Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Расходный кассовый ордер (РКО) выписывается в одном экземпляре ответственным за это лицом, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В заголовке РКО указывается название организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, ставится прочерк.
«Коды» выбираются из справки Госкомстата России.
«Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.
«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами:
ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату I февраля 2011 г. следует записывать так:
РКО составляется в день выдачи денег из кассы, следовательно дата, указанная в нем, и является датой выдачи денег. Пример заполнения РКО приведен на с. 170.
Записи в 1рафах «Дебет» и «Кредит» заносит бухгалтер, который обрабатывает этот первичный документ.
В графе «Дебет, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, в котором выдаются денежные средства (если таковое имеется), например отдел магазина, конкретная торговая точка.
В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которою отражается выбытие денежных средств из кассы организации.
В графу «Дебет, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации.
В графу «Кредит» заносится номер счета, по кредиту которого выдаются денежные средства.
В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), выдаваемую из кассы организации.
В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использования выбывших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.
В строке «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются денежные средства в дательном падеже. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.
В строке «Основание» указывается содержание финансовой операции.
В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом сумму рублей указывают прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек - цифрами.
Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.
При заполнении РКО следует соблюдать тот же принцип при записи даты, что и в ПКО. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.
Например, в графе «Сумма» указано 1400-00. Следовательно, в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. 00 коп.»
Если же в графе «Сумма» указано 1400 -. то в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча четыреста руб. - коп.». Перед словом «коп.» следует поставить прочерк.
По строке «Приложение» указывают прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых из кассы выдаются деньги. Если денежные средства выдаются сотруднику сторонней организации, то им обязательно должна быть представлена доверенность от своей организации на получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к РКО или ведомости.
Все РКО до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Каждая страница журнала регистрации разделена на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графы 1-4), другая - для регистрации расходных (графы 5-8).
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.
РКО может не быть подписан руководителем предприятия, если его разрешительная резолюция имеется на прилагаемых к документах (заявлениях, счетах и т.п.).
При получении РКО кассир обязан проверить:
· наличие и подлинность на документе подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
· правильность оформления документов;
· наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований РКО оформляют заново.
Перед получением денег из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а копейки (если они указаны) - цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой.
При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке РКО кассир записывает наименование и номер, дату и место выдачи документа. Это могут быть паспорт, военный билет, водительские права, пропуск в организацию, т.е. любой документ при наличии в нем фотографии и подписи владельца.
Следует заметить, что реквизиты документа указываются независимо от того, является получатель денег представителем сторонней организации или своим сотрудником. Никаких исключений здесь не предусмотрено.
Если документ, заменяющий РКО, составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, не производится.
После выдачи денег по РКО кассир заполняет строку «Выдал кассир», где расписывается и указывает фамилию и инициалы.
Документы, приложенные к РКО, кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. РКО остается в кассе. Выдача РКО или заменяющих их документов на руки лицам, получившим деньги, запрещается.
Кассовые операции в первую очередь зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку получить денежную наличность можно только при наличии денежных средств на расчетном счете.
Право на получение денежных средств наличными организацией оформляется посредством выпискиденежного чека. Форма денежного чека законодательно не установлена, поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму, сохранив при этом обязательные реквизиты. Чтобы получить чековую книжку организация должна подать соответствующее заявление в банк, который осуществляет расчетно-кассовое обслуживание ее расчетного счета. Обычно в чековой книжке содержится 25 или 50 страниц, каждая из которых состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации.
Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.
Заполняется чек только от руки (шариковой ручкой или чернилами) и одним почерком (т.е. одним человеком).
Заполняя лицевую сторону, следует избегать ошибок и помарок, поскольку в данном случае чек будет считаться недействительным. Испорченные бланки должны оставаться в чековой книжке, подклеиваться к корешку и погашаться надписью «Испорчен».
Необходимо вести журнал испорченных чеков с указанием номера чека, суммы, на которую он был выписан, а также причины невозможности его использования.
Наименование чекодателя, то есть владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер его счета проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках.
В строке «Чек... на….» указывается сумма (цифрами), на которую он выписывается. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны быть прочеркнуты двумя линиями.
В следующей строке указываются место (в некоторых банках уже бывает заполнено) и дата выдачи чека. При этом дата выдачи указывается следующим образом: число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами).
После слова «Заплатите» вписываются фамилия, имя и отчество кассира (сотрудника), на которого выдается чек, в дательном падеже, а свободное место прочеркивается двумя линиями. В следующей строке указывается прописью сумма, которую следует получить по чеку. Сумма прописывается в строке без отступов (от самого края) и с заглавной буквы, свободное место прочеркивается двумя линиями. Отступ даже на несколько миллиметров не допускается. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Если цифрами сумма в чеке была написана с использованием прочерка в графе для копеек, то запись суммы прописью заканчивается словом «рублей». Если использовалось обозначение «00 копеек», то его следует применять в сумме прописью: «Семнадцать тысяч четыреста рублей 00 копеек».
Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.
Фамилии и подписи этих сотрудников должны быть зафиксированы в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати». Обычно первая подпись принадлежит руководителю организации как распорядителю кредитов, а вторая - главному бухгалтеру. Чтобы не приостанавливать финансовую деятельность предприятия в их отсутствие, можно указать в карточке по две первых и две вторых подписи. Например: первая подпись - директор, зам. директора, вторая подпись - главный бухгалтер, зам. главного бухгалтера.
В левом нижнем углу лицевой стороны чека ставится печать организации, оттиск которой также зафиксирован в карточке. Печать не должна заходить за границы предназначенного участка.
На оборотной стороне в таблице указываются цели расхода получаемых денежных средств (в виде соответствующих им символов), а также ставятся подписи сотрудников организации-чекодателя (имеющих на то право). Далее следует подпись кассира (получателя средств) о получении на руки указанной в настоящем чеке суммы.
Нижняя часть оборотной стороны предназначена для проставления отметок, удостоверяющих личность получателя. Бухгалтер, выписывающий чек, вписывает в соответствующие строки паспортные данные лица, которому доверено получать деньги по данному чеку в расходной кассе операционного отдела банка.
Место под нижней горизонтальной чертой служит для пометок работников банка по проверке, распоряжению об оплате и непосредственно оплате наличных через расходную кассу операционного отдела банка.
Корешок остается в чековой книжке, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Лицевая сторона корешка заполняется при выдаче документа на руки кассиру организации. На ней указываются:
Сумма к получению наличными в банке;
Дата выдачи чека кассиру;
Фамилия и инициалы кассира (получателя денежных средств).
Лицевая сторона корешка должна быть подписана первой и второй подписью сотрудников организации-чекодателя, а также кассиром получателем, с проставлением даты получения.
Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который проверяет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформлению нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу и отдает ее получателю, а сам чек передает для оплаты в кассу банка.
Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий личность, отдает контрольную марку и называет общую сумму к получению.
Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке. Затем приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдает наличные получателю, который, в свою очередь, проверяет выданную сумму здесь же в расходной кассе банка.
Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может различаться. В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получения денежных средств.
Полученные в банке деньги приходуются в кассу организации приходным кассовым ордером (ПКО), после чего на оборотной стороне корешка чека проставляются номер и дата ПКО. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.
Особо следует обратить внимание на два момента :
На корешке чека, в ПКО, его квитанции и в кассовой книге должна быть одна и та же дата;
Первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека должны быть одни и те же.
Чек действителен в течение 10 дней со дня выписки.
Излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными.
Объявление состоит из трех частей:
Собственно объявление, которое остается в банке;
Квитанции, которая вручается вносителю денежных средств и на основании которой составляется расходный кассовый ордер, хранится с кассовыми документами;
Ордер, который возвращается в организацию, служит доказательством зачисления сданных денег на расчетный счет, хранится с банковскими документами.
Клиент вписывает следующие данные: дату, от кого, банк получателя, получатель, расчетный счет получателя, сумму прописью и цифрами, назначение платежа и подпись вносителя денежных средств.
Касса принимает наличные деньги на основании приходного кассового ордера , который также является первичным документом. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер, а также кассир после выполнения операции по кассовому ордеру (после приема денежных средств от вносителя). При этом вносителю денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью организации. При получении в банке денежных средств по чеку также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его на оборотной стороне корешка чека.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам: платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям, счетам, на которых ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег, в том числе и расходный кассовый ордер, подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, а также кассир, после выдачи денег по ордеру. Кроме того, расходный кассовый ордер содержит подпись получателя денег, который собственноручно указывает получаемую им сумму прописью и ставит дату получения денег. Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются по расходному ордеру при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, в частности, паспорта, данные которого заносятся в ордер. При выдаче денежных средств по доверенности, они прилагаются к кассовому ордеру. После выплаты по платежной ведомости заработной платы, на всю выплаченную сумму составляется один расходный кассовый ордер, в котором в строке «Кому» указывается: «По платежной ведомости N..»
Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:
проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.
Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:
проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
проверяет правильность оформления документов;
проверяет наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.
При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв. Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации»
Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).
После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.
Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Центральный банк России 12 октября 2011 года утвердил Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (далее - Положение № 373-П). Документ вступил в силу с 1 января 2012 года и определяет порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской Федерации в целях организации на ней наличного денежного обращения. Оно распространяется на:
Отметим, что Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, распространяется на предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности. Как видим, индивидуальные предприниматели в нем не упомянуты.
Согласно Положению № 373-П, кассовые операции – прием и выдачу наличных денег производят из кассы. Место для их проведения (то есть место расположения кассы) теперь определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель (далее – руководитель).
В соответствии с требованиями старого порядка, оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия. В Положении № 373-П такая обязанность прямо не прописана. В нем лишь указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем организации ведения установленных кассовых операций.
Таким образом, оборудовать помещение кассы в 2012 году организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению.
Кассовые операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров выбирается старший кассир.
В отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель также вправе проводить кассовые операции.
Обратите внимание, что в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого, ни чего не говорится о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими (использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244 Трудового кодекса.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).
Внимание
Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документа- ции ОК 011-93. Он утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299.
Как и раньше, кассовыми документами являются приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга.
Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу.
В отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П упоминается о ведении книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга учета денежных средств). Так, в ней отражаются операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу вносятся в момент передачи наличных денег.
Однако в Положении № 373-П ничего не говорится о ведении журнала регистрации ПКО и РКО. Напомним, что, согласно старому порядку, в этом журнале подле- жат регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу.
Оформлять кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица:
Перечисленные бумаги должны быть приложены к кассовым документам.
Как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается.
Согласно Положению № 373-П, кассовые документы подписывают:
Кассир должен иметь:
Если кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
Кассовые документы, кассовая книга, книга учета денежных средств могут оформляться двумя способами:
При этом кассовые документы распечатываются на бумажном носителе.
В Положении № 373-П порядок приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и раньше, приемом наличных денег в кассу организации (индивидуального предпринимателя) занимается кассир. При получении ПКО он проверяет:
Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.
Затем кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег.
Если вносимая сумма денег соответствует сумме, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.
Допустим, вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО. В этом случае кассир:
Если вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.
При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО оформляют на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)).
Платежным агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.
Согласно Положению № 373-П, кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости). Для этого последний должен предъявить:
Получив РКО, кассир проверяет:
Важный момент
Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблю- дением кассира полученные им наличные деньги.
При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:
В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».
Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).
Может быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем.
Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости) при последней выдаче наличных денег.
При выдаче денег по РКО кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО.
Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.
Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.
Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), работнику под отчет РКО оформляется согласно его письменному заявлению. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать:
Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Сделать это оно должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу.
Согласно действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки.
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный расчет.
Проверку авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель.
Важный момент
Порядок выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом.
Так же как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Продолжительность срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.
Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.
Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Работник пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг и. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир:
Реестр депонированных сумм содержит:
Реестры депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала календарного года.
После оформления реестра депонированных су мм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.
На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО. Его номер и дату кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Если реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяет он сам.
Как и раньше, кассовую книгу юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) ведет для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег.
Платежный агент (банковский платежный агент (субагент)) помимо этого ведет еще одну кассовую книгу для учета принятых им наличных денег.
Кассир в кассовой книге:
Кроме того, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем и подписываются тем, кто проводил эту сверку.
Листы кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются. Причем листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому такому подразделению.
Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Отметим, что, согласно требованиям старого порядка, кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Как видим, сейчас это делать не нужно.
Контроль за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
В случае ведения кассовой книги (книги у чета денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить:
Внимание
Допустим, за рабочий день не было кассовых операций, поэтому записей в кассовой книге нет. Тогда остат- ком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.
По усмотрению руководителя, при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книг и или без его распечатывания. Если лист книги у чета
денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем.
Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.
Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Обособленное подразделение после выведения на конец рабочего дня суммы остатка наличных денег передает лист кассовой книги за данный рабочий день юридическому лицу. Сделать это оно должно не позднее следующего рабочего дня. Причем передаче подлежит:
Тогда передача листа кассовой книги на бумаге может происходить согласно правилам документооборота, которые утверждены юридическим лицом.
Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.
Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой лимит самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы в 2012 году в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий он только согласовывался.
Правила расчета лимита остатка наличных денег изложены в приложении к Положению № 373-П. Согласно им, при установлении данного ограничения можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Итак, вариант первый . Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.
Вариант второй . Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).
Следует иметь в виду, что в обоих случаях расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня юридического лица, индивидуального предпринимателя. А период времени между днями сдачи в банк (получения из банка) наличных денег не должен быть более семи рабочих дней (при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней).
Пример
ООО «Альфа» реализует товары оптом. В организации установлена пятидневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье. За период с 3 октября по 30 декабря 2011 года (64 рабочих дня) ООО «Альфа» получило наличными за проданные товары 960 000 руб. Период времени между днями сдачи в банк организацией наличных денег, поступивших за проданные товары, равен семи рабочим дням.
Исходя из этих показателей лимит остатка наличных денег на 2012 год ООО «Альфа» установило в размере 105 000 руб. (960 000 руб. : 64 дн. X 7 дн.).
Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, определяет лимит с учетом наличных денег, хранящихся в этих структурных единицах. Однако если организация открыла обособленному подразделению для совершения им операций счет в банке, то лимит остатка наличных денег устанавливает данный обособленец в порядке, предусмотренном для юридического лица.
Что касается банковских платежных агентов (субагентов), то при определении лимита остатка наличных денег они не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении деятельности в соответствии с Законом от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ и Законом от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.
Хранить наличные деньги сверх лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в банках – обязанность организации (индивидуального предпринимателя).
Накопление в кассе наличных денег сверх установленного ограничения не допускается, за исключением дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера. В указанные дни входит день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в это время кассовых операций.
Внимание
Вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель лимит остатка наличных денег рас- считывают исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или из ожидаемого объема их выдач.
Свободные денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель) могут внести напрямую в банк. Так же деньги могут быть сданы для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:
Что касается обособленного подразделения, то его уполномоченный представитель помимо перечисленных выше организаций может внести на личные деньги своему юридическому лицу.
Отметим, что, согласно старому порядку, предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Пунктом 1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в:
Это штраф в размере:
Отметим, что в Положении № 373-П не содержится указаний на то, что банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций. Вместе с тем в статье 15.2 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций. Это штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.
Таким образом, сотрудники банков не освобождены от обязанности проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своих клиентов.
А.И. Самойлова, аудитор
