व्यवसाय विकास की आधुनिक गति हमें स्टार्टअप मालिकों और विश्व-प्रसिद्ध निगमों के सीईओ दोनों की उत्पादकता वृद्धि की लगातार निगरानी करने के लिए मजबूर करती है। व्यवसाय करने के नए दृष्टिकोण विकसित किए जा रहे हैं, श्रम बाजार में नियोक्ताओं की मांग बढ़ रही है, कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए विशेषज्ञों को आमंत्रित किया जा रहा है - और ये सभी उपाय यह सुनिश्चित करने के लिए किए जा रहे हैं कि कंपनी उपभोक्ताओं और ग्राहकों की नजरों में आगे बढ़े, आगे के विकास के लिए लाभ और संसाधन प्राप्त करता है।
एक उचित दृष्टिकोण के साथ, रचनात्मक तरीके वास्तव में काम करते हैं, लेकिन क्लासिक पहलुओं के बारे में मत भूलना: उदाहरण के लिए, गैर-जिम्मेदार और, इसके विपरीत, मेहनती कर्मचारियों की पहचान करना।
इस मिशन में नियोक्ता को टाइम लॉग से ज्यादा कुछ नहीं मदद मिलती है। इस दस्तावेज़ का उद्देश्य उस समय को इंगित करना है जब कर्मचारी ने वास्तव में काम किया था, और कार्यस्थल से कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान को भी रिकॉर्ड करता है, देरी, अनुपस्थिति और देरी के बारे में जानकारी नोट करता है। इतनी व्यापक कार्यक्षमता के बावजूद, कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान की रिकॉर्डिंग के लिए जर्नल कई अन्य मामलों में उपयोगी साबित होता है, मुख्य बात यह जानना है कि इसे कैसे बनाए रखा जाना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह समय पर भरा जाए। आइए निम्नलिखित लेख में इस मुद्दे के सभी विवरणों को देखें।
रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के अनुसार, नियोक्ता की जिम्मेदारियों में प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखना शामिल है। जर्नल में दर्ज आंकड़ों के आधार पर टाइम शीट भरी जा सकती है। इसके अलावा, समय लॉग समग्र परिचालन दक्षता को अधिकतम करता है।यह इस तथ्य से समझाया गया है कि यह दस्तावेज़ उन बेईमान कर्मचारियों की तुरंत पहचान करता है जो बिना किसी अच्छे कारण के अनुपस्थित हैं और/या नियमित रूप से काम पर देर से आते हैं।
प्रविष्टियाँ जिम्मेदार कर्मचारियों को भी पहचानती हैं, जिससे उचित पुरस्कार की सुविधा मिलती है और परिणामस्वरूप, उत्पादकता बढ़ती है। परिणामस्वरूप, यह स्पष्ट हो जाता है कि किसे पुरस्कृत और पदोन्नत किया जाना चाहिए, और किसे काम की गति धीमी करके अपनी नौकरी बनाए रखने के लिए अपने अनुशासन पर ध्यान देना चाहिए।
कार्य समय लॉग में, लंच ब्रेक से कर्मचारियों के प्रस्थान और वापसी का समय इसके फॉर्म में दर्ज किया जाता है, काम के घंटों के दौरान कर्मचारियों की उनके पदों पर उपस्थिति पर नियंत्रण किया जाता है, और कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय को ध्यान में रखा जाता है , जो प्रति घंटा वेतन पाने वाले कर्मियों के साथ-साथ छुट्टियों की अवधि, मातृत्व अवकाश, बीमारी, डाउनटाइम आदि के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।
और, ज़ाहिर है, दस्तावेज़ में अनुपस्थिति का उल्लेख किया गया है। रूसी संघ के श्रम संहिता पर लौटते हुए, किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी बिना किसी अच्छे कारण के पूरे कार्य दिवस के लिए अनुपस्थिति के बाद या 4 घंटे से अधिक समय तक कर्मचारी की अनुपस्थिति के कारण हो सकती है।
विशेषज्ञ के एकालाप में संक्षेपित कार्य समय का वर्णन किया गया है।
संगठन इस तरह के प्रश्न का निर्णय अपनी विशिष्टता और अपने कार्यों की दिशा के आधार पर स्वतंत्र रूप से करता है। नियोक्ता यह कार्य स्वयं कर सकता है, या वह इसे कर्मचारी की जिम्मेदारी के रूप में इंगित कर सकता है, जिसे रोजगार अनुबंध, नौकरी विवरण या विशेष आदेश में निर्दिष्ट किया जाएगा। यदि कोई अधीनस्थ कार्य समय लॉग रखने से बचता है, तो उस पर प्रशासनिक दायित्व आएगा, जिसे संबंधित अधिकारियों द्वारा सौंपा गया है।
लॉग को यथासंभव संक्षेप में भरा जाता है: आवश्यक कॉलम में प्रविष्टि की क्रम संख्या, कर्मचारी का पूरा नाम, प्रविष्टि बनाने की तिथि, कर्मचारी कार्यस्थल पर उपस्थित होने का समय और जब वह चला गया, शामिल होता है। इसके अलावा, एक अलग कॉलम में आप उस विशिष्ट स्थान को रिकॉर्ड कर सकते हैं जहां कर्मचारी गया था, साथ ही एक विशिष्ट अवधि के लिए कार्यस्थल पर उसने कितना समय बिताया था। अंतिम, अनिवार्य कॉलम जर्नल रखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर हैं।
