При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно его заполнить сможет не каждый кадровик. О типичных ошибках нам рассказала государственный инспектор труда – Кудрина Елена Алексеевна
– Добрый день, Елена Алексеевна. В последнее время нашей редакции читатели задают множество вопросов, касающихся заполнения трудовой книжки. Им хотелось бы получить грамотную консультацию. Начнем с нюансов приема на работу. Часто звучит вопрос: что писать в графе «Профессия, специальность» трудовой, если у работника есть только аттестат о среднем образовании?
Ничего. В этом случае бухгалтер должен оставить поле незаполненным. Ведь запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Так сказано в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании. Само собой, если его нет, то запись не делают.
– В таком случае правомерно ли делать запись о незаконченном высшем образовании в строке «Образование»? Ведь диплома-то у сотрудника пока еще нет.
Вы совершенно правильно подметили: диплома у такого сотрудника нет. Однако возможность вносить запись о неполном высшем образовании все же есть. Основанием для нее может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Об этом сказано в разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Главное – попросить у сотрудника копии этих документов, заверенные печатью учебного заведения. Если работник их представит, можно вносить запись. Обратите внимание, теперь записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.
– С этим все ясно. Елена Алексеевна, подскажите, как фирме правильно оформить на постоянную работу сотрудника, если он до этого работал там же, но совместителем.
Наверное, вас интересует, нужно ли увольнять сотрудника с должности совместителя и брать на работу уже на основное место. Да, так поступить можно. Однако есть возможность обойтись и без увольнения. Нужно лишь оформить приказ о переводе работника с должности совместителя на основную работу. На основании этого приказа бухгалтер и должен внести запись в трудовую книжку.
– И с этим все ясно. Теперь разберем вопросы, связанные с увольнением. Когда фирма должна выдать уволенному сотруднику трудовую книжку?
В тот же день, когда он уволен. Если сотрудник по какой-то причине не забрал трудовую, вы можете с его согласия отправить документ по почте. Держать у себя трудовую книжку уволенного работника вы не имеете права. За такое нарушение организация может поплатиться. Если работник подаст в суд, то вас могут обязать выплатить этому сотруднику заработок, который не был получен им за все время, когда вы держали этот документ у себя. Чтобы такого не произошло, нужно в день увольнения передать трудовую либо отправить этому сотруднику уведомление с просьбой явиться или с предложением отправки документа по почте. Если вы это сделаете, платить бывшему работнику ничего не придется.
– Скажите, в каких случаях нужно, чтобы сотрудник расписался в трудовой книжке?
Во-первых, работник ставит свою подпись, когда ему заводят трудовую книжку впервые. Свою подпись он должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные и т. д.). Такие правила установлены в пункте 2.2 инструкции по заполнению трудовых книжек.
Во-вторых, работник должен расписаться в трудовой при увольнении. Причем поставить подпись он должен напротив каждой записи, которую внес кадровик. Предположим, Иван Петров был принят на работу менеджером, затем его повысили в должности до старшего менеджера, а потом он уволился. В этом случае Петров должен расписаться под тремя записями в трудовой книжке (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если в трудовую книжку вносились исправительные записи, то при увольнении сотрудник должен расписаться и под ними.
Впрочем, если сотрудник не распишется, то организацию за это не накажут.
– Как вы прокомментируете ситуацию, когда на протяжении нескольких лет организации увольняли работников, ссылаясь на статью 80 Трудового кодекса? А теперь законодатели утверждают, что нужно указывать статью 77.
Действительно, из текста Трудового кодекса четко не следует, какую статью указывать, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Например, в статье 80 идет речь о расторжении трудового договора по инициативе работника. Казалось бы, она подходит под основание увольнения, и так считали большинство бухгалтеров. Однако это мнение ошибочно, так как в статье 80 указана процедура увольнения работника. А вот перечень оснований, по которым можно уволить сотрудника, перечислен как раз в статье 77.
К сожалению, разъяснить эту ситуацию Минтруд России взялся лишь в октябре прошлого года (постановление от 10 октября 2003 г. № 69). Только тогда он черным по белому написал в примере: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
– А как быть фирмам, которые ссылались в трудовых книжках именно на статью 80 Трудового кодекса? Им нужно вносить исправительные записи?
Да, в трудовых книжках нужно указать, что запись об увольнении по статье 80 недействительна, а ниже вписать верную запись. При этом неправильную запись зачеркивать не нужно. Исправления должна вносить компания, которая указала неверное основание увольнения. Однако если уволенный работник уже работает в другой организации, то исправить ошибку вправе и сама эта организация. Внести правку она сможет, если вы направите на ее имя официальное письмо, в котором попросите изменить запись в трудовой книжке вашего бывшего сотрудника.
