Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.
В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной документации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень и др.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка - адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.
Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР
ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров
Москва, Новоцентральная, 50
Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия
Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (под чертой).
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Должность
И.О. Фамилия
ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.
тел. 000 00 00 тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
Докладная записка;
Объяснительная записка;
Справка;
Протокол.
Докладная записка - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям.
Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений.
Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части:
Констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные);
Изложение выводов и предложений.
Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.
Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: «наименование учреждения», «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись» (с указанием должности, фамилии, инициалов). При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что…; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести).
В зависимости от местонахождения адресата докладные записки делятся на внутренние (рис. 5.7.) и внешние (рис. 5.8.). Докладная записка, адресованная руководителю учреждения или структурного подразделения, называется внутренней; если же докладная записка направляется в вышестоящую организацию, то это будет внешняя докладная записка. Внешние докладные записки оформляются на бланке организации, внутренние - на обычном листе бумаги.
Рис. 5.7. Образец оформления внутренней докладной записки.
Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки.
Объяснительная записка - это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем (рис. 5.9.).
Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие…, по причине того, что… и т.п.
Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.
Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.
Справки составляются, как правило, по запросам вышестоящих и сторонних учреждений, имеющих право на получение соответствующей информации (судебные и налоговые органы, милиция, прокуратура), - это внешние справки. Справки могут составляться также и внутри учреждения - это внутренние справки. Внешние справки составляются на общем бланке учреждения, внутренние - на чистом листе бумаги.
Различают также справки личного характера (рис.5.10.) и служебно-информационного (рис. 5.11.).
Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. Не рекомендуется использовать в тексте архаичные обороты: настоящим подтверждается, действительно обучается, настоящая справка.
Рис. 5.10. Образец оформления справки личного характера.
Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делится на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме.
Рис. 5.11. Образец оформления служебно-информационной справки.
Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:
- «наименование вида документа» (справка);
- «регистрационный номер»;
- «место составления»;
- «адресат»;
- «заголовок к тексту»;
- «текст»;
- «подпись»;
- «оттиск печати».
Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой.
Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение. Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.
Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).
Административный акт - это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.
Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов.
Акты по содержанию и назначению делятся на акты:
Ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
Сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.);
Обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);
Испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования);
Дегустации;
Ревизий;
Уничтожения дел, испорченных товаров списания;
Инвентаризации;
Расследования несчастных случаев, аварий и т.д.
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 5.12.), как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «названия вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования, Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы.
Рис. 5.12. Образец оформления акта.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связанного текста, таблицы или сочетания этих форм.
Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер - основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия №2 от 02.01.2014. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности: например:
В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце теста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресата, которым он направлен, например:
Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:
Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия и виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.
Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.
Полный протокол (рис. 5.13) включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, названия учреждения, вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.
Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось насколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.10.2014.
Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания директоров и т.д.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В водной части протокола после заголовка приводятся:
1. Сведения о председателе и секретаре заседания - их фамилии и инициалы.
2. Сведения о присутствовавших. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее число. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано: Всего членов ОАО 135 человек, присутствовали 117 человек.
3. Повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня - краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:
Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступлении. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:
Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):
Рис. 5.13. Образец оформления полного протокола.
Краткий протокол (рис. 5.14.) фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут переданы секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.
Рис. 5.14. Образец оформления краткого протокола.
Выписка из протокола (рис. 5.15.) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).
В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Рис. 5.15. Образец оформления выписки из протокола.
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа , добавлен 23.03.2011
Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
контрольная работа , добавлен 18.08.2009
Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.
курсовая работа , добавлен 11.02.2014
Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие , добавлен 24.11.2010
Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Исследование основных способов классификации управленческих документов. Характеристика этапов подготовки и оформления внутренних документов. Изучение документирования распорядительной, информационно-справочной и организационной деятельности организации.
курсовая работа , добавлен 16.08.2011
Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа , добавлен 05.10.2014
Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа , добавлен 16.10.2013
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.
В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные записки, служебные письмам др. Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Перечень основных видов документов этого вида приведен ниже в п. 5.3.1. Служебные письма как наиболее распространенный вид информационно-справочной документации выделены отдельным пунктом (см. п. 5.3.2).
Вот их перечень: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка (служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение), акт, справка, сводка, заключение, перечень и др.
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов) на бланках организации, и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату заседания, номер, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание, заседание).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются председатель, секретарь, должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные, повестка дня. На заседаниях (собраниях) коллегиальных органов нередко присутствует большое количество участников. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.
Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений, оформляемых протоколом. В данных разделах отражается наличие кворума собрания (минимального количества членов коллегиального органа, необходимого для проведения работы собрания, заседания, совещания).
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Наряду с полной протоколы могут иметь сокращенную и краткую формы. В сокращенных протоколах после списка присутствующих (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступлений. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.
В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.
Докладная записка - адресованный руководителю документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организации, с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника.
Заявления оформляются лично работником, как правило, от руки в произвольной форме (возможен вариант трафаретного бланка заявления, разработанный организацией). Заявление содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, должность, Ф.И.О. руководителя предприятия, текст, дату, подпись работника и ее расшифровку, визы, резолюции, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Заявления оформляются при приеме на работу, увольнении, предоставлении очередных трудовых или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т. д. Как правило, подается на имя первого руководителя для принятия решения. Заявление с резолюцией является основанием для издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и т. п.). Сложившаяся практика (и особенно судебная) показывает, что, например, заявления об увольнении надо составлять в двух экземплярах: один отдается администрации, а второй с датой подачи заявления и подписью должностного лица (секретаря директора, инспектора отдела кадров, непосредственного начальника) остается на руках у подавшего заявление об увольнении.
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы составляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.
РОСТОВ-ДОН ЦЕНТР
ПОСТАВКА ИЗДЕЛИЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДЕСЯТЬ ДНЕЙ НАЧАЛЬНИК ОТК Петров
Москва, Новоцентральная, 50
Начальник ОТК (личная подпись) И.О. Фамилия
Телеграмма содержит следующие реквизиты: наименование организации, указание категории телеграммы, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дату регистрации, адрес и наименование отправителя (под чертой).
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:
Должность
И.О. Фамилия
ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ Должность (подпись) И.О. Фамилия
Передала: секретарь Ф.И.О. Приняла: секретарь Ф.И.О.
тел. 000 00 00 тел. 000 00 00
Время передачи: 00 час. 00 мин. Время приема: 00 час. 00 мин.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, в ней указывается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий), приема-сдачи (материальных ценностей, документов), приема-передачи (дел), ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально назначаемыми, состав которых утверждается рас- поря-дительным документом руководителя организации. Однако возможно составление акта одним, специально уполномоченным на то лицом (ревизор, инспектор).
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей.
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией в составе - присутствовали.
Если акт составлен комиссией, то вместо слова «присутствовали» указывают председателя комиссии, затем членов комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указывают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через 1,5 интервала.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. В случае необходимости в этой части делают выводы и предложения по установленным фактам.
Акты готовятся по результатам ревизий при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение и т. д. В некоторых случаях акты подлежат утверждению, в том числе и вышестоящими организациями. Реквизит «УТВЕРЖДАЮ» находится в правом верхнем углу, на свободном месте.
Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдельном листе-приложении. Небольшое по объему замечание можно поместить ниже подписей лиц, составивших акт.
В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действий, акт представляется руководителю для визирования.
Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации; название вида документа; дата; заголовок к тексту; гриф утверждения (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись председателя и членов комиссии; отметка о визировании присутствовавших; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Как правило, акт составляют в трех экземплярах: первый направляется в вышестоящие организации, второй - руководителю организации, а третий подшивается в дело.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, предложений, замечаний и т. п.).
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.