Программа предназначена для ведения полного финансового учета в организациях малого и среднего бизнеса. Доступны два варианта программы:
Оба варианта предполагают работу с заказами. Версия для предприятий тороговли имеет более сложную структуру - работа ведется с заказами на закупку и заказами на продажу, вычисляются остатки непроданных товаров в натуральном и стоимостоном выражении. Возможна работа как в оптовой торговле, так и в мелкой рознице малого бизнеса, там где возможно разделить деятельность по заказам в объемах данных, доступных для обработки в электронных таблицах.
В версии для сферы услуг поддерживается только один тип заказов. Рекомендуется начать изучение возможностей с этого варианта программы, даже если предполагается использование в торговой организации.
Программы формирую все основные финансового учета:
Поддерживается факт на 12 месяцев (можно настроить другой горизонт). Данные вводятся в одной валюте . Ограничения на количество контрагентов и записей в журналах операций определяются в большей степени мощностью компьютера и лимитами электронных таблиц.
Программа реализует основные функции финансового учета в организации малого и среднего бизнеса. При этом управленческий характер учета не подразумевает обязательное наличие первичных документов, номеров счетов, проводок и прочих характеристик бухгалтерских программ. Обеспечиваются следующие функции:
Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:
Отчеты программы также являются таблицами Excel. Все отчеты требуют нажатия специальной кнопки для обновления, независимо от выбранного режима пересчета ячеек Excel.
Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя. При помощи стандартных средств Excel можно безопасно для функциональности программы производить собственные изменения в струкутре:
Обязательно сохраняйте резервные копии файлов, перед проведением изменений в структуре программы
Особенности реализации отчетов без использования постоянных связей и формул позволяют накапливать большие объемы данных без существенного замедления работы электронных таблиц. Тем не менее, остаются существенные ограничения на объем данных как из-за самого механизма хранения информации электронных таблицах, так и в связи со скоростью обработки данных.
По результатам тестов разработчики гарантируют комфортную работу на высокопроизводительном локальном комьютере со следующими объемами данных:
Дополнительно необходимо учитывать все ограничения среды Excel - например, количество строк в Excel 2000-2003 до 64тыс.
Большее количество записей в таблицах может потребовать переключения на ручной режим расчетов Excel. Также можно уменьшить фактический период с предустановленного года, до, например, квартала (менее не рекомендуется из-за частого переноса начальных остатков в новые файлы). При накоплении информации отчеты программы незначительно замедляют свою работу по сравнению с демонстрационными данными.
Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.
В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.
Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).
Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка "Финансы в Excel" (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на листе Preset (может быть скрыт). Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.
В отличие от предыдущих версий, по умолчанию все таблицы программы не имеют защиты от изменений. Автоматическую установку защиты можно указать на листе Preset. Кроме того, снятие защиты можно производить стандартными средствами интерфейса Excel. При установленной защите доступны для изменения только поля данных, предполагаемых ручной ввод.
Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel .
Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».
Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.
Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы:
– возврат на страницу содержания.
Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».
Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:
Поля таблицы (все доступны для изменения):
| Заголовок | Описание |
| Организация | название предприятия |
| Сегодня | текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY() . Можно исправить на ручной перевод даты. |
| Дата начала / Периоды |
первая учетная дата. Желательно начало месяца. Начальные остатки вводятся на дату, предшествующую дате начала учета. Даты начала периодов пересчитываются автоматически. |
| Горизонт | количество периодов (месяцев) учета. По умолчанию программа настроена на 12 периодов. Изменение потребует исправления структуры отчетов. |
| Базовая валюта | валюта учета. Любое наименование. По умолчанию "руб" |
Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.
Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.
Добавление новых позиций в справочник осуществляется через копирование любой строки и вставку целиком в любое место диапазона строк справочника. Важно при этом добавлять данные после первой и перед последнец строкой - таким образом последняя строка в любом настраиваемом справочнике должна оставаться без наименования.
Наименования во всех справочниках должны быть уникальными. Так, недопустимо, чтобы поставщик назывался одинаково с клиентом или расчетным счетом.
Можно отсортировать информацию в справочниках в любой момент стандартными средствами Excel. Перед сортировкой выделите нужный диапазон справочника, включая столбцы параметров, а не только столбец названий.
Для группировки в отчетах все контрагенты привязываются к определенному типу.
