) либо платежной (форма № Т-53утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 ) ведомости нужно составить расходный кассовый ордер (РКО)пп. 6.2 , 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание) . Причем специального порядка его оформления нет. Поэтому возникают вопросы о том, как его правильно заполнить.
Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия - максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимит ап. 2 Указания . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срок апп. 4.6 , 6.5 Указания :
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумм уабз. 3 п. 6.5 Указания , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книг еп. 4.6 Указания .
Если ведомостей несколько, например на каждый отдел - своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.
В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпис ьабз. 2, 3 п. 6.1 , п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получател юп. 6.1 Указания .
А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:
Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из касс ыпп. 6.1 , 6.2 Указания . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нетп. 6.5 Указания .
Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:
Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старши йабз. 2 п. 4 Указания , и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам. Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5)п. 4.5 Указания ;
В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром - таково требование Указания № 3210-Уабз. 2 п. 6.5 , п. 6.2 , п. 4 , п. 6.1 Указания , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.
Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 ).
Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные сумм ыабз. 4 п. 6.5 Указания . Следовательно, дата составления РКО - это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.
В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомост иУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.
Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.
Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.
Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.
РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.
Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».
Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:
Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.
Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.
Образец заполнения расходного кассового ордера
Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.
Подписантами РКО, как правило, являются:
Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.
Читайте также: Как узнать ОКТМО по ИНН онлайн
Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:
Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.
Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.
Существует регламентированный перечень обстоятельств, по которым разрешена выдача средств. К ним относятся:
Образец заполнения РКО на выплату заработной платы
В конце рабочего дня все РКО должны быть зарегистрированы в соответствующем Журнале, по которому ведется их учет. Благодаря данной процедуре контролируется работа кассира, чтобы во время ревизий не было недоразумений с остатками по кассе. Журнал отчетности ведется по форме КО-3. Индивидуальные предприниматели выполняют записи по каждому РО в кассовой книге.
Процесс хранения бумажных экземпляров организуется руководителем предприятия либо уполномоченным лицом по письменному распоряжению.
Форма актуального утвержденного документа присутствует в нормативных актах. Готовый бланк составляется на основании указанной в них информации.
Форма КО-2 может быть заполнена как от руки, так и с помощью специальных программ, помогающих автоматизировать внесение информации в отведенные поля документа. В заголовке обязательно прописывается название (полное или краткое), согласно уставными документам. Если отсутствуют структурные подразделения, то в соответствующем поле ставится прочерк.
В соответствующие графы прописываем следующую информацию:
Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.
Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются. Выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.
Ниже приведены правила заполнения полей расходного кассового ордера:
Организация – указывается наименование организации.
Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.
Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.
Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.
Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.
Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.
Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.
Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».
Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.
Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.
Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).
Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.
Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.
Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.
По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
Выдача денег из кассы компании производится по расходным кассовым ордерам (РКО или же сокращенно — «расходник»). Выплаты должны быть в обязательном порядке разрешены руководителем организации, о чем свидетельствует его личная подпись на данном документе. Деньги могут выдаваться из кассы строго на определенные нужды, которые перечислены в порядке ведения операций по кассе. Для регистрации поступления денег в кассу применяется .
Указание ЦБ РФ разрешает с 2014 года использовать не только унифицированные формы расходников. Данные документы выписываются кассиром, главным бухгалтером или просто бухгалтером. Они могут составляться вручную или с использованием специализированной программы. После этого на нем ставится разрешительная подпись руководителя и документ передается в кассу для дальнейшей выдачи денег.
Если осуществляется выплата средств в подотчет, то перед оформлением РКО обязательно необходимо в произвольном виде составить заявление с указанием направления расходования (приобретение материалов, оплату услуг и т. д.), суммы, и срока, в течение которого получатель должен отчитаться за нее либо сдать неиспользованные средства.
Документ получает кассир, который осуществляет проверку правильности заполненных данных, подписей руководства, а потом фиксирует расходный ордер в журнале регистрации. После этого работник кассы проверяет личные документы у получателя средств, отражает их сведения в рко и производит выплату денег.
Заработную плату работники организации могут получать наличными средствами по расчетно-платежным или платежным ведомостям, при закрытии которых на общие суммы составляются расходные ордера.
В РКО запрещено производить какие-либо исправления. При их совершении, расходник подлежит переоформлению.
Для индивидуальных предпринимателей, применяющих специализированные налоговые регистры (книга доходов и расходов), Банк России ввел упрощенный порядок ведения операций по кассе, в соответствии с которым они могут не составлять расходники.
Многие организации продолжают применять унифицированную форму КО-2, не смотря на то, что можно применять и другие формы, во-первых проще взять готовый бланк, а во-вторых за счет универсальности любой кассир сможет заполнить этот бланк, если он раньше с ним работал.
Вверху расходного ордера заполняются данные с наименование предприятия (полное или сокращенное), номер , название структурного подразделения - если оно есть. После этого проставляется порядковый номер документа, который должен соответствовать номеру в журнале регистрации пко и рко, а также дата фактической выплаты денежных средств.
В табличной части необходимо заполнить коды структурного подразделения, целевого назначения, корреспондирующего счета, аналитического учета. Также заносится счет кредита (сч. 50 /1) и сумма, которая заявлена к выплате.
В строке «Выдать» заполняются полностью фамилия, имя, отчество получателя средств. Затем указывается основание расходования денежных средств (заработная плата, подотчет, аванс, оплата по договору, сдана торговая выручка в банк и т. д.). В следующей строке необходимо записать сумму к выплате прописью. В приложении отражаются документы, являющиеся основаниями выплаты денег (заявление, квитанция банка, платежная ведомость и другие).
Расходник визируется директором и главным бухгалтером с расшифровкой их должностей и личных данных.
Следующая часть документа заполняется получателем средств. Он должен собственноручно с большой буквы записать размер получаемой суммы с копейками, проставить дату выплаты и расписаться. Указание ЦБ РФ допускает при формировании рко с помощью специализированной программы заполнять поле «Получил» в автоматическом режиме.
Кассиру необходимо после проверки документов получателя вписать их данные в соответствующую строку расходника. Этими сведениями являются его наименование, серия и номер, дата и название органа выдавшего его. Потом кассир подписывает расходный ордер и ставит штамп «Оплачено».
Образец заполнения РКО можно посмотреть рисунке, либо скачать заполненный вариант ниже.
При выплате зарплаты по платежным ведомостям в рко, который составляется на общую ее сумму, в строке «Выдать» можно указывать «Работникам предприятия», в основании необходимо записать «Выдача заработной платы за …. по платежной ведомости №… от …». При этом в строках «Получил», «По», «Подпись» ничего заполнять не нужно.
Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в строке «Выдать» должна стоять Ф.И.О. человека, указанного в доверенности данного предприятия (не название компании). Эту же доверенность необходимо прикрепить к рко и вписать в «Приложение».
Очень часто при заполнении расходного ордера на сдачу денег в банк в строке «Выдать» пишут «Сдана выручка» или «Выручка в банк», а в получении расписывается либо руководитель, либо кассир. Такое оформление рко противоречит порядку ведения операций по кассе. В данном поле необходимо заполнять Ф.И.О. работника, указанного в квитанции к объявлению на взнос наличными, и именно он должен расписываться в соответствующем поле.
.
Любые операции с денежными средствами в кассе предприятия сопровождаются соответствующими документами: приходный и расходный кассовый ордер, платежная ведомость, счет фактура и др.
Причём как при поступлении, так и при выдаче денег.
Выдача денег из кассы предприятия регулируется специальной инструкцией.
Согласно порядку, оформить выдачу денег из кассы можно несколькими способами, для каждого из которых предусмотрен свой документ.
Это может быть:
Итак, при выдаче денег из кассы, следует заполнить расходный кассовый ордер, который представлен формой №КО-2 и утверждён Министерством статистики.
Расходный кассовый ордер оформляется только в тех случаях, когда наличные выдаются лицу, состоящему или не состоящему в штате сотрудников предприятия.
Также расходный кассовый ордер оформляется для кассира, который берёт деньги из кассы, с целью дальнейшей передачи сотруднику банка для занесения их на счёт предприятия.
Еще один случай, когда требуется оформление РКО – выдача общей суммы средств сотрудникам или руководителям, по расчётно-платёжной или платёжной ведомости.
Как и к любому банковскому или кассовому документу, к РКО предъявляются жёсткие требования.
На расходном кассовом ордере не должно быть никаких исправлений, помарок, пятен от чернил
Разрешается заполнять ордер ручкой с тёмными чернилами, с помощью печатной машинки, принтера и прочих механических устройств.
В этом случае записи, сделанные на данных устройствах должны храниться столько же, сколько будут храниться эти документы.
Скачать бесплатно образец бланка и расходного кассового ордера можно в интернете.
Форма расходного кассового ордера, являясь банковским документом, имеет реквизиты, которые нужно заполнять в обязательном порядке.
10. реквизит – сумма средств, выдаваемая по РКО. Эта строка показывает, сколько наличных денежных средств было выдано по выписанному расходному кассовому ордеру. Данная информация заносится в документ исключительно прописью, с заглавной буквы.
11. реквизит – прилагающиеся документы к РКО. В этой строке указываются документы, которые подтверждают основание на выдачу денег, или каким-либо образом относятся к выплате денег из кассы. Такие документы должны быть подписаны кассиром предприятия, а также отмечены специальным штампом «Оплачено» для погашения.
12. реквизит – подписи главного бухгалтера и руководителя. Последним реквизитом, который должен обязательно присутствовать в расходном кассовом ордере, являются подписи главного бухгалтера, а также руководителя предприятия.
В случае, если их нет на рабочем месте, подписать бланк РКО для выдачи средств имеют права только те сотрудники, которым руководитель или главный бухгалтер передали такое право.
Однако, если к ордеру прилагается документ, уже подписанный руководителем, то на самом ордере ставить подпись не обязательно.
Когда все реквизиты заполнены, расходный кассовый ордер готов для передачи в кассу предприятия.
Важно помнить, что заполненный расходный кассовый документ передаётся непосредственно из бухгалтерии в кассу.
После получения РКО, кассир проверяет правильность его заполнения.
В случае если документ написан неверно, его передают обратно в бухгалтерию для повторного, правильного заполнения.
Получить наличные по расходному документу может только то лицо, чьё имя указано в документе, только в тот день, который указан в РКО.
Во время получения денежных средств из кассы, получатель обязан предъявить документы, удостоверяющие его личность, откуда в соответствующую графу переносятся личные данные получателя.
В случае если средства получает сотрудник предприятия, которого кассир знает лично, или тот уже не раз получал деньги из кассы, заполнять эту строку не обязательно.
Как только получателю передана сумма по расходному кассовому ордеру, он должен самостоятельно указать в документе сумму прописью, поставить дату и свою подпись.
Ни в коем случае нельзя заполнять эти графы бухгалтерам или кассирам.
После выдачи наличных, заполнения всех документов и завершения всех операций, кассир подписывает расходный документ, вносит данные о нём в соответствующие регистры, а также в кассовую книгу, подкрепляя всё своей подписью.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
