Теперь можно собрать команду опытных специалистов из разных стран, открывая новые возможности и перспективы для развития бизнеса. Но как выстроить коммуникацию с виртуальной командой и добиться эффективной работы от людей, которых ты никогда в глаза не видел? О своём опыте создания эффективных удалённых команд рассказывает Роб Роусон, сооснователь программ учёта рабочего времени Тайм Доктор и Staff.com .
Ещё на старте проекта, когда запускали Тайм Доктор, договорились с партнером Лиамом Мартином о создании бизнеса и управлении им удаленно. Даже если наша компания и вырастет до размеров Google - офиса у нас все равно не будет. Программа учета рабочего времени Тайм Доктор создаёт технологии для учета рабочего времени и контроля удаленного персонала. Вместо того, чтобы «тренироваться на кошках», проверяем разработки на себе. Поэтому, знаем, как никто другой, все нюансы организации и управления виртуальной командой, и все те сложности, с которыми сталкивается бизнес.
Как правило, стартап сталкивается с тремя слабыми местами: организация рабочего процесса, коммуникация с сотрудниками и их мотивация. Именно эти проблемы можно сделать сильными сторонами бизнеса, построенного на удаленной модели. Главное - изменить мышление, и не «цепляться» за офисные стереотипы.
Проблема : При удаленной системе сложно понять, работает ли сотрудник над задачей или решает свои личные проблемы. В офисе он на виду, в любой момент можно вживую пообщаться о проекте.
Решение : Автоматизируйте бизнес с помощью приложений и программ.
В нашей компании вся бумажная «волокита» и бюрократия максимально автоматизирована. Это позволяет не увеличивать аппарат менеджмента, обходиться теми силами, что есть и получать отличный результат. Система управления штатом, отчетность потраченного персоналом времени, начисление зарплат, перевод денег, GPS-трекинг - наши собственные разработки.
Работая удаленно, большинство сотрудников легко закрываются в собственном панцире и включают режим «хоть бы никто не тревожил». Программа учета рабочего времени Тайм Доктор избавляет владельца бизнеса от необходимости постоянно проверять, все ли члены команды работают. Программа самостоятельно создаст отчет и предоставляет его в виде скриншотов с экрана компьютеров, показывает, какие сайты и приложения используются подчиненными, куда и на какие таски потрачено время. Как правило, только наличие этих программ стимулирует коллег работать дисциплинированно, ответственно и на результат.
Управление маркетинговыми проектами ведём в Basecamp, задания разработчиков - в Jira. Рабочие документы храним в приложении Google Drive. Благодаря интеграции приложений с программой учета времени (их более 30 - с учет времени работы в Asana , ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.) задачи появляются в интерфейсе «Тайм Доктора», приступив к работе, коллеги включают таймер, а по завершению - нажимают стоп. Таким образом, видим, сколько времени и над каким вопросом трудился человек.
Проблема : Утверждение каждого шага с владельцем бизнеса отнимает много времени и снижает эффективность конкретного сотрудника, тормозит развитие компании в целом.
Решение : Метод CEO Flow
Книга Аарона Росса «Predictable Revenue» помогла пересмотреть мои взгляды на иерархию и опробовать результативный метод CEO Flow.
Идея простая - один начальник не всегда может эффективно давать указание абсолютно всем сотрудникам. Иногда персонал больше понимает в ситуации и может принять более правильное решение для компании. Они находятся ближе к делу и являются более гибкими, знают собственные возможности и ограничения. Владелец бизнеса всегда заинтересован в менеджерах с большим потенциалом, которые развиваются, двигаются вперед, реализовывают интересные идеи, выводя фирму на уровень выше. Сотрудники, которые не берут на себя ответственность за принятие своего решения - тупеют и трансформируются в ненужный ресурс.
CEO Flow - долгосрочная стратегия, где нужно направлять глобальный ход мыслей персонала в нужную для компании сторону. В иерархии CEO Flow каждый член команды должен чувствовать себя мини-CEO. Таким образом, решения принимаются быстро, менеджеры чувствуют себя значимей, их уровень удовлетворенности выше, рабочие процессы текут стремительнее. Во многих успешных компаниях разрешено сотруднику принимать решения в пределах определенного бюджета самостоятельно. Например, в нашей компании персоналу не требуется подтверждение свыше, если цена вопроса менее 50 долларов. Скажу вам прямо: наделив таким полномочием менеджеров, люди работают эффективней, проекты реализовывают быстрей.
Если говорить о Тайм Доктор, автономную систему внедрили в самом начале нашего пути. Безусловно, не стоит исключать наличие ошибок, совершенных коллегами. Но если честно, в такой модели мы наблюдаем больше позитива, нежели отрицательных последствий. Например, один наш сотрудник захотел обогатиться знаниями в области SEO. Он сам предложил посвятить этому часть своего рабочего времени. На перспективу нашей компании действительно нужна была помощь в необъятном пространстве оптимизации. Получилось, что менеджер не просто преуспел, он помог отделу SEO добиться масштабных результатов.
Проблема : Личная коммуникация эффективней, нежели виртуальная.
Решение : С удаленной командой нужен "over-communication" - в два раза больше общения через каналы связи.
С таким большим штатом, состоящим из 80 человек, большинство коллег друг друга никогда не видели. Мы являемся одной из первых серьезных компаний в мире без центрального офиса и считаем, что затеваем некую новую волну в IT индустрии, набивая шишки, приобретая опыт и улучшая коммуникацию с удаленной командой.
Пытаемся нанимать и распределять сотрудников по двум главным для нас часовым поясам - Филиппины и Канада. Такой подход помогает коллективу выстроить правильную взаимосвязь - общение происходит чаще в два раза, чем в компаниях, где все работают в одном пространстве.
Ежедневную коммуникацию выстраиваем в онлайн чате на платформе Slack. Здесь у нас есть определенные каналы, где обсуждение вопросов разделяется по темам - рабочим и чилл-аут (что не связано с работой). Видеоконференции устраиваем через Google Hangouts.
Один раз в неделю организовываем “coffee breaks”- сообщаем двум сотрудникам, что у них совпала произвольная 15-ти минутная встреча за чашечкой кофе и обсуждение любых тем, кроме работы. Не обсуждать работу получается редко т.к всегда накапливаются вопросы к любому из сотрудников. Еженедельно с каждым сотрудником СЕО проводят личные совещания, подбивая отчеты о проделанной работе и устанавливая цели на неделю вперед.
Ежемесячно проводим открытые Q&A сессии, где команда получает ответы от учредителей на любые вопросы. Встречи отделов собираем 2 раза в году - девелоперов в Европе, а те, кто ответственный за продажи, поддержку, маркетинг - прилетают на Филиппины.
Для учредителей и тим-лидеров установлены свои правила коммуникации: “inbox zero policy”. Им нельзя моментально реагировать на все письма. В приоритете - срочные, второстепенные письма архивируем, решаем, по мере накопления, настраиваем фильтры Gmail.
Если нет постоянного общения с командой, теряется контроль. Нет контроля - нет прибыли
Для мотивации разбросанных по всему миру специалистов используются классические приемы в виде карьерного и личностного роста, достойной зарплаты, социальных привилегий.
Сотрудник сам выбирает, чем хочет заниматься в компании, если не нравится определенная деятельность - смело может перейти в другой отдел.
Ещё работник ежемесячно использует 2 полных рабочих дня на самообучение. Он сам выбирает - курсы по повышению квалификаций или прочтение полезной литературы. Учебный материал утверждается в начале каждого квартала для каждого сотрудника по отдельности. Интересные моменты, взятые из учебы в последствии обсуждаются со всей командой. Предоставляем коллегам фул-тайм - 15 оплачиваемых рабочих дней в году. Удобно, что служащему не нужно отпрашиваться в отпуск заранее, за пару месяцев. Если ему надо уйти прямо завтра - он просто предупреждает об этом. Раз в три года оплачиваем сослуживцам любой курс личностного развития, не связанный с работой.
А если заболел - компания высылает подарок из-за границы, оплачивает госпитализацию.
Ну и самая привлекательная “плюшка” удаленной работы - служащий сам выбирает когда ему работать - в выходные, днём или ночью. Главное - трудиться 160 часов в месяц.
Напоследок скажу, что схема ведения бизнеса с каждым днём стремительно меняется. Чтобы оставаться в числе лучших и сильных компаний, зарабатывающих огромные состояния и делающих мир лучше - необходимо держать руку на пульсе и шагать в ногу со временем. Все мы наблюдаем, как вектор бизнеса движется в сторону Интернета. А это означает, что завтра-послезавтра все больше российских предпринимателей пересмотрят свои взгляды на бизнес, откроют онлайн офисы и возглавят удаленные команды. Поэтому, использование тайм-трекеров с каждым днём становится просто необходимостью. Программа учёта рабочего времени отслеживает движения мыши, активность клавиатуры, запущенные приложения. В это время сотрудники находятся на пике продуктивности.
Общая коммуникация и тимбилдинг: Slack - рабочий чат, Yammer - закрытая социальная сеть для сотрудников.
Звонки и встречи: Skype, GoToMeeting и Google Hangouts. Кстати, мы написали статью о том как сравнивали Slack как аналог скайпа .
Управление проектами: маркетинг - Basecamp, разработчики - Jira.
Для быстрой организации встреч - Calendly.
Для дизайнеров: Mural и Invision (визуальная коммуникация: комментарии, правки, идеи). Zeplin (для совместной работы дизайнеров и девелоперов - проблемный момент во многих командах).
Эффективная команда способна показывать выдающиеся результаты. Наша компания работает на рынке, который поделен между крупными игроками и при этом в последние годы сжимается. В этих сложных условиях мы демонстрируем ежегодный рост оборота на 60%. Как добиться от сотрудников высоких результатов, предоставив им при этом свободу действий?
Дмитрий Утробин,
коммерческий директор, «Манн, Иванов и Фербер»
В этой статье вы прочитаете:
Для чего необходима организация удаленной работы
Как работать без офиса
Как правильно контролировать удаленных сотрудников
Как не допустить выгорания сотрудников
Книжный рынок России в последние годы стагнирует, объем продаж в прошлом году существенно сократился почти в полтора раза. Наша компания небольшая и молодая: издательство было создано в 2005 году. Тем не менее мы успешно развиваемся и открываем новые направления бизнеса. В этом помогает особый подход к организации удаленной работы .
Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.
Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.
Наша компания изначально ориентировалась на работу без офиса; в момент создания издательства это было логичное решение для небольшого предприятия, желающего сэкономить на аренде помещения. Спустя годы развития мы по‑прежнему придерживаемся принципа удаленной работы в компании: у компании есть офис, но постоянно в нем находятся только четыре сотрудника, а остальные приезжают на совещания и деловые встречи. Основная часть персонала, в том числе сотрудники коммерческого отдела, работает там, где удобно, и в то время, которое приносит наибольшую отдачу. Этот принцип позволяет нам действовать эффективнее конкурентов, привязанных к офису и графику работы.
Удаленная работа подходит практически всем специалистам, занятым интеллектуальным трудом, за редким исключением. Наша компания почти в полном составе работает удаленно, и это доказывает, что специфика деятельности слабо влияет на выбор модели «хоум-офис». Единственный отдел, сотрудники которого постоянно присутствуют в офисе, - это бухгалтерия: она обеспечивает внутренний и внешний документооборот.
Когда я пришел в компанию на должность директора по продажам, долго не мог смириться с тем, что мои сотрудники сидят по домам и непонятно чем занимаются. Процесс моего перехода к удаленной работе был эволюционным. Сначала я потребовал для себя рабочее место, и мы с моим руководством пришли к компромиссу: три дня я работал в офисе, а два - дома. Сейчас бываю в офисе только тогда, когда это необходимо, - за неделю могу появиться там всего один раз для совещания с сотрудниками.
С удаленным сотрудничеством сегодня сталкиваются почти все компании, у которых есть отдел продаж. Успешные сейлз-менеджеры бóльшую часть времени проводят на встречах: они должны общаться с клиентами, обычно на их территории, то есть удаленно. Зачем тогда заставлять их посещать офис, арендовать помещение, покупать оборудование и думать о том, кто будет обслуживать всю эту инфраструктуру? Все, что нужно менеджеру по продажам, - это возможность оставаться на связи, иметь доступ к CRM и базам данных. Современные ИТ-решения удовлетворяют этим требованиям.
Организовываем удаленную работу. Хочу подчеркнуть, что удаленный офис не предъявляет каких-то специфических требований к программному обеспечению. Наша компания применяет информационную систему «1С», и сотрудники пользуются ею через удаленный рабочий стол. Если бы мы работали в офисе, доступ был бы организован точно так же.
Нас часто спрашивают, как мы работаем с бумажными оригиналами документов. Счет или договор создается в нашей информационной системе, один из бухгалтеров в офисе распечатывает документ, ставит на нем печать и подпись, а курьер отвозит его клиенту. Специалист не должен заботиться о подобных рутинных вещах - это задача более низкого уровня, ее можно и нужно делегировать.
Организуем рабочий процесс. Многие наши сотрудники выбирают свободный график и решают свои задачи круглосуточно, а не только в стандартное рабочее время. Исключение составляют сотрудники отдела продаж: они менее свободны в выборе, поскольку ориентируются на график работы клиентов. Вместе с тем наши покупатели присутствуют во всех регионах страны, в разных часовых поясах - и у нас не возникает проблем с тем, чтобы связаться с клиентом, например, во Владивостоке в удобное для него время.
Для координации действий мы проводим регулярные встречи раз в неделю. Каждое подразделение собирается отдельно. Я провожу совещание сотрудников коммерческого отдела по пятницам: мы обсуждаем, что сделали за прошедшую неделю, что не смогли сделать и почему, строим планы на следующую неделю. Работники, которые не могут приехать в офис (например, они живут в другом городе), подключаются к совещанию через Skype.
Нормально выполнять обязанности вне офиса мешает прежде всего внутренний барьер, а не отсутствие технических возможностей. Удаленная работа в компании налагает ограничения только на сотрудников, все остальное происходит так же, как и в обычных компаниях. При таком режиме сотрудник должен быть способен сам себя контролировать, ему не нужен надсмотрщик.
Добиться самоотдачи от сотрудников легко: главное, чтобы человеку очень нравилось то, чем он будет заниматься в компании. Работники эффективно действуют тогда, когда не разделяют жизнь и работу, готовы выполнять обязанности круглосуточно и таким образом самореализуются. Как к этому прийти? Нужно нанимать правильных людей.
