Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документ – это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены обязательные реквизиты.
Организация делопроизводства ООО «Бытовая химия» является одним из самых важных моментов на предприятии. Ведь процесс управления включает в себя планирование, организационные вопросы, кадровые вопросы, финансирование. Все это собирается, обрабатывается, и передается в огромное количество информации, носителем которой является документ. Все этапы работы должны быть регламентированы, в индивидуальной для каждого предприятия инструкции по делопроизводству. Основы делопроизводства включает в себя такие основные моменты:
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, обработка и сортировка входящих писем (в том числе по электронной почте), регистрация и отправка исходящей документации);
Работа с внутренним документооборотом (докладные записки, отчеты для доклада руководству, заказ, письма относительно решения вопросов служебно-производственного характера, правила пользования имуществом предприятия и др.);
Сбор, формирование, систематизация и дальнейшее хранение дел (сюда следует отнести документы, непосредственно обеспечивающие деятельность предприятия (устав, положения, правила, инструкции, протоколы, организационно-распорядительные документы);
Печатные и копировальные работы;
Организация контроля за ведением дел (постановка документов на контроль, проверка своевременного доведения документов до исполнителей, информирование руководителей о нарушении сроков исполнения);
Кадровое делопроизводство.
Подготовка документа в «Бытовая химия»начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Для ускорения процесса подготовки документа его размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.
Исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации. Затем исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений.
Подготовленные проекты исходящих документов вместе с материалами, на основании которых он готовился, передаются на подпись директору или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.
Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.
Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными с отметкой составителя о виде почтового отправления. В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.
Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.
Регистрации подлежат документы, направляемые в вышестоящие органы, инициируемые исходящие документы, а также требующие исполнения ответа. Документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов.
После регистрации внутренние документы передаются на исполнение. Копии документов подшиваются в дело. Исполненные документы после проставления отметки также подшиваются в дело. Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.
Отдельно от приказов по основной деятельности издаются приказы по личному составу. Приказ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименовании организации, издающий документ, код организации, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, визы, подпись.
Приказы по личному составу «Бытовая химия»составляются в отделе кадров специалистом по кадрам.
Приказ о приеме на работу составлен правильно (Приложение 6). В нем указывается ФИО принимаемого на работу, наименование должности, на которую принимается работник, наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник, дата приема, вид приема, тарифная ставка или оклад. Регистрация документов – присвоение индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале. Регистрация необходима для быстрого поиска документов, учета их и контроля. Запрещается отправлять документы в структурные подразделения, минуя регистрацию.
В журнале регистрации входящих документов исполнитель проставляет подпись и дату получения документа.
После регистрации наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности организации в целом, передаются руководителю для рассмотрения. Срочные, особо важные документы передаются руководителю до регистрации. Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления их в организацию. Руководитель определяет исполнителя документа, дает четкие указания в виде резолюции. Сведения о резолюции заносятся в регистрационный журнал. После рассмотрения руководителем документы передаются для исполнения в структурные подразделения. После исполнения документов, стоящих на контроле, в журнале регистрации делается отметка об исполнении.
Для того чтобы документы попали в архив проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела временного (свыше 10 лет), постоянного хранения и по личному составу.
Организация бухгалтерского учета в организации
Основной целью организации бухгалтерского учета на предприятии «Бытовая химия»является формирование информации, группировка данных для их дальнейшего анализа, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, определения тактики и стратегии предприятия в рыночной экономике. В тоже время, необходимо отметить, что в настоящее время бухгалтерский учет представляет собой весьма разветвленную науку, объединяющую ряд направлений. В их числе: - история бухгалтерского учета, предполагающая ознакомление с развитием бухгалтерской мысли и становления бухгалтерской профессии; - теория бухгалтерского учета, устанавливающая основополагающие понятия, принципы, методы бухгалтерского учета; - бухгалтерский финансовый учет, рассматривающий порядок учета отдельных объектов в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов в области бухгалтерского учета; - бухгалтерский управленческий учет, посвященный изучению методов и приемов По данным отчетности руководители организации отчитываются перед трудовыми коллективами, государственными органами. Отчетные показатели используются для анализа хозяйственной деятельности на отдельных участках производства, для выявления положительных и отрицательных результатов работы, причин отклонений от плана, выявления внутренних резервов для повышения эффективности работы организации.
Правильно и вовремя составленная отчетность способствует сохранности собственности, поискам путей снижения себестоимости, укреплению финансового состояния организации, своевременному взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности.
Основная задача отчетности – изыскание резервов дальнейшего роста и совершенствования деятельности организации, стабильности на рынке.
В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь «Об утверждении форм бухгалтерской отчетности», основными требованиями, которым должна удовлетворять бухгалтерская отчетность, являются следующие:
формирование полной и достоверной информации о деятельности филиала, его имущественном положении, полученных доходах и понесенных расходах, необходимой для оперативного руководства и управления;
обеспечение при совершении филиалом хозяйственных операций внутренних и внешних пользователей своевременной информацией о наличии и движении имущества и обязательств, а также об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности филиала и выявление резервов его финансовой устойчивости.
Все обязанности бухгалтеров распределены между ними. Каждый бухгалтер работает со своими счетами.
Обязанность по ведению счета "Касса" на данном предприятии «Бытовая химия» возложена на кассира. В соответствии с должностной инструкцией кассиру в его обязанности входит:
Осуществление операций по приему, учету, выдаче, хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
Ведение кассовой книги на основании приходных и расходных кассовых ордеров;
Выдача денежных средств под отчет;
Составление кассовую отчетность;
Передача в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам.
При реализации товарно-материальных ценностей предприятие «Бытовая химия»выписывает накладные на реализацию товарно-материальных ценностей форм ТТН-1 (приложение 7) или ТН-2. В них указывается грузополучатель, грузоотправитель, основание отпуска. Бланки форм ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой отчетности.
После завершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные и подписанные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии также устанавливается определенный порядок обработки документов. Здесь документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются:
· главная книга;
· журналы-ордера;
· оборотные ведомости;
· группировочные ведомости.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
конспект лекций для подготовки к зачету по дисциплине
для направления подготовки
Составитель:
УТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры
ПЕРЕУТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры
Внесены изменения и дополнения на заседании кафедры ОЕН
|
Зав. кафедрой | |||
|
(подпись) |
© Мурманская академия экономики и
управления, 2014
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1
3 Унификация и стандартизация 21
4 Организационные документы 24
5 РАСпорЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 34
6 ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 38
7 КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 45
8 ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ 59
Разновидности деловых писем 60
Общая структура делового письма 62
Специфика делового стиля письма 62
Этикет в деловой переписке 64
Оформление делового письма 65
Международные письма 65
Контроль качества подготовки документов 66
Конфиденциальные сведения 67
9 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 68
Формы организации работы с документами 70
Требования к регистрации документов 71
Контроль исполнения документов 71
Номенклатура дел организации 72
Экспертиза ценности документов 74
Хранение документов 75
Введение
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, управление) зависит от многих факторов. В их числе - умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.
Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением, организацией, предприятием при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением.
Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется термином «делопроизводство», т.е. делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Практика составления деловых документов восходит к далекой древности. Виды официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.
В 60-80-е гг. в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию автоматизированных систем управления (АСУ) и автоматизированной системе научно-технической информации (АСНТИ) возобновились работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов деловых документов в виду перспективы их машинной обработки.
В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие Государственный стандарт (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов запрещалось.
В настоящее время действует усовершенствованный ГОСТ Р 51141- 98 с аналогичным названием.
Дальнейшие работы по совершенствованию делопроизводства в СССР привели к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.
Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.
Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.
Главное требование ЕГСД к организации документооборота - максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения.
Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы, контроль исполнения.
В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.
Положения ЕГСД, связанные с подготовкой документов к последующему хранению и использованию, включают рекомендации по организации работы экспертной комиссии, составлению описей и порядку передачи дел в архив учреждения.
Рекомендации ЕГСД, касающиеся обеспечения максимальной эффективности труда, заключаются в установлении единообразия в построении делопроизводственных служб, четком определении их функций, регламентации должностного и численного состава делопроизводственного персонала.
В целом положительной стороной ЕГСД является комплексный подход к рассмотрению традиционных вопросов делопроизводства. Кроме того, система также включает рекомендации по научной организации труда работников делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Разработчики ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную по тем временам технологию выполнения управленческих процедур и их документированию.
Недостатком ЕГСД, выявившимся впоследствии, явился тот факт, что она не предусматривала внедрения элементов новых информационных технологий, уже находивших применение в зарубежной практике. Внедрение в управление средств вычислительной техники поставило вопрос о переработке ЕГСД.
В 1988 г. Главархивом СССР была утверждена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей доработкой в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ с учетом неоднократных переизданий и доработок до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в стране.
