लक्ष्य निर्धारित करें जो स्थिति को मौलिक रूप से बदलना संभव बनाते हैं, न कि वे जो "विश्वसनीय" हों और आसानी से प्राप्त करने योग्य हों।

प्रबंधक को यह भी याद रखना चाहिए कि हर चीज़ की योजना बनाने की कोशिश करने की ज़रूरत नहीं है! आख़िरकार, यह जीवन ही है जो हमें कई अप्रत्याशित आश्चर्य दे सकता है, सुखद भी और इतना सुखद भी नहीं। यह मानना ​​मूर्खता है कि एक प्रबंधक जितना अधिक समय योजना बनाने में खर्च करता है, उतना अधिक समय बचाता है। एक निश्चित सीमा के बाद नियोजन दक्षता में तेजी से गिरावट आती है। हर चीज़ की तरह, यह महत्वपूर्ण है कि इसे ज़्यादा न करें।

मध्य प्रबंधकों को इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि सभी लोग सख्त आदेश और निरंतर योजना के लिए अनुकूल और मनोवैज्ञानिक रूप से अनुकूल नहीं हैं: रचनात्मक लोगों को ऐसी परिस्थितियाँ बनाने की सलाह दी जाती है जो सहजता, पसंद और कार्रवाई की स्वतंत्रता की अनुमति देती हैं, फिर उनका प्रदर्शन और दक्षता कई गुना बढ़ जाएगी। !

सामान्य तौर पर, एक बड़ी और विविध टीम के लिए, ऐसी तकनीकों का उपयोग करना अधिक तर्कसंगत है जो कठोर योजना से बचती हैं, लचीलापन बनाए रखती हैं और अप्रत्याशित परिस्थितियों का जवाब देने की क्षमता रखती हैं, रिजर्व छोड़ती हैं और काम के लिए रचनात्मकता, उत्साह और जुनून को प्रोत्साहित करती हैं। यह एक रूसी प्रबंधक के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिसे बाहरी और आंतरिक वातावरण दोनों में लगातार अराजकता और अनिश्चितता के साथ काम करना पड़ता है।

एक प्रबंधक के व्यक्तिगत समय के वितरण में, जो अधिक महत्वपूर्ण है वह सामान्य नियम नहीं है, बल्कि वह व्यक्तिगत शैली है जो प्रत्येक प्रबंधक की अपनी होती है। आपको बस उसे ढूंढने की जरूरत है। इस प्रकार, केवल प्रबंधक ही अपने समय को तर्कसंगत रूप से वितरित कर सकता है।

बेशक, आज कई कार्य प्रक्रियाओं को समय में काफी कम किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक ही कंप्यूटर के लिए धन्यवाद। यहां, बेशक, आप सपने देख सकते हैं। कल्पना करें कि मॉनिटर को केवल मौखिक रूप से आवाज देकर एक कार्य देना कितना अच्छा होगा, और कुछ मिनटों के बाद स्क्रीन पर तैयार औचित्य और गणना के साथ किए गए कार्य पर आवश्यक डेटा के साथ आवश्यक रिपोर्ट प्राप्त होगी। हर चीज़ का अपना समय होता है, लेकिन अभी हम अभी और यहीं रहते हैं। जैसा कि सोवियत काल के कवि अलेक्जेंडर कुशनर ने कहा था: "आप समय नहीं चुनते हैं, आप उनमें जीते हैं और मरते हैं।" इसलिए, आइए इस बारे में सोचें कि अनावश्यक रूप से खुद पर बोझ डाले बिना, अपने समय को सक्षमता से प्रबंधित करने के लिए एक प्रबंधक के पास क्या कमी है। इसके लिए फिर से समय निकालने की आवश्यकता है। लेकिन ऐसे निवेश से हमेशा लाभ मिलता है।

इसलिए, काम पर तेजी से भागते समय को कैसे बचाया जाए, इस पर शांति से विचार करने के बाद, आप निम्नलिखित निष्कर्ष पर पहुंच सकते हैं।

1. प्राथमिक को माध्यमिक से अलग करें, अत्यावश्यक को उससे अलग करें जो अभी भी प्रतीक्षा कर सकता है। तुरंत प्राथमिकताएं तय करें. मैंने एक महत्वपूर्ण कार्य पूरा कर लिया है - कृपया जितना आवश्यक हो उतना मौखिक आतिशबाजी करें। इसके बाद, अधिकांश प्रबंधकों के पास एक और अप्रिय समस्या है: प्रबंधक खुद को केवल अपना मन बनाने, बैठने और काम करने के लिए मजबूर नहीं कर सकता है। मुख्य बात यह है कि किसी को भी और कुछ भी प्रक्रिया से विचलित नहीं करना चाहिए, बल्कि, इसके विपरीत, कार्रवाई के लिए प्रेरित करना चाहिए।

2. प्रलोभनों और प्रलोभनों के साथ-साथ उन लोगों को भी "नहीं" कहें, जो प्रबंधक के कार्य समय का अतिक्रमण करते हुए इसे अकल्पनीय अनुपात तक खींचते हैं। प्रसिद्ध वैज्ञानिक और राजनीतिज्ञ बेंजामिन फ्रैंकलिन ने 1748 में लिखा था, "समय ही पैसा है।" लेकिन जब आधिकारिक कर्तव्यों के पालन की बात आती है तो किसी कारण से यह कथन पृष्ठभूमि में फीका पड़ जाता है। यह न केवल प्रबंधकों पर लागू होता है, बल्कि सामान्य कर्मचारियों पर भी लागू होता है, जो अपना अधिकांश समय कार्यालय में नियमित, नीरस काम करने में बिताते हैं, शायद किसी और का भी, जिससे एकमुश्त मासिक पारिश्रमिक के अलावा कोई स्पष्ट रिटर्न नहीं मिलता है। इस निराशाजनक स्थिति के लिए प्रबंधक स्वयं दोषी है: वह नहीं जानता कि आवश्यक होने पर "नहीं" शब्द को सरलता और विनम्रता से कैसे कहा जाए। और ऐसा करना एक महान कला है.

3. प्रबंधक को अपने स्वयं के संचार कौशल और संगठन में लगातार सुधार करने का प्रयास करना चाहिए। सबसे पहले, यह कभी भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होता है, और दूसरी बात, उपरोक्त सभी के संबंध में, आपको काम पर जल्दी और प्रभावी ढंग से संवाद करने की कोशिश करने की ज़रूरत है, न कि इधर-उधर भटकने की। अधीनस्थों को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि प्रबंधक को उनसे क्या चाहिए और इसे कैसे करना है, जबकि यह तुरंत चर्चा करने की सलाह दी जाती है कि कार्य किस रूप में, किस समय सीमा में और किस उद्देश्य से किया जाना चाहिए।

4. प्रबंधक को अपने लिए समय निकालना चाहिए। यह न केवल काम पर लागू होता है, बल्कि, अजीब तरह से, उनके निजी जीवन पर भी लागू होता है, जो सामान्य तौर पर, हमारे साथ अटूट रूप से जुड़ा हुआ है। आपको भविष्य के लिए काम करने की ज़रूरत है, और तभी समय स्वयं आपका पालन करेगा।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि समय लगातार आगे बढ़ता है और प्रबंधक का कार्य इस जंगली, बेलगाम जानवर के साथ बने रहने की कोशिश करना नहीं है, बल्कि एक तेजतर्रार वश में करने वाले की तरह इसे नियंत्रित करना सीखना है, जिसके सभी कार्य पूरे हो चुके हैं।

समय प्रबंधन प्रमुख प्रदर्शन संकेतक। आज यह कोई रहस्य नहीं है कि लगभग हर प्रबंधक अपने समय के प्रबंधन की दक्षता से असंतुष्ट है, या संतुष्ट होते हुए भी इस अपूरणीय संसाधन के प्रबंधन की दक्षता में उल्लेखनीय सुधार करना चाहता है। ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, आपको अपने समय के प्रबंधन के मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने और मुख्य प्रदर्शन संकेतक का चयन करने की आवश्यकता है।

मनोवैज्ञानिकों का मानना ​​है कि एक प्रबंधक की सबसे शक्तिशाली प्रेरणा शक्ति यह गहरा विश्वास है कि समाज में सफलता प्रबंधक को तत्काल खुशी देती है। इसलिए, आपके अपने समय की रणनीतिक योजना का मूलभूत कार्य सफलता प्राप्त करना और बनाए रखना है - वित्तीय, भौतिक, पेशेवर और सामाजिक।

हावर्ड ह्यूजेस सिंड्रोम. यह कोई संयोग नहीं है कि उनका उल्लेख यहां किया गया है, क्योंकि वह 20वीं सदी के एक उत्कृष्ट उद्यमी, एक बहुत ही सफल, लेकिन बेहद दुखी व्यक्ति का एक आदर्श उदाहरण हैं। - हावर्ड ह्यूजेस.

सिंड्रोम इस तथ्य में निहित है कि उद्यमी, जो अपनी यात्रा की शुरुआत में अपने लिए वास्तव में सार्थक और कठिन लक्ष्य निर्धारित करते हैं, कई वर्षों के लगातार और कठिन रास्ते पर चलते हैं, अंततः इसे हासिल करते हैं और एवरेस्ट पर विजय प्राप्त करते हैं। एक सुंदर और खुशहाल नई दुनिया नहीं मिलती (जैसा कि उन्हें पहले लगता था), बल्कि एक दुखद खालीपन मिलता है जिसे उन्हें जो कुछ भी भरना है, उससे भरना पड़ता है। ऐसा प्रबंधक काम में व्यस्त रहने का जोखिम उठाता है, बिना सिर उठाए हल चलाता है, बिना यह समझे कि यह परिणाम के लिए नहीं, बल्कि काम के लिए है।

समय के साथ, मानव मनोविज्ञान के नियमों के अनुसार, दोहराए गए प्रभाव अपनी तीव्रता खो देते हैं और संतुष्टि लाना बंद कर देते हैं। हमें बार-बार किसी नई और मजबूत चीज़ की तलाश करनी पड़ती है, जो मानव शरीर और मानस पर भार को गंभीरता से बढ़ाती है, समय के साथ इसे नष्ट कर देती है।

इसलिए, अपने समय के प्रबंधन को अनुकूलित करने के लिए, यह आवश्यक है कि समय के प्रत्येक क्षण में प्रबंधक की प्रत्येक क्रिया, निर्णय और पसंद एक प्रकार से प्रेम की अभिव्यक्ति हो।

एक दिन, सप्ताह, महीने, वर्ष के लिए अपनी व्यक्तिगत योजना बनाते समय, आपको सबसे पहले अपने परिवार, प्रियजनों के लिए समय और अन्य संसाधन खोजने होंगे, फिर अपने लिए (शारीरिक और आध्यात्मिक विकास, आत्म-ज्ञान, उत्पादों की खपत के लिए) और सेवाएँ, आदि), फिर काम के लिए और उसके बाद ही बाकी सब चीज़ों के लिए।

वास्तविक जीवन के बारे में बोलते हुए, कोई भी इस बात से सहमत नहीं हो सकता है कि प्रबंधक की किसी भी, यहां तक ​​​​कि इष्टतम, सुविचारित और तैयार की गई व्यक्तिगत योजनाओं को अनियंत्रित बाहरी घटनाओं के परिणामस्वरूप बदलना पड़ता है। साथ ही, यह स्वाभाविक है कि प्रतिकूल बाहरी घटनाएं बहुत अप्रिय भावनाएं उत्पन्न करती हैं, जो निश्चित रूप से खुशी में योगदान नहीं देती हैं।

दुर्भाग्य से, एक प्रबंधक हर चीज़ को नियंत्रित नहीं कर सकता और प्रतिकूल बाहरी घटनाओं को रोक नहीं सकता। लेकिन यह नकारात्मक भावनाओं को रोक सकता है, जो काफी संभव है। यहीं पर असुधार्य आशावादी का सिद्धांत लागू होता है, जिसके अनुसार किसी भी घटना में, यहां तक ​​कि पहली नज़र में प्रतिकूल भी, अच्छाई खोजने या उससे भी बुरी घटना की रोकथाम देखने में सक्षम होना आवश्यक है। आख़िरकार, प्रबंधक के साथ चाहे कुछ भी हो जाए, यह अनुभव है, जो, जैसा कि हम जानते हैं, अमूल्य है।

उपरोक्त को सारांशित करने के लिए, यह ध्यान दिया जा सकता है कि एक प्रबंधक समाज के बाहर मौजूद नहीं हो सकता है, इसलिए वह केवल खुशहाल माहौल में ही खुश महसूस कर सकता है।

एक प्रबंधक के लिए काम के घंटों की योजना बनाना न केवल आवश्यक है, बल्कि नितांत आवश्यक है। किसी प्रबंधक के कार्य की वैज्ञानिक वैधता और नियोजित प्रकृति उसकी तर्कसंगतता और प्रभावशीलता के लिए निर्णायक शर्तें हैं। जैसा कि हम जानते हैं, देर से लिए गए निर्णय का शून्य मूल्य होता है। इसके अलावा, निर्णय लेने में समयबद्धता के सिद्धांत का उल्लंघन संगठन को संकट में डाल सकता है।

कार्य योजना किसी भी उत्पादन गतिविधि का आधार है और आगामी समय अवधि के लिए कार्य प्रक्रियाओं की एक परियोजना का प्रतिनिधित्व करती है।

एक प्रबंधक न केवल अपने पेशेवर और व्यक्तिगत लक्ष्यों की योजना बनाता है, बल्कि अपने निर्णयों के कार्यान्वयन को बेहतर ढंग से पूरा करने के लिए अपने कार्य-संबंधित कार्यभार की भी योजना बनाता है। इस मामले में, समय नियोजन संबंधित दीर्घकालिक लक्ष्यों पर केंद्रित होता है, जो बदले में, अल्पकालिक और परिचालन में विभाजित होते हैं।

अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक समय की विशिष्ट अवधि निर्धारित करने से समय के सबसे पसंदीदा आवंटन में आत्मविश्वास और अंतर्दृष्टि की भावना मिलती है।

एक प्रबंधक के समय की योजना बनाने के विभिन्न दृष्टिकोण हैं, जो कार्यप्रणाली और संगठन में भिन्न हैं। जाहिर है, आप केवल वही योजना बना सकते हैं जिसकी भविष्यवाणी की जा सकती है। और यदि आप व्यक्तिगत प्रबंधन गतिविधियों के संगठन को विश्लेषणात्मक रूप से देखें तो आप बहुत कुछ पूर्वानुमान लगा सकते हैं।

प्रत्येक प्रकार की गतिविधि के लिए एक निश्चित समय की आवश्यकता होती है, जिसे तर्कसंगत रूप से वितरित किया जाना चाहिए: व्यावसायिक बैठकें; दस्तावेजों का अध्ययन; बैठकें; स्थितियों का विश्लेषण, यदि वे अप्रत्याशित न हों; मनोरंजन कार्यक्रम; परियोजनाओं का विकास, कर्मचारियों के साथ बातचीत आदि। तर्कसंगतता की कसौटी काम की समयबद्धता और गुणवत्ता है।

किसी भी कार्य का लय जैसा महत्वपूर्ण सूचक समय नियोजन पर निर्भर करता है।

समय की योजना बनाने के लिए विशेष नोटपैड हैं, लेकिन व्यक्तिगत कंप्यूटर पर ऐसा करना बेहतर है। यहां प्रबंधक को मुख्य चीज़ को उजागर करने और छोटी चीज़ों को काटने में सक्षम होना चाहिए, विशेष रूप से सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों और रणनीतिक समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

तर्कसंगत समय नियोजन के लिए, जो कुछ हद तक एक कला है, व्यक्ति को समय को ध्यान में रखना चाहिए और कुछ प्रबंधन समस्याओं पर इसका उपयोग करने के अनुभव का अध्ययन करना चाहिए। यह आपको किसी विशेष कार्य की अवधि निर्धारित करने की अनुमति देता है, और इसलिए समय की लागत को सामान्य करता है।

तर्कसंगत रूप से काम करना अधिक लाभदायक है, लेकिन केवल वे ही जिन्होंने इसे सीखा है, तर्कसंगत रूप से काम कर सकते हैं। अपने कार्यों को ठीक से करने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, एक प्रबंधक को अपने समय बजट की सीमाओं के बारे में स्पष्ट होना चाहिए।

कार्य समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद करने वाली मुख्य विधि समय नियोजन है। योजना प्रबंधक या संगठन के सामने आने वाले किसी भी लक्ष्य और उद्देश्यों को प्राप्त करने में उसके सबसे किफायती उपयोग के लिए समय की संरचना है। योजना दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक हो सकती है।

ओ.एस. विखांस्की और ए.आई. नौमोव का मानना ​​है कि कार्य की योजना बनाने से प्राप्त मुख्य लाभ यह है कि योजना बनाने से समय की बचत होती है। अनुभव से पता चलता है कि योजना बनाने में लगने वाले समय को बढ़ाने से अंततः कुल मिलाकर समय की बचत होती है। जाहिर है, योजना पर खर्च किया गया समय अनिश्चित काल तक नहीं बढ़ सकता है; एक इष्टतम है, जिसके बाद योजना समय में और वृद्धि अप्रभावी हो जाती है। आपको अपने कुल योजना समय का 1% से अधिक योजना बनाने पर खर्च नहीं करना चाहिए। योजना हमेशा लक्ष्यों के आधार पर बनाई जाती है। किसी भी योजना का आधार दीर्घकालिक लक्ष्य या दीर्घकालिक लक्ष्य होता है। दीर्घकालिक लक्ष्यों के आधार पर, मध्यम अवधि और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं।

यह इस प्रकार होता है: जीवन के लक्ष्यों या संगठन के मिशन के आधार पर, कई उपलक्ष्यों की पहचान की जाती है, जिनकी उपलब्धि को जीवन के मुख्य लक्ष्य की उपलब्धि में योगदान देना चाहिए। ये दीर्घकालिक लक्ष्य हैं. इनमें से प्रत्येक लक्ष्य कई उप-लक्ष्यों की पहचान करता है, अधिमानतः अस्थायी आधार पर (आने वाले वर्षों में, निकट भविष्य में लागू किया जाएगा), जिसकी उपलब्धि दीर्घकालिक लक्ष्यों की उपलब्धि में योगदान देनी चाहिए। उसी प्रकार, वर्ष के लक्ष्यों के आधार पर, महीने, दशक और दिन के लक्ष्यों को अलग किया जाता है। इसके बाद, व्यक्ति या संगठन की शक्तियों और कमजोरियों का विश्लेषण किया जाता है जो लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रासंगिक हो सकते हैं। यह शक्तियों को प्रोत्साहित करने और कमजोरियों पर काम करने के लिए किया जाता है। यह विश्लेषण मध्यम और अल्पकालिक योजना के आधार के रूप में कार्य करता है। नियोजन प्रक्रिया में स्वयं परिणाम तैयार करना और उन्हें प्राप्त करने के लिए समय सीमा निर्धारित करना शामिल है। परिणाम लक्ष्यों के अनुरूप होने चाहिए। ऐसे में कुछ नियोजन नियमों का पालन करने की सलाह दी जाती है।

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विषय: प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना

4.1. एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की भूमिका और महत्व।

4.2. एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की विशेषताएं।

4.1. एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की भूमिका और महत्व

प्रबंधक प्रबंधन तंत्र का केंद्रीय व्यक्ति है; प्रबंधन प्रणाली और संपूर्ण उद्यम का सफल कार्य उसके कार्य की प्रभावशीलता पर निर्भर करता है। प्रबंधक आदेश की एकता के सिद्धांत के आधार पर कार्य करता है, व्यापक शक्तियों और अधिकारों से संपन्न होता है, लेकिन साथ ही उद्यम के परिणामों के लिए ज़िम्मेदार होता है। एक प्रबंधक के कार्य बहुआयामी होते हैं: उद्यम की गतिविधियों का सामान्य प्रबंधन, उपखंडों और सेवाओं के कार्यों का समन्वय, कर्मियों के साथ काम करना, गतिविधियों के लक्ष्यों और कार्यों का निर्धारण, निर्णय लेना, अन्य संगठनों के साथ संबंधों में उद्यम का प्रतिनिधित्व करना, कलाकारों आदि के कार्यों पर नियंत्रण। इन कार्यों के निष्पादन के लिए प्रबंधक से उच्च स्तर की जिम्मेदारी की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक और व्यक्तिगत गुण।

एक प्रबंधक के महत्वपूर्ण गुण उद्यम में होने वाले परिवर्तनों पर प्रतिक्रिया करने और अक्सर जानकारी और समय की कमी की स्थिति में उनका जवाब देने की क्षमता है। इस संबंध में गलत निर्णयों का खतरा रहता है।

प्रबंधक ऐसी परिस्थितियों में काम करते हैं जहां वे लगातार मालिकों, वरिष्ठ प्रबंधकों, अधीनस्थों, उपभोक्ताओं, व्यापार भागीदारों आदि से दबाव महसूस करते हैं। परिणामस्वरूप, कई प्रबंधक तनाव का अनुभव करते हैं, जो उनके काम की प्रभावशीलता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

कई प्रबंधकों, विशेषकर शुरुआती लोगों के असंतोषजनक कार्य का कारण समय का प्रबंधन करने में असमर्थता है। ऐसे प्रबंधक सभी कार्यों को स्वतंत्र रूप से पूरा करने, सभी बैठकों के लिए समय पर पहुंचने, सभी आगंतुकों का स्वागत करने और उद्यम के सभी मुद्दों पर गहराई से विचार करने का प्रयास करते हैं। वे काम पर सबसे पहले पहुंचते हैं और सबसे बाद में निकलते हैं। वहीं, कई काम अधूरे रह जाते हैं। एक नेता जो समय का प्रबंधन करना नहीं जानता, वह रोजमर्रा की चिंताओं के परिप्रेक्ष्य को देखने में असमर्थ है। अंततः, उसके कार्य की प्रभावशीलता न्यूनतम होती है, और स्वयं के प्रति, अपने अधीनस्थों के प्रति असंतोष की भावना और अपनी क्षमताओं में आत्मविश्वास की कमी होती है। इसका कारण काम की योजना न बना पाना है.

एक प्रबंधक के लिए जिसके पास उत्पादन, वित्तीय, सामाजिक और अन्य समस्याओं को हल करने के लिए समय की कमी है, निम्नलिखित विशिष्ट हैं:

कार्य समय का अनियोजित उपयोग और गतिविधि के प्रमुख क्षेत्रों का खराब विकास;

कार्यों में घबराहट, जल्दबाजी और भ्रम;

निर्णय लेने और साथियों और अधीनस्थों के साथ संबंधों में अधीरता;

उपखंडों में प्रबंधकीय श्रम के विभाजन का अपर्याप्त स्तर और अधीनस्थों को कार्यों और जिम्मेदारियों के प्रतिनिधिमंडल की निम्न डिग्री;

कार्यस्थल में व्यवस्था का अभाव;

आने वाले दस्तावेज़ों और पत्राचार के साथ अतिरेक और अव्यवस्थित कार्य;

इस सिद्धांत का उपयोग करते हुए "जो काम मैंने काम पर नहीं किया, उसे मैं घर पर पूरा करूंगा।" घरेलू अध्ययन, जिसके दौरान मुख्य

शीर्ष और मध्य स्तर के प्रबंधकों के कार्यभार के कारण और कार्य समय के अप्रभावी उपयोग के कारणों ने निम्नलिखित परिणाम दिखाए (महत्व के क्रम में):

प्रबंधन कर्मियों की अपर्याप्त योग्यता - 66%;

सूचना का अव्यवस्था - 50%;

प्रबंधन में श्रम मशीनीकरण का निम्न स्तर - 50%;

असंगठित उत्पादन प्रक्रियाएँ -32%;

अधिकारों और दायित्वों का अस्पष्ट विभाजन - 30%;

बड़ी संख्या में बैठकें -28%.

घरेलू प्रबंधकों द्वारा कार्य समय के उपयोग का विश्लेषण निम्नलिखित दर्शाता है: कार्य समय की अवधि मानक से 3 घंटे अधिक है, और उपयोगी रोजगार केवल 5-6 घंटे है; उप निदेशक 2-3 घंटों के लिए "अधिक काम" करेंगे, और उपयोगी रोजगार क्रमशः 5 और 6 घंटे है। उप-अनुभागों के प्रमुख मुख्य विशेषज्ञों की तरह ही समय का उपयोग करते हैं। जब हम उपयोगी रोजगार के बारे में बात करते हैं, तो हमारा मतलब नौकरियों, गतिविधियों, निर्णय लेने आदि की एक सूची से है, जो केवल इन प्रबंधकों की क्षमता के भीतर हैं।

समय उन संसाधनों में से एक है जिसका नवीनीकरण नहीं होता। सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए समय की कमी के कारण कार्य दिवस कृत्रिम रूप से लंबा हो जाता है और इसका अतार्किक उपयोग होता है। समय की कमी प्रबंधकों के काम में स्पष्टता, योजना और संगठन की कमी का परिणाम है। यह स्थापित किया गया है कि तीन मिनट की अप्रत्याशित टेलीफोन बातचीत से अक्सर एकाग्रता हासिल करने और प्रारंभिक प्रदर्शन को फिर से शुरू करने के लिए आवश्यक 15-20 मिनट का नुकसान होता है।

कार्य समय का विवेकपूर्ण और तर्कसंगत ढंग से उपयोग करने और योजना प्रक्रिया में लगातार सुधार करने की क्षमता एक संगठित नेता की निशानी है। कार्य समय नियोजन को अक्सर अगले दिन के लिए करेंट अफेयर्स की एक सरल सूची के रूप में समझा जाता है। केवल कार्यों की सूची को ध्यान में रखते हुए और उनकी अवधि को न जानते हुए, व्यवहार में, वे समय बजट का विश्लेषण किए बिना भविष्य के रोजगार की मात्रा का अनुमान लगाने के प्रयास तक ही सीमित हैं। लेकिन सभी प्रकार के काम से काम के घंटों का हिसाब-किताब करने से कार्यभार की पूरी तस्वीर प्राप्त करना संभव हो जाता है।

कार्य समय के प्रभावी उपयोग और इसकी योजना की समस्या किसी भी स्तर के प्रबंधकों के लिए प्रासंगिक है।

उच्चतम संगठनात्मक स्तर पर प्रबंधकों के लिए - बोर्ड के अध्यक्ष, अध्यक्ष, निगम के उपाध्यक्ष - एक बहुत ही गहन लय और काम की एक बड़ी मात्रा होती है, जो कार्यों की बारीकियों, बाहरी में परिवर्तन और संगठन का आंतरिक वातावरण. इस स्तर पर एक प्रबंधक लिए गए निर्णय की शुद्धता के बारे में आश्वस्त नहीं हो सकता है, क्योंकि संगठन काम करना जारी रखता है, और बाहरी और आंतरिक वातावरण बदलता रहता है, यानी गलती होने का जोखिम हमेशा बना रहता है। अध्ययनों से पता चला है कि वरिष्ठ प्रबंधन प्रबंधकों का कार्य सप्ताह प्रति सप्ताह 60-80 घंटे तक चलता है और इसमें खर्च होता है:

अनुसूचित बैठकें, बैठकें - 50%।

अनियोजित बैठकें - 10%।

काम साथदस्तावेज़ - 22 %.

यात्राएँ, समीक्षाएँ - 3%।

फ़ोन पर बात करना - 6%।

मध्य प्रबंधक, जो संगठन के दिन-प्रतिदिन के संचालन के लिए जिम्मेदार होते हैं, वरिष्ठ और निचले स्तर के प्रबंधकों के बीच एक बफर के रूप में कार्य करते हैं। वे वह जानकारी तैयार करते हैं जिस पर वरिष्ठ प्रबंधकों के निर्णय आधारित होते हैं और आपको आदेश देते हैं। निचली पंक्ति के प्रबंधकों और विशेषज्ञों के लिए प्रतिस्पर्धी कार्य।

कुछ अध्ययनों से पता चलता है कि मध्य स्तर के प्रबंधक अपना लगभग 89% समय अपने अधीनस्थों और कर्मचारियों के साथ संवाद करने में बिताते हैं। एक और विचार है, जिसके अनुसार एक मध्य स्तर का प्रबंधक अपने कामकाजी समय का 34% तक अकेला होता है।

निचले स्तर के प्रबंधकों के काम का वर्णन करते समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उनका काम गहन है और एक समस्या को हल करने से लेकर दूसरी समस्या को हल करने के लिए बार-बार ब्रेक और बदलाव से भरा होता है। एक कार्य की औसत अवधि लगभग 48 सेकंड है।

निर्णय लेने का समय भी कम है। वे लगभग हमेशा दो सप्ताह से कम समय में पूरे हो जाते हैं।

संयुक्त राज्य अमेरिका में, एक हजार से अधिक वरिष्ठ और मध्यम प्रबंधकों का सर्वेक्षण किया गया। परिणाम यह निकला: प्रत्येक सौ प्रबंधकों में से केवल एक के पास सभी मुद्दों को हल करने के लिए पर्याप्त कार्य समय था; दस को 10% अधिक समय चाहिए, चालीस को 25% अतिरिक्त समय चाहिए, और अन्य के पास 50% समय की कमी है।

समय दक्षता का मतलब यह नहीं है कि कार्यदिवस अंतिम समय तक पूर्व निर्धारित है। लचीले और गतिशील कामकाज के मामले में ऐसी दक्षता बेतुकी होगी। साथ ही, दक्षता का अर्थ "पसीना निचोड़ना" नहीं है। इसके विपरीत, दक्षता निरंतरता से जुड़ी है, जो समय के उपयोग की योजनाबद्ध शुरुआत की अनुमति देती है और काम के बाद आराम करने और गतिविधियों को सफलतापूर्वक जारी रखने के लिए ताकत इकट्ठा करने का अवसर प्रदान करती है।

किसी प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य समय की योजना संगठन की अन्य सभी गतिविधियों और उसके संसाधनों की तरह ही बनाना आवश्यक है।

सबसे मूल्यवान संसाधन - समय का तर्कसंगत उपयोग सुनिश्चित करने के लिए योजना बनाई गई है। समय जितना बेहतर आवंटित (अर्थात नियोजित) होगा, प्रबंधक के व्यक्तिगत और व्यावसायिक हितों में इसका उपयोग उतना ही बेहतर होगा। प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य के तर्कसंगत संगठन के एक अभिन्न अंग के रूप में योजना बनाने का अर्थ है लक्ष्यों के कार्यान्वयन और समय की संरचना के लिए तैयारी करना। दैनिक कार्य, मध्यम और दीर्घकालिक कार्यों और परिणामों की योजना बनाने से आप न केवल समय का कुशलतापूर्वक उपयोग कर सकते हैं, बल्कि सफलता भी प्राप्त कर सकते हैं और खुद पर भरोसा रख सकते हैं।

जिस प्रकार एक संगठन अपनी रणनीति की योजना बनाता है, उसी प्रकार प्रत्येक व्यक्ति को भविष्य के बारे में सोचना चाहिए और उससे प्रभावित नहीं होना चाहिए

घटनाओं का क्रम.

कार्य शेड्यूल करने का मुख्य लाभ यह है कि इससे कुल मिलाकर महत्वपूर्ण समय की बचत होती है।

नियोजन पर एक इष्टतम समय खर्च किया जाता है, जिसके बाद नियोजन समय में बाद की वृद्धि कुल नियोजन अवधि (वर्ष, माह, सप्ताह, दिन) से अप्रभावी हो जाती है। यह इष्टतम 1% से अधिक नहीं होना चाहिए।

किसी संगठन का सफल संचालन तभी संभव है जब उसका नियोजन उद्देश्यपूर्ण ढंग से किया जाए। हालाँकि, कई संगठनों का प्रबंधन, अत्यधिक आत्मविश्वास के कारण, योजना के विकास पर पर्याप्त ध्यान नहीं देता है और इसलिए "दृढ़-इच्छाशक्ति" प्रबंधन का सहारा लेने के लिए मजबूर होता है, जिससे काम का आपातकालीन तरीका सामने आता है और, अंततः, परिणाम की गुणवत्ता को कम करके आंका गया। इन नेताओं के लक्ष्य प्रतिदिन बदलते रहते हैं, और उनके काम करने का तरीका स्पष्ट रूप से दर्शाता है कि किसी योजना को कैसे लागू नहीं किया जाए।

यदि यह विश्वास है कि समस्या अच्छी तरह से समझी गई है और इतनी सरल है कि औपचारिक नियोजन विधियों के उपयोग के बिना इसे हल किया जा सकता है, तो यह परिस्थिति योजना बनाने में समय बचाने और इसे संगठन और समन्वय के लिए उपयोग करने की इच्छा को उचित ठहराती है। इसलिए, कुछ संगठन औपचारिक योजना में महत्वपूर्ण प्रयास किए बिना एक निश्चित स्तर की सफलता प्राप्त कर सकते हैं। इसके अलावा, योजना और योजना स्वयं सफलता की गारंटी नहीं देती है। हालाँकि, औपचारिक योजना किसी संगठन की सफलता के लिए कई मूल्यवान और आवश्यक कारक तैयार कर सकती है।

प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने का व्यावहारिक महत्व इस प्रकार है:

1. यदि कार्यों का एक सेट किसी विशिष्ट समस्या का समाधान करता है और प्रबंधन गतिविधियों के अंतिम लक्ष्यों पर केंद्रित है, तो अच्छी तरह से विकसित योजनाएं उनकी उपलब्धि सुनिश्चित करती हैं। नियोजन यह निर्धारित करता है कि किसी दिए गए लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या, किसे, कब, कहाँ, कैसे, कितना और क्यों आवश्यक है। इस प्रकार, यह एक लक्ष्य निर्धारित करने और उसके कार्यान्वयन के लिए एक अधिक संपूर्ण योजना के बीच एक कड़ी बनाने का एक साधन है।

2. योजना आपको लक्ष्य प्राप्त करने की व्यावहारिक संभावनाओं का आकलन करने की अनुमति देती है। यह भविष्य की समस्याओं और अवसरों की औपचारिक भविष्यवाणी करने का एकमात्र साधन है।

3. योजना बनाने से संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बेहतर और अधिक कुशल तरीके ढूंढना आसान हो जाता है।

4. योजना संभावित समस्याओं और अप्रत्याशित परिणामों के क्षेत्रों की खोज और स्थापना करती है।

5. योजना लागत का अनुमान लगाने और बजट, कार्यक्रम और संसाधन विकसित करने का आधार प्रदान करती है।

6. नियोजन नियंत्रण का आधार है। नियंत्रण को प्रभावी बनाने के लिए इसे योजना के साथ घनिष्ठ रूप से जोड़ा जाना चाहिए। समग्र रूप से प्रबंधन प्रक्रिया की प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए ऐसा समन्वय बहुत महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए एक प्रभावी मात्रात्मक तरीका चार्ट, शेड्यूल और बजट तैयार करना है।

7. योजना वांछित कार्य अंतःक्रियाओं और संबंधों को निर्धारित करने में मदद करती है। चूँकि यह लक्ष्य तैयार करने का कार्य करता है, यह संगठन के भीतर सामान्य लक्ष्यों की एकता बनाने में मदद करता है।

8. योजना आपको उन परिस्थितियों का पूर्वानुमान लगाने की अनुमति देती है जिन्हें लक्ष्य प्राप्त करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए। औपचारिक योजना निर्णय लेने की प्रक्रिया में जोखिम को कम करने में मदद करती है।

नियोजन के निम्नलिखित घटक प्रतिष्ठित हैं।

पहला घटकनियोजन का उद्देश्य कार्यों के पैमाने और उनकी जटिलता को बढ़ाना है। प्रत्येक पूर्ण किया गया कार्य समस्या के समाधान में अपना योगदान देता है, और प्रत्येक कार्य का समाधान संगठन के लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान देता है। योजना इन लक्ष्यों की प्राप्ति के संबंध में किए गए सभी निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करती है। योजना बनाते समय, हम निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देने का प्रयास करते हैं:

क्या किया जाए?

यह कब किया जाएगा?

यह कौन करेगा?

यह कहां किया जाएगा?

इसकी क्या आवश्यकता है? लेकिन अन्य

जटिलता विशेषज्ञता की आवश्यकता को जन्म देती है, और चूंकि प्रत्येक विशेषज्ञ "अपनी भाषा बोलता है", संगठन के जीवन के अपने हिस्से के लिए ज़िम्मेदार है, और उसका अपना दृष्टिकोण है, विशेषज्ञता से समन्वित कार्यों का उल्लंघन हो सकता है। इसलिए, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने कार्यों में समन्वय स्थापित करने के लिए सभी विशेषज्ञों की राय को एकजुट करना आवश्यक है।

दूसरा घटकयोजना बनाने में समय का महत्व बढ़ता जा रहा है। यदि कोई उद्यम अपने प्रतिस्पर्धियों से पहले किसी उत्पाद का उत्पादन शुरू करने जा रहा है, तो उसे योजनाओं में प्रदान की गई उचित समय सीमा के भीतर पूरा किया जाना चाहिए।

तीसरा घटकनियोजन सीमित संसाधन है। योजना इस प्रकार डिज़ाइन की जानी चाहिए कि सीमित संसाधनों का उपयोग इष्टतम हो और संसाधनों का उपयोग किया जा सके।

चौथा घटक.व्यय, पूंजी निवेश और उनकी लाभप्रदता एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। एक परियोजना तब तक अनुत्पादक होती है जब तक कि आउटपुट प्राप्त न हो जाए। इसलिए, लाभ के सभी तरीकों को यथाशीघ्र उपलब्ध कराना आवश्यक है। यह परिस्थिति एक बार फिर योजना के कड़ाई से पालन की आवश्यकता पर जोर देती है।

पाँचवाँ घटक.आर्थिक कार्यों की जटिलता, बढ़ती कीमतों के कारण उत्पादन लागत और आर्थिक स्थिति की अप्रत्याशितता के परिणामस्वरूप, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने में जोखिम का तत्व भी बढ़ जाता है। इसलिए, संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किसी योजना के वित्तपोषण की शर्त सिर्फ एक योजना नहीं है, बल्कि एक योजना है जिसे लागू किया जा सकता है।

छठा घटक.योजना को लागू करने की प्रक्रिया, और इसलिए संगठन के लक्ष्यों की प्राप्ति, विभिन्न घटकों से प्रभावित होती है। इस मामले में, सबसे पहले जो स्थिति बदल गई है उसके अवांछनीय परिणामों को रोकना आवश्यक है। ऐसी योजना का उपयोग किसी भी अप्रत्याशित स्थिति में निर्णय लेने के लिए किया जाता है। यह विशेष रूप से जोर देने योग्य है कि योजना को बदलना और ऐसे परिवर्तनों के परिणामों का विश्लेषण करना तभी संभव है जब योजना स्वयं मौजूद हो। इसलिए, संगठन के लक्ष्यों के कार्यान्वयन की योजना बनाकर, हम नियंत्रण और प्रबंधन की नींव रखते हैं।

सातवाँ घटक.संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करना सभी के योगदान पर निर्भर करता है। योजना संगठन के सदस्यों के लिए लक्ष्यों की एकता सुनिश्चित करती है, जिससे उनके कार्य की दक्षता बढ़ती है, जिससे उत्पादकता में वृद्धि होती है। अत: उत्पादकता बढ़ाने के लिए योजना बनाना आवश्यक है।

और अंत में, आठवां घटक जो योजना को अत्यंत महत्वपूर्ण बनाता है वह है कलाकारों की संरचना में निरंतर परिवर्तन, साथ ही नेतृत्व में परिवर्तन। एक योजना का अस्तित्व संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के कार्य में निरंतरता सुनिश्चित करता है।

योजना और योजना का मूल्य उसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में ही पाया जाता है। योजना के कार्यान्वयन में प्रगति की तुलना नियोजित लक्ष्यों से की जानी चाहिए, जिसके संबंध में समायोजन किया जाना चाहिए | विचलन (अनुसूची, लागत, बजट, आदि)। यदि योजना का सुधार उसके मापदंडों को योजना के अनुपालन में नहीं ला सकता है, तो ऐसी योजना को संशोधित किया जाना चाहिए। योजना के पैरामीटर (शेड्यूल, संसाधन, बजट) नियंत्रण की उपस्थिति के कारण पूरे होते हैं, जो मूल योजना की तुलना में (यदि अधिक नहीं) उतना ही महत्वपूर्ण है।

4.2. एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की विशेषताएं

जैसा कि आप जानते हैं, किसी भी गतिविधि का एक लक्ष्य होना चाहिए और उसे पहले से तैयार की गई योजना के अनुसार किया जाना चाहिए। यह बात पूरी तरह से एक प्रबंधक के काम पर लागू होती है। योजना प्रबंधन के एक कार्य के रूप में, लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करना है।

इसलिए, प्रबंधक के कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया प्रबंधक के व्यक्तिगत लक्ष्यों की पसंद से शुरू होनी चाहिए।

एक लक्ष्य वह है जिसके लिए कोई प्रयास करता है, एक मील का पत्थर वह है जिसे प्राप्त करने का इरादा है। यह अंतिम परिणाम निर्धारित करता है. यह समझना जरूरी है कि यहां इसका मतलब यह नहीं है कि हम क्या करते हैं, बल्कि यह है कि हम इसके लिए क्या करते हैं। लक्ष्य एक प्रकार की चुनौती है जो कार्रवाई के लिए प्रेरित करती है; यह किसी संगठन की कुछ विशेषताओं की एक विशिष्ट स्थिति है, जिसकी उपलब्धि वांछनीय है और जिसकी प्राप्ति के लिए इस संगठन की गतिविधियों का लक्ष्य है। यहां तक ​​कि काम करने का सबसे अच्छा तरीका भी व्यर्थ है अगर हम पहले यह स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं करते हैं कि हम क्या चाहते हैं। बदले में, इन लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए, आपको भविष्य के बारे में सोचने की ज़रूरत है। लक्ष्य यह स्पष्ट करता है कि आपको किस दिशा में आगे बढ़ना है। लक्ष्यों के महत्व को कम करके आंकना बहुत कठिन है। लक्ष्य गतिविधियों की योजना बनाने के लिए शुरुआती बिंदु हैं, लक्ष्य संगठनात्मक संबंधों के निर्माण का आधार हैं, संगठन में उपयोग की जाने वाली प्रेरणा प्रणाली लक्ष्यों पर आधारित है, इसके अलावा, लक्ष्य कार्य परिणामों की निगरानी और मूल्यांकन की प्रक्रिया में शुरुआती बिंदु हैं व्यक्तिगत कर्मचारियों, उप-वर्गों और समग्र रूप से संगठन का।

लक्ष्य निर्धारित करना उसे साकार करने के लिए अपने कार्यों का सचेतन निष्पादन है। लक्ष्य निर्धारित करना एक सतत प्रक्रिया है, क्योंकि प्रबंधक की गतिविधियों की प्रक्रिया में यह स्पष्ट हो सकता है कि कुछ पैरामीटर बदल गए हैं, जिससे लक्ष्य बदलने की आवश्यकता होती है। लक्ष्य निर्धारण में ही किसी उद्यम की गतिविधियों और उसके सफल भविष्य की नींव निहित होती है। यदि किसी प्रबंधक के पास एक सचेत लक्ष्य है, तो प्रबंधक की सभी अचेतन शक्तियाँ भी वहीं निर्देशित होती हैं, अर्थात लक्ष्य महत्वपूर्ण क्षेत्रों पर शक्तियों को केंद्रित करने का काम करते हैं।

प्रबंधक के लक्ष्यों को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

1. लक्ष्य प्राप्त करने योग्य होने चाहिए।

आमतौर पर, लक्ष्यों में प्रबंधक के लिए एक विशिष्ट चुनौती होनी चाहिए। लक्ष्य हासिल करना इतना आसान नहीं हो सकता. लेकिन वे अवास्तविक भी नहीं हो सकते, जैसे कि वे प्रबंधक की सीमा से परे चले जाएं। अवास्तविक लक्ष्य प्रबंधक को हतोत्साहित करते हैं और दिशा खो देते हैं, जिसका संगठन की गतिविधियों पर बहुत नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

2. विशिष्ट और मापने योग्य लक्ष्य.

3. लक्ष्यों का एक विशिष्ट समय क्षितिज होना चाहिए।

लक्ष्यों को कड़ाई से परिभाषित समय सीमा के भीतर हासिल किया जाना चाहिए। इन समय-सीमाओं का उल्लंघन स्थापित लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता माना जा सकता है।

4. लक्ष्यों की असंगति (लक्ष्य एक दूसरे के अनुरूप होने चाहिए)।

एक प्रबंधक के लिए व्यक्तिगत लक्ष्य निर्धारित करने की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. लक्ष्यों का समायोजन।

सबसे पहले, एक नेता को यह निर्धारित करना होगा कि वह व्यक्तिगत और पेशेवर रूप से क्या हासिल करना चाहता है।

2. स्थापित लक्ष्यों को प्राप्त करने की संभावनाओं का विश्लेषण।

इस स्तर पर, आपको अपनी शक्तियों और कमजोरियों का विश्लेषण करना चाहिए, जो आपके लक्ष्यों को प्राप्त करना आसान या अधिक कठिन बना सकती हैं, साथ ही आपके लक्ष्यों और उपलब्ध संसाधनों के बीच पत्राचार का भी विश्लेषण करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक विदेशी आर्थिक गतिविधि में किसी कंपनी के उपाध्यक्ष के पद पर कब्जा करने के लिए एक पेशेवर लक्ष्य निर्धारित करता है। हालाँकि, इसके लिए किसी विदेशी भाषा का अनिवार्य ज्ञान आवश्यक है। प्रबंधक को यह निर्धारित करना होगा कि लक्ष्य प्राप्त करने के लिए उसके पास कौन से संसाधन (घंटे, सामग्री, भाषा क्षमताएं) हैं।

3. लक्ष्यों का स्पष्टीकरण और विशिष्ट निरूपण। बाद की योजना के लिए, लक्ष्य प्राप्त करने के लिए केवल वास्तविक को छोड़ना आवश्यक है। उन्हें स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए और समय की विशेषता होनी चाहिए। इसे लम्बे समय के लिए स्थापित करने का प्रस्ताव है-| (जीवनकाल), मध्यम (5 वर्ष तक) और अल्पकालिक (1 वर्ष तक) लक्ष्य। लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, वे अपनी योजना बनाना शुरू करते हैं

काम करता है. किसी प्रबंधक के लिए अधिक या कम लंबी अवधि के लिए विशिष्ट योजनाएँ बनाना कठिन या असंभव है, क्योंकि विभिन्न अप्रत्याशित कारकों के प्रभाव में उन्हें लगातार संशोधित करना होगा। इसलिए, व्यवहार में, एक नियम के रूप में, वे दिन, सप्ताह, महीने के लिए एक व्यक्तिगत कार्य योजना विकसित करने तक ही सीमित हैं। इसके अलावा, महीने की योजना अक्सर विस्तृत नहीं होती है, केवल अत्यावश्यक और सबसे महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान दिया जाता है।

व्यवहार में, समय नियोजन में इसे कार्य के प्रकार के अनुसार विभाजित करना शामिल है। समय के सामान्य विभाजन को कार्य दिवस अनुसूची का उपयोग करके नियंत्रित किया जाता है, जो शीर्ष प्रबंधन की दैनिक दिनचर्या को ध्यान में रखते हुए बनाया जाता है, व्यक्तिगत कार्य की आवृत्ति को ध्यान में रखता है और उनका समन्वय करता है। यह ध्यान में रखना चाहिए कि प्रबंधन के स्तर में वृद्धि के साथ, मुख्य गतिविधियों के प्रबंधन पर खर्च होने वाला समय कम हो जाता है, और प्रशासनिक, संगठनात्मक कार्य, प्रतिनिधित्व और सामाजिक समस्याओं को हल करने पर खर्च होने वाला समय बढ़ जाता है।

प्रबंधक की व्यक्तिगत कार्य योजना विकसित करने की प्रक्रिया चित्र 4.1 में दिखाए गए चित्र के अनुसार करने का प्रस्ताव है।

चित्र 4.1 - प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया की योजना

पहले चरण मेंप्रबंधक उन कार्यों की एक सूची तैयार करता है जिन्हें योजना अवधि के दौरान पूरा किया जाना चाहिए। ये उन कार्यों की दीर्घकालिक सूची से कार्य हो सकते हैं जो पिछली अवधि में पूरे नहीं हुए थे; अन्य कार्य जोड़े गए हैं, ऐसे कार्य जो समय-समय पर उत्पन्न होते हैं। कार्यों की सूची लिखित रूप में तैयार की जानी चाहिए।

उदाहरण के लिए, दिन के लिए कार्यों की सूची निम्नलिखित मुद्दों को प्रदर्शित करती है: बैठकें आयोजित करना, स्वागत समारोह, दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करना, यात्रा, नियंत्रण, टेलीफोन पर बातचीत आदि। इस स्तर पर, कार्यों की केवल अनुमानित रैंकिंग ही पर्याप्त है, अर्थात विभाजित करना उन्हें महत्व या तात्कालिकता की डिग्री के आधार पर।

दूसरा चरण:नियोजन अवधि के लिए कार्यों की सूची संकलित करने के बाद, प्रत्येक प्रकार के कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय निर्धारित करना आवश्यक है।

निःसंदेह, यह एक कठिन कार्य है, क्योंकि प्रबंधक के लिए पहले से यह अनुमान लगाना कठिन है कि अन्य कार्य के लिए कितना समय आवश्यक होगा। यहां, बहुत कुछ हल किए जा रहे कार्यों की जटिलता और असामान्य प्रकृति, स्वयं प्रबंधक के अनुभव और व्यावसायिकता, प्रबंधन कर्मियों की योग्यता और अन्य कारकों पर निर्भर करता है। साथ ही, कई प्रबंधन कार्यों की अवधि का काफी सटीक आकलन किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्रबंधक व्यक्तिगत मामलों, बैठकों आदि पर आगंतुकों के स्वागत की अवधि को प्रारंभिक रूप से नियंत्रित करते हैं।

सामान्य तौर पर, आवश्यक समय व्यय का अनुमान अनुमानित होगा, जिसमें कार्यों के कार्यान्वयन के दौरान सुधार की आवश्यकता होगी। साथ ही, कार्य की अवधि स्थापित करने से प्रबंधक अनुशासित हो जाता है और उसे निर्धारित अवधि के भीतर अनुबंध समाप्त करने के लिए बाध्य किया जाता है।

तीसरा चरण:चूँकि पहले से अनुमान लगाना असंभव है कि योजना अवधि के दौरान किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता होगी, अप्रत्याशित कार्यों के लिए समय आरक्षित किया जाना चाहिए।

सामान्य तौर पर, एक प्रबंधक के कार्य समय को समय के निम्नलिखित विभाजन के साथ तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है:

नियोजित गतिविधियाँ - 60%। 8 घंटे के कार्य दिवस के आधार पर, नियोजित गतिविधि 5-6 घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए..;

अप्रत्याशित कार्य के लिए समय आरक्षित - 20%;

प्रबंधक की रचनात्मक गतिविधि के लिए समय आरक्षित 20% है।

इसलिए, नियोजित समय और सुस्ती के बीच का अनुपात 60:40 होना चाहिए।

चौथा चरण:नियोजन अवधि के लिए कार्य समय निधि का निर्धारण करना आवश्यक है। अपना नियोजित समय निर्धारित करते समय आपको 5-6 बजे के बीच निकल जाना चाहिए। एक दिन के लिए। इस प्रकार, पाँच-दिवसीय सप्ताह की साप्ताहिक योजना में, कुल कार्य समय 40 घंटे होगा, और नियोजित कार्यों को हल करने के लिए - 30 से अधिक नहीं| घंटा|.

पांचवां चरण:व्यक्तिगत कार्य योजना को अंतिम रूप से स्थापित करने से पहले, दूसरे चरण में गणना किए गए नियोजित कार्य को करने में लगने वाले समय की कार्य समय निधि के साथ तुलना करके नियंत्रण करना आवश्यक है।

यदि योजना अवधि निधि से आवश्यक समय व्यय की अधिकता हो तो नियोजित कार्यों की सूची को संशोधित करना आवश्यक है। प्रबंधक को नियोजित कार्य को महत्व और तात्कालिकता के आधार पर रैंक करना चाहिए और गौण कार्यों को हटा देना चाहिए। हां, बहुत जरूरी काम अगली अवधि में पूरा करने के लिए टाले नहीं जा सकते। आपको कुछ काम अधीनस्थों को भी सौंपना चाहिए।

छठा चरण:प्रबंधक कार्यान्वयन के लिए एक व्यक्तिगत कार्य योजना तैयार करता है। सुविधा के लिए, समय डायरी का उपयोग करके ऐसी योजनाएं विकसित करने की अनुशंसा की जाती है, जो कार्य, आवश्यक क्रियाएं, फोन नंबर, पते और अन्य जानकारी प्रदर्शित करती हैं।

स्थापित समय आरक्षित के लिए धन्यवाद, प्रबंधक के पास नियोजन अवधि के दौरान, कुछ कार्यों को लागू करने की प्रक्रिया में संभावित जटिलताओं का पर्याप्त रूप से जवाब देने, अप्रत्याशित मामलों को हल करने और रचनात्मकता में संलग्न होने का अवसर होता है। अभ्यास से पता चलता है कि व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के लिए प्रबंधक से बहुत अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है। एक योजना तैयार करने के लिए, कार्य दिवस के अंत में 10-20 मिनट खर्च करना पर्याप्त है। इसके बजाय, व्यक्तिगत कार्य शेड्यूल के लाभ इन लागतों से अधिक होंगे। विशेष रूप से, एक प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की तर्कसंगत योजना अगले दिन के लिए एक योजना तैयार करना, कार्य को स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करना, पूरे दिन काम को व्यवस्थित करना, भूलने की बीमारी पर काबू पाना, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना, कार्यों को पूरा करते समय आत्म-अनुशासन संभव बनाती है। , कार्य दिवस के अंत में सफलता की भावना देता है, संतुष्टि और प्रेरणा बढ़ाता है और आम तौर पर कार्य कुशलता में योगदान देता है।

प्रबंधक के कार्य समय की योजना उन समस्याओं के तर्कसंगत क्रम को ध्यान में रखते हुए बनाई जानी चाहिए जिन्हें हल करने की आवश्यकता है। सबसे पहले आपको चीजों की योजना बनाने की जरूरत है:

एक निश्चित समय सीमा के साथ;

जिनके लिए समय के महत्वपूर्ण निवेश की आवश्यकता होती है;

अप्रिय बातें, उन्हें बाद के लिए स्थगित करना अवांछनीय है। इसके बाद, नियमित कार्य और दैनिक दिनचर्या की योजना बनाई जाती है।

ज़िम्मेदारियाँ तीसरा स्थान माध्यमिक और प्रासंगिक मामलों को दिया गया है (उदाहरण के लिए, वर्तमान पत्राचार पढ़ना, कार्यस्थलों पर घूमना)।

किसी भी स्थिति में, योजना बनाते समय, कार्य पूरा करने की एक सटीक समय सीमा स्थापित की जाती है। यदि इसे निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर पूरा नहीं किया जा सकता है, तो योजना इसे बाद की अवधि के लिए स्थगित करने की संभावना प्रदान करती है।

समय की योजना बनाने के लिए आवश्यक शर्तें इसका सावधानीपूर्वक दस्तावेज़ीकरण और इसके उपयोग पर नियंत्रण है, जो आपको इसका सटीक विचार रखने, कुछ कार्यों के कार्यान्वयन के लिए इसे बेहतर ढंग से वितरित करने के साथ-साथ अधीनस्थों और सहकर्मियों के साथ अपने कार्यों का समन्वय करने की अनुमति देता है।

व्यवहार में, कई प्रकार की योजनाएँ हैं:

1) दीर्घकालिक योजनाएँ, जिनकी सहायता से महत्वपूर्ण जीवन लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए समय आवंटित किया जाता है, जिसमें कई वर्षों की आवश्यकता होती है, और कुछ मामलों में, दशकों (शिक्षा प्राप्त करना, एक निश्चित स्थिति में आगे बढ़ना, आदि);

2) मध्यम अवधि की योजनाएँ, जिनमें वार्षिक योजनाएँ शामिल हैं; वे अधिक विशिष्ट समस्याओं को हल करने में समय के विभाजन को रिकॉर्ड करते हैं; मुख्यतः उत्पादन प्रकृति का;

3) अल्पकालिक योजनाएँ (त्रैमासिक, मासिक, दस दिवसीय, साप्ताहिक, दैनिक), जो मध्यम अवधि की योजनाओं का विवरण देती हैं। मासिक योजनाओं में, प्रत्येक प्रकार की गतिविधि पर बिताया गया समय, आवश्यक रिजर्व सहित, घंटों में प्रदान किया जाता है; दस दिवसीय (साप्ताहिक) बिना किसी अपवाद के सभी कार्यों और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक समय को प्रदर्शित करता है।

अल्पकालिक योजनाएँ बनाते समय, उस अवधि की केंद्रीय, सबसे अधिक श्रम-गहन समस्या निर्धारित की जाती है, जिसे इसके ढांचे के भीतर हल किया जाना चाहिए; ऐसे कार्य जो इसकी सीमाओं से परे जाते हैं और ऐसे कार्य जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता है; संभावित कठिनाइयाँ.

मासिक योजनाओं में, आपको महत्वपूर्ण दिनों और व्यक्तिगत बायोरिदम - शारीरिक, भावनात्मक और बौद्धिक, को ध्यान में रखना होगा, जो क्रमशः 23, 28 और 33 दिन हैं। इन अवधियों के सकारात्मक चरणों के दौरान, उन चीजों की योजना बनाई जाती है जिनके लिए बढ़े हुए कार्यभार की आवश्यकता होती है।

दैनिक योजना में बढ़े हुए प्रदर्शन के सिद्धांत को भी ध्यान में रखना आवश्यक है। अधिकांश लोगों के लिए, दो शिखर होते हैं: 9 से 13 तक और 16 से 18 तक। इस समय सबसे जटिल और जिम्मेदारी भरे काम की योजना बनाना जरूरी है।

दैनिक योजना में 10 से अधिक समस्याओं का समाधान शामिल होना चाहिए, विशेष रूप से, तीन से अधिक प्राथमिकता वाली समस्याएँ नहीं, जिन पर काम पहले किया जाता है। सबसे महत्वपूर्ण और सबसे अप्रिय कार्यों की योजना सुबह के समय बनाई जाती है ताकि उन्हें शाम से पहले पूरा किया जा सके। दैनिक कार्य योजना में सजातीय कार्यों को ब्लॉकों में समूहीकृत किया जाता है। यह आपको एक समस्या से दूसरी समस्या पर "छलांग" लगाने की अनुमति नहीं देता है और इस प्रकार समय बचाता है।

अन्य सभी की तरह, समय बिताने की दैनिक योजनाएँ लिखित रूप में बनाई जानी चाहिए, क्योंकि इस तरह उनमें निर्धारित कार्यों को नज़रअंदाज करना कठिन होता है। इसके अलावा, नोट्स स्मृति, अनुशासन को राहत देते हैं, आपको काम को अधिक स्पष्ट रूप से वितरित करने और इसे अधिक उद्देश्यपूर्ण बनाने की अनुमति देते हैं। रिकॉर्ड्स से योजनाओं के कार्यान्वयन की निगरानी करना और उनके परिणामों का मूल्यांकन करना भी आसान हो जाता है।

दैनिक योजना बनाना एक रात पहले कई चरणों में शुरू हो जाना चाहिए। सबसे पहले, इसके कार्य तैयार किए जाते हैं, जिनमें मासिक और साप्ताहिक (दस-दिवसीय) योजनाओं से स्थानांतरित किए गए कार्य शामिल होते हैं; पिछले दिन की योजना से संक्रमणकालीन जिनका इस समय समाधान नहीं किया गया है; जो पुनरावृत्ति के परिणामस्वरूप पूर्व नियोजित नहीं हैं; जो अचानक उत्पन्न हो सकता है. उन पर लगने वाला समय उन्हें हल करने की संभावित विधि को ध्यान में रखकर निर्धारित किया जाता है। दैनिक योजना में अप्रत्याशित समस्याओं से निपटने के लिए "विंडोज़" और प्रत्येक कार्य समय के बाद दस मिनट का ब्रेक शामिल है।

तब कार्यों की प्राथमिकता एक बार फिर स्पष्ट हो जाती है; उनमें से उन पर प्रकाश डाला गया है जिनके लिए निर्णायक कार्रवाई करने का समय आ गया है, और यह स्पष्ट किया गया है कि किस अधीनस्थ को क्या सौंपा जा सकता है।

सुबह में, एक दिन पहले तैयार की गई दैनिक योजना को एक बार फिर प्रबंधक द्वारा सहायक या सचिव के साथ मिलकर स्पष्ट किया जाता है ताकि अचानक सामने आई नई परिस्थितियों (उदाहरण के लिए, रातों-रात प्राप्त किए गए दस्तावेज़) को ध्यान में रखा जा सके। किसी भी अन्य की तरह, आपकी दैनिक समय योजना लचीली होनी चाहिए; यह केवल लोगों को आमंत्रित करने से संबंधित मुद्दों को सख्ती से नियंत्रित करता है, उदाहरण के लिए, बैठकें, आगंतुकों को प्राप्त करना आदि।

समय नियोजन कार्य दिवस का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने में मदद करता है। ऐसा माना जाता है कि उत्तरार्द्ध एक ही समय में शुरू करना सबसे अच्छा है, क्योंकि एक व्यक्ति अपनी आदतों का गुलाम है। यह अच्छा स्वर प्रदान करता है और आपको वास्तव में इस सिद्धांत को लागू करने की अनुमति देता है "एक व्यक्ति काम का स्वामी है, न कि एक रोबोट व्यक्ति की मालकिन है।"

यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक अपने दिन की शुरुआत अपने अधीनस्थों से पहले करे और जब तक वे काम पर पहुँचें तब तक वह कार्य को स्पष्ट कर सके और कठिनाइयों को दूर करने के लिए उपाय कर सके। इसके बाद सबसे कठिन और अप्रिय कार्य किए जाते हैं और दिन के दूसरे भाग में आसान कार्य किए जाते हैं। यह क्रम न केवल थकान में वृद्धि से पूर्व निर्धारित है, बल्कि इस तथ्य से भी है कि दोपहर के भोजन के बाद, अधीनस्थ आमतौर पर कुछ मुद्दों पर मदद और स्पष्टीकरण के लिए अनुरोध लेकर आते हैं। इसलिए, दूसरी छमाही में साधारण चीजें करना बेहतर होता है, उदाहरण के लिए, मेल की समीक्षा करना या सुबह उठने वाली समस्याओं को हल करना।

समय बचाने के लिए, आवेगपूर्ण कार्यों से बचना आवश्यक है और यदि संभव हो तो, नई उभरती समस्याओं से विचलित न हों जिनके लिए नए कार्यों की आवश्यकता हो सकती है। उन्हें ठीक करने और बाद में उन पर वापस लौटने की सलाह दी जाती है, जो आपको जो शुरू किया था उसे पूरा करने की अनुमति देगा, और उन्हें "आराम" करने और स्पष्ट रूपरेखा प्राप्त करने की अनुमति देगा। काम में अचानक रुकावट आने की स्थिति में सामग्री को ठीक करना भी उपयोगी होता है, क्योंकि यह आपको जल्दी से उस पर वापस लौटने की अनुमति देता है।

यह ध्यान में रखने योग्य बात है कि प्रबंधक के कार्य में कई गतिविधियाँ प्रतिवर्ष दोहराई जाती हैं। इसलिए, सचिव या व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक एक दिन, दशक, महीने के लिए निम्नलिखित दोहराई जाने वाली घटनाओं की सूची प्रस्तुत कर सकता है:

सामान्य बैठकें, गवर्नर बोर्ड की बैठकें, आदि;

वर्तमान नियोजन बैठकें, उद्यम की गतिविधियों की प्रक्रिया पर नियंत्रण सुनिश्चित करना;

व्यक्तिगत टीमों और कार्यकर्ताओं का जमावड़ा;

महत्वपूर्ण प्रदर्शनियाँ, मेले, सम्मेलन, संगोष्ठियाँ आदि। साल में कई दिन पहले से ही व्यस्त रहते हैं। इसकी लागत है

साप्ताहिक और मासिक योजना बनाते समय ध्यान रखें। साथ ही, यह तय करना महत्वपूर्ण है कि प्रबंधक किन आयोजनों में व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होगा, और किन आयोजनों में उसकी जगह किसी अधीनस्थ को लिया जा सकता है।

एक बार जब आपके पास वार्षिक योजना हो, तो आप अगले दो महीनों में अपने काम के घंटों की योजना बनाना शुरू कर सकते हैं, जो आपको महीने-दर-महीने होने वाले काम का एक अच्छा अवलोकन स्थापित करने की अनुमति देता है। इसी तरह, किसी विशेष गतिविधि को पूरा करने की तारीख, समय और समय सीमा बताने वाली दो-सप्ताह की योजना प्रभावी होती है।

प्रबंधन सिद्धांत और व्यवहार में, यह संकेत दिया जाता है कि समय की योजना बनाते समय, प्रमुख क्षेत्रों (मुख्य कार्यों, प्रमुख कार्यों) की पहचान करने की विधि का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। प्रबंधक को यह तय करना होगा कि काम और निजी जीवन में किन प्रमुख क्षेत्रों को उसके लिए सबसे महत्वपूर्ण माना जाना चाहिए: परिवार; भावनात्मक और शारीरिक स्थिति; दोस्त, क्लब, पार्टी; कर्मचारी, अधीनस्थ; उद्यम में प्रौद्योगिकी में सुधार; वित्तीय परिणाम; बाज़ार में उद्यम की स्थिति; कार्य और श्रम अनुशासन में संगठन की स्थिति; उन्नत प्रशिक्षण, आदि यह निर्धारित करना आवश्यक है कि प्रबंधक एक सप्ताह, महीने, वर्ष के भीतर प्रत्येक पहचाने गए प्रमुख क्षेत्रों में क्या हासिल करना चाहता है। इस संबंध में विशिष्ट आयोजनों की योजना बनाई गई है।

एक प्रबंधक जो समय प्रबंधन गतिविधियों के बारे में नहीं सोचता है वह खुद को समय के दबाव में पाता है, जिसके परिणामस्वरूप गंभीर मानसिक तनाव, तनाव और काम के परिणामों से असंतोष होता है।

प्रबंधन अभ्यास में, प्रबंधकों की गतिविधियों में ऐसे कई कारक हैं जो समय प्रबंधन और व्यवस्थित कार्य को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं।

इन कारकों में से एक सुस्ती है - काम में सफलता का मुख्य दुश्मन। धीमेपन का कारण प्रबंधक की चीजों को "बाद में" टालने की बुरी आदत है, साथ ही महत्वपूर्ण चीजों को अत्यावश्यक चीजों के साथ भ्रमित करना है। आमतौर पर, किसी प्रबंधक के काम में सुस्ती तब प्रकट होती है जब उसके सामने कोई ऐसा कार्य आता है जो उसके लिए अप्रिय या कठिन होता है, या अंततः अनिश्चितता पैदा करता है।

"परेशानी" की भावना आपको एक दस्तावेज़ या बिजनेस पेपर को अपने डेस्क के निचले दराज में इस उम्मीद में रखने के लिए मजबूर करती है कि यह "काम" करेगा और अंत में आपको बिल्कुल भी प्रतिक्रिया नहीं करनी पड़ेगी।

एक प्रबंधक अक्सर जटिल समस्याओं को हल करना टाल देता है, बिना यह जाने कि उनसे कैसे निपटा जाए। इस स्थिति में उसकी स्थिति निम्न द्वारा निर्धारित होती है:

संभावित विफलता का डर;

इस मुद्दे पर व्यक्तिगत अक्षमता का डर;

लंबे समय तक काम करने का डर;

काम के आकर्षण का अभाव;

रोबोट से होने वाले लाभों की अनिश्चितता;

अपर्याप्त उपलब्ध जानकारी;

कार्य की निरर्थकता का दृढ़ विश्वास.

यदि समस्या अस्पष्ट है, तो प्रबंधक भ्रमित और अनिर्णय की स्थिति में है। एक अनिश्चित स्थिति उसे अंतहीन परामर्श, बैठकें आयोजित करने, अतिरिक्त जानकारी एकत्र करने, देरी की मांग करने आदि के लिए मजबूर करती है। हालाँकि, समय बीत जाता है और काम समय पर पूरा नहीं हो पाता है।

कभी-कभी प्रबंधक की व्यवस्थित देरी के कारण सड़क पर देरी, बैठकों, बातचीत के समय के स्पष्ट रिकॉर्ड की कमी, व्यापारिक लोगों और उसके कर्मचारियों के साथ बैठकें, अपर्याप्त व्यक्तिगत संयम और काम में समय की पाबंदी के कारण प्रबंधन पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधक के कार्यस्थल पर अपर्याप्त वैज्ञानिक रूप से सुसज्जित उपकरणों से जुड़े कारक के कार्य समय का उपयोग करने की दक्षता पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है, विशेष रूप से: फर्नीचर एर्गोनोमिक आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है; अपर्याप्त प्रकाश व्यवस्था: कार्य क्षेत्र; परेशान करने वाली दीवार पेंटिंग या जालीदार डिज़ाइन; पर्सनल कंप्यूटर और अन्य कार्यालय उपकरण, साप्ताहिक योजनाकार, कैलेंडर, टेलीफोन, इंटरकॉम आदि की कमी। सचिव (संदर्भ, सहायक) की कम योग्यता से स्थिति जटिल है, जो प्रबंधक की उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है।

कार्य के घंटों को प्रबंधित करने के लिए, प्रबंधक को कार्य दिवस की योजना बनाने के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करना होगा: दिन की शुरुआत के लिए नियम:

दिन की शुरुआत सकारात्मक मूड के साथ करें;

अच्छा नाश्ता करें और बिना जल्दबाजी के काम पर जाएँ;

यदि संभव हो तो उसी समय काम शुरू करें;

दिन की योजना की पुनः समीक्षा;

सचिव के साथ दैनिक योजना का समन्वय करें;

अपेक्षाकृत सरल समस्या को हल करने के बाद, अपने आप को अच्छे मूड में रखें;

महत्वपूर्ण और जटिल कार्य सुबह ही निपटा लें।

कार्य दिवस के दौरान नियम:

कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा तय करें;

उन कार्यों से बचें जो प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं;

उत्पन्न होने वाली अतिरिक्त अत्यावश्यक समस्याओं को ख़ारिज करें;

अनियोजित आवेगपूर्ण कार्यों से बचें;

समय पर ब्रेक लें और काम की एक मापी हुई गति बनाए रखें;

श्रृंखला में छोटे, सजातीय कार्य करें;

गंभीर कार्यों के बीच विराम का प्रयोग करें;

काम का कम से कम एक घंटा "अपने लिए" अलग रखें;

अपने समय और योजनाओं पर नियंत्रण रखें.

कार्य दिवस समाप्त करने के नियम:

जो शुरू किया उसे ख़त्म करो;

परिणामों की निगरानी करें और स्वयं-निगरानी करें;

अगले दिन के लिए एक योजना बनाएं;

अच्छे मूड में घर जाएँ: ऐसा करने के लिए, दिन की सबसे महत्वपूर्ण सकारात्मक घटना की पहचान करें।

नियमित रूप से दोहराए जाने वाले कार्य पर खर्च किए गए समय का युक्तिकरण

अपने सभी दैनिक दोहराए जाने वाले कार्यों का विश्लेषण करके और प्रत्येक ऑपरेशन की प्रकृति को समझकर, एक प्रबंधक समय बचाने के कई तरीके खोज सकता है।

कार्यक्रम के अनुसार व्यवस्थित, रोजमर्रा, उद्देश्यपूर्ण कार्य, चर्चा और समाधान किए गए मुद्दों की विस्तृत तैयारी के साथ सभाओं, बैठकों और सत्रों की स्पष्ट परिभाषा और संचालन, उनका विनियमन |, लय खर्च किए गए समय को काफी कम कर सकता है।

यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि अधीनस्थों को स्वागत के घंटे, दिन और समय पता हो, प्रबंधक की अनुपस्थिति में वे कब और किसके साथ समस्या का समाधान कर सकते हैं।

प्रबंधक की दैनिक व्यावहारिक गतिविधियों का उद्देश्य प्रदर्शन किए गए कार्य के क्रम और तरीकों में सुधार करना होना चाहिए। प्रबंधक को अपने दैनिक कार्य के विशिष्ट पैटर्न का विश्लेषण करना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि यह विशेष क्रम उसके कार्य के परिणामों के लिए महत्वपूर्ण है या नहीं। क्या वह सुबह काम के पहले घंटे उन कार्यों में बर्बाद करता है जो अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं हैं? क्या आप जानते हैं कि वर्तमान कर्तव्य कार्य को पूरा करने के लिए तब तक कैसे इंतजार करना चाहिए जब तक कि वह कोई और महत्वपूर्ण कार्य पूरा न कर ले? क्या उसने सभी प्रकार की गतिविधियों के लिए पहले से तैयारी करने की आदत विकसित कर ली है?

प्राक्सियोलॉजी के क्लासिक्स| ठीक ही कहते हैं कि सुंदर सुधार का रहस्य सुंदर तैयारी में है। सामान्य अभ्यास किसी भी प्रकार के सुधार के विकास में तैयारी के एक बड़े हिस्से की पुष्टि करता है।

प्रबंधक को यह विश्लेषण करने की आवश्यकता है कि क्या वह बैठकों में और विशेष रूप से काम के पहले घंटों में फंस गया है? क्या यह दिखावे के लिए किया जाता है या ऊपर से निर्देश के लिए? यह याद रखना चाहिए कि कमजोर प्रबंधक जिनके पास कम व्यावसायिक गुण हैं वे विशेष रूप से बैठकों के लिए उत्सुक होते हैं।

यदि कोई प्रबंधक सामूहिक चर्चा, सही निर्णय लेने और उसके कार्यान्वयन में तेजी लाने के उद्देश्य से व्यावसायिक बैठक आयोजित करता है, तो इसकी प्रभावशीलता और दक्षता निम्न द्वारा सुनिश्चित की जा सकती है:

कार्य की स्पष्ट तैयारी और उचित संगठन;

हल किए जाने वाले मुद्दों की एक विशिष्ट श्रेणी का निर्धारण;

वास्तव में आवश्यक न्यूनतम संख्या में श्रमिकों को आमंत्रित करना;

उनके अनुपालन के लिए स्पष्ट नियम और प्रभावी उपाय स्थापित करना।

1. जिस मुद्दे पर चर्चा हो रही है उस पर पहले से विचार कर लें।

2. बैठक स्पष्ट रूप से निर्धारित समय पर शुरू करें, भले ही सभी लोग अभी तक नहीं आए हों।

3. यदि संबोधित किए जा रहे मुद्दों के लिए जिम्मेदार कर्मचारी अनुपस्थित हैं, तो अनुपस्थिति का कारण पता करें और बैठक को पुनर्निर्धारित करें।

उनसे उचित बातचीत करें. यदि आवश्यक हो तो इसकी मांग करें।

4. आत्मविश्वास से बैठक का नेतृत्व करें.

5. व्यावसायिक तरीके से, विशेष रूप से इसका उद्देश्य तैयार करें, नियमों का प्रस्ताव करें और बैठक की कुल अवधि निर्धारित करें।

6. चर्चा के दौरान दक्षता हासिल करें, विवादों को सही दिशा में निर्देशित करें, नियमों का पालन करें।

7. सभी से पूछें कि क्या आप विशेष रूप से किसी ऐसे कर्मचारी को आमंत्रित करते हैं जिसकी राय बोलना बहुत महत्वपूर्ण है।

8. बोलते समय ध्यान केंद्रित रखें, श्रोताओं की संरचना, स्तर और रुचियों को ध्यान में रखें और खुद पर नियंत्रण रखें।

9. बैठक के अंत में, परिणामों का सारांश प्रस्तुत करें। समाधान की तैयारी सौंपें या समस्या पर बाद के काम के लिए एक कार्यक्रम तैयार करें।

Y. सुनिश्चित करें कि आपके पास एक प्रतिलेख या टेप रिकॉर्डिंग है। इस तरह कार्य करें कि आपके अधीनस्थों को यह आभास हो कि यह बैठक प्रभावी और आवश्यक है।

अनियमित और अप्रत्याशित कार्यों पर खर्च किए गए समय का युक्तिकरण

नियोजित कार्य के कार्यान्वयन में हस्तक्षेप किए बिना, कार्य योजना और अनुसूची के रिजर्व में अल्पकालिक अनियमित कार्य पर खर्च किए गए समय को शामिल करने की सलाह दी जाती है। ऐसे काम करने की सलाह दी जाती है जो लंबे समय तक शेड्यूल में व्यवधान पैदा करते हैं, ताकि वे अधिकतम परिणाम ला सकें, उदाहरण के लिए, आशाजनक समाधान के क्षेत्र में, अपनी खुद की पिछली गतिविधियों का विश्लेषण करना, संगठन में सुधार के नए तरीकों की खोज करना। और प्रबंधन। वहीं, पिछले या अगले दिन के शेड्यूल को समायोजित करते समय डिप्टी और सेक्रेटरी को कम महत्वपूर्ण कार्य सौंपने की सिफारिश की जाती है। ओवरटाइम कार्य की व्यवस्थित प्रकृति को देखते हुए, कार्य में वृद्धि के कारण, कार्य के संगठन में सुधार, कार्यों के नए विभाजन, कार्य विधियों और तकनीकों में सुधार में समाधान खोजा जाना चाहिए।

आपके गृहकार्य परीक्षण को पूरा करने के लिए कार्य विकल्प और पद्धति संबंधी निर्देश

सभी विकल्पों के लिए असाइनमेंट:

सवाल। अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना का वर्णन करें

1. अपने उद्यम का संक्षिप्त विवरण दें (गतिविधि का प्रकार, पैमाना, मुख्य लक्ष्य और उद्देश्य)।

2. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना प्रस्तुत करें:

2.1. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना (रैखिक, मैट्रिक्स, कार्यात्मक, आदि) को परिभाषित करें।

2.2. संगठनात्मक संरचना के प्रकार का औचित्य सिद्ध करें (इस संगठन में जिम्मेदारियों के इस विशेष वितरण को किन कारकों ने प्रभावित किया)।

2.3. संगठनात्मक संरचना को एक चित्र के रूप में प्रस्तुत करें।

2.4. इस संगठनात्मक संरचना के फायदे और नुकसान की रूपरेखा तैयार करें।

3. मौजूदा संगठनात्मक ढांचे की प्रभावशीलता के बारे में निष्कर्ष निकालें और इसके सुधार के लिए सिफारिशें तैयार करें

सवाल। प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य का संगठन।

इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए आपको चाहिए:

2.1. वांछित लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें निम्नलिखित समय मानदंडों के अनुसार विभेदित करना:

"भेदभाव"(लैटिन अंतर से) - शैक्षिक गतिविधियों के आयोजन का एक रूप जो छात्रों के झुकाव, रुचियों और क्षमताओं को ध्यान में रखता है।

वांछित लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें निम्नलिखित समय मानदंडों के अनुसार विभेदित करना:

• दीर्घकालिक जीवन लक्ष्य (व्यक्तिगत और व्यावसायिक);

• मध्यम अवधि के लक्ष्य (अगले 5 वर्षों के लिए);

• अल्पकालिक लक्ष्य (अगले 12 महीनों के लिए)।

"साधन-अंत" विश्लेषण का संचालन करना, जिसके दौरान लक्ष्यों (व्यक्तिगत, वित्तीय, समय) को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों की वास्तविक स्थिति से तुलना की जाती है। ऐसा करने के लिए, आपको लक्ष्यों की संकलित "इन्वेंट्री" की ओर मुड़ना होगा और 3-4 सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों का चयन करना होगा, उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यक साधन निर्धारित करना होगा और जांचना होगा कि लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए और क्या हासिल करने की आवश्यकता है या क्या शुरू करना है। .

· - योजनाओं का लचीलापन सुनिश्चित करना;

· - योजनाओं में न केवल कार्यों को, बल्कि अपेक्षित परिणामों को भी रिकॉर्ड करें;

· - कार्यों को पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा और समय मानक स्थापित करना;

· - महत्वपूर्ण को अत्यावश्यक से अलग करना और अत्यावश्यक मामलों की निरंकुशता से बचना;

· - मामलों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन के दृष्टिकोण से योजनाओं की लगातार समीक्षा और समायोजन करना;

· - व्यक्तिगत समय के उपयोग की योजना बनाएं;

· - बड़ी समस्याओं को सुलझाने के लिए निरंतर बड़ी अवधि और छोटी समस्याओं के लिए छोटी अवधि आरक्षित रखना;

· - सुनिश्चित करें कि गैर-उत्पादक गतिविधियों पर जितना संभव हो उतना कम समय खर्च किया जाए;

· - वैकल्पिक रूप से योजना बनाने का प्रयास करें और सर्वोत्तम विकल्प की तलाश करें;

· - सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं का समन्वय करें।

· योजनाएँ एक वर्ष, छह माह, एक माह के लिए बनाई जाती हैं, अंतिम योजना एक दैनिक योजना होती है, जो साप्ताहिक योजना के आधार पर निर्धारित की जाती है। यह स्थापित करता है कि दिन के दौरान कौन से कार्य पूरे किए जाने चाहिए, और पहले से नियोजित कार्यों में गैर-विचारित कार्य जोड़ दिए जाते हैं।

साथ ही, संक्षेप में, पेशेवर दिशानिर्देशों की पहचान की जाती है जो कार्य प्रेरणा को बढ़ाते हैं और पेशेवर आकांक्षाओं का मार्गदर्शन करते हैं।

· अपनी शक्तियों को पहचानें;

· अपनी कमियों को पहचानें.

· कैरियर को बढ़ावा देने वाले बाहरी अनुकूल कारकों को इंगित करें;

· बाहरी प्रतिकूल कारकों और खतरों को इंगित करें;

2.3. प्रबंधक के व्यक्तिगत समय की योजना बनाना। निम्नलिखित नियोजन नियम मौजूद हैं:

योजना के साथ कार्य दिवस का केवल 60% कवर करें, अप्रत्याशित समस्याओं को हल करने के लिए 20% और उन्नत प्रशिक्षण सहित रचनात्मक गतिविधियों के लिए 20% छोड़ दें;

अपने समय की खपत का सावधानीपूर्वक दस्तावेजीकरण करें ताकि आपको इसकी स्पष्ट समझ हो;

जो शुरू करो उसे हमेशा पूरा करो;

केवल उतने ही कार्यों की योजना बनाएं जिन्हें आप वास्तविक रूप से पूरा कर सकें; - योजनाओं का लचीलापन सुनिश्चित करना;

योजनाओं में न केवल कार्य, बल्कि अपेक्षित परिणाम भी तय करें;

कार्यों को पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा और समय मानक निर्धारित करें;

महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक के बीच अंतर करें और अत्यावश्यक के अत्याचार से बचें;

मामलों के पूर्ण एवं समय पर कार्यान्वयन की दृष्टि से योजनाओं की लगातार समीक्षा एवं समायोजन करना;

व्यक्तिगत समय के उपयोग की योजना बनाएं;

बड़ी समस्याओं को हल करने के लिए निरंतर बड़ी अवधि और छोटी समस्याओं के लिए छोटी अवधि आरक्षित रखें;

सुनिश्चित करें कि गैर-उत्पादक गतिविधियों पर जितना संभव हो उतना कम समय खर्च किया जाए;

वैकल्पिक रूप से योजना बनाने का प्रयास करें और सर्वोत्तम विकल्प की तलाश करें;

सहकर्मियों के साथ अपनी योजनाओं का समन्वय करें।

योजनाएँ एक वर्ष, छह माह, एक माह के लिए बनाई जाती हैं, अंतिम योजना दैनिक योजना होती है, जो साप्ताहिक योजना पर आधारित होती है। यह स्थापित करता है कि दिन के दौरान कौन से कार्य पूरे किए जाने चाहिए, और पहले से नियोजित कार्यों में गैर-विचारित कार्य जोड़ दिए जाते हैं।

1. "स्व-प्रबंधन" की अवधारणा को परिभाषित करें।

2. अपने उद्यम की संगठनात्मक संरचना में एक विशिष्ट स्थिति के उदाहरण का उपयोग करके प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया पर विचार करें:

2.1. लक्ष्यों को परिभाषित करना और समय मानदंड के अनुसार उन्हें अलग करना।

2.2. लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए व्यक्तिगत संसाधनों का निर्धारण करना।

2.3. प्रबंधक के व्यक्तिगत समय की योजना बनाना।

2.4. आत्म - संयम।

3. संगठन में स्व-प्रबंधन की प्रभावशीलता के बारे में निष्कर्ष निकालें।

स्व-प्रबंधन आपके समय का सर्वोत्तम और सार्थक उपयोग करने के लिए रोजमर्रा के अभ्यास में सिद्ध कार्य विधियों का लगातार और उद्देश्यपूर्ण उपयोग है।

कई प्रबंधक इसके परिणामों के बजाय गतिविधि की प्रक्रिया पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं। इस दृष्टिकोण के साथ वे पसंद करते हैं:

सही काम करने के बजाय सही काम करना;

रचनात्मक विकल्प बनाने के बजाय समस्याओं का समाधान करें;

परिणाम प्राप्त करने के बजाय कर्तव्य पूरा करो;

मुनाफा बढ़ाने के बजाय लागत कम करें।

सामान्य रूप से प्रत्येक व्यक्ति, और विशेष रूप से वे जो खुद को एक आयोजक-प्रबंधक के काम के लिए तैयार कर रहे हैं या पहले से ही एक हैं, को सबसे पहले एक स्थिति को बदलने में सक्षम होने की आवश्यकता है, जो बाहरी परिस्थितियों के कारण अव्यवस्थित कार्यों की विशेषता है। निर्देशित एवं साध्य कार्यों की स्थिति। यहां तक ​​​​कि जब हर तरफ से विभिन्न कार्य आप पर पड़ रहे हैं और काम बहुत अधिक है, तो लगातार समय नियोजन और काम के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के उपयोग के लिए धन्यवाद, आप हर दिन समय का एक आरक्षित आवंटन करके अपनी गतिविधियों को बेहतर ढंग से पूरा कर सकते हैं ( वास्तव में नेतृत्व कार्यों के लिए अवकाश सहित)

इस संबंध में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रबंधक द्वारा किए गए सभी कार्य निम्नलिखित तरीकों से भिन्न हो सकते हैं:

· महत्व से;

· निष्पादन की अवधि के अनुसार;

· उनके कार्यान्वयन में प्रतिभागियों की संख्या से;

· न्यूरो-भावनात्मक ऊर्जा के व्यय के संदर्भ में;

· चरित्र आदि के आधार पर

एक प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण संकेत उसके लिए आने वाले कार्यों का महत्व या महत्व है, जो एक कार्य से दूसरे कार्य में काफी भिन्न होता है।

स्व-प्रबंधन एक व्यक्ति के रूप में प्रबंधक का आत्म-विकास और उसकी व्यक्तिगत गतिविधियों का संगठन है। स्व-प्रबंधन में रोजमर्रा के अभ्यास में सिद्ध कार्य विधियों का उद्देश्यपूर्ण और लगातार उपयोग शामिल है। यह स्व-संगठन की प्रबलता की विशिष्ट स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है। विभिन्न प्रकार की समस्याओं को हल करने की दैनिक प्रक्रिया को स्व-प्रबंधन के एक चक्र के रूप में दर्शाया जा सकता है। यह पाँच कार्यों की पहचान करता है: लक्ष्य निर्धारण, योजना बनाना, प्राथमिकता देना, दैनिक दिनचर्या बनाना, साथ ही स्व-निगरानी और लक्ष्य समायोजन।

स्व-प्रबंधन का लक्ष्य अपनी क्षमताओं का अधिकतम उपयोग करना, सचेत रूप से अपने जीवन के पाठ्यक्रम का प्रबंधन करना और अपने व्यक्तिगत जीवन और काम पर बाहरी परिस्थितियों पर काबू पाना है।

किसी प्रबंधक की संगठनात्मक संरचना में एक विशिष्ट स्थिति के उदाहरण का उपयोग करके उसके व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया पर विचार करें

बिक्री प्रबंधक की दैनिक योजना

बिक्री प्रबंधक की दैनिक योजना प्रत्येक कर्मचारी के अनुभव और क्षमताओं के आधार पर तैयार की जाती है। यह योजना एक शेड्यूल के समान है और इसमें निम्नलिखित बिंदु शामिल हैं:

1. पहले से स्थापित ग्राहक आधार के साथ काम करें;

2. नए संभावित ग्राहकों की खोज और पहचान;

3. नए ग्राहकों को आकर्षित करना (नए ग्राहकों के साथ फोन पर बातचीत और बैठकें);

4. प्रतिस्पर्धियों के काम की निगरानी करना;

5. किए गए कार्य का विश्लेषण (हमारे अपने और संपूर्ण विभाग दोनों)

बिक्री प्रबंधक मासिक योजना

महीने के लिए बिक्री प्रबंधक की कार्य योजना आमतौर पर पिछले परिणाम से तैयार की जाती है। यानी, पिछले महीने की बिक्री को ध्यान में रखा जाता है और अगले महीने की बिक्री में अनुमानित वृद्धि जोड़ दी जाती है।

ऐसी योजना सावधानीपूर्वक और निष्पक्ष रूप से तैयार की जाती है, क्योंकि महीने-दर-महीने भिन्न नहीं होता है - एक काफी शानदार हो सकता है, जबकि दूसरा बहुत मामूली भी हो सकता है। इसलिए, वे औसत मान लेते हैं और पता लगाते हैं:

· उत्पादों की मात्रा जो पहले से स्थापित ग्राहकों को बेची जा सकती है;

· आप अपने मौजूदा ग्राहकों के लिए बिक्री को वास्तव में कितना बढ़ा सकते हैं;

· नए ग्राहकों को ढूंढना और आकर्षित करना कितना संभव है और उन्हें कितना उत्पाद बेचा जा सकता है।

प्रबंधकों के लिए प्रत्येक बिक्री योजना किसी कर्मचारी के काम को सक्षम रूप से व्यवस्थित करने, उसके कार्य समय के हर मिनट का सही और कुशलता से उपयोग करने, सौंपे गए कार्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने, उन्हें पूरा करने और यहां तक ​​कि पिछले परिणामों में उल्लेखनीय सुधार करने और निश्चित रूप से बिक्री वृद्धि में वृद्धि करने में मदद करती है।

विकल्प 4

· संगठन की गतिविधि का प्रकार कपड़ा उत्पादों की बिक्री और आपूर्ति है।

संगठन बेलारूसी टेक्सटाइल प्लांट का डीलर है। बिक्री पूरे रूस में की जाती है।

मुख्य लक्ष्य प्रतिस्पर्धी मूल्य पर उच्च गुणवत्ता वाले कपड़ा उत्पादों की डिलीवरी है।

· हमारे संगठन की एक रैखिक संरचना है. इस संरचना की विशेषता इस तथ्य से है कि प्रत्येक प्रभाग के प्रमुख पर एक प्रबंधक होता है जो अपने अधीनस्थ कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी कार्यों को नियंत्रित करता है।

उसके निर्णय ऊपर से नीचे तक शृंखला में प्रसारित होते हैं।

· यह छोटे व्यवसाय के प्रबंधन के लिए एक सरल संरचना है।

सीईओ

काम को करने से पहले उसकी सावधानीपूर्वक योजना बनानी जरूरी है. सेल्स मैनेजर का काम कोई अपवाद नहीं है। न केवल कंपनी की बिक्री का स्तर, बल्कि कर्मचारी का बोनस भी गतिविधियों की उचित योजना पर निर्भर करता है। इस लेख में, हम यह पता लगाएंगे कि बिक्री प्रबंधक के लिए कार्य योजना को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए, और प्रबंधकों के लिए बिक्री योजना का एक उदाहरण भी प्रदान किया जाए।

बिक्री प्रबंधक की गतिविधियों की योजना बनाना आमतौर पर उस व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो कंपनी की बिक्री और विकास के उच्च स्तर को प्राप्त करने में रुचि रखता है (यह या तो कंपनी का प्रमुख है या)।

बिक्री प्रबंधक की कार्य योजना को मासिक बिक्री योजना और दैनिक कार्य योजना में विभाजित किया जा सकता है।

मासिक योजना

मासिक बिक्री योजना कई संकेतकों के आधार पर निर्धारित की जाती है:

• पिछले महीने की बिक्री का स्तर.
• मौजूदा ग्राहकों को अतिरिक्त बिक्री के कारण बिक्री की मात्रा में वृद्धि संभव है।
• नए ग्राहकों को आकर्षित करने से बिक्री की मात्रा में वृद्धि संभव है।

मासिक योजना बनाते समय, आपको बाजार की स्थितियों का निष्पक्ष मूल्यांकन करने की आवश्यकता है न कि प्रबंधकों के लिए असंभव कार्य निर्धारित करने की।

दिन के लिए योजना बनाएं

बिक्री प्रबंधक की दैनिक योजना कंपनी और उसके संचालन की विशिष्टताओं और तरीकों को ध्यान में रखकर तैयार की जानी चाहिए। लेकिन इसके संकलन का सिद्धांत सार्वभौमिक है और इसका प्रयोग हर जगह किया जा सकता है।

"कठोर" और "लचीले" कार्य

इस सिद्धांत का सार कार्यों को कठोर और लचीले में विभाजित करना है। "कठिन" कार्य वे कार्य हैं जिनके लिए तत्काल समाधान की आवश्यकता होती है और वे एक निश्चित समय अवधि से बंधे होते हैं। इसमे शामिल है:

• सुबह और शाम की योजना बैठकें।
• नियुक्तियाँ करना और कॉल करना।
• सम्मेलन, वार्ता.

"लचीले" कार्य वे हैं जिनके निष्पादन का समय कड़ाई से विनियमित नहीं है। हालाँकि, उनके पास तथाकथित समय सीमाएँ भी हैं - पूरा होने की समय सीमा। इसलिए, यह अभी भी उन्हें पहले से करने लायक है, लेकिन "कठिन" कार्यों को करने से मुक्त समय में। इस प्रकार में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

• रिपोर्ट और दस्तावेज़ीकरण तैयार करना.
• ईमेल के माध्यम से ग्राहकों के साथ संचार.
• निर्माण एवं वितरण.
• प्रशिक्षण और उन्नत प्रशिक्षण (यदि आवश्यक हो और कार्य घंटों के दौरान अनुमति हो)।

एक बिक्री प्रबंधक के लिए दैनिक कार्य योजना तैयार करने का पहला चरण सभी "कठिन" कार्यों को उचित समय अंतराल में दर्ज करना है। इसमें कार्य योजना बनाना सबसे सुविधाजनक है, क्योंकि यह आपको किसी विशिष्ट कार्य को सहेजने और भविष्य में इसे दोबारा नहीं बनाने की अनुमति देता है।

"लचीले" कार्यों का परिचय

कार्य योजना में "लचीले" कार्यों को जोड़ने से पहले, आपको उन्हें तात्कालिकता और इष्टतम कार्यान्वयन के अनुसार रैंक करना चाहिए। "कठिन" कार्यों के बीच तत्काल अंतराल में, आपको सबसे महत्वपूर्ण "लचीले" कार्यों को शामिल करने की आवश्यकता है और उसके बाद ही कम महत्वपूर्ण कार्यों की योजना बनाएं।

"कठिन" कार्यों के बीच तत्काल अंतराल में, आपको सबसे महत्वपूर्ण "लचीले" कार्यों को शामिल करने की आवश्यकता है और उसके बाद ही कम महत्वपूर्ण कार्यों की योजना बनाएं।

कार्यों को उनके लिए इष्टतम समय पर पूरा करने से आप उन्हें हल करने में लगने वाले समय को कम कर सकते हैं। ऐसे कार्य को हल करने के लिए इष्टतम समय का एक उदाहरण दिन के पहले भाग में संभावित ग्राहकों से संपर्क करना है। यह नियम आपको कार्यस्थल पर संपर्क व्यक्तियों को ढूंढने की अनुमति देगा। जब आपको अन्य समस्याओं का समाधान करने की आवश्यकता हो तो आपको कार्य दिवस के अंत तक कॉल बंद नहीं करनी चाहिए।

संभावित ग्राहकों को कोल्ड कॉलिंग के बाद, आपको इच्छुक पार्टियों को पेश किए जाने वाले उत्पादों या सेवाओं को प्रस्तुत करना शुरू कर देना चाहिए।

दिन के अंत में, आपको कागजी काम छोड़ देना चाहिए: अनुबंध और वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार करना, अगले दिन के लिए कॉल की योजना बनाना। यह इस तथ्य से उचित है कि दिन के अंत में, कर्मचारी जल्दी से अपना नियमित काम निपटाने का प्रयास करेंगे। साथ ही, कर्मचारियों की जल्द से जल्द घर पहुंचने की इच्छा ग्राहकों के साथ संचार की गुणवत्ता को प्रभावित नहीं करेगी।

बिक्री प्रबंधक की कार्य दिवस योजना

• 9.00-9.30 - सुबह की योजना बैठक।
• 9.30-9.45 - कॉल की तैयारी।
• 9.45-14.00 - संभावित ग्राहकों को "ठंडी" कॉल।
• 14.00-16.00 - इच्छुक पार्टियों के लिए उत्पाद प्रस्तुतिकरण, भागीदारों के साथ बैठकें, सम्मेलन, सेमिनार।
• 16.00-16.30 - अगले दिनों के लिए बैठकों और प्रस्तुतियों की नियुक्ति।
• 16.30-17.30 - सीआरएम भरना, वाणिज्यिक प्रस्ताव तैयार करना, कल के लिए कॉल योजना बनाना।
• 17.30-18.00 - शाम की योजना बैठक, दिन के काम के परिणामों का सारांश।

संक्षेप में, यह कहा जाना चाहिए कि नियोजन कार्य से उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि हो सकती है और डाउनटाइम से बचा जा सकता है। बिक्री विभाग में एक उचित रूप से स्थापित योजना प्रणाली प्रबंधकों को अपने समय का प्रबंधन करना सिखाएगी, जिससे नियोक्ता और प्रबंधक दोनों को लाभ होगा।

बिक्री प्रबंधक के कार्य की उचित योजना संगठन के स्थिर विकास की कुंजी है।

4.1. प्रबंधक के लिए व्यक्तिगत लक्ष्य निर्धारित करना।

4.2. प्रबंधक के कार्य की योजना बनाने की विधियाँ।

4.3. मामलों की प्राथमिकता चुनना, प्राथमिकता के सिद्धांत।

4.4. दीर्घकालिक, वार्षिक, चंद्र और वर्तमान (परिचालन) योजनाएँ।

4.5. प्रबंधन कार्य की योजना बनाने और उसे निष्पादित करने के तर्कसंगत तरीके और साधन। एक प्रबंधक के लिए व्यावहारिक सलाह.

बुनियादी अवधारणाओं:लक्ष्य नियोजन, योजनाओं का वर्गीकरण, प्रबंधकों के लक्ष्यों के लिए आवश्यकताएँ, प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाने के तरीके, दीर्घकालिक योजना, वार्षिक और मासिक योजना, योजना पर खर्च किए गए समय का युक्तिकरण, परिचालन योजना, योजना की प्रक्रिया के चरण एक संसाधन के रूप में समय, विशिष्ट प्रकार के कार्यों पर खर्च किए गए समय का विश्लेषण, योजना और समय आरक्षण के नियम, प्राथमिकता कार्यान्वयन के सापेक्ष कार्यों की प्राथमिकता निर्धारित करने के सिद्धांत, पेरेटो सिद्धांत के अनुसार प्राथमिकताओं के बारे में निर्णय लेना, आइजनहावर मैट्रिक्स, एबीसी विश्लेषण , पारंपरिक और कंप्यूटर नियोजन उपकरण

एक प्रबंधक के लिए व्यक्तिगत लक्ष्य निर्धारित करना

अपने कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए, प्रबंधक को अपने काम को तर्कसंगत रूप से व्यवस्थित करना चाहिए।

एक प्रबंधक के कार्य का वैज्ञानिक संगठन निम्नलिखित क्षेत्रों को शामिल करता है:

■ प्रबंधक, उसके प्रतिनिधियों और अन्य प्रबंधन कर्मचारियों के बीच विशिष्ट कार्य और जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए समय का तर्कसंगत वितरण;

■ श्रम नियोजन और प्रबंधक के कार्य समय का मानकीकरण;

■ प्रबंधन कार्य करने के तर्कसंगत तरीकों और साधनों का उपयोग;

■ अधीनस्थों के कार्य पर नियंत्रण का तर्कसंगत संगठन।

इन निर्देशों के कार्यान्वयन से प्रबंधक को अपनी शक्तियों का कुछ हिस्सा अधीनस्थों को सौंपकर समय का तर्कसंगत उपयोग करने और अपने काम में उच्च उत्पादकता प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।

कई प्रबंधकों, विशेषकर शुरुआती लोगों के असंतोषजनक कार्य का कारण प्रबंधन करने में असमर्थता है। ऐसे प्रबंधक सभी कार्यों को स्वतंत्र रूप से पूरा करने, सभी बैठकों के लिए समय पर पहुंचने, सभी आगंतुकों का स्वागत करने, उद्यम के सभी मुद्दों पर गहराई से विचार करने आदि का प्रयास करते हैं। वे काम पर सबसे पहले पहुंचते हैं और सबसे बाद में निकलते हैं। वहीं, कई काम अधूरे रह जाते हैं। एक नेता जो चीजों को प्रबंधित करना नहीं जानता, वह रोजमर्रा की कई चिंताओं का भविष्य देखने में असमर्थ है। अंततः, उसके कार्य की दक्षता न्यूनतम है। परिणामस्वरूप, स्वयं, अधीनस्थों के प्रति असंतोष और स्वयं की क्षमताओं में आत्मविश्वास की कमी की भावना आती है।

लक्ष्य नियोजन- गतिविधि के अंतिम परिणाम को निर्धारित करने वाले लक्ष्यों के आधार पर प्रबंधक के व्यक्तिगत कार्य की योजना बनाना। जैसा कि आप जानते हैं, किसी भी गतिविधि का एक लक्ष्य होना चाहिए और उसे पहले से तैयार की गई योजना के अनुसार किया जाना चाहिए। यह बात पूरी तरह से मैनेजर पर लागू होती है. योजना प्रबंधन के एक कार्य के रूप में, लक्ष्य निर्धारित करना और उन्हें प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करना है।

लक्ष्य- यही वह चीज़ है जिसके लिए कोई प्रयास करता है, एक बेंचमार्क जिसे हासिल करने की आवश्यकता है। यह अंतिम परिणाम निर्धारित करता है. यह समझना महत्वपूर्ण है कि इसका मतलब यह नहीं है कि हम क्या करते हैं, बल्कि इसका मतलब यह है कि हम इसे किस लिए करते हैं। लक्ष्य एक चुनौती है जो कार्रवाई को प्रेरित करती है; यह संगठन की कुछ विशेषताओं की एक विशिष्ट स्थिति है, जिसकी उपलब्धि वांछनीय है। और इस संगठन की सभी गतिविधियाँ इसी के अधीन हैं। यहां तक ​​कि काम करने का सबसे अच्छा तरीका भी बेकार है अगर हम पहले से स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं करते हैं कि हम क्या प्रयास कर रहे हैं। बदले में, लक्ष्य निर्धारित करने के लिए, आपको भविष्य के बारे में सोचने की ज़रूरत है। लक्ष्य यह स्पष्ट करता है कि आपको किस दिशा में आगे बढ़ना है। लक्ष्यों के महत्व को कम करके नहीं आंका जा सकता।

लक्ष्य गतिविधियों की योजना बनाने के लिए शुरुआती बिंदु हैं, संगठनात्मक संबंधों के निर्माण का आधार हैं, प्रेरणा प्रणाली उन पर आधारित है और संगठन में उपयोग की जाती है। इसके अलावा, लक्ष्य व्यक्तिगत कर्मचारियों, विभागों और समग्र रूप से संगठन के प्रदर्शन की निगरानी और मूल्यांकन की प्रक्रिया में शुरुआती बिंदु हैं।

लक्ष्य निर्धारित करना उसे साकार करने के लिए अपने कार्यों का सचेतन निष्पादन है। यह एक सतत प्रक्रिया है, क्योंकि प्रबंधक की गतिविधियों के दौरान यह स्पष्ट हो सकता है कि कुछ पैरामीटर बदल गए हैं, जिससे लक्ष्य बदलने की आवश्यकता होती है। लक्ष्य निर्धारण में ही उद्यम की गतिविधियों और उसके सफल भविष्य का आधार निहित है। यदि किसी प्रबंधक के पास कोई सचेत लक्ष्य है, तो प्रबंधक की सभी अचेतन शक्तियों को इसी दिशा में निर्देशित किया जाता है, अर्थात लक्ष्य महत्वपूर्ण क्षेत्रों में शक्तियों को केंद्रित करने का काम करते हैं।

प्रबंधक के लक्ष्यों को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

1. लक्ष्य प्राप्त करने योग्य होने चाहिए। आमतौर पर उनमें एक विशिष्ट कॉल होती है। लक्ष्य हासिल करना आसान नहीं हो सकता, लेकिन वे अवास्तविक और प्रबंधक की क्षमताओं से परे नहीं हो सकते। अवास्तविक लक्ष्य प्रबंधक को हतोत्साहित करते हैं और दिशा खो देते हैं, जो संगठन की गतिविधियों पर नकारात्मक प्रभाव डालता है।

2. लक्ष्यों की विशिष्टता और मापनीयता।

3. लक्ष्यों का एक विशिष्ट समय क्षितिज होना चाहिए। उन्हें कड़ाई से परिभाषित समय सीमा के भीतर हासिल किया जाना चाहिए। इन समय-सीमाओं का उल्लंघन स्थापित लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता माना जा सकता है।

4. लक्ष्यों की असंगति (लक्ष्य एक दूसरे के अनुरूप होने चाहिए)।

इसलिए, प्रबंधक के कार्य की योजना बनाने की प्रक्रिया प्रबंधक की व्यक्तिगत लक्ष्यों की पसंद से शुरू होनी चाहिए।

व्यक्तिगत लक्ष्य निर्धारित करने में तीन चरण शामिल हैं:

1. लक्ष्य परिभाषित करना.

सबसे पहले, एक नेता को यह निर्धारित करना होगा कि वह व्यक्तिगत और पेशेवर रूप से क्या हासिल करना चाहता है।

2. निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने की संभावनाओं का विश्लेषण।

इस स्तर पर, आपको अपनी शक्तियों और कमजोरियों का विश्लेषण करना चाहिए, जो आपके लक्ष्यों को प्राप्त करना आसान या अधिक कठिन बना सकती हैं, साथ ही आपके लक्ष्यों और उपलब्ध संसाधनों के बीच पत्राचार का भी विश्लेषण करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक विदेशी आर्थिक गतिविधि के लिए किसी कंपनी के उपाध्यक्ष का पद हासिल करने का पेशेवर लक्ष्य निर्धारित करता है। हालाँकि, इसके लिए किसी विदेशी भाषा का ज्ञान आवश्यक है। उसे यह निर्धारित करना होगा कि लक्ष्य प्राप्त करने के लिए कौन से संसाधन (समय, सामग्री, भाषा सीखने की क्षमता) होंगे।

3. लक्ष्यों का स्पष्टीकरण और विशिष्ट निरूपण।

आगे की योजना बनाने के लिए केवल यथार्थवादी लक्ष्य ही छोड़ना आवश्यक है। उन्हें स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए और एक समय सीमा होनी चाहिए। इसमें दीर्घकालिक (जीवनकाल), मध्यम अवधि (5 वर्ष तक) और अल्पकालिक (एक वर्ष तक) लक्ष्य निर्धारित करने का प्रस्ताव है। लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, वे अपनी श्रम योजना शुरू करते हैं।