Имеются предустановленные типы.
| Тип | Назначение |
| Клиент | покупатели, используемые как владельцы заказов на продажу |
| Поставщик товара |
поставщики товаров используемые, в заказах на закупку |
| Посредник |
специальный тип контрагента, через которого могут осуществляться платежи и приниматься оплаты от контрагентов. В отличие от типа РС (точки учета денег) может формировать затраты. |
| РС (расчетный счет) |
расчетный счет или другая точка учета денежных средств: касса, авансовый отчет и пр. |
| Прочие поставщики |
настраиваемое подможество типов для группировки прочих поставщиков |
Последний тип во всех версиях является настраиваемым и предназначен для произвольной группировки поставщиков. Подразумевается разделение прочих поставщиков по типам, в зависимости от конкретного вида бизнеса.
Предустановленные типы нельзя изменять (можно переименовать). Настраиваемое подмножество типов прочих поставщиков можно произвольно добавлять и удалять в свободные строки. Можно также добавлять новые строки в справочник прочих поставщиков.
После добавления типов поставщиков может потребоваться добавить такое же количество строк в отчет ОДДС (см. ниже). Данные о новых позициях сформируются автоматически после обновления отчета.
Затраты поделены на три предустановленные типа:
Прямые и косвенные затраты используются по назначению: для ввода прямых переменных затрат и для ввода постоянных затрат. Финансовые затраты включают в себя все статьи доходов и расходов по неосновной деятельности.
Разрешено изменять название, добавлять и удалять строки (после первой и до последней).
Общий справочник контрагентов и точек учета денежных средств. Разделен на 3 или 4 группы в зависимости от версии программы (зависит от количества предустановленных типов контрагентов ).
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание |
| Наименование | Название контрагента или точки учета денег |
| Тип | Тип контрагента из справочника. Можно изменять только для прочих поставщиков |
| Комментарий | Любое примечание |
| Дата нач., ДЗ, КЗ, Остаток | Начальная дебиторская (для клиентов), кредиторская (для поставщиков) задолженности или остаток денежных средств в валюте учета (для точек учета денег) |
| Оплата1, % Оплата1, дн Оплата2, % Оплата2, дн |
Условия оплаты: для клиентов и поставщиков товара возможны 2 оплаты, для остальных поставщиков одна оплата. Указывается отсрочка в днях (предоплата с минусом). Для двух оплат указывается доля первой. |
| Расчет просроченной задолженности (0/1) | Признак учета просроченной задолженности по контрагенту. Вводится через 0=нет, 1=да, либо двойной клик на флажке |
| Плановая дата погашения начальной задолженности | Плановая дата оплаты начальной дебиторской или кредиторской задолженности (для корректного учета просроченной задолженности). По умолчанию вычисляется на основе условий оплаты, можно ввести другую дату вместо формулы |
Разрешено изменять добавлять и удалять строки (после первой и до последней в каждой группе).
Справочник статусов заказов, используемый в качестве списка выбора. Стаус заказа никак не влияет на финансовый результат. Предназначен только для удобства отслеживания и фильтрации заказов.
Доступно для ввода только Наименование статуса. Можно добавлять или удалять строки целиком.
В программе реализован расчет себестоимости по методу директ-костинг . При этом маржинальная прибыль рассчитывается на уровне заказов, а не по товарам или товарным группам. Косвенные затраты не распределяются на себестоимость, а добавляются отдельными строками в отчет о прибылях и убытках.
В программа Управленческий учет в сфере услуг реализован простой метод учета заказов. Имеется один тип заказа. К нему могут быть привязаны прямые затраты. Такая упрощенная организация системы учета может применяться не только в сфере услуг, но и, например, в продажах без склада, проектных работах и пр.
Программа Управленческий учет в торговле поддерживает два типа заказов: на закупку и на продажу. Имеется отдельная таблица для указания связи, какие заказы на закупку участвуют в заказе на продажу. Прямые затраты соответственно также могут распределяться либо на закупку, либо на продажу. Поддерживается расчет запасов на уровне товаров и затрат.
Услуги не могут храниться в запасах, поэтому основная деятельность этого рода бизнеса может быть описана через один тип заказа, который характеризует продажу, и к которому могут быть привязаны дополнительные прямые затраты. Эти затраты могут возникать в момент реализации заказа или быть приобретены заранее (так называемые, затраты в запасах Клиенты . В таблице (лист Заказы ) автоматически рассытывается себестоимость, выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу.
Поля Заказа описаны в таблице:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Заказ | Уникальный код заказа. |
Да | Да (начало ввода) |
| Статус | Статусов | Список | Нет |
| Дата | Дата продажи услуги | Да | Да |
| Услуга (маршрут ) | Наименование услуги | Да | Нет |
| Регистрационный номер | Да | Нет | |
| Водитель | Пример произвольного поля, характеризующего заказ | Да | Нет |
| Комментарий | Примечание к заказу | Да | Нет |
| Клиент | Клиент из справочника | Список | Да |
| Затраты |
Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат . | Нет | Вычисляемое |
| Количество | Количество услуг или работ в заказе. По умолчанию 1 | Да | Да |
| Цена продажи | Цена за единицу услуги. | Да | Да |
| Выручка | Количество * Цена | Нет | Вычисляемое |
| Маржинальная прибыль |
Выручка - Прямые затраты по заказу | Нет | Вычисляемое |
| Дата и сумма первой оплаты. |
Да (вместо формулы) | Да | |
| Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. |
Да (вместо формулы) |
Поля Маршрут , Рег.номер , Водитель (выделены курсивом) использованы в демонстрационой модели только в качестве примера дополнительных характеристик заказа на автотранспортном предприятии. Для другого типа бизнеса, связанного с продажей услуг, можно эти поля переименовать, либо удалить. Можно также добавить собственные произвольные поля (через добавление столбца целиком).
Даты плановых оплат
Дата
Первичными для дальнейшего расчета являются - лист Зак . Поставщиком таких заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Поставщик товаров . Автоматически рассчитывается себестоимость единицы закупленного товара и остаток непроданных товаров на складе.
Поля Заказа на закупку описаны в таблице:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| #PO | Уникальный код заказа заказа на закупку (англ. Purchase Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Статус | Состояние заказа из справочника Статусов | Список | Нет |
| Дата закупки |
Дата закупки товара | Да | Да |
| Комментарий | Примечание к заказу | Да | Нет |
| Поставщик | Поставщик товара из справочника | Список | Да |
| Товар | Произвольное название закупаемого товара (в базовой версии нет справочника товаров) | Да | Нет |
| Количество | Да | Нет | |
| Затраты |
Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат . | Нет | Вычисляемое |
| Цена | Цена за единицу товара. | Да | Да |
| Стоимость | Количество * Цена | Нет | Вычисляемое |
| Дополнительные затраты | Вычисляемое поле из журнала Прямых затрат . | Нет | Вычисляемое |
| Итого затраты | Итоговая себестоимость заказа на закупку: Стоимость + Доп.затраты |
Нет | Вычисляемое |
| Плановая оплата1: дата, сумма | Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. |
Да (вместо формулы) | Да |
| Плановая оплата2: дата, сумма | Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. |
Да (вместо формулы) | Нет (если 1я оплата =100% выручки) |
Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с суммой начисления по заказу.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.
Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.
Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.
Продажи описываются в журнале (лист Прод ). Покупателями заказов могут являться только контрагенты предустановленного типа Клиенты . В таблице автоматически рассытывается выручка и маржинальная прибыль по каждому заказу. Для расчета прибыльности должны быть настроены связи между закупками и продажами на листе Выручка .
Поля Заказа на продажу описаны в таблице:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| #SO | Уникальный код заказа заказа на продажу (англ. Sales Order). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Статус | Состояние заказа из справочника Статусов | Список | Нет |
| Дата | Дата продажи услуги | Да | Да |
| Комментарий | Примечание к заказу | Да | Нет |
| Клиент | Клиент из справочника | Список | Да |
| Затраты закупки |
Затраты на реализацию товара, не связанные с продажей. Рассчитывается в таблице Выручка | Нет | Вычисляемое |
| Затраты продажи | Затраты привязанные кк продаже (коммерческие затраты) из журнала Прямых затрат | Нет | Вычисляемое |
| Итого себестоимость реализации |
Затраты закупки + Затраты продажи | Нет | Вычисляемое |
| Выручка | Значение по заказу из таблицы Выручка (рассчитывается автоматически) | Нет | Вычисляемое |
| Маржинальная прибыль |
Выручка - Итоговая себестоимость | Нет | Вычисляемое |
| Плановая оплата1: дата, сумма | Дата и сумма первой оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. |
Да (вместо формулы) | Да |
| Плановая оплата2: дата, сумма | Дата и сумма второй оплаты. Вычисляется на основе параметров справочника контрагентов, может быть отредактировано вручную. |
Да (вместо формулы) | Нет (если 1я оплата =100% выручки) |
Даты плановых оплат необходимы для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию они формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату и сумму вместо формулы, если, например, конкретный счет клиент оплачивает по специальной договоренности. Сумма плановой оплаты в любом случае должна совпадать с выручкой по заказу.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.
Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.
Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.
Сопоставление продаваемых заказов с закупкой осуществляется в журнале Выручка (лист Выр ).
При продаже товаров каждый заказ на продажу должен быть связан с как минимум одним заказом на закупку. При продаже работ или услуг и другой деятельности такой связи может и не быть. В этом случае себестоимость заказа сформируется только на основе данных журнала Затраты .
Необходимо отслеживать остатки товаров в натуральном выражении, так как автоматического контроля отрицательных значений не предусмотрено - программа позволяет продавать больше, чем есть на складе.
Поля Заказа на продажу описаны в таблице:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| #SO | Код Заказа на продажу
(ссылка). Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| #PO | Код Заказа на закупку (ссылка). | Да | Да |
| Комментарий | Произвольное примечание | Да | Нет |
| Клиент | Клиент из Заказа на продажу (вычисляется автоматически) | Нет | Вычисляемое |
| Товар | Клиент из Заказа на закупку (вычисляется автоматически) | Нет | Вычисляемое |
| Количество | Количество товара в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| Цена продажи |
Цена продажи за единицу | Да | Да |
| Выручка | Количество * Цена продажи | Нет | Вычисляемое |
| Себестоимость единицы |
Затраты на единицу товара, не связанные с его продажей (цена закупки + доп.затраты закупки) | Нет | Вычисляемое |
| Стоимость |
Общая себестоимость: Количество * Себестоимость единицы |
Нет | Вычисляемое |
Таблицы и Выручка жестко связаны между собой для вычисления маржинальной прибыли и остатков по заказу. Связь происходит через код заказа (SO или PO). Для лучшего понимания возможностей внимательно изучите демонстрационные примеры, а также попробуйте полностью описать один заказ от закупки до продажи покупателю.
Для бизнеса по перепродаже товаров без использования склада лучше подойдет версия Управленческий учет в сфере услуг .
Для удаления записи достаточно очистить поле SO (ссылка на Заказ на продажу )стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.
Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.
Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.
Журнал предназначен для ввода нескольких типов операций по формированию расходов и доходов (лист Затр):
Расходы, связанные с закупкой товара по основной деятельности формируются в Заказах на закупку (версия Управленческий учет в торговле ). Косвенные затраты, списываемые на себестоимость периода непосредственно датой платежа, могут быть введены в журнал Платежей и поступлений (см. ниже). Все остальные затраты и доходы по неосновной деятельности должны быть сформированы в журнале Затраты Поставщик из справочника.
Затраты относящиеся к конкретному заказу и влияющие не маржинальную прибыль, должны заполнятья с указание Заказа (на закупку или продажу в версии Управленческий учет в торговле ). В версии Управленческий учет в сфере услуг доступен выбор из списка.
При закупке материала (ресурса) на склад поле Статья остается пустым. При дальнейшем списании этого ресурса на себестоимость, поле Поставщик остается пустым, а Статья заполняется.
Для формирования доходов по неосновной деятельности в поле Сумма вводится отрицательное число, а в поле Поставщик выбирается Клиент .
Дата плановой оплаты необходима для расчета просроченных задолженностей. По умолчанию она формируется на основе параметров справочника контрагентов. Но можно ввести любую другую дату вместо формулы, если, например, конкретный счет оплачивается поставщику по специальной договоренности.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо удаление или очистка строк целиком, если не установлена защита листа.
Добавление строк в Журнал осуществляется через вставку строк целиком в любое место диапазона (после первой и перед последней строкой) стандартными средствами Excel.
Примеры заполнения журнала представлены в файлах с демонстрационными данными. Жирными прерывистыми рамками выделены примеры групповых операций.
Журнал предназначен для ввода операций, связанных с движением денежных средств (лист Плат):
Платежи и поступления формуирую данные Отчета о движении денежных средств (ОДДС) , а также влияют на балансовые и просроченные задолженности.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата поступления или платежа. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код операции | Произвольный код | Да | Нет |
Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
В управленческой отчетности баланс играет важную роль. Управленческий баланс формируется с целью оценки собственного капитала компании и других показателей в заданный момент времени, например, в конце года. Он отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Для руководства важно, чтобы составление управленческого баланса осуществлялось на основе управленческих данных (в отличие от бухгалтерского баланса).
Форма любого балансового отчета, в том числе форма управленческого баланса, представляет собой таблицу со списком статей, состоящую из двух разделов, суммы которых являются равными друг другу, т.е. оба раздела должны балансировать друг друга. Первый раздел - это список активов. Второй раздел - это сумма обязательств и собственного капитала в бизнесе (список пассивов). Выраженный в виде уравнения, баланс показывает:
Активы = Обязательства + Собственный капитал
Чтобы оценить собственный капитал, нужно просто выразить уравнение как:
Собственный капитал = Активы – Обязательства
Ниже приведен пример управленческого баланса (1С управленческий баланс в программном продукте «WA: Финансист»):
| Управленческй баланс | На 31.12.2016 | На 31.12.2015 |
|---|---|---|
| АКТИВЫ | ||
| Внеоборотные активы | ||
| Основные средства | 2 493 288 | 2 500 000 |
| Нематериальные активы | - | 2 011 154 |
| Инвестиции в зависимые компании | - | - |
| Отложенные налоговые активы | 19 651 140 | 19 651 140 |
| 15 026 296 | - | |
| Финансовые активы, удерживаемые до погашения | - | - |
| Прочие внеоборотные активы | - | - |
| Дебиторская задолженность | - | - |
| Итого внеоборотные активы | 37 170 724 | 24 162 294 |
| Оборотные активы | ||
| Запасы | 2 246 034 202 | 2 250 008 991 |
| Дебиторская задолженность | 1 184 037 564 | 133 998 380 |
| Займы выданные и проценты к получению | - | - |
| Финансовые активы, удерживаемые для продажи | - | - |
| Прочие финансовые вложения | - | - |
| Налог на прибыль к получению | - | 261 196 |
| Денежные средства и их эквиваленты | 3 379 720 | - |
| 3 433 451 486 | 2 384 268 567 | |
| Активы, предназначенные для продажи | - | - |
| Итого оборотные активы | 3 433 451 486 | 2 384 268 567 |
| Итого активы | 3 470 622 210 | 2 408 430 861 |
| СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВА | ||
| Капитал | ||
| Уставный капитал | - | - |
| Добавочный капитал | - | - |
| Резервы | 1 | - |
| Нераспределенная прибыль | 218 382 382 | 215 139 464 |
| Собственный капитал акционеров компании | 218 382 383 | 215 139 464 |
| Неконтрольные доли владения | - | - |
| Итого собственный капитал | 218 382 383 | 215 139 464 |
| Долгосрочные обязательства | ||
| Кредиты и займы | 29 058 000 | 29 058 000 |
| Кредиторская задолженность | 2 478 104 076 | 1 870 805 586 |
| Целевое финансирование | - | - |
| Отложенные налоговые обязательства | - | - |
| Прочие долгосрочные обязательства | - | - |
| Итого долгосрочные обязательства | 2 507 162 076 | 1 899 863 586 |
| Краткосрочные обязательства | ||
| Банковский овердрафт | - | - |
| Кредиты и займы | - | - |
| Кредиторская задолженность | 744 968 387 | 293 427 811 |
| Налог на прибыль к уплате | 109 364 | - |
| Итого краткосрочные обязательства | 745 077 751 | 293 427 811 |
| Обязательства, относящиеся к активам, предназначенным для продажи | - | - |
| Итого обязательства | 3 252 239 827 | 2 193 291 397 |
| Итого собственный капитал и обязательства | 3 470 622 210 | 2 408 430 861 |
Табл. 1. Управленческий баланс пример составления.
Активы включают все денежные средства и имущество, принадлежащие компании. Обычно активы в балансе делятся на две категории: оборотные (текущие) активы и внеоборотные активы.
Оборотные активы включают:
Внеоборотные активы включают:
Обязательства в управленческом балансе - это долги или другие обязательства компании, которые отрицательно сказываются на чистой стоимости. Существуют две основные категории обязательств: текущие обязательства и долгосрочные обязательства.
Текущие обязательства, которые являются обязательствами, которые, как ожидается, будут погашены в течение года, включают:
Долгосрочные обязательства включают:
Собственный капитал в управленческом балансе:
Эта часть управленческого баланса представляет собой стоимость собственности владельцев в компании. Значение представляет собой сумму, на которую активы превышают обязательства. Положительный капитал означает, что активы превышают обязательства. Если сумма является отрицательной, то есть обязательств больше, чем активов, то компания находится в критическом положении.
Собственный капитал может состоять из трех основных категорий:
Показатель EBITDA является одним из финансовых показателей компании и используется для определения прибыли бизнеса. Финансовый показатель EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) - это прибыль до вычета процентов, налогов, обесценения и амортизации. EBITDA компании выделяет стоимость заемного капитала и эффект от налогообложения, добавляя проценты и налоги к доходам. Наконец, значение EBITDA устраняет произвольные и субъективные суждения, которые могут входить в расчет амортизации, такие как срок полезного использования, оценка остаточной стоимости и различные методы амортизации.
Показатель EBITDA впервые стал известен в середине 1980-х годов, поскольку инвесторы оценивали проблемные компании, которые использовали заемные средства и которые нуждались в финансовой реструктуризации. Инвесторы использовали EBITDA для быстрого расчета того, смогут ли эти компании выплатить проценты по финансируемым сделкам. Использование EBITDA с тех пор распространилось на широкий круг предприятий. Его сторонники утверждают, что EBITDA предлагает более четкое отражение операционной деятельности путем исключения расходов, которые могут скрыть то, как действительно работает компания.
Взаимосвязь данного показателя и управленческого баланса предприятия – в значении суммы амортизации, которую можно получить из балансового отчета. Остальные значения можно получить из отчета о прибылях и убытках, либо из отчета о движении денежных средств.
Таким образом, в управленческом учете баланс является одним из главных инструментом для оценки финансового положения компании и базой для расчета различных показателей, в том числе показателя EBITDA.
В настоящее время очень много компаний, в которых автоматизированы основные бизнес процессы, связанные с бухгалтерским, налоговым, кадровым, торговым, складским учетом на базе программных продуктов 1С или других систем. Однако довольно-таки часто эти процессы внедрены по принципу «лоскутной» автоматизации в разных конфигурациях/базах, что приводит к определенным трудностям в ведении управленческого учета.
Для успешного ведения управленческого учета необходимо получать актуальную и точную информацию от различных структур компании. Т.е. для принятия корректных и своевременных управленческих решений топ-менеджерам необходимо получать информацию от торговых и производственных подразделений, бухгалтерии, кадровых служб и т.д. Но просто получить достоверную информацию мало! Приходящая информация должна быть обработана, преобразована в вид, позволяющий сопоставить все данные из различных структур и предоставлена топ-менеджерам в удобочитаемом виде, позволяющем оценить результаты и принять решения, которые обеспечат рост компании.
В данной статье мы рассмотрим проект по консолидации нескольких систем с целью автоматизации управленческого учета. Компания EFSOL позиционирует себя как компания-интегратор, предлагающая различные программные решения в зависимости от потребностей клиентов, поэтому в данной статье, дабы не делать рекламу конкретному продукту, выбранному для реализации данного проекта, мы заменим его наименование на условное название «конфигурация «Управленческий учет».
Управленческий баланс является основным плановым и отчетным документом сводного бюджета, который содержит в себе данные об изменениях величины и структуры активов и источниках финансирования деятельности предприятия за бюджетный период.
Нет необходимости подробно описывать важность и функции управленческого баланса, напомним лишь основные его задачи:
Управление активами и обязательствами
Система управленческого учета позволяет управлять активами и обязательствами предприятия, что позволяет получать актуальную информацию о денежных средствах компании.
Прогнозирование финансового состояния
Прогнозирование осуществляется с целью оценки финансовых перспектив на определенный временной период и формирования на этой основе выводов и рекомендаций относительно выбора дальнейшей стратегии управления компанией.
Балансировка
Сбалансированность бюджета дает гарантию сохранности денежных средств и контроля их расхода.
Формирование управленческого баланса направлено на повышение эффективности управления финансовыми активами, а также решения важных бизнес-задач. Именно по этой причине структура баланса должна соответствовать четким требованиям:
Рисунок 1 - Требования к структуре управленческого баланса
Заказчиком описываемого внедрения является торговая Группа компаний. В состав данной Группы компаний входит несколько аффилированных юридических лиц.
Основной тип деятельности компании – торговля оборудованием.
Сопутствующая деятельность - услуги по подбору, доставке, установке и настройке поставляемого оборудования.
Предпосылками для запуска данного проекта являлись следующие факторы:
Таблица 1 - Предпосылки для запуска автоматизации формирования управленческих отчетов
| Название | Описание |
| «Лоскутная» автоматизация | используется несколько конфигураций, в каждой из которых хранятся данные только по определенному участку учета |
| Отсутствие оперативной управленческой отчетности в режиме онлайн | используемые программные продукты не предоставляют возможности получать актуальную консолидированную управленческую отчетность |
| Значительные потери времени при подготовке управленческих отчетов | сбор и обработка информации для управленческих отчетов выполняется вручную, на что уходит много времени и приводит к появлению дополнительных ошибок, связанных с человеческим фактором |
| Отсутствие полной картины финансово-экономического состояния предприятия | данные в различных системах имеют разные форматы и хранятся в разных информационных базах, что не дает возможности консолидировать их в единый отчет для общей оценки картины финансово-экономического состояния |
| Отсутствие удобного инструмента для бизнес-анализа деятельности компании | при формировании управленческой отчетности вручную отсутствует возможность формирования отчетов с актуальной информацией и применением различных группировок и отборов, необходимых на текущий момент |
Автоматизация финансовой деятельности - процесс сложный, однако без автоматизированной системы управленческого учета топ-менеджерам компании будет сложно принимать своевременные обоснованные и верные управленческие решения.
В случае если финансовое планирование ведется вручную с помощью электронных таблиц (например в MS Excel), то планирование очень сложно будет представить в единой системе. Влияние человеческого фактора будет сказываться на оперативности и точности анализа, что может привести к существенным ошибкам при принятии важных решений. Исходя из этого, с уверенностью можно сказать, что для анализа и ведения финансового учета, необходимо автоматизированное решение с определенным набором инструментов.
Для решения поставленных задач были рассмотрены несколько конфигураций, имеющих возможность работы с управленческой отчетностью и Бюджетированием:
Основываясь на требованиях заказчика к системе и собственном опыте внедрений компании EFSOL, а так же опыте других компаний-интеграторов, являющихся партнерами 1С, из рассматриваемого списка программных решений было выбрано решение «Управленческий учет» (имеющее статус «1С-совместимо»).
В выбранной конфигурации присутствуют:
Так же немаловажную роль в выборе программного решения сыграли средняя трудоемкость и средние сроки внедрения по опыту реализованных ранее, компанией EFSOL и другими партнерами 1С, проектов и количество официально зарегистрированных компанией 1С завершенных внедрений рассматриваемых программных продуктов.
Описание методологии получения фактических данных
В разрабатываемой информационной системе происходит обмен данными между несколькими базами: две базы с исходными данными – конфигурация 1С:Управление торговлей 8.1 (далее называемые «Основная база» и «База 2») и база-получатель – конфигурация «Управленческий учет».
На рисунке 2 показана блок-схема информационных потоков в разработанной системе.
Рисунок 2 - Общая блок-схема информационных потоков в разработанной системе
Как видно на схеме, из «Основной базы» и «Базы 2» в базу «Управленческий учет» поступают фактические данные. Нашими специалистами были разработаны правила обмена данными между конфигурациями, которые позволят по настроенному расписанию ежедневно собирать данные из баз источников в базу-приемник. Так как объемы данных велики, то с целью сохранения высокой производительности системы в рабочее время, обмены данными производятся в ночное время и утром пользователи уже имеют актуальные данные.
Данные в базах-источниках имеют различную структуру, поэтому специалистами EFSOL были разработаны «правила трансляции», «запросы» и «источники», позволяющие преобразовать имеющуюся информацию и получить возможность их анализа с помощью разработанных специалистами EFSOL отчетов.
С помощью разработанных правил трансляций и источников получаемые из баз 1С:Управление торговлей данные преобразовываются и распределяются по статьям бюджетов, и записываются в регистры бюджетирования. По данным из регистров бюджетирования с помощью разработанных отчетов можно эти данные увидеть уже в удобном для анализа виде, с возможностью использовать различные отборы и группировки, т.е. можно получать данные по отдельным подразделениям компании, по отдельным статьям бюджетов, заказам и т.д.
Для ведения управленческого учета специалистами EFSOL были настроены все типовые справочники и аналитики системы, необходимые для ведения управленческого учета, а так же разработаны бюджеты БДР и БДДС, данные по которым используются для формирования главного отчета разрабатываемой системы – «Управленческий баланс» и отчетов, формируемых на его основании.
Для функционирования данных бюджетов были разработаны и настроены :
Для ведения управленческого учета, в рамках данного проекта были разработаны следующие отчеты:
Управленческий баланс имеет форму двусторонней таблицы, которая содержит в себе активы (требования и вложения) и пассивы (обязательства и капитал), однако форма управленческого баланса не установлена законодательством РФ, поэтому статьи актива и пассива определяются индивидуально, с учетом специфики деятельности каждого предприятия.
