В процессе трудовых взаимоотношений в коммерческих или государственных учреждениях, часто оформляется объяснительная, что из себя представляет объяснительная записка работника её определение, виды, образец, рассмотрим в сегодняшней теме.
Объяснительная записка – это поясняющего характера документ, в котором описывается иные положения основного документа (проекта, отчета, плана) или объясняющие причины того или иного поступка, факта или события. Хотя действующий закон не дает установленного определения, что такое объяснительная записка работника.
Как правило, инициатором написания данного документа, является руководитель компании, правоохранительные органы либо служба охраны. Подобные действия, имеют правовую основу, которая обязывает нанимателей требовать в некоторых ситуациях письменного объяснения от трудящихся о сделанном ими поступке (ТК статья № 408, 199).
Если рассматривать в общем, то оформление объяснительной записки , считается ненормативной документацией, которая может разъяснить причины действия либо условия, какого-либо бездействия, происшествия или наступления определенного события. Она составляется работником предприятия, и предоставляется руководителю или лицу вышестоящему по должности.
Согласно конституции, оформление объяснительной записки – это право любого работника, а не обязанность. В тоже самое время, работодатель обязан потребовать составление данного документа (письменная форма):
До введения в силу дисциплинарного взыскания (ТК статья № 199);
до вынесения распоряжения, которое будет касаться взыскания определенной денежной суммы с оклада работника (ТК статья № 408).
В других случаях, наниматель имеет право, но совсем не обязан требовать от сотрудников предоставить разъяснения (для того, чтобы узнать позиции работника компании в какой-либо ситуации или для общей оценки причины содеянных действий, либо принятия какого-то решения).
Оправдательная, когда записка содержит в себе причины бездействия или неправильного действия.
Объяснительная, когда работник организации поясняет действия других лиц, описывает обстоятельства или условия сложившихся определенных событий, которые произошли по причинам независящих от него.
Как правило, объяснительная касается рассмотрения следующих аспектов:
Прогул либо неявка на рабочее место в положенное время;
Пребывание на работе в состоянии опьянения или любого другого характера (алкогольного, наркотического);
Опоздания;
Нарушение требований и норм охраны труда;
Хищение чужой собственности, если кража произошла на рабочем месте;
Аморальный поступок;
Предоставление не правдивых сведений в разные инстанции;
Нарушение трудовой дисциплины;
Неполное или некачественное выполнение обязанностей.
Некоторые предприятия используют специально установленную форму для своего персонала. При том, что установленная форма имеет лишь только рекомендательный характер, утверждение своего варианта осуществляется с помощью местного нормативно-правового акта.
Но, несмотря на это документ обязан нести в себе несколько частей:
Фактическую
(нужно указать в соответствующем поле все факты, которые послужили для причины рассмотрения данного вопроса);
Причинную
(приводятся и подробно записываются причины, которые в полной мере объясняют произошедшую ситуацию);
Каждая должна с объективной точки зрения отображать все приведенные факты, свидетельствующие в вашу пользу.
Если сравнивать с докладной запиской, то здесь может предусматриваться отсутствие логической части, в которой прописываются выводы.
Помимо того, что мы уже написали в записке должно отображаться следующее:
Точное наименование организации, где осуществляет деятельность работник;
Место составления документа;
Информация, которая в достаточной мере предоставляет сведения о получателе;
Точное наименование документа;
Дата написания;
Номер регистрации;
В конце записки обязательно ставится подпись.
После рассмотрения материалов дела, ваш руководитель устанавливает резолюцию на исполнение приказа. Срок хранения данного документа в любой организации, составляет не менее трех лет.
Пожалуй, это все основные моменты, которые должным образом описывают, что такое объяснительная записка работника, её определение, виды и образцы документации.
При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.
В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:
Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:
Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.
В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:
При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:
Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание . Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.
При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:
Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.
Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.
Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.
Записка о невыполнении должностных обязанностей:
Записка об опоздании на работу: