Процесс внедрения ERP-систем условно делится на 7 этапов: организационные работы, обследование предприятия, выбор методологии автоматизации, проектирование системы, развёртывание ПО на рабочих местах сотрудников, запуск системы в промышленную эксплуатацию, сопровождение.
Предлагаем рассмотреть порядок внедрения ERP более подробно.
Работа над проектом внедрения ERP на предприятии начинается с определения цели и задач . Это не должна быть автоматизация ради автоматизации - заказчик должен чётко знать, каких бизнес-эффектов он в итоге желает достичь.
На подготовительном этапе также необходимо сформировать рабочую группу на стороне клиента. В неё должны войти:
Если вы хотите, чтобы автоматизированная система управления производственным предприятием как можно скорее принесла ощутимые бизнес-результаты, вы должны позаботиться о том, чтобы ею максимально активно и эффективно пользовались сотрудники. Для этого персонал надо обучить работе в ERP и строго контролировать на первоначальном этапе эксплуатации. Эти обязанности также ложатся на плечи представителей рабочей группы.
Кроме того, на организационном этапе необходимо определиться с источниками финансирования и компанией-интегратором.
По завершении организационных работ проводится обследование бизнес-процессов предприятия. Данная процедура необходима для точного определения сроков и стоимости внедренческих работ. В зависимости от масштабов проекта и поставленных задач IT-интегратор может предложить клиенту один из 2-х вариантов обследования:
Выбор варианта обследования определяется предпочтительной методикой внедрения ERP.
Внедрение ERP-решений на платформе «1С:Предприятие» может осуществляться по одному из 4-х сценариев:
По результатам обследования предприятия определяются функциональные требования к ключевым модулям системы, потребности в загрузке начальных данных и настройке обмена с уже используемым программным обеспечением. В системе проектируются основные бизнес-процессы компании, осуществляются доработки стандартного функционала под специфику деятельности предприятия.
Программное обеспечение устанавливается на рабочие места сотрудников. Осуществляется настройка прав доступа и отчётов. Производится загрузка рабочих данных и справочной информации из старой системы, файлов Excel и т. п.
Рынок ERP-систем в России стремительно растет. Однако проекты по внедрению ERP-систем нередко заканчиваются неудачей. По оценкам специалистов, примерно 70% проектов внедрения систем ERP не достигают заявленных целей. Предлагаем обсудить основные причины. Ведь предупрежден, значит, вооружен.
Рисунок
В первую очередь, проявляемый интерес к системам ERP связывается с ожиданиями значительных преимуществ, которые предприятия могут получить в результате использования таких систем. Но эти ожидания базируются, чаще всего, на обещаниях компаний-внедренцев данного программного обеспечения. Однако, очень часто проекты по внедрению ERP-систем заканчиваются неудачей. Примерно 70% проектов внедрения систем ERP не достигают заявленных целей из за банального не понимания что такое ерп система .
В чем же причина столь печальной статистики и как, потратив значительные финансовые и временные ресурсы не оказаться ее подтверждением? Предлагаем ТОП-10 ошибок, допускаемых при реализации ERP-проектов. Данный список не является исчерпывающим и представляет собой перечень ошибок, обнаруженных нашими экспертами и консультантами в ходе работы с клиентами.
Скачайте полезные документы :
Невозможно качественно провести внедрение ЕРП системы без описанных бизнес-процессов уровня «как должно быть», или хотя бы четкого понимания и отображения «на бумаге» информационных и материальных / документационных потоков в вашей компании. Мы часто сталкиваемся с вариантом, когда консультантов подключают к работе в тот критичный момент внедрения, когда система сбоит и не дает нужного эффекта, а внедренцы и управляющая команда не могут ее направить в верное русло. Докапываясь до причин подобных сбоев, мы выявляем серьезные нестыковки в понимании процессов теми, кто внедряет систему и самой компанией – их описания просто нет, либо оно выполнено формально и не отражает реального производственного цикла.
Самой распространенной причиной таких ситуаций является желание клиента сэкономить на описании и проработке данного шага, который, действительно, может быть довольно затратным. Клиент ожидает, что корректировки в процессы могут быть внесены уже на этапе внедрения. С одной стороны, это логично, так как проект, при правильном построении, будет разворачиваться поступательно, включая в себя все больше зон и участков, модернизируя и улучшая что-то по ходу развития проекта. Но это не означает, что бизнес-процессы могут постоянно меняться в ходе разработки – это все равно, что делать ремонт квартиры, постоянно меняя дизайн-проект… Когда-нибудь вы ее все-таки отремонтируете. Вопрос только, когда и сколько вам это будет в итоге стоить?
Одним из разумных вариантов, с нашей точки зрения, является предварительное описание бизнес-процессов «как есть (as is)», наложение их на программную платформу с помощью команды внедренцев и трансформация в «как будет (to be)» – это, по сути, основа для внедрения. Параллельно, вместе с командой проекта вы можете производить модификацию процессов, по мере ведения разработки, находя лучшие решения и идеи для оптимизации выполняемых и автоматизируемых процессов.
Еще одна распространенная ошибка – вносить корректировки в будущую систему и не вести им учет (хотите «сидеть на игле»?). Внедрение ERP – это всегда долго и трудоемко. Но данный процесс можно еще больше усложнить, если полностью довериться внедренцам и не требовать от них детального описания внесенных в изначальную платформу изменений. Итог может быть самый плачевный – в случае расторжения договора вы рискуете получить массу непонятного кода, работу над которым самостоятельно не сможете продолжить, либо будете вынуждены взаимодействовать с ограниченным кругом специалистов, так как только они понимают суть ими же созданной системы. Бизнес не должен и не может зависеть в таком вопросе от партнеров и их доброй воли (или ее отсутствия – суды, по нашей практике, могут помочь в данном вопросе, но забирают слишком много драгоценного времени). Требуйте от своих внедренцев ведения проектной документации, с тем, чтобы иметь возможность продолжить проект самостоятельно, наняв в штат специалистов, либо сменить подрядчика.
Верить, что автоматизаторы все сделают за вас не стоит. Не сделают и точка. Не смогут учесть всех особенностей вашей компании, нюансов взаимодействий и тонкостей ведения бизнеса. Каждая компания индивидуальна. Хотите получить хороший результат – подключайтесь к проекту внедрения EPR-системы с самого начала! Команда проекта обязательно должна включать ключевых специалистов компании, что значительно снизит риск неудачи проекта и позволит создать инструмент управления, полезный для компании, а не «систему ввода данных для отчетов». Помните о цели внедрения – повышения операционной эффективности компании.
Все учесть невозможно, какие-то моменты будут «рождаться» по ходу внедрения и здесь должна быть некоторая степень свободы, в том числе зафиксированная в договоре с внедренцами. Как вариант, можно определить в договоре количество консультационных часов на дополнительные разработки – может входить в стоимость проекта, если реализуется «под ключ», либо рассчитываться дополнительно по ставке человеко-часа. Попытка разработать ТЗ с учетом всех нюансов приведет к созданию огромного талмуда, который вряд ли даже будет прочитан и изучен проектной командой.
Если к ERP-проекту не подключать специалистов компании, то риск сопротивления изменениям , внедрению «системы для руководства» может уничтожить все благие начинания. В нашей практике известны случаи, когда под давлением со стороны руководства компания теряла порядка 50% персонала в процессе внедрения системы.
Заниматься автоматизацией факультативно нельзя ни в коем случае. В нашей практике был кейс, когда проект по внедрению системы был передан топ-менеджеру как дополнительная опция. В результате сроки и стоимость внедрения превысили плановые в 2 раза.
Проект по внедрению ERP-системы требует полноценного погружения и, в идеале, отдельного руководителя проекта от компании, который будет интегрировать в своих руках все сведения о проекте и коммуникации. Руководителя проекта только со стороны внедренцев будет абсолютно недостаточно.
Важно понять и принять – внедрение ERP-системы в первую очередь нужно вашей компании. К сожалению, компанию внедренцев это интересует в меньшей степени – их устраивает, что вы регулярно платите по счетам.
По нашему опыту сопровождения проектов внедрения мы убедились, что концепции развертывания проектов на базе scrum (методология гибкой разработки ПО), действительно работают и дают результаты (читайте также про методологию Agile ). Основные принципы, на которые мы делаем акцент – работа в рамках небольших модулей (циклы до 1 месяца) с целью получения рабочей версии продукта на каждом этапе. Далее может идти корректировка и сонастройка остальных модулей с разработанным. Система разворачивается поступательно, гибко подстраиваясь под задачи компании. Пытаясь развернуть систему сразу полностью и потом ее протестировать, вы рискуете потратить весь бюджет и время, а на выходе получить неприятный сюрприз в виде неработающего продукта.
Выбирая платформу, убедитесь, что она действительно соответствует потребностям вашего бизнеса и будет поддерживать не только финансы, бухгалтерию, но и основные операции (производство, сбыт и т.д.). Убедитесь, что она предназначена именно (универсальность здесь может повредить) для компаний вашего типа (производственная, логистическая и т.д.). Это требование распространяется как на функциональную, так и на программно-аппаратную платформу.
Чем лучше подходит система для ваших операций, тем меньше времени и средств вы потратите на модификацию и тем удобнее будет работать с системой.
Найдите консультантов, которые понимают ваш бизнес. Важно понимать, что бизнес-процессы производственной компании, не могут быть аппроксимированы методами управления, распространенными в розничной торговле или в сфере услуг, какая бы хорошая система их ни поддерживала и какие бы консультанты ее ни внедряли. Знание программирования, СУБД, бухгалтерии и торговли важны, но они не сильно помогут внедрить систему в компании, основной бизнес которого – производство.
Проблемы внедрения обычно возрастают с переходом к тем этапам проекта, в ходе которых автоматизируются наиболее важные бизнес-процессы компании. А именно, бизнес-процессы, соответствующие типу деятельности, которая приносит основную прибыль. Для торговых компаний это закупки/продажи, для транспортных фирм– перевозки, для промышленных предприятий – производство, и т.д.
К сожалению, очень часто целью внедрения ERP-систем является не столько улучшение производственной деятельности, сколько уменьшение усилий по поддержанию информационных потоков внутри предприятия. Классический пример – внедрение системы для объединения финансовой и операционной информации в одной базе данных.
Большинство ERP, претендующих на роль интегрированных систем предприятия, первоначально создавались для целей управления взаимоотношениями с клиентами, финансами и бухгалтерией. Соответственно, они разрабатывались специалистами по бухгалтерии и финансам с помощью ИТ-специалистов. Как результат, системы ERP предоставляли информацию, необходимую бухгалтерии и финансовым отделам, тогда как производственные и другие операционные подразделения (сбыт, снабжение, склады) эту информацию обеспечивали. Внедрения таких систем, не затрагивающих основной бизнес компаний, обычно не приводят к каким-либо значительным результатам.
Внедрение автоматизированных систем на предприятиях может выполняться различными способами и методами. Одни организации выбирают вариант, когда система внедряется одновременно по всем контурам автоматизации. Другие предпочитают поэтапный вариант комплексной автоматизации последовательно закрывая одну за другой функциональные области.
Технологии также могут различаться: в одних случаях проводится продолжительная подготовительная работа, полное документирование всех требований, проектирование и реализация доработок, и лишь затем – внедрение ERP системы. Иногда же, напротив, выполняется быстрое внедрение программного продукта в типовом функционале, который постепенно дорабатывается под нужды и потребности предприятия.
Кроме того, выполнять внедрение ЕРП-системы можно как силами ИТ-службы предприятия, так и с привлечением Партнеров фирмы 1С. Конечно, ИТ-служба по определению лучше разбирается в вопросах деятельности предприятия, всех тонкостях и особенностях производства. Однако зачастую и им бывает необходима помощь сторонних специалистов при решении задач комплексной автоматизации и внедрения ERP-систем, которые охватывают все стороны деятельности компании.
Продолжая этот разбор, можно выявить и другие способы внедрения и запуска системы в эксплуатацию. Различных комбинаций этих методик и технологий так много, что неподготовленному специалисту бывает трудно разобраться и выбрать наилучший вариант.
Как же найти оптимальный вариант внедрения?
Почему у одной организации внедрение ERP длится целые годы, требуя огромных затрат труда и материальных средств, в то время, как другая, после недолгого обучения сотрудников работе в системе, с успехом ее эксплуатирует?
Необходимо начать с того, что бросаться, очертя голову, во внедрение ERP не следует. В любом случае потребуется определенная подготовительная работа, и, конечно, составление плана работ. Существуют ГОСТы на автоматизированные системы, которые предполагают прохождение некоторых этапов и составление проектных документов для внедрения системы. До какой степени нужно следовать рекомендациям ГОСТов на каждом конкретном предприятии – решать службе ИТ. Следует помнить, что эти документы разработаны уже достаточно давно, и они описывают создание автоматизированной системы «с нуля», а не внедрение готового программного продукта. Если специалисты ИТ-службы разрабатывают собственную систему – альтернативы ГОСТам по сути нет. А что делать, если используется готовая тиражная ERP-система?
В такой ситуации вариантов несколько:
При прочих равных условиях, работа с Партнером – наиболее предпочтительный вариант. Ведь на момент принятия решения на предприятии отсутствуют специалисты, знающие программный продукт «1С:ERP» и имеющие соответствующие сертификаты фирмы 1С.
Как выбрать Партнера для комплексной автоматизации?
Фирма 1С работает со множеством крупных и мелких компаний-интеграторов. Как выбрать «своего» – такого, который не подведет?
К счастью, разработчик ERP системы 1С предусмотрел удобную систему статусов, которые помогут сориентироваться и сравнить компетенции разных компаний.
Партнер 1С, внедряющий «1C:ERP», обязательно должен иметь статус «1С:Центр ERP». Этот статус означает, что у компании имеются необходимые компетенции и опыт выполнения сложных проектов, а в штате есть сертифицированные руководители проектов, специалисты по подсистемам ERP, консультанты. Кроме того, это гарантирует наличие у Партнера системы менеджмента качества и многое другое.
При выборе Партнера целесообразно уточнить наличие собственных программных продуктов и статуса «Центр разработки тиражных решений (Центр Разработки)». Это поможет сделать опосредованный вывод об уровне и качестве работы программистов-разработчиков.
Кроме того, имеет смысл проверить, является ли Партнер Центром Сертифицированного Обучения фирмы 1С, чтобы убедиться, что ваша компания сможет получить качественное обучение для своих сотрудников.
Выбрав Партнера, необходимо определиться с вопросом о порядке внедрения в эксплуатацию функциональных подсистем ERP.
Как внедрять?
Что лучше – последовательная автоматизация отдельных бизнес-процессов и функциональных подсистем, или же внедрение системы сразу целиком на всем предприятии?
В большинстве случаев поэтапный запуск будет предпочтительнее и выгоднее. Ведь чем сильнее затянется период внедрения, чем дольше пользователи будут дожидаться окончания доработок, тем выше вероятность, что ко времени завершения работ их требования к системе изменятся или возникнут новые. Разумеется, это еще больше отсрочит ввод системы в эксплуатацию. Намного разумнее будет наладить работу той или иной подсистемы как можно быстрее, а новые требования пользователей удовлетворять уже на этапе сопровождения системы в эксплуатации.
С каких же функциональных подсистем целесообразнее начать, чтобы как можно быстрее получить все плюсы внедрения ЕРП-системы?
Как показывает опыт и статистика внедрений (в том числе и официальная статистика фирмы 1С по внедрениям «1С:ERP»), автоматизацию эффективнее всего начинать с запуска подсистем Продаж, Склада, Закупок. Такая последовательность внедрения позволяет на первоначальном этапе проекта выровнять и унифицировать нормативно-справочную информацию всей системы. На этом этапе функционал управления производством может не использоваться полностью, выпуски продукции могут отражаться упрощенно, одним документом (исключительно для целей бухучета). У специалистов внедрения будет больше времени, чтобы учесть нюансы производственной деятельности предприятия и реализовать их на более позднем этапе, когда начнется внедрение функциональной производственной подсистемы. По сути, эта схема подразумевает внедрение подсистем по принципу «от простого к сложному».
Аналогичным образом решается ситуация и с подсистемами Кадров и Зарплаты. В подавляющем большинстве случаев на старте проекта автоматизации на предприятии эти задачи решаются в отдельной конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», и могут быть перенесены в ERP-систему на более поздних этапах проекта.
При внедрении необходимо учесть, что, наряду с транзакционными задачами, на автоматизированные системы может возлагаться управление процессами. Так, транзакция «Проведение в системе документа Заказ поставщику» может являться результатом продолжительного процесса формирования потребностей, уточнения номенклатуры и условий закупки, рассмотрения предложений поставщиков, согласования и утверждения стоимости заказа, решения логистической задачи и т. д. Таким образом, вокруг этого документа может проходить достаточно сложный процесс. Если документ, как таковой, на практике применим для большинства предприятий, то окружающие его процессы уникальны для каждой конкретной организации. В этом случае функционал «1C:ERP» целесообразно дополнить бесшовно интегрируемым решением «1С:Документооборот».
Бесшовная интеграция позволяет пользователю работать в «1C:ERP» и при этом пользоваться функционалом «1С:Документооборот», даже не запуская эту программу. Внесение бизнес-процессов в «1С:Документооборот» помогает отслеживать, на каком этапе находится каждый из процессов, какие действия необходимо предпринять в текущий момент в системе и за ее рамками, какие документы оформить и с кем их согласовывать и т.д. Кроме того, интеграция ERP и документооборота дает возможность согласовать работу разных подразделений, проводить встречи и совещания, вместе работать над выполнением принятых решений, фиксировать ход работ через документы автоматизированных систем, определять достигнутый результат.
Кроме того, «1С:Документооборот» поможет, если для отражения той или иной специфической операции предприятия в «1C:ERP» не предусмотрен необходимый документ. Такой документ можно сформировать в «1С:Документооборот», а затем включить в бизнес-процесс.
Подробнее о стоимости, функционале и внедрении 1С ERP вы можете узнать
Таким образом, взаимная интеграция двух программных продуктов позволяет избежать лишних доработок автоматизированной системы, сокращает сроки внедрения и ускоряет запуск системы в эксплуатацию.
ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.
Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.
В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов : быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.
Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения .
Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.
Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».
В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.
Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.
В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.
Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.
Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:
1. Производство
2. Финансы
3. Логистика
4. Кадры
6. Проекты. Отчетность
Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.
Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:
Этап 1. Первичная организация
Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта .
Этап 2. Разработка проекта
Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).
Этап 3. Исполнение проекта
Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.
Этап 4. Пуск в эксплуатацию
На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.
Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:
Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.
Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.
При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.
От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.
Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.
Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.
Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.
Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.
Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.
Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.
Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.
Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов . При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.
Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.
Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.
Рассказывает практик
Сергей Сухинин ,
Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.
Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:
Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.
Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:
Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.
Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:
Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».
Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.
Ошибка 1. Некачественное составление плана.
Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.
Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.
Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.
Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.
После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.
Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.
Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.
Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.
В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.
Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.
Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.
Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.
Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.
Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.
Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.
Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.
Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.
Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.
Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.
Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.
Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.
Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.
Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:
Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.
Мнение эксперта
Сергей Сухинин ,
начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия
Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.
Сергей Братукин , директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л"Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.
Сергей Сухинин , начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.
Многие компании по мере роста бизнеса приходят к пониманию, что им требуется какая-то ERP-система. Если в малом бизнесе удается обойтись без этого инструмента, то средний бизнес с каждым днем активнее пользуется подобными средствами. Но чтобы выбрать ERP-систему, и даже для того, чтобы понимать, требуется ли в бизнесе этот продукт и какие преимущества принесет его использование, важно правильно понимать, что это такое.
В своих статьях я часто занимаюсь описанием различных понятий. Как известно, чтобы продать какую-либо услугу, покупатель должен понимать, что это такое и почему ему эта услуга необходима. При этом очень важно договориться о терминах, только в этом случае результат будет соответствовать ожиданиям клиента. При этом термин ERP является одним из самых сложных и спорных.
ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) - организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система - конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Википедия
ERP – это, прежде всего, информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных.
Что такое критически важные данные? И почему я говорю «большинство»? Дело в том, что некоторые ERP-системы имеют модуль «Производство», при этом он является отдельным программным продуктом, который не подключен по умолчанию к другим системам и блокам. Другие пытаются совмещать в себе все возможные процессы, необходимые для работы компании. Можно ли считать разные виды ERP полезными? Естественно, ниже я остановлюсь на этом вопросе подробнее. А сейчас вернемся к терминам.
1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.
2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.
1. Модули внутреннего использования. Этот уровень – подключаемые модули, которые используются сотрудниками компании. Это управление складом, производство, бухгалтерия, CRM и пр. Модули можно подключать, отключать, настраивать силами специалистов по внедрению. В стандартный набор обычно входят - MRP, HR, CRM, Управление снабжением и закупками.
2. Модули работы с внешними пользователями. Этот слой содержит в себе модули, необходимые для взаимодействия с внешними пользователями, потенциальными и реальными клиентами компании, партнерами, пользователями продукции, поставщиками и покупателями. Это может быть интернет-магазин, личные кабинеты для поставщиков и покупателей на корпоративном сайте и тому подобные решения. Некоторые ERP-системы содержат в себе готовые CMS-системы для создания интернет-магазина или корпоративного сайта с нуля, другие предлагают только отдельные инструменты «надстройки» к сайту и/или клиентские приложения (для мобильных и планшетов).
3. Коннекторы - готовые решения для связи со сторонними приложениями. Чаще всего используют API из ядра платформы. Позволяют интегрировать телефонию, настроить обмен данными с сайтом или любыми программными продуктами и системами. Коннекторы предназначены только для обмена данными и обычно используются для обмена данными с EDI,
CMS, CAD, BI, OLAP и др. То есть с теми системами которые не входят в EPR, но используются в компании.
Нередко я слышу от клиентов фразу «мы разработали свою ERP-систему». На самом деле в этом случае применяется не ERP, а некое подобие, разросшееся из какой-то специализированной системы. Например, начали работать в CRM, потом дописали к ней модуль для работы склада, настроили обмен данными с бухгалтерскими программами и т.д. Или начали с учетной системы и сайта, и также – проводили интеграцию, дописывали модули, все это каким-то образом «стыковали» друг с другом.
Все это не является ERP системой. Основное отличие ERP от любых подобных программ заключается в том, что ERP изначально создается в виде конструктора из платформы и модулей, которые можно подключать по мере необходимости. Здесь уже предусмотрены самые разные возможности.
ERP – это продукт, который изначально создан, с одной стороны, для масштабируемости, а с другой – для обеспечения максимума возможностей.
Т.е. если вы выбираете ERP-систему, вы получаете единую систему для автоматизации различных подразделений вашей компании плюс широкий перечень возможностей для развития. Вам очень долго не потребуется менять программный продукт, достаточно будет вызвать специалистов, которые помогут подобрать и подключить готовые модульные решения. А их существует огромное количество для самых разных сфер бизнеса и особенностей работы.
Такой подход очень сильно зависит от человеческого фактора, в итоге, сведения поступают с задержками, часто – значительными. Нередки искажения и ошибки, а в некоторых случаях какие-то данные вообще не поступают в систему по причине человеческого фактора, что приводит к сбоям в работе, необходимости в регулярных сверках и т.д. Более того, любая ошибка и последующее исправление может привести к значительным убыткам. Например, ошибка в коде или размерах при передаче данных из проектировочного отдела на производство оканчивается очень печально, так как производится в итоге совсем не то, что было заказано и спроектировано. Возникают простои, списания брака или избыток товаров на складе, срыв сроков по договору с клиентом и т.д.
В случае внедрения ERP системы создается единая база данных, в которую собирается вся информация, используемая разными подразделениями. В этом случае процент ошибок значительно снижается, так как данные вносятся в систему один раз специалистом, после чего считываются автоматически всеми подразделениями в необходимом для работы формате и кодировке.
Кроме того, скорость передачи данных при применении единой базы становится мгновенной. Т.е. сразу после того, как проектировщики или специалисты по продажам внесли в базу заказ, его видят в проектном отделе или на производстве. Также и отметка об оплате появляется на заказе сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а те, которые все же возникают, устраняются значительно быстрее.
А потому ERP система необходима компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором.
Небольшая компания в случае поступления нетипичных заказов или изменения объемов закупки тех или иных товаров, конечно, может обойтись и без ERP-системы. Когда все сотрудники работают в одном небольшом офисе, всегда можно скоординировать действия между собой, а заказ сформировать на основе данных из заказов даже в Excel-таблицах.
В условиях среднего бизнеса, где имеются несколько подразделений, филиалов, возможно, свое производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей покупателей становятся критичны. Важно, чтобы вся информация собиралась в сжатые сроки, производились своевременные закупки, а также вносились оперативные изменения в план производства и поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.
В случае ERP-систем существует точно такой же выбор, как и при внедрении CRM-систем. Вы также можете обратить внимание на SAAS-решения или купить и внедрить “коробку”. Но есть один нюанс, который очень важно учитывать. Дело в том, что ERP - система сама по себе крупная, включающая большое число возможностей. Фактически, в ней объединяются все данные о работе компании. И в случае применения “облака” будет крайне сложно сменить сервис, если в этом возникнет необходимость. В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в варианте SAAS, массив данных в ERP объемен и громоздок, и в случае перехода с одного программного продукта на другой, возникает вопрос, что с ними делать.
А потому имеет смысл ориентироваться на покупку программного продукта «в коробке» и последующую его установку на собственных или арендованных серверах. Итак, на что нужно в первую очередь обращать внимание:
Еще одна проблема, которая очень часто возникает при внедрении ERP системы, это обеспечение безопасности данных. Так как в системе работают все подразделения и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. И если при использовании отдельных специализированных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой сотрудник, начальник подразделения, руководитель), то система прав доступа в ERP получается сложной. Здесь нужно настроить и доступ к модулям для разных подразделений, и внутри каждого отдела настроить иерархию. Столь сложная настройка часто приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и отладку.
Кроме того, применение единой системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по той или иной причине перестает работать ERP-система (отключается электричество или возникают другие проблемы на сервере), останавливается работа всей компании. А потому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию.
Также ERP-системе присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно - высокий уровень вхождения и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение.