Ищем кандидатов. Тех, кто нам подходит, на рынке труда немного. Мы не сможем завтра же нанять 30 человек, поскольку ищем уникальных сотрудников. Поэтому обратная сторона эффективности нашей компании - сложный процесс поиска работников, мы очень долго закрываем вакансии. На поиск специалиста в коммерческий отдел уходит от двух до шести месяцев. Очень высок и процент отсева: в зависимости от типа вакансии мы получаем 200–300 резюме, а предложение о сотрудничестве делаем лишь одному-двум соискателям.
Подбором сотрудников на удаленное сотрудничество занимается HR-отдел. Сначала в качестве основной площадки для размещения вакансий мы выбрали портал HeadHunter. Мы продолжаем им пользоваться, и он остается главным каналом привлечения, но с точки зрения конверсии кандидатов в сотрудники этот сайт малоэффективен. Сейчас большое внимание мы уделяем внутренним платформам. В последнее время начали использовать и узкие специализированные каналы, например сообщества специалистов. Эффективным оказалось размещение вакансий в группе «Хорошие люди» в социальной сети «ВКонтакте», в блоге Алены Владимирской (создателя HR-агентства для ИТ-отрасли Pruffi), на сайте Galima HR. Из этих источников приходит целевой трафик кандидатов с высокой конверсией.
Чтобы сократить затраты на обработку большого количества резюме, мы изменили подход к отбору кандидатов: раньше просто публиковали описание вакансии, а сейчас дополнительно размещаем тестовое задание. Это позволяет уже на начальном этапе подбора отсеивать бóльшую часть нецелевых кандидатов. Теперь мы проверяем качество выполнения тестового задания и только потом, если оно нас устраивает, изучаем резюме. Входящий поток значительно уменьшился и стал целевым.
Определяем требования к соискателям. Главное условие, на которое мы ориентируемся при отборе сотрудников на удаленную работу в компании: человек должен соответствовать нашей корпоративной культуре. Мы ищем не набор компетенций, а людей с определенной жизненной позицией, потому что «неправильные» люди дорого обходятся компании. Часто определяем, подходит ли нам кандидат, по тем книгам, которые он читал, - это помогает выявлять общность наших позиций, взглядов на мир. Хотя ключевым параметром при найме является все же отношение соискателя к работе: его навыки должны быть на хорошем уровне. Как правило, мы не берем людей, которых нужно будет учить, что делать, - мы ищем тех, кто будет говорить, что делать нам.
Отбираем кандидатов. Процедура найма для всех вакансий строится примерно одинаково. Сначала кандидат должен выполнить тестовое задание - это первичный фильтр. Для каждой должности есть набор профессиональных навыков. Наш будущий сотрудник должен адекватно оценивать свое место в мире, понимать, какую работу он будет выполнять, и обладать навыками, необходимыми на данной позиции: скажем, для менеджера по продажам это умение общаться с клиентами, для маркетолога - способность анализировать информацию. Если результаты тестового задания, выполненного кандидатом, нас впечатлили - а таких людей гораздо меньше, чем откликнувшихся на вакансию, - мы переходим к следующему этапу, на котором нужно понять, сможет ли соискатель влиться в нашу команду: проверяем соответствие кандидата нашей корпоративной культуре. Выяснить, подходит ли человек компании, можно только при личной встрече, которая в нашем случае мало похожа на традиционное собеседование.
Проводим собеседование. Моя задача в ходе разговора с кандидатом - понять, что это за человек, что ему нужно от жизни, интересно ли нам будет вместе. Помимо этого, собеседование преследует и другую цель. Есть люди, которые профессионально пишут резюме, хорошо выполняют тестовые задания и успешно проходят традиционные собеседования, а мне нужно сделать так, чтобы соискатель показал свое истинное лицо. Поэтому я задаю необычные вопросы, нехарактерные для стандартного собеседования.
Обычно в начале встречи я говорю: «Вам может показаться, что я задаю странные вопросы, но я делаю это потому, что мы с вами за час-полтора, по сути, «женимся» и будем проводить над совместной работой больше времени, чем каждый со своей второй половинкой». Когда кандидат на удаленное сотрудничество в ходе традиционных собеседований отвечает на рутинные вопросы, это не дает информации о нем. Я стараюсь задавать такие вопросы, которые выведут собеседника из зоны комфорта. А иногда стрессовый фактор и не нужен: достаточно просто поговорить о том, что увлекает человека в жизни, и ты видишь, что у него загораются глаза.
Например, приходит кандидат, который, казалось бы, никакого интереса для организации не представляет. Смотришь его резюме: работал в компаниях, которые не впечатляют, занимался откровенной чепухой. Однако раз он дошел до этого этапа, значит, выполнил тестовое задание, и моя задача - понять, почему он хорошо его сделал и чем может быть полезен компании. Для этого нужно выяснить, что он собой представляет, добиться того, чтобы он раскрепостился, рассказал, что ему нравится и что его вдохновляет. При необходимости я даю некоторую информацию о себе - это помогает собеседнику раскрыться, он начинает мне доверять.
Через такое собеседование проходят все сотрудники. В последнее время я делегирую эту функцию руководителям отделов, чтобы они научились выбирать себе подчиненных. Итоговое собеседование с кандидатами провожу сам, но последнее слово все же остается за руководителем отдела. Моя цель - составить мнение и показать руководителю отдела, что он упустил, или ответить на его дополнительные вопросы о соискателе.
Адаптируем нового сотрудника. Если кандидат прошел стадии отбора и собеседования, то с высокой долей вероятности наше мировоззрение совпадает, поэтому ему не приходится долго приспосабливаться к работе в компании. Мы добиваемся, чтобы сотрудник вне зависимости от должности понимал, как устроен наш бизнес, как формируется прибыль, и осознавал, что эту прибыль нам приносят не дистрибьюторы или агенты, а клиенты. На начальной стадии мы уделяем адаптации максимальное внимание: нужно все объяснить новичку и наблюдать за его действиями. Если результат не соответствует ожиданиям, сразу даем обратную связь: «Мы ожидаем таких показателей работы, а у тебя получаются вот такие. Давай разберемся почему». Если это повторяется систематически, значит, сотрудник не на своем месте - нужно его переместить или заменить.
Специфика организации удаленной работы проявляется только в том, что в первое время необходимо провести с новым работником много личных встреч - больше, чем с сотрудниками, которым уже полностью доверяешь. Кроме того, все новички обязательно приходят в офис, знакомятся с коллегами, чтобы для них человек не был картинкой на экране монитора; сотрудники должны знать друг друга лично и наладить хороший контакт. Если работник находится в другом городе, то приезжает к нам на один или несколько дней.
Через нашу систему найма проходят только те, кто способен работать без контроля, поэтому мы не следим за тем, чем занимаются сотрудники. В любой час дня кто‑то может работать, а кто‑то - заниматься личными делами. В десять утра один сотрудник идет на тренировку в спортзал, другой звонит клиенту, а третий отводит ребенка в детский сад. Однако мы точно знаем, что все они достигают целей, которые мы перед ними ставим, в сроки, о которых мы договорились. Нам не нужно сидеть над сотрудниками и наблюдать, как они работают: мы ориентируемся на результат, а не на процесс.
Сейчас наша система материальной мотивации предполагает выполнение общего плана продаж, а не индивидуального. Тем не менее у каждого сотрудника есть свой план: это может быть количество приведенного трафика, степень конверсии или объем продаж. Однако переменную часть вознаграждения сотрудники получают только при достижении общего результата - это обеспечивает командную работу. Плохие работники не задерживаются в команде; их не надо заставлять работать, а нужно увольнять. Вместе с тем даже в сильной команде уровень сотрудников разный. Мы не равняем их: размер постоянной и переменной части зарплаты у каждого сотрудника индивидуальный.
Избежать переработок - самая трудная задача. Если сотрудникам очень нравится то, чем они занимаются, велик риск, что они будут работать слишком много и быстро перегорят. Помогает только личный контроль: если мы видим, что человек перерабатывает, то проводим профилактическую беседу.
Наша компания регулярно сталкивается с этой проблемой, у нас и сейчас есть сотрудники, которые часто перерабатывают. Это видно, например, по тому, когда и как часто работник отвечает на письма: если первое письмо он отправляет мне в начале рабочего дня, а последнее - в четыре часа утра и в середине дня тоже явно занят, то очевидно, что он работает больше, чем нужно. Такого сотрудника нужно контролировать; скорее всего, в какой-то момент ему надо будет предложить пойти в отпуск. Однако сначала нужно выяснить, в чем причина переработок. Часто это связано с неумением расставлять приоритеты: когда сотрудники работают удаленно, они не видят, сколько текущих задач у коллег, и дают им новые задания. Как правило, количество входящих задач у наших сотрудников всегда больше, чем они могут выполнить. Некоторые не умеют отказываться от «лишних» заданий - тогда нужно показывать им, как расставлять приоритеты в работе.
При удаленной работе в компании важно разделять обязанности и личную жизнь - у каждого это происходит индивидуально. Кто‑то принципиально не отвечает на письма в субботу и воскресенье. Я проверяю почту в эти дни, но не отвечаю, чтобы не стимулировать остальных к работе в выходные. Есть те, кто заканчивает работу в шесть часов вечера. Мы знаем, какого графика придерживаются сотрудники, каждый из них волен определять часы доступа самостоятельно.
Концепцию удаленной работы впервые сформулировал в 1972 году американский ученый Джек Ниллес. Он решал задачу, как разгрузить движение в часы пик, и предложил «белым воротничкам» работать из дома по телефону. Такой способ организации делового процесса он назвал «телеработой».
Дмитрий Утробин окончил Московский государственный университет геодезии и картографии (МИИГАиК) в 1998 году по специальности «оптотехника». За три года работы в издательстве добился увеличения показателей прироста продаж. Увлекается спелеологией, участвует в экспедициях в самые глубокие пещеры мира.
«Манн, Иванов и Фербер» - книжное издательство, специализирующееся на бизнес-литературе. Штат - 90 сотрудников. Основные клиенты - крупные книжные интернет-магазины и торговые сети. Годовой оборот в 2013 году составил 440 млн руб. Официальный сайт - www.mann-ivanov-ferber.ru
Андрей Спектор
2015-08-15 в 19:27Привет, друзья!
А вы когда-то замечали что работа в офисе не всегда дает сконцентрироваться? То летучка, то сотрудники решили проконсультироваться по какому-то вопросу или коллега захотел рассказать забавную шутку. И как тут можно не отвлечься? Думаю многие поняли о чем я говорю. Этого можно избежать другим образом организовав работу. За границей все больше начинают использовать удаленную рабочую силу. Организация удаленной работы сотрудников стала для них привычным делом. А наши руководители еще на этапе осторожного вхождения в это неизведанное русло.
Но, на самом деле, оно уже не только хорошо изведано, а и прекрасно работает. Нужно только тщательно изучить информацию по данному вопросу. Чем мы и займемся в данной статье. Вы думаете, что она будет интересна только опытным работодателям? Нет, ведь организовать свой бизнес удаленно может даже небольшая группа друзей, которые занимаются фрилансом.
Работодатели почему-то часто уверены, что без их зоркого глаза все сотрудники просто перестанут исполнять свои обязанности. Крис Хоффман на этот счет сказал: «Если мы перестаём доверять сотрудникам значит, мы ошиблись при найме.» Ведь работник должен самостоятельно себя мотивировать и организовывать. А если у него это прекрасно получается, то переход на удаленную работу станет для него скорее плюсом, чем минусом. Сотрудник сможет работать там, где ему удобно и комфортно. Сможет успевать решать важные дела днем, и не отпрашиваться от начальства, объясняя насколько ему необходимо отсутствовать эти несколько часов. И можно привести таких примеров огромное количество. Все это те , за которые сотрудник будет благодарен своему работодателю.
В помощь работодателям, для удаленной проверки сотрудников, создано большое количество специальных программ. Знаете о таких? Например, контролировать «продажников», можно установив на их компьютер crm-систему. Она запрограммирована для учета клиентов и сделок в отделе продаж. Вот несколько ссылок на такие программы: http://www.on-crm.ru/ , http://yoolla.ru/ . часто устанавливают для контроля штатных сотрудников, но при удаленной работе, она становится просто незаменимой. Работники будут вносить все действия и результаты по каждому клиенту, которые можно легко проверить, набрав номер клиента и обсудив с ним качество работы сотрудника.
Работодателям кажется, что требуемую безопасность можно обеспечить только в офисе. Хотя это совсем не так, сегодняшние технологии позволяют спокойно делать это и удаленно. Главное составить для сотрудника четкий свод правил, которого он должен придерживаться. Например:
Еще одним страхом для работодателя является возможность несвоевременного ответа сотрудника на важные в этот момент вопросы. Я вообще плохо отношусь к тому, что во многих компаниях, считается нормой консультироваться посреди рабочего дня по любым всплывшим в ходе работы вопросам. Согласны со мной? Для этого должно быть выделено определенное время, когда сотрудники и руководитель обмениваются важной информацией. А если дело крайней важности, то только в таком случае можно отвлекать сотрудника от его непосредственной работы.
В удаленном режиме можно проводить онлайн-совещания в указанное время . А также можно элементарно созвониться с удаленным сотрудником, когда нужен его срочный совет или ответ.
Отечественным работодателям почему-то кажется, что они первые задумываются над созданием удаленного бизнеса. А то что такие крупные компании как IBM, eBay, Microsoft, Intel, Cisco, Mersedes-Benz уже давно пользуются услугами удаленных сотрудников им мало известно. Правда? — Ничего, таких организаций с каждым годом становится все больше, поэтому скоро страхи начинающих руководителей удаленных компаний будут таять на глазах.
Руководителям, которые уже имеют слаженный коллектив, работающий в офисе уже несколько лет, можно начинать с малого — попробуйте перевести в статус удаленного работника хотя бы одного/двух сотрудников. Если вы увидите, что они будут справляться со своими обязанностями в таких условиях, то можете уже серьезно задумываться над организацией удаленной работы компании.
Начиная с кризиса 2008 года, в Украине стали появляться первые удаленные компании. « » привлекали работодателей своей экономностью в плане содержания и всесторонней выгодой. Но тогда технологический прогресс был еще не настолько интенсивным, и только крупные компании могли позволить себе содержать удаленных работников. Программное обеспечение и IT-инфраструктура в то время требовала больших затрат.
Сегодня устроить такой бизнес намного проще. Все что сейчас требуется от удаленного работника — это ноутбук и выход в интернет. Сохранение и обмен важными документами сейчас происходит через «облачные» ресурсы. Поэтому ваше местонахождение уже не настолько важно. Главное, чтобы вы были на связи, а нужные документы с помощью интернета будут всегда под рукой. Обсуждение с сотрудниками рабочих вопросов можно проводить, как по электронной почте, так и с помощью конференц-звонков.