लॉगिंग तीन तरीकों से किया जा सकता है.सबसे पहले, यह पारंपरिक दैनिक लेखांकन,जो तब लागू होता है जब कार्य दिवस को हर दिन समान घंटों द्वारा मानकीकृत और विनियमित किया जाता है। यदि यह पथ पसंदीदा है, तो आपको दस्तावेज़ में सूचीबद्ध सभी कर्मचारियों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, हर दिन लॉग भरना होगा।
दूसरी बात, वहाँ है साप्ताहिक लेखांकन, प्रासंगिक यदि कर्मचारी हर दिन काम नहीं करता हैघंटों की समान संख्या, लेकिन एक सप्ताह में वह अनुबंध में निर्धारित मानदंड पर काम करता है। जैसा कि नाम से पता चलता है, प्रत्येक कार्यसप्ताह के अंत में एक नई जर्नल प्रविष्टि दिखाई देती है।
अंत में, तीसरा, यदि किसी संगठन के किसी कर्मचारी का शेड्यूल लचीला है, तो जर्नल को सारांशित लेखांकन के रूप में रखा जाता है।उन कंपनियों के लिए जो कुछ उत्पादन करने के लिए चौबीसों घंटे काम करती हैं और/या विशिष्ट प्रकार के कार्य करने में विशेषज्ञ हैं, यह लेखांकन पद्धति सबसे इष्टतम समाधान है।
समय की अवधि जिसके दौरान एक नई प्रविष्टि दिखाई देती है, एक महीने से एक वर्ष तक होती है: यह अवधि इस तथ्य के कारण है कि ओवरटाइम कार्य समय की उपलब्धता, जो अक्सर शिफ्ट शेड्यूल के दौरान होती है, कानून द्वारा प्रति वर्ष 120 घंटे तक सीमित है। . इस प्रकार, सारांशित रिकॉर्ड रखने से कई नियोक्ताओं को रूसी संघ के श्रम संहिता का उल्लंघन करने से बचने में मदद मिलती है।
गतिशील रूप से विकासशील व्यवसाय में टाइम लॉग आवश्यक है, जिसके लिए प्रबंधन के अधिकतम अनुकूलन और सामान्य कारण के लाभ के लिए काम करने वाले कर्मियों के सख्त चयन की आवश्यकता होती है। यह न केवल कर्मचारियों के अनुशासन के स्तर को प्रदर्शित करता है, बल्कि आपको इसके आधार पर कानून द्वारा स्थापित एक अनिवार्य दस्तावेज को भरने की अनुमति देता है, साथ ही रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्धारित कार्य समय मानदंड से अधिक होने से भी बचाता है।
इस दस्तावेज़ की उपयोगिता संदेह से परे है - इसे प्रतिदिन भरने पर भी किसी अधिकृत कर्मचारी को अधिक समय नहीं लगेगा, लेकिन गैर-जिम्मेदार कर्मचारी का उपयोग करने में लगने वाला समय काफी कम हो जाएगा।
लेख में उपरोक्त सभी को संक्षेप में बताते हुए, यह ध्यान देने योग्य है कि कार्य समय लॉग रखना प्रत्येक नियोक्ता के लिए एक व्यक्तिगत मामला है।
टाइम शीट के विपरीत, जिसका उद्देश्य केवल काम किए गए घंटों को रिकॉर्ड करना है, इस दस्तावेज़ की कानून द्वारा आवश्यकता नहीं है। लेकिन इससे व्यवसाय करना बहुत आसान हो जाता है, कार्य संसाधनों की गुणवत्ता में सुधार होता है और आपके समय की काफी बचत होती है। लेकिन समय ही पैसा है, है ना?
वर्किंग टाइम लॉग की मदद से आप कंपनी के कर्मचारियों के अनुशासन को नियंत्रित कर सकते हैं। कानून प्रत्येक कर्मचारी को संगठन के आंतरिक नियमों का पालन करने के लिए बाध्य करता है।
प्रिय पाठकों! लेख कानूनी मुद्दों को हल करने के विशिष्ट तरीकों के बारे में बात करता है, लेकिन प्रत्येक मामला व्यक्तिगत है। अगर आप जानना चाहते हैं कैसे बिल्कुल अपनी समस्या का समाधान करें- किसी सलाहकार से संपर्क करें:
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ऐसा भी होता है कि किसी कर्मचारी को काम के घंटों के दौरान काम छोड़ना पड़ता है। यदि वह कमांडर को सूचित किए बिना ऐसा करता है, तो इसे अनुपस्थिति के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा। यदि बॉस को सूचित किया जाता है और जर्नल में उचित प्रविष्टियाँ की जाती हैं, तो कर्मचारी को काम से अनुपस्थित रहने के लिए कोई दंड नहीं भुगतना पड़ेगा।
यह ऐसी परिस्थितियों के लिए है कि एक लेखा पत्रिका है - प्रत्येक उत्पादन कर्मचारी द्वारा काम किए गए वास्तविक समय को सटीक रूप से निर्धारित करने के लिए इसमें प्रविष्टियां की जाती हैं।
टाइम लॉग एक नोटबुक है जिसमें कर्मचारियों के काम पर आने और जाने की अवधि दर्ज की जाती है। इन अवधियों में आवश्यक रूप से दोपहर के भोजन के अवकाश का प्रावधान शामिल है। प्रत्येक उद्यम में यह अवधि सामूहिक और श्रम समझौते के साथ-साथ ट्रेड यूनियन प्रतिनिधियों की सहायता से व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है। अपने कार्य कर्तव्यों के प्रदर्शन की अवधि के दौरान, कर्मचारी को वेतन मिलता है।
श्रम संहिता, साथ ही कुछ अन्य विधायी अधिनियम, यह निर्धारित करते हैं कि किसी उद्यम में कर्मचारी सप्ताह में 40 घंटे से अधिक काम नहीं कर सकते हैं। इस मानदंड के आधार पर, आंतरिक उत्पादन नियम विकसित किए जाते हैं, साथ ही काम पर जाने का कार्यक्रम भी विकसित किया जाता है।
समय पर काम करने या कार्यस्थल से कर्मचारी की अनुपस्थिति के सभी नोट्स लेखांकन जर्नल में दर्ज किए जाते हैं।
श्रम संहिता का अनुच्छेद 91 नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए बाध्य करता है। जर्नल से, काम के घंटों को एक विशेष टाइमशीट में स्थानांतरित किया जाता है और पेरोल के दौरान उपयोग किया जाता है।
जर्नल एक नोटबुक है जिसमें मोटे कार्डबोर्ड से बना एक सुनहरे रंग का कवर होता है, साथ ही एक पीवीसी फिल्म भी होती है, जिसे संग्रह में दस्तावेज़ भेजते समय निकालना आसान होता है। पत्रिका में मानक आकार के छेद होते हैं जिनका उपयोग हेमिंग के लिए किया जाता है।
जर्नल के शीर्षक पृष्ठ में दस्तावेज़ का शीर्षक, कंपनी का नाम दर्ज करने का स्थान, साथ ही निम्नलिखित जानकारी वाला एक ब्लॉक शामिल है:
दस्तावेज़ के पीछे एक फ़ील्ड है जो इसे प्रमाणित और सील करने की अनुमति देता है। यह महत्वपूर्ण है कि स्टांप उचित स्थान (एमपी अंकित) पर लगाया जाए और स्टिकर तथा टेप को स्पर्श किया जाए।
जर्नल को सील करना तभी आवश्यक है जब उद्यम के आंतरिक नियमों के लिए यह आवश्यक हो। कानून इस ऑपरेशन को अनिवार्य नहीं बनाता है।
लेखांकन पुस्तक में निम्नलिखित भाग होते हैं:
लेखांकन जर्नल इस मायने में अद्वितीय है कि इसमें ऐसी जानकारी होती है जो लेखाकारों और कार्मिक अधिकारियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण होती है।
कार्य समय एक निश्चित अवधि है जब किसी संगठन का एक कर्मचारी सभी नौकरी विवरणों और स्थानीय नियमों को ध्यान में रखते हुए अपनी प्रत्यक्ष नौकरी की जिम्मेदारियों को पूरा करता है।
काम के घंटे सीधे वेतन की गणना के साथ-साथ विभिन्न प्रकार के भत्तों और बोनस को प्रभावित करते हैं। इस वजह से, रिकॉर्ड रखना यथासंभव सटीक और सही होना चाहिए।
इन उद्देश्यों के लिए, एक कार्य समय लॉग है। स्वामित्व के प्रकार और स्वरूप की परवाह किए बिना, सभी संगठनों में इसके उपयोग की अनुमति है।
लेखांकन जर्नल के मुख्य उद्देश्य हैं:
आप जर्नल में इनके बारे में नोट्स भी बना सकते हैं:
काम किए गए सभी घंटों का योग करने के बाद वेतन, ओवरटाइम या बोनस की गणना की जाती है।
नमूना कर्मचारी समय लॉग:
कार्य समय की ऐसी रिकॉर्डिंग तभी संभव है जब उद्यम का प्रमुख इस आशय का आदेश जारी करे। संगठन में ऐसे दस्तावेज़ के अस्तित्व को इंगित करने के अलावा, आदेश का पाठ कार्य समय लॉग को भरने के लिए जिम्मेदार अधिकारी को भी इंगित करेगा।
यह निम्नलिखित में से एक हो सकता है:
अधिकांश नियोक्ता अंतिम विकल्प को सबसे इष्टतम के रूप में चुनते हैं। इसके अलावा, लॉग बुक उनके पूरा होने की आवृत्ति के आधार पर भिन्न होती हैं। लेखांकन साप्ताहिक, दैनिक एवं संचयी हो सकता है।
आदेश से, एक जर्नल और टाइम शीट न केवल बनाई जा सकती है, बल्कि बदली भी जा सकती है। आमतौर पर दस्तावेज़ दो भागों में तैयार किया जाता है: पहले में, प्रबंधक एक जर्नल रखना शुरू करने का आदेश देता है, दूसरे में, वह एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है।
संशोधन करने की आवश्यकता विभिन्न कारकों के कारण हो सकती है - खतरनाक परिस्थितियों और अनियमित शेड्यूल में काम के लिए, दस्तावेज़ में एक विशेष संरचना हो सकती है। इसकी पुष्टि करने के लिए, आपको एक आदेश जारी करना होगा और उचित आदेश के साथ इसकी पुष्टि करनी होगी।
लॉग रखने की जिम्मेदारी उसी कर्मचारी को सौंपी जा सकती है जो टाइम शीट रखता है या किसी और को। यहां तक कि प्रबंधक स्वयं भी लेखांकन पुस्तक रख सकता है, लेकिन किसी भी स्थिति में, इसके बारे में जानकारी नौकरी विवरण या सेवा विवरण में परिलक्षित होनी चाहिए।
एक अन्य विकल्प उद्यम के प्रबंधन से एक आदेश है। इसका मतलब यह है कि जो कर्मचारी लेखांकन जर्नल का रखरखाव करता है, वह प्रशासनिक जिम्मेदारी वहन करता है।
जर्नल फ़िलर की जिम्मेदारियों में इसमें आवश्यक प्रविष्टियाँ बनाना और उन्हें आगे के पंजीकरण के लिए स्थानांतरित करना शामिल है।
यदि जर्नल भरने वाले किसी कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है, तो प्रबंधक को एक नया जिम्मेदार व्यक्ति नियुक्त करते हुए एक नया आदेश जारी करना होगा।
क्या 2019 में टाइम लॉग रखना अनिवार्य है? टैक्स कोड के अनुच्छेद 91 में कहा गया है कि टाइम शीट (फॉर्म टी-12) बनाए रखना एक शर्त है, लेकिन लॉगबुक आवश्यक दस्तावेजों की सूची में शामिल नहीं है। उद्यम का प्रबंधन स्वतंत्र रूप से निर्णय ले सकता है कि उद्यम को इस पत्रिका की आवश्यकता है या नहीं।
खाता बही रखने से कई लाभ मिलते हैं, जिनमें शामिल हैं:
कार्य के घंटे निम्नलिखित आवृत्ति पर रिकॉर्ड किए जा सकते हैं:
अंतिम विकल्प उन संगठनों के लिए उपयुक्त है जो 24 घंटे काम करते हैं।
किसी उद्यम में कर्मचारियों को नियंत्रित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला मुख्य दस्तावेज़ लेखांकन लॉग है, लेकिन इसके साथ अन्य तरीकों का भी उपयोग किया जाता है। इनमें मैग्नेटिक कार्ड के रूप में एक इलेक्ट्रॉनिक पास शामिल है। इसकी मदद से आप कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान के समय को स्पष्ट रूप से ट्रैक कर सकते हैं।
सबसे आधुनिक तरीका बायोमेट्रिक अकाउंटिंग है, क्योंकि इसमें कर्मचारी की उंगलियों के निशान की जांच करना शामिल है।
लॉग बुक भरने के लिए कानून में कोई विशेष आवश्यकताएं नहीं हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि उन्हें आंतरिक नियमों और आदेशों द्वारा अनुमोदित किया जाए।
पत्रिका दो प्रकार से भरी जाती है। उनमें से पहला मानता है कि प्रभारी व्यक्ति सभी जानकारी भरता है, और अन्य कर्मचारी हस्ताक्षर के साथ दर्ज किए गए डेटा को प्रमाणित करते हैं। दूसरे विकल्प में, जिम्मेदार कर्मचारी डेटा कॉलम भरता है और अपना हस्ताक्षर करता है।
ये दोनों विधियाँ समान मूल्य की हैं; इन्हें पूरा करने के लिए निम्नलिखित मानकों को पूरा करना आवश्यक है:
आज जर्नल फॉर्म को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भरना संभव है। इसके लिए एक विशेष प्रोग्राम या मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग किया जाता है। आवश्यक कार्यक्रम आपूर्तिकर्ता से या तो एक निश्चित समय के लिए किराए पर या अनिश्चित काल के लिए खरीद के लिए प्राप्त किए जा सकते हैं। बाद वाले मामले में, आपको पहले की तुलना में बहुत अधिक भुगतान करना होगा।
पत्रिका का कोई सामान्य रूप नहीं होता - प्रत्येक उद्यम के पास नमूनों के आधार पर इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करने का अवसर होता है। आप नमूना कर्मचारी समय लॉग ऑनलाइन डाउनलोड कर सकते हैं। जर्नल की एक शीट को विभाजित करने वाले स्तंभों की संख्या भी भिन्न हो सकती है।
एक नियमित पत्रिका में निम्नलिखित कॉलम शामिल होते हैं:
| № | कर्मचारी का पूरा नाम | स्थिति, संरचनात्मक इकाई का नाम | कर्मचारी के हस्ताक्षर, समय | स्थानीय यात्रा की जानकारी | |||
| देखभाल | आ रहा | आगमन का समय | विदा लेने का समय | व्यापारिक यात्रा की जानकारी | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | स्मिरनोव एल.बी. | पीईओ इंजीनियर | 7.30 | 16.30 | 14.20 | 15.10 | बैंक खाते सौंपना |
यदि आवश्यक हो तो स्तंभों की सूची बढ़ाई जा सकती है। लेकिन यहां यह विचार करने योग्य है कि दस्तावेज़ कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है, और इसमें से कुछ कॉलम हटाए जा सकते हैं।
लॉगबुक पूरा होने तक जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखी जाती है।
निम्नलिखित व्यावसायिक नियमों का पालन किया जाना चाहिए:
आयत पर आपको शीटों की संख्या लिखनी होगी और उस प्रबंधक या कर्मचारी के हस्ताक्षर करने होंगे जो पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है।
ऐसे संगठन हैं जहां कर्मचारियों को काम के घंटों के बाहर व्यावसायिक यात्राओं पर भेजा जाता है। कानून अनियमित कामकाजी घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए लॉगबुक प्रदान नहीं करता है, इसलिए लॉगबुक में नए कॉलम जोड़ना संभव है। यह हो सकता है: ओवरटाइम के बारे में जानकारी, देर से आने के कारण आदि।
लेखांकन जर्नल कर्मचारियों के काम का सही आकलन करने और उनके वेतन की गणना करने के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है। इसमें केवल विश्वसनीय जानकारी होनी चाहिए। यदि डेटा भरते समय कोई गलती हो गई हो तो गलत डेटा को काट देना चाहिए और शीर्ष पर सही जानकारी लिखनी चाहिए।
नियामक दस्तावेजों से संकेत मिलता है कि उद्यम में लेखांकन लॉग, टाइम शीट और शेड्यूल को 5 वर्षों तक अभिलेखागार में रखा जाना चाहिए। यदि किसी उद्यम में काम करने की स्थिति को हानिकारक या खतरनाक कहा जा सकता है, तो ऐसे दस्तावेज़ 75 वर्षों तक संग्रहीत किए जाते हैं।
कार्य समय लॉग एक दस्तावेज़ है जो आपको श्रम मानकों का पालन करने, अर्थात् कर्मचारियों के संभावित कार्य घंटों का निरीक्षण करने की अनुमति देता है।
साथ ही, कर्मचारियों की गतिविधियों और उनके कार्य समय के उपयोग की दक्षता पर नियंत्रण रखा जाता है। यह सब स्पष्ट रूप से उद्यम की सफलता पर सकारात्मक प्रभाव डालता है।
आवेदन और कॉल सप्ताह के सातों दिन और चौबीसों घंटे स्वीकार किए जाते हैं.
क्या कर्मचारियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड रखना आवश्यक है या टाइम शीट पर्याप्त है? आपको इस प्रश्न का उत्तर, साथ ही एक नमूना पत्रिका, हमारी सामग्री में मिलेगा।
कानून के अनुसार, नियोक्ता वास्तव में कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के खंड 4)। आमतौर पर, यह एक टाइम शीट भरकर किया जाता है। इस दस्तावेज़ के रूप एकीकृत हैं:
फॉर्म टी-12 और फॉर्म टी-13 स्वीकृत। रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 05 जनवरी 2004 एन 1 "श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर।"
फॉर्म नंबर 0504421 का उपयोग करके टाइम शीट कैसे भरें
टाइम शीट के विपरीत, एक नमूना कार्य समय लॉग मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान का सही समय रिकॉर्ड करें।
इसके अलावा, पत्रिका विलंबता या अनुपस्थिति का कारण बताने के लिए एक कॉलम प्रदान कर सकती है। विवरण बताना संभव होगा बीमारी के लिए अवकाश, के लिए आवेदन अपने खर्च पर छुट्टियाँया एक व्याख्यात्मक नोट से डेटा।
डाउनलोड करने के लिए कर्मचारी समय लॉग का उपयोग करके, आप लचीले शेड्यूल या सारांशित लेखांकन के साथ कर्मचारियों को भी ट्रैक कर सकते हैं - चाहे वे लेखांकन अवधि के लिए अपना कोटा पूरी तरह से पूरा कर लें।
इसके अलावा, ऐसी पत्रिका रखना एक उपकरण है अनुशासनात्मक नियंत्रणऔर प्रेरणा. अक्सर, देर से आने वाले कर्मचारियों को फटकार लगाई जा सकती है, और इसके विपरीत, जो समय पर पहुंचते हैं, उन्हें प्रोत्साहित किया जा सकता है।
दूसरी ओर, कार्य समय लॉग आपको एक संरचनात्मक इकाई के प्रबंधकों के काम की निगरानी करने की अनुमति देता है - यदि उसके कर्मचारी देर से काम छोड़ते हैं, यानी अधिक काम करते हैं, तो यह स्पष्ट है कि उन पर काम की जिम्मेदारियों का बोझ है, श्रम का गलत वितरण है और जिम्मेदारियाँ, या कर्मियों की कमी।
यदि कंपनी के पास बहुत सारे कर्मचारी हैं अनियमित काम के घंटे, तो उनके लिए बेहतर होगा कि वे अनियमित कामकाजी घंटों, नमूना को रिकॉर्ड करने के लिए एक अलग जर्नल रखें।
चूंकि टाइम लॉग या तो बजटीय संस्थानों या वाणिज्यिक संगठनों के लिए अनिवार्य नहीं है, इसलिए कोई विकसित और अनुमोदित फॉर्म नहीं है।
प्रत्येक उद्यम जहां प्रबंधक ऐसी पत्रिका का उपयोग करके रिकॉर्ड रखने का निर्णय लेता है, उसे स्वतंत्र रूप से अपना स्वरूप विकसित करने का अधिकार है। यह दस्तावेज़ कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक रूप में भरा जा सकता है।
एक नियम के रूप में, कार्मिक लेखांकन की प्रक्रिया में, एक से अधिक जर्नल रखे जाते हैं (रोजगार अनुबंधों के लिए लेखांकन, प्रपत्र)। कार्य अभिलेखऔर इसी तरह।)। इसलिए, कार्मिक सेवा की अन्य पंजीकरण पुस्तकों की तरह ही कार्य समय लॉग तैयार किया जाना चाहिए।
निम्नलिखित कॉलमों में रिकॉर्ड रखना अधिक समीचीन है:
क्रम संख्या रिकार्ड करें
कर्मचारी का अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक नाम
पद/विभाग
काम पर पहुंचने का समय
विदा लेने का समय
कर्मचारी का हस्ताक्षर
आप अनुपस्थिति या विलंब के कारणों को रिकॉर्ड करने के लिए कॉलम, या कार्यस्थल से अनुपस्थिति की व्याख्या करने वाले दस्तावेजों का विवरण भी प्रदान कर सकते हैं।
यदि कंपनी बार-बार अनुभव करती है कारोबारी दौरे- तैनात कर्मचारी की अनुपस्थिति दर्ज करने के लिए रोजनामचा में कॉलम भी दर्ज किया जाए।
काम के घंटे दिन के हिसाब से जर्नल में दर्ज किए जाते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको या तो तारीख बताने के लिए एक अलग कॉलम प्रदान करना होगा, या प्रत्येक दिन के लिए अलग शीट का चयन करना होगा।
पत्रिका के सभी पृष्ठ पहले इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाए जा सकते हैं, और फिर हाथ से मुद्रित या नोटबुक में पंक्तिबद्ध किए जा सकते हैं। आप कर्मचारी कार्य समय लॉग का एक खाली फॉर्म भी खरीद सकते हैं या अन्य लेखांकन दस्तावेजों और रजिस्टरों के फॉर्म के साथ एक प्रिंट ऑर्डर कर सकते हैं।
संगठन के प्रमुख को, अपने आदेश से, जर्नल को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी को नियुक्त करना होगा, साथ ही उन कर्मचारियों को भी इंगित करना होगा जो उसकी अनुपस्थिति के दौरान इन कर्तव्यों का पालन करेंगे। जिम्मेदार व्यक्तियों की सूची कार्य समय लॉग नमूने में अवश्य दर्शायी जानी चाहिए
जर्नल कैसे भरें? यदि संगठन में छोटा स्टाफ है, तो आमतौर पर लॉग रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से प्रत्येक कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान के समय को रिकॉर्ड करता है। बड़ी संख्या में कर्मियों के साथ यह संभव नहीं है, इसलिए लॉग भरने के लिए आप कर्मचारियों के स्व-पंजीकरण की विधि का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, काम पर पहुंचने और छोड़ने के समय, हर कोई व्यक्तिगत रूप से एक लॉगबुक में कुछ कॉलम भरता है जो एक सुलभ स्थान (सुरक्षा पोस्ट पर, सचिव के साथ, आदि) में स्थित होता है। हालाँकि, भरे जाने वाले डेटा की सटीकता की निगरानी के दृष्टिकोण से यह विधि विश्वसनीय नहीं है।
एक अन्य विधि किसी इकाई या विभाग के प्रमुख द्वारा अपने अधीनस्थों के लिए लॉग शीट को दैनिक रूप से भरना है। रिपोर्टिंग अवधि (सप्ताह या महीने) के अंत में, प्रबंधक पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को शीट सौंप देते हैं, और वह उन्हें पंजीकरण पुस्तिका में दर्ज करता है।
कर्मचारियों के काम के घंटों का लॉग रखने का सबसे सरल और आधुनिक तरीका डाउनलोड करेंउन उद्यमों में लागू होता है जहां इलेक्ट्रॉनिक एक्सेस कंट्रोल सिस्टम का उपयोग किया जाता है, यानी कर्मचारी एक विशेष उपकरण के माध्यम से चुंबकीय कार्ड के साथ काम से आगमन और प्रस्थान के समय को चिह्नित करते हैं।
कंप्यूटर प्रोग्राम प्रत्येक कर्मचारी के लिए जानकारी को एक डेटाबेस में दर्ज करता है, जिससे कार्मिक अधिकारी या अन्य अधिकृत कर्मचारी एक निश्चित समय या अवधि में कार्यस्थल पर किसी विशेष कर्मचारी की उपस्थिति के बारे में जानकारी प्रिंट कर सकते हैं।
पत्रिका की सभी शीटों को संगठन की मुहर के साथ क्रमांकित, लेस और सील किया जाना चाहिए, और शीटों की संख्या की एक सूची के साथ एक सील बनाई जानी चाहिए। पूर्ण किए गए लॉग को संगठन के अभिलेखागार में कम से कम पांच वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए।
कार्य समय लॉग आपको उत्पादन में श्रमिकों के कार्य अनुशासन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। प्रत्येक कर्मचारी को इसका अनुपालन करना आवश्यक है।
कभी-कभी कर्मचारियों के जीवन में ऐसे समय आते हैं जब उन्हें काम के घंटों के दौरान दूर रहना पड़ता है। ऐसी स्थितियों में, अनुपस्थिति को अनुपस्थिति नहीं माना जाएगा यदि कार्यकर्ता तुरंत पर्यवेक्षक को सूचित करता है और कार्य समय लॉग में संबंधित प्रविष्टि की जाती है।
ये सारी परिस्थितियाँ स्पष्ट करती हैं पुस्तक का मुख्य उद्देश्य: उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम किए गए वास्तविक समय को निर्धारित करने के लिए इसमें प्रविष्टियाँ की जाती हैं।
वह नोटबुक जिसमें श्रमिकों के आगमन और प्रस्थान का समय दर्ज किया जाता है, कार्य समय लॉग कहलाती है।
कार्यस्थल पर उपस्थिति की अवधि अनिवार्य लंच ब्रेक के साथ एक निश्चित अवधि की होती है। प्रत्येक संस्थान में यह ट्रेड यूनियन समिति के साथ एक समझौते द्वारा निर्धारित किया जाता है। उस अवधि के दौरान जब कार्यकर्ता श्रम अभ्यास करता है, उसे प्राप्त होता है।
रूसी संघ का श्रम संहिता और किराए के श्रमिकों के श्रम के उपयोग पर अन्य विधायी अधिनियम इसे स्थापित करते हैं उद्यम में काम की अवधिसप्ताह के दौरान 40 घंटे तक सीमित। इसके अनुसार, प्रत्येक उद्यम के उत्पादन की बारीकियों के आधार पर आंतरिक नियम विकसित किए जाते हैं, और एक मासिक आउटपुट शेड्यूल स्थापित किया जाता है। संगठन के विभाग शिफ्ट के प्रारंभ और समाप्ति समय और लंच ब्रेक की अवधि निर्धारित करते हैं।
उत्पादन कर्तव्यों को पूरा करने या कर्मचारी की काम से अनुपस्थिति, डाउनटाइम आदि के लिए उपयोग किए जाने वाले समय के टिकट। कार्य समय लॉग में दर्ज किया गया।
काम के घंटों की विशेष रिकॉर्डिंग की आवश्यकताएं, जिसके दौरान कर्मचारी अपने श्रम कर्तव्यों का पालन करता है, रूसी संघ के श्रम संहिता में निर्धारित. अनुच्छेद 91 संगठनों के प्रबंधकों को प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने के लिए बाध्य करता है। फिर काम के घंटों को स्थानांतरित कर दिया जाता है और आगे के उपयोग और पेरोल के लिए जोड़ दिया जाता है।
स्पष्ट रूप से तैयार किया गया लॉग बुक बनाए रखने की बाध्यताविधान में नहीं. लेकिन कंपनी की गतिविधियों के दौरान इसकी उपस्थिति और उपयोग लेखांकन को सरल बनाता है और श्रम भंडार की गुणवत्ता में सुधार करता है।
श्रम अनुशासन बनाए रखना कार्यकर्ताओं को करने की जरूरत हैनिम्नलिखित दायित्व:
जिसमें नियोक्ता को प्रदान करना होगाअगले:
कार्य शिफ्ट के दौरान कार्य कर्तव्यों का पालन करते समय, किसी कर्मचारी को अनुचित कारणों से उत्पादन प्रक्रिया से विचलित करना या मुक्त करना सख्त वर्जित है।
नियोक्ता को संगठित होने की जरूरत हैउस समय की सख्त रिकॉर्डिंग जब श्रमिक काम पर आते हैं और उस समय जब वे उद्यम छोड़ते हैं। उसी समय, अपने कर्तव्यों का पालन शुरू करने से पहले, प्रत्येक कर्मचारी को काम पर आने के क्षण और कार्य दिवस के अंत में, उनके जाने के समय को दर्ज करना होगा। यह डेटा एक निश्चित रूप की विशेष टाइम शीट, विशेष वार्षिक टाइम कार्ड और अन्य दस्तावेजों में लिखा जाता है।
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रूसी संघ में उद्यम उपयोग करते हैं समय ट्रैकिंग के 3 प्रकार:
प्रबंधन कार्य के प्रकार, आउटपुट शेड्यूल और शिफ्ट अवधि के आधार पर अपने संगठन के लिए जर्नल का सबसे सुविधाजनक रूप चुनता है।
कर्मचारियों के कुल कार्य समय का ठीक से ट्रैक कैसे रखें, इसका वर्णन निम्नलिखित वीडियो पाठ में किया गया है:
छोटे उद्यमों में, नियोक्ता कार्य समय लॉग स्वयं भर सकता है। लेकिन एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करना भी संभव है जो श्रमिकों के काम के घंटों के पंजीकरण को नियंत्रित करता है। ऐसा कर्तव्य नौकरी विवरण में शामिल किया जा सकता है या नेता के आदेश से.
पंजीकरण के लिए जिम्मेदार व्यक्तिइस पत्रिका में काम के घंटे, निम्नलिखित कार्य जिम्मेदारियाँ निभाते हैं:
जिस कर्मचारी पर कार्य समय लॉग बनाए रखने का आरोप लगाया गया है, वह डेटा के सही प्रतिबिंब के लिए पूरी ज़िम्मेदारी रखता है।
किसी आदेश को पूरा करने में विफलता या जर्नल रखने की प्रक्रिया के उल्लंघन के कारण जिम्मेदार व्यक्ति प्रशासनिक दंड भुगतता है, जो संघीय श्रम निरीक्षणालय द्वारा लगाया जा सकता है।
कर्मचारी की जिम्मेदारियों में पुस्तक में रजिस्टर प्रविष्टियों की निगरानी करना और नियमित जांच के लिए रजिस्टर को स्थानांतरित करना शामिल है।
विधायी कृत्यों में पत्रिका के डिज़ाइन के लिए कोई नियामक आवश्यकताएँ नहीं हैं।
लेकिन ऐसे रजिस्टर को पंजीकृत करने की प्रक्रिया को आंतरिक श्रम नियमों में वर्णित किया जा सकता है।
यदि वे इंगित करते हैं कि पत्रिका के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और संगठन की मुहर के साथ सील किया जाना चाहिए, तो जिम्मेदार व्यक्ति को ऐसी आवश्यकताओं को सटीक रूप से पूरा करना होगा।
अकाउंटिंग जर्नल में आपको ऐसे फॉर्म सिलने होंगे जिनमें निम्नलिखित होंगे तालिका में कक्षों के नाम:
कर्मचारी स्वयं या जिम्मेदार व्यक्ति प्रपत्रों के कॉलम में जानकारी दर्ज करेंगे।
रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करते समय, एक किराए का कर्मचारी कुछ कार्य घंटों के दौरान उत्पादन द्वारा सौंपे गए कर्तव्यों को पूरा करने का वचन देता है। नियोक्ता, अपनी ओर से, उसे उसके श्रम कर्तव्यों को पूरा करने के लिए वेतन देने का वचन देता है।
साथ ही, श्रम के लिए पारिश्रमिक की मात्रा निर्धारित करने के लिए, यह जानना आवश्यक है कि कार्यकर्ता ने वास्तव में कितना समय काम किया।
एक कर्मचारी के लिए उत्पादन गतिविधियों के दौरान सभी घटनाएँ दर्ज की जाती हैंकाम से आने और जाने से संबंधित. कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए सभी आवश्यक जानकारी जर्नल में परिलक्षित होती है। इससे यह निर्धारित करने में मदद मिलती है कि वास्तव में कितने घंटे काम किया गया।
जर्नल में जानकारी यथासंभव संक्षेप में प्रदर्शित की जानी चाहिए। अनिवार्य समापनका विषय है:
इन मदों के अतिरिक्त, अलग-अलग कक्षों में दर्शाया गया है:
अंतिम कॉलम जर्नल में प्रविष्टियाँ दर्ज करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर के लिए आरक्षित है।
पत्रिका को संभाल कर रखा जाता है. इसमें मिटाने, त्रुटियों और सुधारों की उपस्थिति से बचना आवश्यक है। लेकिन अगर कोई बड़ी गलती हो जाए तो एक ग़लत प्रविष्टि काट दी गई हैऔर जर्नल रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर करें।
जानकारी दोहराई जानी चाहिए और सटीक जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।
मानक प्रबंधन पुरालेख दस्तावेज़ों की सूची के अनुच्छेद 586 के प्रावधानों से संकेत मिलता है कि पूर्ण कार्य समय लॉग, टाइम शीट और शेड्यूल को उद्यम में संग्रहीत किया जाना चाहिए 5 वर्षों के लिये.
लेकिन उन संगठनों में जहां श्रमिकों की कामकाजी स्थितियां हानिकारक, कठिन या खतरनाक हैं, सूचीबद्ध दस्तावेजों की भंडारण अवधि बढ़ा दी जाती है 75 वर्ष तक की आयु.
यदि कंपनी के कर्मचारी यात्रा करते हैं व्यावसायिक यात्राओं पर या विषम समय में काम पर, तो लेखांकन उद्देश्यों के लिए आवश्यक कॉलम जोड़ना संभव है। उदाहरण के लिए, यह ओवरटाइम काम या काम के लिए देर से आने के कारणों का डेटा भरने का क्षेत्र हो सकता है।
श्रम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए इस दस्तावेज़ का उपयोग करने का लाभ स्पष्ट है। जो लोग कर्मचारियों को नियंत्रित करते हैं और वास्तविक कामकाजी घंटों के बारे में जानकारी दर्ज करते हैं, वे श्रम मानकों से अधिक नहीं होते हैं और अनुशासन में सुधार करते हैं, जिसका श्रम उत्पादकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है और परिणामस्वरूप, मुनाफे में वृद्धि होती है और कंपनी का सफल संचालन होता है।
1सी में टाइम शीट कैसे बनाएं, इसका वर्णन इस वीडियो में किया गया है:
श्रम संहिता का अनुच्छेद 91 नियोक्ताओं को कर्मचारियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। इस प्रयोजन के लिए फॉर्म टी-12 का एक रिपोर्ट कार्ड है। हालाँकि, यह फॉर्म कर्मचारी के काम के घंटों के बारे में सारी जानकारी नहीं दर्शाता है जो प्रबंधक के लिए रुचिकर हो सकती है। इस उद्देश्य के लिए, कई संगठन इलेक्ट्रॉनिक एक्सेस सिस्टम का उपयोग करते हैं। लेकिन उनका कार्यान्वयन हमेशा उचित नहीं होता है, इसलिए कुछ (छोटी) कंपनियां कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान को रिकॉर्ड करने के लिए लॉग का उपयोग करती हैं। हम आपको इस लेख में बताएंगे कि ऐसी पत्रिका कैसे रखें।
इस लेख से आप सीखेंगे:
टाइम शीट के विपरीत, कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान का लॉग, नियोक्ता के लिए अनिवार्य नहीं है। लेकिन ऐसा करने के दो मुख्य कारण हैं. सबसे पहले, लॉग डेटा के आधार पर, मानव संसाधन या लेखा विभाग के कर्मचारी टाइम शीट के पूरा होने का अनुकूलन करने में सक्षम होंगे। और दूसरी बात, प्रबंधक को कर्मचारियों के श्रम अनुशासन के बारे में विश्वसनीय जानकारी प्राप्त होगी। कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारियों के लिए, ऐसी कार्य समय रिकॉर्डिंग प्रणाली भी फायदेमंद है, क्योंकि लॉग न केवल विलंबता और अनुपस्थिति को रिकॉर्ड करता है, बल्कि ओवरटाइम घंटों को भी रिकॉर्ड करता है।
प्रत्येक संगठन को जर्नल के रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को स्वतंत्र रूप से निर्धारित करने का अधिकार है। ऐसी नियुक्ति के लिए, एक विशेष आदेश जारी करना या कार्यालय कार्य पर विनियमों में जानकारी दर्ज करना पर्याप्त है। दूसरे मामले में, जर्नल रखने के लिए कर्मचारी की जिम्मेदारियाँ उसके नौकरी विवरण या रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट होनी चाहिए।
संगठन में स्थापित कार्य अनुसूचियों के आधार पर, जानकारी निम्नलिखित आवृत्ति पर जर्नल में दर्ज की जाती है:
कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान के लॉग में कोई विनियमित प्रपत्र नहीं होता है, इसलिए आप उपस्थिति दर्ज करने के लिए आवश्यक जानकारी युक्त अपना स्वयं का प्रपत्र विकसित कर सकते हैं। पत्रिका कागज़ के रूप में और इलेक्ट्रॉनिक रूप में मौजूद हो सकती है। किसी भी स्थिति में, यह एक तालिका है जिसमें आमतौर पर कॉलम होते हैं:
विशिष्ट दुकानों में आप टाइपोग्राफिक तरीके से मुद्रित एक तैयार पत्रिका खरीद सकते हैं, जिसमें संगठन का नाम, पत्रिका की अवधि और पूरा नाम दर्शाते हुए शीर्षक पृष्ठ को सिलाई और भरना शामिल है। जिम्मेदार व्यक्ति।
प्रबंधन के विवेक पर, लंच ब्रेक के बारे में जानकारी के लिए कॉलम लॉग में जोड़े जा सकते हैं। और इस मामले में, स्प्रेडशीट का उपयोग करना बेहतर है जिसे आप कर्मचारियों के लिए स्वयं भरने के लिए प्रिंट कर सकते हैं, या पूरे वर्ष इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक लॉग रख सकते हैं। आगमन और प्रस्थान लॉग की भंडारण अवधि पूरा होने के बाद 1 वर्ष है।
टिप्पणी! कार्य दिवस के दौरान कर्मचारियों की कार्य यात्राओं को रिकॉर्ड करने के लिए एक अलग जर्नल (नोटबुक) रखने की सलाह दी जाती है। परंपरागत रूप से इसे "स्थानीय यात्रा लॉग" कहा जाता है। ऐसा लॉग प्रबंधक और सहकर्मियों को कर्मचारियों के ठिकाने के बारे में हमेशा जागरूक रहने की अनुमति देगा।
कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान को रिकॉर्ड करने के लिए जर्नल के कागजी रूप में कर्मचारी के हस्तलिखित हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। अक्सर संगठनों में, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से एक लॉग भरते हैं, जो केवल चौकीदार या सचिव के डेस्क पर होता है। हालाँकि, चूँकि इस जर्नल को बनाए रखना कानून द्वारा विनियमित नहीं है, और इसे बनाए रखने का उद्देश्य कर्मचारी द्वारा दर्ज की गई जानकारी की पुष्टि करना नहीं है, बल्कि, सबसे पहले, जानकारी प्रदान करना है, हम जर्नल को इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनाए रखने की सलाह देते हैं।
एक साधारण एक्सेल स्प्रेडशीट आपको काम किए गए घंटों की संख्या की स्वचालित रूप से गणना करने की अनुमति देगी। आप अंतिम नाम के आधार पर सरलतम छँटाई का उपयोग करके, प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग शीट भी बना सकते हैं।
