Редкая организация может обойтись в своей работе без кассовых операций, проводя все расчеты в безналичном порядке. И даже сейчас, когда все кругом компьютеризируется, остаются операции, когда без общения с наличными не обойтись. Самый распространенный случай – получение наличной выручки от покупателей. Да и мелочевка набегает – то подотчетник долг возвратил, то наоборот – на канцтовары деньги нужны и т.д.

Как ни крути, а оформление кассовой книги остается вопросом, которой неизменно задает себе каждый бухгалтер-новичок, столкнувшись с операциями по кассе. Об этом и пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга – это бухгалтерский регистр, который помогает отразить движение наличных денежных средств в кассе организации (унифицированная форма № КО-4). В него записывается информация о поступлении и выбытии денег в кассу.

Основной регламентирующий документ здесь – Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Бланк кассовой книги для знакомства и распечатки .

Ведение кассовой книги – обязанность кассира, а контролирует его главный бухгалтер. Если нет отдельного кассира, то книгу ведет бухгалтер, на которого возложена обязанность учета наличных.

Структура кассовой книги

Лист распечатанной кассовой книги состоит из двух частей:

— собственно кассовой книги;

— отчета кассира (к нему потом подшиваются ПКО и РКО, ведомости, доверенности).

Независимо от того, в каком виде ведется книга, кассир должен заносить информацию в нее сразу после совершения кассовой операции – приходной или расходной, когда у него на руках есть первичный документ (ПКО или РКО). В бумажных книгах записи удобно вести под копирку, чтобы они отражались и в книге, и в отрывном отчете.

По окончании дня информация, внесенная в книгу, проверяется и выводится остаток на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги

Вы можете вести кассовую книгу в бумажном виде или в электронном. Если вы выбрали первый вариант, то кассовую книгу типографского изготовления вы можете купить в магазине, или распечатать самостоятельно отдельные листы книги и скрепить их.

Мы можете вести кассовую книгу только в электронном виде. Если вы ее подпишете электронной подписью, распечатывать книгу не нужно. Если у вас нет такой возможности, то при наличии операций за день распечатывайте в конце дня заполненный листок книги. Отрезную часть книги (отчет кассира) кассир сдает бухгалтеру (при наличии такового) вместе с ПКО и РКО. Листы самой кассовой книги собирайте в отдельную папку.

При использовании программы 1С: Бухгалтерия для введения бухгалтерского учета, оформление кассовой книги происходит автоматически. Она формируется в программе по введенным документам. Ваша задача – своевременно распечатывать ее, причем на печать выводятся на отдельных листах кассовая книга и отчеты кассира.

Как заполнить расходный кассовый ордер, . Как правильно провести инвентаризацию кассы, .

А кто занимается ведением кассовых операций в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу . (ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40)

При этом, если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны еще иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста (ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ, утв. Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. N 745).

Обратите внимание! Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью, нет исключений для «упрощенки» и индивидуальных предпринимателей (п.4 ст 346.11 НК РФ).

Теперь обо всем по порядку.

Касса - «изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег». В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир . Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: « в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя»). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения – на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.

В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).

Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы . Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.

Выдача денег под отчет .

Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору – он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать под отчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.

Проверка кассовой дисциплины .

Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

Кассовая книга .

Ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

Если вы ведете книгу в электронном виде (рекомендую), то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов за год.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть – квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.

Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер – к банковской выписке.

Примеры состава кассовой книги .

1. В банке получены деньги на выплату зарплаты.

Расходный кассовый ордер (выдача денег кассиру на выплату зарплаты) 1шт

Расчетно-платежная ведомость на выплату зарплаты 1шт (их может быть несколько)

Вкладной лист кассовой книги 1 шт

Отчет кассира 1шт, к нему подшивается:

Приходный кассовый ордер (на поступление денег из банка в кассу) 1шт

Расходный кассовый ордер - столько штук, сколько получателей, если каждому работнику выдаются деньги по расходному кассовому ордеру

2. Работник вернул неиспользованные подотчетные суммы

Вкладной лист кассовой книги 1 шт

Отчет кассира 1шт, к нему подшивается:

Приходный кассовый ордер (на поступление в кассу от работника) 1шт

Расходный кассовый ордер (выдача денег кассиру или другому работнику для внесения на р/с) 1шт

Скачать формы можно ниже .

До недавнего времени всех интересовал вопрос, как сшивать кассовую книгу – порядок ведения должен был знать как индивидуальный предприниматель, так и юридическое лицо. Но с лета 2014 года порядок ведения кассовой книги индивидуальных предпринимателей больше не беспокоит.

Кассовая книга

Прежде всего, давайте разграничим понятия кассового аппарата и кассовой книги. Аппарат – это специальная машинка, которую используют для учета поступления наличных средств. Иногда его заменяют специальными бланками.

Кассовая книга - это документ, в котором фиксируются все движения средств на предприятии. То есть даже если у вас нет кассового аппарата, кассовая книга должна быть обязательно, независимо от типа налогообложения.

Кто ведет кассовую книгу

Как уже отмечалось, индивидуальный предприниматель может не вести книгу, но он все равно должен формировать ведомости по учету движения средств. А вот юридические лица должны четко придерживаться установленного порядка ведения кассовой книги.

То есть контролирующие органы не должны штрафовать индивидуального предпринимателя за отсутствие книги, но он вправе вести ее самостоятельно, если ему это удобно.

Оформление книги

Книга имеет стандартный вид, поэтому заполнение тоже должно быть стандартным. Порядок ведения кассовой книги обязывает указать на титульном листе реквизиты предпринимателя или ООО и период, когда книга будет вестись. Но в течение года можно использовать не больше года. Вам потребуется пронумеровать все страницы, у казать в ее конце их количество, а также прошить кассовую книгу.

Заполнение книги

Для заполнения книги предусмотрены разные порядки в соответствии с формой предпринимательства. Так, обычный порядок соблюдают юридические лица, не включая банки. А малые предприятия и индивидуальные предприниматели ведут ее по упрощенному порядку (УСН).

Книга должна быть подписана кассиром и бухгалтером. Но если предприниматель сам проводит все операции, то можно ограничиться его подписью. Агентская деятельность учитывается отдельными ордерами.

Ведется книга на основании таких документов:

Расчетно-платежная ведомость для учета работы и зарплаты сотрудников;
ведомость по зарплате;
;
кассовые ордеры;
документ учета движения средств за день.

В документы можно вносить правки, но возле каждой надо ставить подпись и дату, когда были внесены исправления.

В связи с новыми правилами книга заполняется так:

1. Допускается ведение кассовой документации в электронном формате, но без исправлений.

2. Второй лист книги не заполняется.

3. Единый приходный кассовый ордер можно заполнить на основании БСО, а не только лишь дневной контрольной ленты кассового аппарата.

4. Нет необходимости прописывать сумму наличных в кассовом ордере.

5. Чтобы работник получил деньги, он должен написать заявление с указанием суммы, срока выдачи средств, подписи директора и даты.

6. По-прежнему надо указывать в ведомостях, что средства депонированы, но не надо вести их реестр..

Правила оформления книги:

Наименование ООО или ИП на титульном листе с указанием периода ведения;
на каждом листе ставится дата его заполнения (полная);
данные ячейки «остаток средств на начало рабочего дня» заполняются на основании данных ячейки «остаток средств на конец дня», заполненных вчера;
при наличии кассовых ордеров надо заполнить 1-5 столбцы:

1. номер ордера;
2. инициалы и фамилия получившего или сдавшего кассу;
3. заполняется организациями;
4. в двух следующих указываются приход и расход;
5. в поле «перенос» ставится общая сумма прихода и расхода;

В незаполненных ячейках ставят прочерк;
в «итого за день» указывается приход и расход за день цифрами;
в «остаток на конец дня» ставится сумма остатка наличных, который рассчитывается так: ОНД+СПД-СРД (ОНД – остаток денег в начале дня, СПД – размер прихода за день, СРД – размер расхода за день);
подпись кассира и бухгалтера или руководителя;
количество ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

После того, как листы будут пронумерованы, необходимо сшить кассовую книгу, заверить ее печатью, подписями бухгалтера, директора. Обязательно в конце указать прописью и цифрами количество листов.

Сшивать кассовую книгу надо так:

Указать период ведения книги, проверить наличие всех страниц;
пронумеровать листы;
прошить книгу иголкой и ниткой так, чтобы концы нитки оказались на последней странице, связать их и приклеить к листу чистыми бумажными прямоугольниками;
приклеить отдельный фрагмент бумаги с указанием количества пронумерованных и прошитых страниц, заверенных печатью листов и поставить подпись руководителя и бухгалтера.

Особенности кассовой книги

Если вопрос, как прошить кассовую книгу решается просто, то в связи с новыми правилами появились некоторые особенности ведения книги. Если книгу ведет индивидуальный предприниматель, он не должен заполнять поле «номер корреспондирующего счета». Также он не обязан фиксировать лимит остатка наличных, в отличие от юридического лица. Это же может не делать малое предприятие, то есть то, которое имеет не более 100 сотрудников и выручку не больше 400 млн за год.

Хоте при выдаче заработной платы это правило не действует. Тем более, что ликвидировать сумму выше указанной можно в течение пяти дней.

Юридическое лицо обязано оформлять расходные и приходные ордера, учитывать все движение средств. Индивидуальные предприниматели могут этим не заниматься.

Правда, по новым правилам юридическим лицам гораздо проще вести кассовые документы. Единственное, чего не коснулись изменения – вопроса, как сшивать кассовую книгу – порядок ведения остался прежним.