Однако в некоторых случаях статью 80 на 77 менять не придется. Это касается фирм, которые уволили сотрудника не по той статье до 29 апреля 2003 года (до даты вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек; утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
– Что грозит организации, если она не внесет исправительную запись?
Если фирма откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать вас это сделать через суд. При этом судьи могут принять решение о выплате этому сотруднику компенсации. Такое может произойти, когда из-за неверной записи в трудовую книжку сотрудник не смог устроиться на новую работу.
– Предусмотрены ли какие-нибудь штрафы за неверно оформленную трудовую?
Конечно, за такое нарушение мы штрафуем по статье 5.27 КоАП. Наказание по этой статье грозит директору фирмы. Размер штрафа зависит от допущенной ошибки и может составить от 500 до 5000 рублей.
Мы благодарим Елену Алексеевну за сотрудничество. В завершение беседы подведем итог. Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ (постановление от 16 апреля 2003 г. № 225). Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспекторы вправе классифицировать как «нарушение законодательства о труде и об охране труда». Соответственно будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспекторы ярые формалисты... К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.
Беседовала Е. Озерская, эксперт ПБ
Источник материала -
Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.
Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
При первичном оформлении трудовых книжек
Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
В процессе ведения трудовых книжек
Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
– дата приёма на работу;
– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.
Кстати, мы завели канал в Telegram, где публикуем самые интересные новости о недвижимости и риэлторских технологиях. Если вы хотите одним из первых читать эти материалы, то подписывайтесь:
Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника: в ней фиксируется весь трудовой опыт, по ее данным начисляются льготы в случае временной безработицы, а также рассчитывается пенсия при достижении пенсионного возраста. Утеря трудовой книжки несет большие трудности для работника, в частности прохождение сложной процедуры по восстановлению документа, а также невозможность получить рабочее место до восстановления книжки и, в связи с этим, материальный ущерб за вынужденно невыработанные дни.
Трудовые книжки всех работников учреждения или предприятия хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии, поэтому ответственность за утерю документа несет лицо, за которым, согласно должностной инструкции, закреплено ведение трудовых документов – обычно это работник отдела кадров или бухгалтерии. Если учет и хранение трудовых книжек официально не закреплены ни за одним из должностных лиц, ответственность за утерю несет сам работодатель.
Предусмотрены разные виды ответственности за утерю трудовой книжки. В зависимости от обстоятельств утери документа, а также на усмотрение руководителя, ответственное должностное лицо может понести дисциплинарное наказание, а именно выговор или увольнение. Кодексом об Административных Правонарушениях Российской Федерации предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Административная ответственность может налагаться в следующих формах:
- штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей для должностного лица, впервые совершившего подобное нарушение;
- должностная дисквалификация сроком до 3 лет для должностного лица, повторно привлекающегося за подобное нарушение;
- штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или приостановление деятельности сроком до 90 суток для лица предпринимательской деятельности без статуса юридического лица;
- штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, приостановление деятельности сроком до 90 суток для юридического лица.
Факт утери работодателем трудовой книжки обычно выясняется в процессе увольнения работника и необходимости выдачи ему документов. В этом случае работник, в первую очередь, должен написать заявление на имя руководителя об утере документа. Руководитель, в свою очередь, обязан в течение 15 дней после получения заявления, выдать работнику дубликат трудовой книжки.
Работник также имеет право получить материальную компенсацию. Она рассчитывается на основе средней заработной платы и выплачивается за все дни утери, считая со дня заявления и до дня выдачи работнику дубликата или оригинала трудовой книжки. Выплата компенсации может быть осуществлена работодателем добровольно на основании заявления работника или принудительно на основании решения соответствующих органов, в которые пострадавший субъект имеет право обратиться.
Вследствие нарушения установленных законодательством правил предусмотрено соответствующее наказание за неправильное ведение трудовых книжек. Всю ответственность несет работодатель или его уполномоченное лицо, которому данные обязанности вменяются на основании приказа или другого документа.
Дисциплинарное взыскание за неправильное ведение трудовых книжек являет собой ответственность работника за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.
Дисциплинарное наказание можно применить только к тому работнику, который несет ответственность за заполнение трудовых книжек. Для этого необходимо наличие следующих документов:
Все взыскания должны проводиться согласно законодательству.
К трудовым обязанностям уполномоченного работника относятся выдача, ведение, хранение и учет трудовых книжек, а также вкладышей в них. В случае нарушения правильности действий на каждом из этих этапов к работнику можно применить дисциплинарное взыскание.
Основные виды дисциплинарных мер:
Какое именно взыскание применить к работнику, нарушившему свои обязанности, решает работодатель. Это зависит от обстоятельств и самого проступка, то есть степени его тяжести. Как правило, первое нарушение правил по ведению трудовых книжек не является основанием для увольнения. После первого замечания или взыскания с работника могут быть сняты полномочия. Увольнение может грозить работнику в том случае, если нарушения с его стороны были неоднократно.
Вид и мера нарушения устанавливаются работодателем. Обязательно должен быть составлен приказ, в котором указаны все причины взыскания. Работник в течение трехдневного срока должен быть с ним ознакомлен, о чем будет свидетельствовать его подпись в приказе. Если по каким-то причинам нарушитель отказывается ставить визу, то необходимо составить соответствующий акт.
Работодатель должен помнить, что в случае обнаружения несоответствий взыскания должны быть применены немедленно, не нужно ждать, пока пострадавший работник подаст иск в суд. В случае проверки своевременная дисциплинарная мера по отношению к работнику пойдет на пользу организации.
В той ситуации, когда работник не согласен с выговором или замечанием, он может осуществить обжалование в:
Срок обжалования составляет не больше трех месяцев от даты наказания. Но если срок был пропущен по причинам, которые имеют объективное обоснование, то его могут продлить.
Чтобы оспорить увольнение, иск в суд нужно подать не позже одного месяца с той даты, когда работник был ознакомлен с приказом об увольнении. Этот срок также может быть продлен по уважительным причинам.
Как правило, если работодатель не сможет аргументировано объяснить правомерность взысканий, то решение будет принято в пользу работника.
Материальное взыскание подразумевает ответственность за убытки, которые были нанесены виновным лицом работнику вследствие нарушения своих трудовых обязанностей.
Материальная ответственность может наступить за следующие деяния:
Организация обязана уведомить работника о том, что ему нужно явиться за трудовой книжкой. Возможен вариант, когда уволенный работник предоставляет письменное разрешение на отправку документа по почте. С той даты, когда было отправлено уведомление, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Сроком задержки является период со дня прекращения трудового договора до даты отправки уведомления. Эти вынужденные прогулы обязан будет возмещать работодатель. Чтобы избежать такой ситуации, уведомление должно быть отправлено на следующий день после увольнения. Эта мера позволит организации снять с себя ответственность.
В таких ситуациях работник, нарушивший свои должностные обязанности, должен возместить пострадавшему тот заработок, который не был им получен вследствие допущенной ошибки.
Задержать выдачу трудовой книжки могут по разным причинам:
Невыдача работнику вовремя трудовой книжки лишает его всякого заработка, так как без этого документа его не имеют права принять на другую работу. Все вынужденные прогулы виновное лицо обязано оплатить пострадавшему работнику.
Материальную ответственность несет работодатель как сторона трудового договора.
Сумма за неправильное ведение трудовых книжек устанавливается согласно среднему заработку работника за период вынужденных прогулов.
Применение материальной ответственности может быть согласно следующим моментам:
Законодательством предусмотрено право пострадавшего работника потребовать также дополнительное возмещение морального ущерба. Например, если страдания, которые причинил ему работодатель, не лучшим образом сказались на здоровье работника.
Размеры компенсации, а также все остальные нюансы решаются в судовом порядке. Но работник должен аргументировано объяснить и доказать, что работодатель на самом деле причинил ему страдания, например, безработица спровоцировала неблагоприятную ситуацию в семье, нарушила психическое равновесие, вызвала проблемы со здоровьем.
Размер моральной компенсации может быть заявлен любой по желанию работника, но, как правило, огромные суммы указывать не принято. Суд будет опираться на степень вины работодателя и объективно оценит все остальные моменты.
Также работник может поднять вопрос об индексации сумм, которые взыскиваются. Для этого ему необходимо подать отдельное заявление.
Работодатель должен помнить, что если пострадавший работник привлечет своего представителя, то в дальнейшем имеет право потребовать возмещение расходов на его услуги. Размер суммы будет устанавливаться судом на основании представленных работником документов.
Если работодатель готов на добровольных основаниях возместить пострадавшему сотруднику ущерб, то сроки выполнения законодательством не ограничены. В противном случае работник должен обратиться в соответствующие органы в течение трех месяцев с той даты, когда узнал о нарушении своих прав. Данный срок может быть продлен в силу объективных уважительных причин.
Организация может обжаловать требования работника, если считает их необоснованными. Для этого необходимо обратиться в суд.
Уголовные взыскания за нарушения правил ведения и заполнения трудовых книжек применяются крайне редко. Уголовная ответственность может наступить за следующие деяния:
Как видно, ответственность за неправильное ведение трудовой книжки налагается серьезная. Поэтому нужно тщательно разбираться в правилах заполнения этого документа и вносить все записи согласно требованиям.