Контактировать с клиентами на расстоянии можно с таким же успехом. Для него может стать большим удивлением, что ваш сотрудник работает из дома, ведь таким же образом, он мог бы общаться с ним из офиса. Поэтому разницы для клиентов нету, разговаривают они со штатными или удаленными сотрудниками. Важно только то, чтобы работник был квалифицирован и умел распоряжаться своим временем. А у вас есть такие люди на примете?
В сегодняшнее нестабильное время, многим руководителям выгоднее перевести часть сотрудников в статус удаленных. Обеспечить большое количество работников всеми нужными условиями теперь становится все тяжелее. Арендовать крупные площади и оплачивать колоссальные коммунальные услуги для того, чтобы обеспечить комфорт своим работникам, становится все более убыточным для бизнеса. Поэтому единственным выходом для таких фирм, в данном случае, является перевод части сотрудников на удаленную деятельность.
Руководители компании «Киевстар» поделились своим мнением об удаленной работе и эффективности своих сотрудников с таком статусе.
Как выяснилось, удаленные работники более креативные и результативные. Поскольку они имеют возможность обустроить свое рабочее место, таким образом, чтобы увеличить свою продуктивность. В офисе у них не было такого выбора, они все были в стандартных условиях. А удаленно, каждый сотрудник подстраивает свое рабочее место под себя. Так как от их эффективности зависит их заработная плата, они организуют для себя максимально комфортное рабочее место и график.
Удаленная работа подходит целеустремленным и ответственным сотрудникам. А ваши работники обладают такими чертами характера? Перед приемом на такую должность, нужно обязательно пройти дополнительную проверку на соответствие данным качествам. Такой способ заработка дает работникам возможность всегда чувствовать движение, не расслабляться, а также не терять вкус к жизни.
А как вы относитесь к мотивации? Думаю в скором будущем, удаленных работников в нашей стране станет намного больше. Поскольку, как вы видите, плюсов у этой формы бизнеса больше, чем у стандартного офисного режима.
Любознательные читатели, подписывайтесь на обновления моего блога и делитесь полезной информацией с друзьями. А завтра я порадую вас еще более интересной статьей.
Всем пока, друзья!
Тысячи людей уже читают блог, почему тебя еще нет среди них?
(системный интегратор)
По данным компании HeadHunter, в настоящее время всего лишь 1% процент вакансий в России предлагает возможность удаленной работы. Несмотря на столь незначительную цифру, для многих компаний, особенно представителей малого и среднего бизнеса, перевод сотрудников на полостью удаленную работу или организация возможности удаленной работы для штатных сотрудников, может стать отличным решением с точки зрения оптимизации рабочего процесса и управления персоналом.
На собственном опыте рассказываем, как технически организовать возможность удаленной работы, и какие плюсы это дало нашей компании и сотрудникам.
1. Экономия
Согласно исследованиям, компания-работодатель экономит до 3% прибыли, переведя на удаленную работу всего лишь 20% сотрудников. Такая экономия достигается за счет снижения расходов на арендную плату (уменьшается площадь офиса) и амортизацию рабочего места (не нужно покупать офисную мебель, канцелярию и прочее). Например, в связи с изменившимися жизненными обстоятельствами некоторые наши сотрудники не смогли работать в обычном офисном ритме, поэтому мы перевели их на постоянный удаленный режим. Для нас – это возможность сохранить ценного для компании сотрудника и сэкономить на рабочем месте; для них – возможность работать из комфортного места по удобному графику.
2. Расширение возможностей
Прошли те времена, когда для слаженной работы коллектива, необходимо было собирать в одном офисе всех сотрудников. В современном мире прекрасно развиваются стартапы, которые продвигают удаленные «бойцы». Настоящие профессионалы своего дела, коммуникативные, мотивированные, увлеченные проектом и заинтересованные в результате, способные творить чудеса, находясь даже на разных континентах.
Директор по маркетингу школы английского языка EnglishDom специально для подписчиков блога Pressfeed поделилась лайфхаками компании, как в EnglishDom работают с удаленной командой.
Давайте знакомиться! Я Маргарита, директор по маркетингу в школе английского языка EnglishDom. В этой статье с удовольствием поделюсь с вами полезной информацией о том, как добиться эффективной работы онлайн-команды. Я уверена, что удаленная работа – это будущее онлайн-бизнеса. Как же правильно организовать свою команду и уверенно управлять всеми процессами на расстоянии?
На личном примере
Выход на новые рынки – задача глобальная, требующая детальной проработки. EnglishDom – образовательный проект, его можно смело раскручивать в разных странах и городах. Когда мы стали подсчитывать, сколько финансов потребуется для того, чтобы организовать работу филиалов и региональных офисов, мы поняли, что удаленная команда – это наш выбор. Со временем мы убедились, что выбор был верным и у такой модели бизнеса невероятные перспективы!
