Заполняет и ведет Книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.
Чаще всего в организации это:
Любой другой сотрудник может назначается приказом работодателя как ответственное лицо за ведение, заполнение и хранение этого документа.
На обложке:
Этих сведений достаточно.
Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях, при приеме и увольнении работников.
Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:
Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер
Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи
Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки
При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии)
Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется
Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу)
Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу
Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо
Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой, если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же заносим реквизиты сопроводительного письма, если от работника ни ответа не привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.
Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.
В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Сотрудник, оформляясь на работу, сдает трудовую работодателю. Он должен организовать учет документов. Именно для этого предназначена книга учета движения трудовых книжек. Обязанности за ее заполнение возлагаются на подразделение, занимающееся кадровыми вопросами.
В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.
Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:
Если книги учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения в организации отсутствуют, то это является нарушением трудового законодательства. В подзаконных актах имеется указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.
Книгу нужно оформлять, соблюдая следующие требования:
Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать. Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки.
Главное, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно. На месте крепления концов нитей нужно сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись. А затем заверить пломбу оттиском печати организации.
Эти требования актуальны для всех предприятий, независимо от форм собственности.
Все записи в книге ведутся шариковой ручкой.
Запрещено применение корректирующей жидкости. При допущении ошибки ответственный сотрудник должен перечеркнуть строку и рядом сделать отметку, что запись недействительна. Также информация об исправлениях указывается на обратной стороне титульного листа.
После заполнения книга хранится у ответственного сотрудника до того момента, пока не будут возвращены все трудовые, информация о которых есть в книге. Далее она хранится в архиве до 75 лет.
Некоторые факты
Книга учета движения трудовых книжек необходима
для порядка в работе с трудовыми книжками и для определения ответственности при утрате трудовых книжке и вкладышей к ним. Существующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
1 – номер записи п/п;
2, 3, 4 – дата оформления и внесения информации в трудовую книжку или вкладыша по стандартам указания дат в служебных документах – арабскими цифрами. Дата оформления на работу и заполнения трудовой могут быть разными, так как, согласно статьи 66 ТК РФ, работодатель делает запись в том случае, если работник проработал у него больше 5 дней. В такой ситуации целесообразно указывать дату приема на работу;
5 – ФИО работника полностью (указывать инициалы запрещено);
6 – серия и номер трудовой;
7 – должность собственника трудовой книжки (если в дальнейшем сотрудник переходит на другую должность, запись в книге не изменяется);
8 – наименование предприятия и структурного подразделения, где этот сотрудник работает;
9 – номер и дата приказа о приеме на работу;
10 – ФИО и подпись лица, ответственного за принятие и заполнение трудовой книжки;
11 – сумма средств, оплаченная владельцем книжки в случае ее оформления на предприятии, а также сумма за вкладыши, если в них возникла необходимость. При отсутствии такой оплаты в графе ставится прочерк;
12 – дата возврата трудовой книжки владельцу, если он уволился с предприятия;
13 – подпись владельца книжки, если она уже была возвращена.
Подробно о том, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек смотрите в видео
Если в последний рабочий день сотрудник не находится на рабочем месте, то ему отправляется письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую лично или дать согласие на отправку почтой. Копия этого письма вкладывается в книгу. Также в 12-13 графах указывается дата отправки трудовой по почте и номера соответствующих почтовых квитанций.
Если в период работы в организации сотруднику был выдан вкладыш, то он должен расписаться при увольнении также и за его получение (или ставится отметка об отправке по почте).
Наличие книги контролируется трудовой инспекцией. Если она отсутствует, работодателю могут выписать штраф в сумме до 70000 рублей (статья 5.27 ТК РФ).
Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта
Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.
Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.
Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:
Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.
Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.
Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.
Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.
Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.
Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.
Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).
Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.
Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).
Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:
Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.
Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:
Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.
Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные - приносят ее с прежнего места работы.
Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст.5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП - 1 тысяча рублей, для организаций - 30 тысяч рублей.
По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ.
Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы - пронумеровать, а концы шнура - опломбировать.
Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.
Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:
порядковый номер регистрируемого документа;
дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
серию и номер книжки, если они имеются;
должность или конкретную функцию сотрудника;
наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).
Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.
Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.
Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.
Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.
После принятия работодателем решения о приеме на работу сотрудника на вакантную должность, между сторонами оформляется трудовой договор. Новый работник передаёт руководителю субъекта хозяйствования или его представителю из кадровой службы свою трудовую книжку. В неё вносится запись о принятии на работу. Обязательно указание должности и номера приказа о зачислении. Факт передачи документации фиксируется на специальном бланке трудовой книжки и в журнале учёта.
Ответственным за ведение книги обычно назначают кадрового работника
Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано на законодательном уровне.
Процедура необходима для обеспечения проведения обязательной регистрации документов, целью которой является фиксирование факта их передачи на хранение. В журнале регистрируют все переданные книжки. В случае если работник был переведён на другую должность или в другое подразделение, необходимо отразить эту информацию в соответствующей документации. Одновременно с книгой учёта ведётся расходно-приходная книга, в которую вносятся записи о приобретённой за счёт компании документации.
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков
Сотрудник, ответственный за заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, назначается приказом руководителя. Обычно такие функции возлагаются на работника по кадрам, который занимается ведением и хранением документации строгой отчётности. Законодательные нормы не предъявляют особых требований к форме распорядительной документации. Однако в ней обязательно должна присутствовать информация, идентифицирующая личность ответственного работника с указанием перечня обязанностей в сфере кадрового делопроизводства.
Читайте также: Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3
Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть в твёрдом переплёте. Это обеспечит сохранность журнала в презентабельном виде на длительный период. Все страницы документа должны быть пронумерованы. Он должен быть прошит таким образом, чтобы концы шнура можно было заклеить бумагой с внутренней стороны книги. На бумаге необходимо описать, сколько листов пронумеровано и прошито, а также указать дату проведения мероприятия. Руководитель субъекта хозяйствования заверяет документ своей подписью и печатью. Её оттиск должен попадать на наклеенную бумагу, шнур и журнал.
Бланк книги учёта движения трудовых книжек
В журнале тринадцать разделов, каждый из которых оформляется в соответствии с определёнными правилами. Образец заполнения книги учёта движения трудовых книжек поможет компетентно оформить документацию, учитывая действующие правовые нормы.
В журнале необходимо отобразить информацию:
