В данной статье мы расскажем как посредством программы быстро и дешево автоматизировать позаказное производство в 1С на небольшом предприятии от приема звонка покупателя до отгрузки продукции и получения от него окончательной оплаты по договору, при этом в любой момент времени понимать на какой стадии производства находится Заказ покупателя.
Для любого производственного предприятия, управляющего позаказным производством всегда актуальна задача - иметь информацию о готовности Заказов покупателей к отгрузке. Чтобы покупатель был доволен необходимо отгружать продукцию в срок и с нужным качеством. Для этого производственным подразделениям необходимо иметь информацию о требуемых сроках производства и объемах готовой продукции, а менеджерам, принимающим Заказы от покупателей, иметь информацию о свободных ресурсах предприятия.
До недавнего времени для небольшой производственной компании не было единого не дорогого программного продукта, который бы позволял получать сквозную аналитику по Заказам.
Сегодня рынок 1С пополнился новым программным продуктом «1С:Управление небольшой фирмой», возможности которого позволяют управлять позаказным производством в 1С: получать информацию о состоянии, движении и готовности каждого заведенного Заказа покупателя, начиная от первого обращения клиента и заканчивая оплатой.
Заказ покупателя в системе представляет собой единую сквозную аналитику, по которой выпускается продукция, списываются материалы на выпуск, производится реализация продукции и оплата покупателем.
В любой момент времени менеджер предприятия может посмотреть:
При этом вся информация о клиентах, информация о каждом телефонном звонке, каждой встрече, каждом отправленном письме хранится в программе. Если сегодня текущий менеджер по Заказу заболел или решил уволиться организация всегда застрахована, от того, что вместе с менеджером уйдет и его записная книжка, его личные файлы, клиентская база.
При назначении времени отгрузки продукции вам необходимо оповестить покупателя и отправить ему SMS? Менеджеры вашего предприятия говорят, что SMS было отправлено, а клиент его не получал? «1С:Управление небольшой фирмой» легко решает эти вопросы. В программу встроен механизм отправки SMS клиентам и вся информация об отправленных сообщениях остается в системе.
Приятным бонусом в «1С:Управление небольшой фирмой» является возможность планирования оплат от покупателей по каждому Заказу благодаря которому менеджер всегда имеет под рукой информацию какому клиенту нужно позвонить и поторопить с оплатой, а руководитель или главный бухгалтер в любой момент времени могут провести план-фактный анализ поступления денежных средств и качество работы менеджеров.
Сегодня, для того, чтобы автоматизировать деятельность небольшого производственного предприятия не обязательно покупать дорогостоящий программный продукт такой как «1С:Управление производственным предприятием» или «1С:Комплексная автоматизация» и нести значительные затраты на обучение персонала и консультации по внедрению.
Достаточно приобрести легкий и понятный продукт «1С: Управление небольшой фирмой», который покроет все базовые потребности (Рисунок 1) и даст возможность управлять предприятием, используя единый, простой и надежный инструмент. Цены на программный продукт указаны в разделе .
Рисунок 1. Потребности предприятий
Грамотное управление затратами предприятия – одна из основных задач менеджмента, заинтересованного в долгосрочном успешном бизнесе. Четкое понимание уровня себестоимости продукции дает руководителю возможность контроля исполнения планов, оценки эффективности отдельных производственных операций и деятельности предприятия в целом, изыскания путей оптимизации производственного процесса и повышения уровня прибыли за счет сокращения собственных издержек. Правильно построенный процесс учета позволяет определить себестоимость продукции в УНФ без проведения дополнительных расчетов и манипуляций над данными.
Используемые методики и способы калькулирования себестоимости довольно разнообразны. Их описание останется за пределами настоящего материала. Далее для демонстрации порядка расчета себестоимости средствами УНФ будет рассмотрен пример, который иллюстрирует упрощенную ситуацию производства и определения себестоимости. В примере рассмотрены операции, которые иллюстрируют перенос на себестоимость различных расходов:
Себестоимость продукции, процесс производства которой отражен в системе соответствующими документами, пользователь в итоге найдет в отчетной форме «Себестоимость выпуска». Доступ к отчету возможен, например, в разделе «Производство / Отчеты». Данные в форме группируются в разрезе выпускаемой номенклатуры продукции.
Предполагаем, что предприятие занимается швейным производством и выпускает два вида изделий: плащи и хозяйственные сумки – и использует для этого одинаковую ткань и нитки. Пусть для производства одежды применяется также подкладочная ткань и пуговицы.
В справочник «Номенклатура» следует внести позиции, соответствующие материалам и готовой продукции, а также описать расход материалов для пошива изделий, используя спецификации. Создание спецификаций производится в карточке номенклатуры на вкладке «Спецификации». Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько спецификаций, описывающих разные варианты изделий.
Табличная часть формы редактирования спецификации включает вкладки:
Для предприятий, выпускающих несколько видов однотипных изделий, удобным вариантом может оказаться вариант заполнения справочника «Номенклатура» с единственной спецификацией для каждой позиции. Другими словами, каждый выпускаемый вариант изделия отражается отдельной позицией справочника. Такой подход позволит упростить чтение заказов персоналом. Например, вместо использования двух спецификаций «Мягкий» и «Жесткий» для элемента справочника стул «Стул» иногда разумно создать два разных элемента справочника: «Мягкий стул» и «Жесткий стул».
Для документирования производственных операций предназначен одноименный документ, создание которого доступно в разделе «Производство» или из меню кнопки «Создать на основании» документа «Заказ покупателя». Заказы покупателей оформляются в разделе приложения «CRM / Заказы и счета / Заказы покупателей».
Создание следующего документа методом «на основании…» удобно, поскольку избавляет пользователя от повторного ввода данных и создает необходимые связи между документами в системе.
Табличная часть вкладки «Продукция» частично заполняется автоматически согласно данным заказа, в частности, данные вносятся системой в столбцы:
Содержимое табличной части может быть в дальнейшем отредактировано пользователем.
На вкладке «Материалы» данные отражаются согласно нормативам спецификации и объему заказа: система автоматически определяет необходимые расход материала.
В документах, созданных через основное меню приложения, состав спецификации также может быть использован для заполнения табличной части вкладки «Материалы». Для этого пользователю следует нажать на кнопку «Заполнить по спецификации».
После проведения документов «Производство» может быть сформирован отчет «Себестоимость выпуска». Величина себестоимости на текущем этапе будет отражать исключительно прямые материальные затраты, которые понесло предприятие в производственном процессе.
Для оформления в системе оплаты труда рабочих, задействованных в выпуске изделий, использован сдельный наряд. Для формирования документа пользователю следует переместиться по маршруту «Производство / Задания и наряды / Сдельные наряды» и создать новый документ. Альтернативным вариантом создания наряда является меню кнопки «Создать на основании» в документе «Заказ покупателя». Установление связи с заказом приведет к автоматическому заполнению табличной части наряда, в состав которой включены столбцы:
Для примера сформировано три сдельных наряда. В документы включены работы, указанные в спецификациях номенклатурных позиций.
После проведения сдельных нарядов стоимость оплаты труда включается системой в себестоимость и отражается в отчете «Себестоимость выпуска» в качестве нематериальных затрат.
Документ предназначен для отражения в учете распределения материальных и прочих затрат на выпуск продукции. Форма содержит несколько вкладок:
После проведения документа его данные также находят отражение в отчетной форме по себестоимости продукции.
Каждая конфигурация имеет свои особенности, но есть несколько функций, которые, собственно говоря, определяют понятие «производственный учет» и присутствуют в любой из них в том или ином виде.
Основной функционал, относящийся к производственному учету:
Для сравнения приведем несколько спецификаций из разных решений 1С.
Самая простая спецификация принадлежит наиболее распространенной конфигурации «1С Бухгалтерия 8.3»:
Такая спецификация содержит минимум данных: наименование (что выпускаем), в каком количестве, каких материалов и сколько используется при выпуске.
Промежуточное по сложности положение занимает спецификация из УНФ.
В 1С УНФ можно задать как список комплектующих, так и перечень операций. Такой информации вполне хватает для описания несложного производственного процесса небольшой фирмы.
На рис.4 представлена ресурсная спецификация, применяемая в 1С ERP — самой современной и перспективной конфигурации для учета производственных процессов любого по объемам и сложности производства. Такая спецификация предназначена для описания сетевого графика изготовления изделия.
Сравнение спецификаций дает возможность проанализировать возможности различных конфигураций 1С. Чем сложнее спецификация, тем больший функционал имеет конфигурация.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Любой производственный процесс имеет несколько похожих этапов:
В этот же список можно добавить переработку давальческого сырья и передачу в переработку.
В конфигурациях 1С для отражения вышеназванных производственных этапов используются документы:
Эти документы образуют своеобразную производственную цепочку. Рекомендуется соблюдать хронологическую последовательность всех документов, участвующих в такой цепочке. Если материалы не будут оприходованы на склад до момента списания их в производство, программа не сможет корректно рассчитать себестоимость комплектующих, а затем и выходного изделия. То же самое произойдет, если отразить выпуск готового изделия до списания материалов со склада в производство.
Самым важным с точки зрения производственного учета документом является документ «Отчет производства за смену». В нем отражается, что именно выпущено, в каком количестве, когда, из чего.
Закладка «Материалы» может быть заполнена на основании спецификации.
На рис.5 и рис.6 изображены документы «Отчет производства…» из конфигураций 1С:Бухгалтерия и УПП. Документы имеют одинаковый смысл – отражение выпуска продукции. Но как видно из рисунков, содержание отличается. В УПП есть несколько дополнительных закладок «Распределение материалов», «Распределение прочих расходов» и т.д.
Эти закладки нужны для распределения прямых расходов непосредственно в самом документе и на конкретную номенклатуру. Это дает возможность рассчитать себестоимость каждой единицы выпущенной продукции или полуфабриката. В отличие от УПП в 1С:Бухгалтерии распределение затрат выполняется только до номенклатурной группы.
Еще одна отличительная особенность УПП – использование заказов. Есть заказы покупателей, заказы поставщикам, заказы на производство. Заказы – очень важные с точки зрения производственного учета документы. В УПП можно заказа, проанализировать его выполнение. На рис.7 представлен пример заказа покупателя и отчет по нему.
УНФ еще более «заточена» на использование заказов в производственном учете. Здесь цепочка выглядит следующим образом:
Заказ покупателя – Заказ на производство – Производство – Перемещение на склад – Реализация.
Все документы создаются на основании друг друга.
Как видно из рис.8, вместо документа «Отчет производства …» в УНФ применяется документ «Производство». Смысл и содержание – те же.
В заключение – цепочка для ERP (рис.9, рис.10). В этой конфигурации реализован принципиально новый подход к ведению производственного учета. Производственный учет идет «рука об руку» с производственным планированием. С одной стороны это сложнее, с другой – обеспечивается совершенно новый уровень управления производством.
Работа с производством ведется в отдельной разделе конфигурации «Производство». На рис. 1 открыт документ «Производство», которым приходуется продукция и списываются прямые затраты, отражающиеся на себестоимости продукции.
Рис. 1. Раздел «Производство». Документ «Производство»
Услуги по изготовлению продукции могут отражаться в конфигурации УНФ двумя вариантами:
Рис. 2. Карточка номенклатуры с услугой, где выбран счет «Косвенные затраты»
Рис. 3. Карточка номенклатуры с выбранным счетом учета затрат «Незавершенное производство»
После того как на незавершенном производстве собраны необходимые затраты (на счете учета «Незавершенное производство»), в конце месяца, перед закрытием периода необходимо дополнительным документом «Распределение Затрат» закрыть текущий счет учета на себестоимость (рис.4).
Рис. 4. Документ «Распределение затрат».
В документе «Распределение затрат» указываем период за какой необходимо заполнить выпуск продукции. На закладке «продукция» (рис.4) нажимаем кнопку «заполнить по выпуску». В Табличную часть попадает вся продукция которая была выпущена за указанный период.
Рис. 5. Документ «Распределение затрат», закладка «Затраты»
Далее на закладке «затраты» (рис. 5) нажимаем кнопку «заполнить по остаткам», при этом программа выполняет заполнение данных по сумме затрат, которые не были закрыты автоматически. После этого можно нажать кнопку «распределить по количеству», при этом будет произведено распределение текущих затрат пропорционально количеству выпущенной продукции.
После того как затраты разнесены, все входящие документы внесены и отчеты производства разнесены можно делать закрытие месяца (рис.6)
Программа подсказывает какие галочки необходимы для того что бы информация в отчетах себестоимость и финансовые результаты была актуальной (указывается знаком восклицания).
Проставляем необходимые операции. Нажимаем «Выполнить закрытие месяца» (рис. 6). После этого программа спрашивает «Перенести дату запрета редактирования?», что бы никто уже не мог вносить изменения (рис. 7).
Соответственно выбираете необходимый ответ.
Рис. 7. Вопрос «Перенести ли дату запрета редактирования» на следующий период.
Рис. 8. Отчет «Финансовый результат»
Для того что бы зарплата попадала в себестоимость продукции необходимо выбирать соответственный счет затрат (рис. 9).