Команда профессионалов
Многие профессионалы своего дела ушли от офисной работы и готовы к сотрудничеству в онлайн-режиме. Для работы на удаленной основе можно найти истинных мастеров своего дела: программистов, дизайнеров, копирайтеров и других специалистов. Если создать для них комфортные условия, можно собрать действительно классную команду, способную решить любые поставленные задачи.
Офис без границ
Удаленная работа имеет множество неоспоримых преимуществ. У ваших сотрудников отпадает необходимость ежедневно выполнять квест «доберись до офиса», на который часто уходит немало времени. Отпадает необходимость проводить утомительные собрания, организовывать обеды и кофе-брейки, выслушивать жалобы о том, что менеджеры по продажам частенько мешают айтишникам сосредоточиться. Работая удаленно, каждый сотрудник самостоятельно выбирает комфортное для себя место работы: одному нравится трудиться дома за компьютером, другому – в антикафе с ноутбуком, а третьему – с планшетом на пляже в Турции. И это личный выбор каждого – никаких ограничений!
Чем вы рискуете?
Конечно, не все так безоблачно, как кажется с первого взгляда. Существуют определенные риски при организации удаленного «офиса». У вас нет возможности отслеживать посещаемость сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс. Поэтому нужно мотивировать работников таким образом, чтобы они были заинтересованы в самостоятельном контроле своих действий. Это поможет повысить продуктивность команды. В EnglishDom мы используем следующие методы.
Коммуникации + отчеты
Для эффективной удаленной работы самое главное – правильно настроить коммуникацию между работниками и грамотно распределить функции. К примеру, одним сотрудниками достаточно общения с их непосредственными руководителями и отделом, а другим – необходима связь с другими подразделениями. Для общения удобно пользоваться Skype, Slack или Telegram, выстраивать задачи лучше в Trello, а хранить отчеты и другую общую документацию команды – на Google Диск. Существенно облегчает задачу тот факт, что все эти сервисы можно интегрировать между собой.
Команда мечты
Чтобы добиться суперрезультатов, при подборе сотрудников надо обращать внимание на некоторые моменты. Когда мы создавали команду EnglishDom, мы искали людей, которые действительно живут своим делом, у которых блеск в глазах и огненный мотор в сердце. Нам не нужны были «труженики», которые просто отрабатывают часы и не хотят вливаться в коллектив. Наши работники – это дружная команда, которая с удовольствием общается не только в рамках совместных проектов.
Эмоции + позитив
Эмоции должны занимать особое место в жизни вашего коллектива. Руководителю совсем не сложно кинуть в общий чат вдохновляющее видео или нарядиться в честь Хэллоуина, Нового года или любого другого праздника и провести в таком виде онлайн-конференцию. Именно эмоции и внимание к каждому работнику повышают командный дух, включают креативность, помогают ставить амбициозные задачи и укрепляют коллектив.
Отдых + обучение
EnglishDom ставит крутые цели, мы растем и активно развиваемся. Поэтому мотивируем наших сотрудников не только денежными вознаграждениями. К примеру, по пятницам мы «встречаемся» в Skype, обсуждаем последние новости, делимся интересной информацией на всевозможные темы: новые фильмы и сериалы, вебинары и тренинги и т.д. Довольно часто в процессе общения рождаются классные идеи, которые сразу хочется протестировать и пустить в ход.
Еще один прекрасный способ мотивировать своих сотрудников – это помогать им учиться, развиваться и совершенствовать свои навыки. Полезные статьи, ссылки на интересные курсы, вебинары или посты в Facebook – это несложно. Каждый участник команды, развиваясь, сможет решать больше задач и приносить больше пользы всему коллективу.
Помощь новичкам
Чаще всего удаленная работа привлекает тех, кому становится тесно в стенах офисов, кто готов проявлять инициативу, работать над самодисциплиной и принимать ответственность за свои действия. Это амбициозные, нацеленные на успех специалисты. Но нужно понимать, что даже для таких людей начало пути в компании может быть нелегким. Поэтому проследите за тем, чтобы новичкам не приходилось самостоятельно принимать важные решения, чтобы у них были кураторы, которые помогут избежать ошибок и влиться в коллектив.
Полный вперед!
Удаленная работа и командный дух никак не противоречат друг другу. Как вы уже поняли, все можно организовать и решить. Для начала рекомендую собрать в онлайн-формате небольшую группу работников – до 5 человек. Старайтесь выбирать действительно ценных сотрудников, которые будут приносить ощутимую пользу вашему проекту и всему коллективу. Предоставьте своей команде возможность общаться, делиться опытом и лучше узнавать друг друга. Именно так коллеги становятся настоящими друзьями, могут решить задачи любой сложности и достичь невероятных целей. Желаю вам успехов и процветания!
P.S. EnglishDom дарит всем пользователям Pressfeed промокод на год бесплатного обучения английскому языку онлайн.