Данные в форму управленческого баланса попадают из плана счетов бюджетирования полученные при трансляции с оборотов по бюджетам (при проведении документа «Получение фактических данных») бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов, технических статей (движения товаров) и механизма закрытия счетов.
Для формирования необходимых данных были разработаны следующие правила:
Отчет о прибылях и убытках отражает финансовые результаты деятельности организации за отчетный период и аналогичный период предыдущего года.
Получение данных в отчет о прибылях и убытках происходит при трансляции данных полученных при проведении документа «Получение фактических данных» по источникам ДДС. Правила сбора данных для отчета были сформированы в соответствии с полученной от заказчика информацией и реализованы в конфигурации «Управленческий учет» с помощью типовых инструментов с незначительными доработками функционала.
Рисунок 3 - Отчет о прибылях и убытках
Валовая прибыль для данного отчета рассчитывается с учетом Затрат на сервис, Затрат на списание, Затрат на логистику, Стоимости финансирования, Валовой прибыли по бренду и др. (в соответствии с алгоритмом, утвержденным заказчиком).
Рисунок 4 - Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат
Отчет построен по статьям верхнего уровня управленческого баланса. Суммовые значения статей выводятся в различных валютах. Данные, которые наполняют отчет, собраны по счетам плана счетов бюджетирования по правилам, согласованным с заказчиком.
Рисунок 5 - Отчет «Сводная валютная позиция под риском»
Методика проверки
Для сверки данных нашей компанией был разработан «Отчет по трансляциям», позволяющий сопоставить данные между статьями, счетами и большим количеством других аналитик.
Рисунок 6 - «Отчет по трансляциям»
Для формирования фактических данных, необходимых для получения отчета, используется типовой документ «Получение фактических данных». В данном документе пользователю необходимо выбрать нужный источник данных (заранее настроенный специалистами EFSOL), указать нужный период сбора данных и сохранить полученные результаты.
Для получения необходимых отчетов пользователь выбирает из списка нужный отчет (все разработанные отчеты вынесены в отдельный пункт меню системы), задать нужный период, включить нужные отборы (если они необходимы) и нажать на кнопку «сформировать».
В ходе обследования компании в рамках предпроектных работ, был выявлен ряд проблем, влияющих на точность сбора информации и получение управленческой отчетности:
Все эти проблемы требуют разработки дополнительных мероприятий по их исправлению, прежде чем новая система будет введена в эксплуатацию.
Таким образом помимо технической стороны вопроса, т.е. непосредственно разработки новой системы, в рамках данного проекта проводились были разработаны рекомендации по оптимизации учета, ведущегося организациями Группы компаний заказчика на текущий момент.
В результате внедрения данного проекта заказчик получил:
После внедрения автоматизированной системы управленческого учета, произошли следующие изменения:
Нужен эффективный инструмент для ведения управленческого учета?
Наши специалисты помогут подобрать лучшее решение
для Ваших задач!
Получить консультацию
Управленческий баланс обеспечивает руководителя возможностью удобного управления финансами и тотального контроля за всеми активами и пассивами предприятия. Он является идеальным инструментом мониторинга финансовой устойчивости бизнеса.
Для директора подобной картой является управленческий баланс. Это единственный отчет в финансовом учете, в котором можно увидеть все, чем располагает предприятие. Это "взгляд сверху" на все находящиеся в распоряжении компании ресурсы. Особенно важно бросить такой взгляд накануне решающей "битвы" (в конце отчетного периода, перед встречей с учредителями и т. п.)
Любой показатель отчета можно детализировать. Это позволяет проверить каждую цифру в балансе и сразу выявить либо возможные ошибки в учете, либо недостачи в активах (хищения). Таким образом, управленческий баланс выступает отличным инструментом для инвентаризации денежных средств, товаров, материалов и имущества предприятия.
Если баланс покажет, что активы предприятия сформировались в основном за счет собственных средств предприятия (капитала и нераспределенной прибыли), то такое предприятие можно считать финансово устойчивым. Если же преобладает «кредиторка», значит перед нами «мыльный пузырь».
Сумма вложенных учредителями средств отобразится как «Капитал» в пассиве управленческого баланса. А чтобы узнать, на что эти вложения пошли, следует обратиться к активу баланса. Актив наглядно покажет, какая часть вложений учредителей находится в товарах, деньгах, задолженностях поставщиков и т. д.
Когда же у предприятия появится прибыль, в балансе увеличится сумма пассива и на ту же сумму возрастут активы. Таким образом, управленческий баланс гарантирует, что ни одна копейка не уйдет из-под контроля.