В рамках ЕГСД и ГСДОУ в 1970-1990гг. были приняты и пересматривались ряд государственных стандартов и нормативных материалов, касающихся унифицированных систем документации и оформления организационно-распорядительных документов. Первые стандарты на ОРД были введены в действие в 1972 году. Речь идет о ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72, которые затем с учетом длительного опыта их применения были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ 6.38-90, а затем доработанный на его основе ГОСТ Р 6.30-97 являются предшественниками действующего в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
С 70-х годов XX века в управлении стали внедряться средства вычислительной техники, что потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Полный перечень действующих на сегодня УСД дан в общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).
Становление и развитие делопроизводства в СССР заложило основу для формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.
Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.
Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:
· Входящие документы;
· Исходящие документы;
· Внутренние документы.
Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.
Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.
Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.
В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.
Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:
· документы, которые не требуют ответа;
· документы, которые требуют ответ;
· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;
· личная переписка;
· обращения граждан.
Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:
· ответы на обращения граждан;
· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.
Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:
· приказы;
· распоряжения;
· служебные записки;
· поручения.
По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:
· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;
· на бумажных носителях;
· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.
По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:
· регламентные;
· нерегламентные.
Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.
Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.
Следующая классификация документов по сфере исполнения:
· организационно-распорядительный документ;
· научно-технический документ;
· отчетно-статистический документ.
В зависимости от структуры бывают следующие документы:
· сложно-структурированный документ;
· простой документ.
По степени допуска к документам, бывают следующие документы:
· документы с грифом ограничения доступа.
В зависимости от происхождения бывают следующие документы:
· служебные или официальные документы;
· личные документы.
Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.
Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.
По юридической силе бывают следующие документы:
· оригинальные документы;
· отпуск;
· заверенные копии;
· дубликаты;
· выписки.
Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.
Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.
Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.
Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.
Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.
Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.
По форме изложения бывают следующие документы:
· индивидуальные;
· трафаретные;
· типовые;
· примерные;
· унифицированные.
Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.
Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.
Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.
Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.
Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.
По срокам исполнения бывают следующие документы:
· без указания срока исполнения;
· срочные.
По срокам хранения бывают следующие документы:
· документы временного хранения (до 10 лет);
· документы постоянного хранения;
· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).
Выше рассмотрена полная классификация документов .
Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.
Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.
Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.
Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.
Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.
Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.
Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.
Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.
Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :
· внешний;
· внутренний.
Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.
Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.
В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :
· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;
· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;
· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.
Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.
Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:
· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .
Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .
Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.
У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.
К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:
· эффективность управления за движением документов;
· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;
· формирование архива документов.
У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :
· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;
· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;
· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;
· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;
· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;
· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.
Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.
АННОТАЦИЯ
В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны
особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами. Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам.
Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине «Делопроизводство и документооборот».
Учебное пособие является электронной версией книги:
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот. Издание ОмГУ. Омск, 2004.
1. Терминологическая база документоведения
1.1. Основные базовые понятия и термины
1.2. Функции документа
1.3. Системы документации
2. Нормативные требования к составу основных реквизитов
и их оформлению
2.1. Требования к составу реквизитов
2.2. Общие требования к оформлению реквизитов
3. Бланки документов
4. Классификация документов
4.1. Общая классификация документов
5. Организационные документы
6. Распорядительные документы
6.1. Приказ по основной деятельности
6.2. Выписка из приказа
6.3. Постановление, распоряжение и указания
7. Справочно-информационные документы
7.1. Акт
7.2. Протокол
7.3. Докладная записка
7.4. Служебная записка
7.5. Объяснительная и пояснительная записка
7.6. Письмо
7.7. Справка
8. Документы по личному составу
8.1. Приказ по личному составу
8.2. Резюме
8.3. Заявление
8.4. Система хранения кадровых документов
8.5. Трудовая книжка
9. Организация работы с документами
10. Организация документооборота и его основные этапы
10.1. Прием и обработка входящих документов
10.2. Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
10.3. Работа с исходящими документами
11. Анализ документооборота и методы его совершенствования
12. Работа с конфиденциальными документами
13. Компьютерные технологии в делопроизводстве
14. Контрольные вопросы
15. Задания к практическим работам
Заключение
Библиографический список
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.
Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить. В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.
Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.
В связи с этим актуальной задачей является изучение основных
норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и
исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим
образованием должен получить современные знания и навыки в области
документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».
Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 563.01 КБ ].
Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.
Секретарь-делопроизводитель на предприятии - довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.
Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах - в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.
Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.
На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя - это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал . Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:
К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:
Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.
Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:
