Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, что на государственных предприятиях оно разрабатывается и оформляется строго в соответствии с установленными правилами, а на частных предприятиях в более свободной форме.
От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива , где количество штатных единиц на выполняемую работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», в то время как в соседнем отделе за те же деньги работают «не поднимая головы».
Как организовано предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, какое количество людей занято какими работами, сколько получают – всю информацию можно получить из этого документа.
Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.
При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.
Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:
Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно .
Обычно штатное расписание утверждают на год.
Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.
По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.
Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.
Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.
Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.
Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.
Все названия структурных подразделений, должностей, надбавок для государственных предприятий должны быть взяты только из соответствующих утвержденных перечней,неправильно вписанная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии. Размеры окладов не могут быть меньше утвержденного минимума.
Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.
Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.
И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании .
Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составлять новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и оно получает другой номер.
1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:
2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.
3. Указывается причина, по которой происходит изменение . Звучит это так:
ПРИКАЗЫВАЮ:
5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем
. Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.
Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.
Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.
При изменении окладов и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.
Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК.
Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.
Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.
При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.
Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством , в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.
Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть .
Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.
Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует расходы на зарплату, что способствует правильному планированию процесса, распределению кадров, и, в конечном итоге, сказывается на эффективности работы организации.
Должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.
Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания , уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.
О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео:
Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.
Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.
Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.
Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.
На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.
Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации . Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.
Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.
Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.
Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:
После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.
Внесение изменений в штатное расписание проводится:
Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.
В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.
Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.
В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:
«В связи с производственной необходимостью, приказываю:
В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.
В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение . В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.
Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:
Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.
В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:
Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.
В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:
Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Изменение окладов
Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.
В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.
До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
- ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.
Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание, в том числе окладов
Штатное расписание согласно письму Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 — это локальный акт, в котором содержится:
Как указывается в том же письме, несмотря на отсутствие требования законодателя об обязательной разработке и утверждении штатки, трудовые инспекторы могут расценить отсутствие этого акта как нарушение трудового законодательства и привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП.
Итак, допустим, штатное расписание в организации имеется, но работодатель решил его изменить (как правильно это сделать, читайте здесь: Как правильно вносить изменения в штатное расписание ).
Возьмем частный случай — изменение окладов в связи с проведением индексации в соответствии со ст. 134 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
Сначала выносится приказ о проведении индексации, затем приказ об изменении штатного расписания.
В приказе об изменении штатного расписания указываются:
С каждым работником заключается допсоглашение к трудовому договору, поскольку меняются условия последнего.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Изменение условий оплаты труда происходит по согласованию с профсоюзом (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).
За 2 месяца перед изданием приказа об изменении штатного расписания в связи с переменой должности, указанной в нем, работодатель предупреждает об этом работника.
Для этого работнику дается/отправляется уведомление о переименовании должности, в котором адресат расписывается о получении и отсутствии с его стороны возражений против проведения процедуры. Затем с ним заключается допсоглашение, где указывается новое название должности.
По истечении 2 месяцев приказом об изменении штатного расписания вводится новая штатка.
ВАЖНО! При перемене должности в трудовую книжку должна быть внесена соответствующая запись (абз. 4 п. 3.1 инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
В приказе об изменении штатного расписания в связи с переименованием должности содержится:
Таким образом, при изменении штатного расписания в приказе должно быть указано основание проведения этой процедуры, а также информация, которая будет содержаться в новой штатке.
В некоторых случаях, в частности при обновлении размера окладов и названий должностей, должно быть заключено допсоглашение с работником.
Является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.
Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:
Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:
При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:
В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.
Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:
Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:
Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.
Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.
Отмечается дата введения новой должности в штат:
В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:
В этом случае отмечается наименование нового названия:
Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:
В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:
Перечисляются исключаемые штатные единицы:
Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.
С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:
Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.
