Логично предположить, что наиболее объективные данные, по результатам аудита, может предоставить только независимый эксперт по логистике . Который, как известно, получает зарплату за то, чтобы выявлять и специально показывать ошибки и проблемы, повлекшие за собой неэффективные процессы, а не скрывать их и умалчивать о них, в отличие от штатных специалистов компании, замотивированных на то, чтобы не выносить лишний раз, «сор из избы».

Мне часто (более 15 аудитов) приходилось быть в роли независимого эксперта и в процессе проведения различного рода аудитов логистических систем , я, прежде всего, обращал внимание на склад (складскую логистику ) моего заказчика. Почему именно склад , спросите вы?

Потому что склад - это очень важный индикатор, по которому, практически, без ошибки можно судить о некоторых важных факторах, влияющих на эффективность всего бизнеса, так же как, например, по пульсу человека, можно судить в целом о состоянии его здоровья.

Очевидно что, когда человек приходит к врачу, прежде чем приступать к лечению, врач сначала проверяет его пульс, давление, температуру. И по состоянию этих и некоторых других легко измеримых показателей он судит о том, насколько здоров весь организм человека, и нужно ли далее продолжать его исследовать, для того, чтобы поставить правильный диагноз .

Так же и склад . Если вы хотите узнать: насколько эффективен (здоров) ваш бизнес, проще всего и логичнее, для начала, сделать аудит на складе , а потом уже по итогам аудита склада, принимать решение стоит ли продолжать обследовать, или можно сразу приступать к решению выявленных проблем (лечению).

Вы спросите: а почему именно склад выступает в качестве данного индикатора, почему, например, ни закупка или доставка, или продажи с финансами, ведь они тоже очень важные звенья логистической системы?

Все дело в том, что именно на складе обычно, сосредоточиваются (сливаются) все проблемы, вызванные неэффективной работой практически всех ключевых подразделений компании.

Например, всеми уважаемый отдел закупок , заказал и скоординировал поставку товара на склад в количестве, значительно превышающем его емкость, даже с учетом некоторых резервов.

В результате, товар пришлось ставить в проходы между стеллажами , перекрыв доступ к товару, который стоял на стеллажах и подлежал комплектации, и тем самым, значительным образом, снизить скорость практически всех складских операций, и соответственно, скорость и качество набора заказов.

Казалось бы, ошибка сделана в офисе специалистом по закупкам, который возможно на складе вообще ни разу не был, а проблема в результате, всплыла именно на складе.

Или, например, отдел продаж , который заказал определенное количество товара для продажи отделу закупок.

Отел закупок обеспечил поставку в нужном объеме и в нужное время, а отдел продаж не смог продать данный товар и он «завис» на складе и превратился в «неликвид» , или, того хуже, в «просрочку» .

И таким образом, занял место высоколиквидного товара на складе, тем самым затормозил некоторые очень важные складские процессы .

Казалось бы, причина – ошибка в планировании продаж , а склад, как всегда оказался «крайним».

Что конкретно можно узнать в результате аудита склада?

Первое и самое главное – это, как работает в компании система управления запасами .

Многие руководители, которые отвечают за эффективность управления запасами компании, сидя в офисе и глядя в мониторы своих компьютеров, нередко считают зазорным «спуститься» на склад , для того, чтобы поглядеть: что там, на самом деле, происходит.

А в результате, в их компьютерах по некоторым позициям оказывают одни цифры, а фактически на складе совсем другие. А все, потому что инвентаризацию , так как ее надо проводить, оказывается, проводить дорого, да и «рук марать неохота».

И вот лежит на таких складах такой товар, где нибудь в дальнем углу, а на нем лежит толстый слой пыли. И никому этот товар, до поры до времени, не нужен, и на складе он мешается, и толку от него никакого. И если никто, кому за это «по шапке не дадут» , о таком товаре не напомнит, то он так и пролежит до тех пор, пока не спишется за счет личных средств хозяина бизнеса.

Еще, кроме состояния запасов , в результате аудита склада , можно узнать следующие полезные вещи, например:

а) насколько эффективно тратятся деньги на содержание склада , реконструкцию или строительств

б) насколько эффективно используются складские площади, стеллажное и грузоподъемное оборудование

в) насколько эффективно тратится ФОТ ,

г) насколько производительно работает персонал,

д) насколько эффективна его мотивация .

е) какова культура производства на складе , как она влияет на качество выполняемых операций

ж) прочее важные «полезности»

Другой разговор, что не все и не всегда хотят знать правду о своем складе, но это уже другая тема, не связанная со складскими технологиями, хотя и не менее важная в данном контексте.

Для иллюстрации того, насколько может быть полезным простое посещение конкретного склада, конкретной дистрибьюторской компании, специалистом по проведению аудитов логистических систем , приведу следующий пример .

Представьте себе склад дистрибьюторской компании примерно 3000 кв. м. с высотой до нижнего края балки 10 метров, со стеллажным хранением 4 ярусов, пол на отметке +1.2000, наливной, с доками, с зонами отгрузки/приемки, зоной готовых заказов, зоной хранения и зоной брака.. все как положено.

Склад, кстати, реальный . Хозяин заказал его проектирование и строительство по шаблонному проекту, взятому с красивой картинки в интернете.

Аудит этого склада я делал 2011 году.

Зайдя на территорию склада, в 9:00 я увидел на площадке перед доками скопление автомобилей на загрузку, грузоподъемностью от 1,5 до 10 тн., а на территории несколько большегрузных фур (приходов).

Автомобили под загрузку грузились при помощи погрузчика, который снимал поддоны с товаром из открытых доков , ставил их перед машинами, а дальше грузчики и кладовщики вручную грузили и размещали товар в фургонах.

Зачем для данных операций склад с доками не понятно?

Так как доки были заняты, фуры пришедшие на выгрузку приходов стояли и ожидали окончания погрузки расхода.

Зайдя на склад, я увидел зону отгрузки, занятую поддонами с товаром, предназначенным для отгрузки, используемую как зону готовых заказов. Все остальные процессы во время отгрузки расхода не выполнялись из-за отсутствия персонала и места на складе для выполнения соответствующих операций.

Находясь в зоне хранения, я осмотрел базовые ячейки и увидел, что товар в базовых ячейках не разложен так, чтобы его было удобно комплектовать, а разбросан (как будто его комплектовали в последний раз).

В зоне комплектации есть товар, который давно не брали (видно, что он лежит долго по ровному слою пыли на коробках) и товар в разорванных беспорядочно коробках (штучный) и разбросанный, в том числе, в проходах.

Штабелированием товара «занимаются» рич-трак и погрузчик , который может перемещать товар не выше 3 яруса, в связи с тем, что проходы были загромождены, техника простаивала (сэкономили в свое время на г/п технике)

Последние ярусы стеллажей были пусты на ~ 90% . Третьи ярусы были заполнены процентов на 50, вторые ярусы переполнены, практически в них не было запаса пустых ячеек.

Из общения со Штабелерщиком , после того как он снял для меня несколько поддонов, я пришел к выводу, что ротация товара производится неудовлетворительно.

По количеству пыли на поддонах с товаром с 4 и 3 яруса было понятно, что данный товар более месяца простоял без движения, а некоторые позиции гораздо дольше (некоторые позиции простояли с начала запуска склада)

Товар либо вообще не маркируется, либо маркируется неправильно (не указывается дата поставки, № партии, код товара).

Пообщавшись с Начальником склада, я выяснил, что инвентаризации на складе проводятся без «пустогрфок» , при пересчете товар не снимается с верхних ярусов (записывается то, что написано крупно маркером на коробках).

Понаблюдав, чуть позже, операцию приемки приходов , я увидел то, что и ожидал увидеть: большая часть товара, пришедшего на приход не расставлялась, как должно быть, по принципу “fi-fo» (или по какому-нибудь иному..) , он просто отставлялся в сторону (в проходы), потому что по всему пришедшему товару был дефицит и этот товар должен был отгрузиться в ближайшую отгрузку.

Таким образом, невооруженным глазом можно было увидеть, что на данном складе реально оборачивается только примерно 1/3 всего объема товара , а остальной товар просто занимает все оставшееся место, практически, без движения..

Никакой АВС анализ склада белее наглядно не мог бы показать данную проблему лучше того, как это было видно в данное время на складе.

Бракованный товар располагался вместе с прочим, сбор и списание его производилось 1 раз в неделю.

Персонал склада менялся постоянно, мотивация персонала была «кривая», коллектива как такового не было… люди работали от инвентаризации до инвентаризации и почти все увольнялись каждые 3 месяца.

При всем при этом, Руководитель бизнеса нанимал высокооплачиваемых специалистов по управлению запасами , которые вообще никогда не спускались на склад, но при этом давали Заказчику очень много различных умных таблиц и выкладок относительно состояния запасов на его складе, и он, как ни странно, им верил.

Дополнительно к этому, Руководителю бизнеса приходилось принимать решения в рамках строгих дистрибьюторских договоров, где были предусмотрены жесткие условия по выборке завышенных объемов товара под приятные проценты бонусов .

Условие получения данных бонусов было то, что в определенное время на склад без какого либо согласованного плана прибывала партия товара, превышающая в несколько раз обычные нормы приходов .

В результате товар выставлялся в проходах, и все складские процессы значительно замедлялись, либо вообще останавливались.

В конечном итоге, Компания несла некие косвенные расходы , которые было труднее и неприятнее считать, чем прямые выгоды от бонусов, связанные с дополнительной премией Руководителю бизнеса и некоторым его подчиненным, но по величине эти убытки даже на поверхности были значительно выше доходов от бонусов.

После проведения аудита склада , закупок и доставки , Руководитель бизнеса данной компании получил полный расклад относительно имеющихся проблем по приоритетам, и он постепенно приступил к их целенаправленному устранению.

Таким образом, аудит склада конечно же нужно делать!

Не доводите до того, чтобы как в приведенном выше примере, вам пришлось заморозить 2/3 товарных запасов в неликвиде , идя на поводу у Контрагентов.

Понятно, что на складе меньше персонала с высокими зарплатами, способного лоббировать интересы склада перед руководством компании, но все равно не надо делать из склада «помойную яму» куда относить «косяки» всех прочих подразделений. Это же, все рано, в конечном счете, только усугубит общую ситуацию.

Но, даже если на вашем складе не все так плохо, как описано в моем примере, все равно, не надо останавливаться на достигнутом.

br

Улучшайте эффективность вашего бизнеса, по всей цепи поставок! И не считайте зазорным лишний раз заглядывать на склад и общаться со складским персоналом!

br

2 Турлаев Евгений Геннадьевич Учредитель консалтинговой компании «Профиком» (целью компании является решение бизнес задач для предприятий, которые имеют дальновидную стратегию развития своих брендов), бизнес-тренер, кризис- менеджер, практик. Более детальная информация на сайте Направление деятельности: консалтинговые услуги по вопросам развития бизнеса; построение качественной дистрибуционной системы продаж; работа в развитии отдела сбыта и стратегии продаж в торговых и производственных компаниях; построения логистических систем; проведение открытых и корпоративных семинаров; кризис менеджмент в сбыте и логистике.

Цель проведения логистического анализа Экспертная оценка существующей складской системы и конструктивное предложение внедрения новой технологии в работе склада, обработки технологических операций с товаром, техническим обеспечении складского комплекса. 4

Ключевой принцип проведения аудита Ключевой принцип проведения аудита – движения от глобальных целей предприятия в изменении существующей складской логистической системы к детальному исследованию складских технологических процессов, причин низкой эффективности и упущенных возможностей в работе складской логистики. 5

Определения задач Встреча с руководством компании. Подготовка списка изменений, в котором указаны сформулированные цели проекта, достижение которых требуется в результате изменений. Список целей делится на приоритеты - обязательные, плановые и желаемые. Обязательные цели должны быть определены. Плановые и желаемые служат для оценки отдельных аспектов решения. Подписание договора и соглашения о конфиденциальности. 6

Общения с персоналом Общения с сотрудниками на складе, которое длится пять рабочих дней; Максимальное вовлечение их в происходящие процессы изменений, что является одной из главных целей аудита; Получение максимального объема информации и объективной оценки работы складского хозяйства на сегодняшний день

Анализ полученной информации Разработка путей решений в оптимизации системы взаимодействия с другими структурными подразделениями компании; Разработка схем товарных потоков и размещения продукции на складе; Проектирование и расчет количества мест хранения; Расчет складского оборудования по типам; Разработка схемы технологического процесса; Оптимизация складских операций; Расчет количества персонала в зависимости от предлагаемых вариантов технологии работы склада; Разработка рекомендаций по оптимизации системы складского учета, документооборота, информационного обмена.

Складское хозяйство во многих компаниях – «головная боль» для топ-менеджмента: то нужные запчасти найти не могут, то из-за дефицита основного материала простаивает производство, то вдруг появляется «гора неликвидов», не говоря уже о необходимости обеспечить сохранность всех хранящихся товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ). Помочь в такой ситуации и призван аудитор, который проведет аудиторскую диагностику и выработает рекомендации, позволяющие как навести порядок на складе, так и постоянно поддерживать его в дальнейшем.

Материальная ответственность

Первое действие аудитора – обратить внимание на договоры материальной ответственности, порядок их заключения, список сотрудников, охваченных такими договорами, соответствуют ли они форме «Типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности» (Приказ Минтруда от 12.05.1996 г. № 43), соблюдаются ли требования Кодекса законов о труде.

Причем договоры о материальной ответственности должны быть заключены не только с работниками склада, но и со специалистами материально-технического снабжения. Важный аспект, когда речь идет о полной материальной ответственности, – правильное штатное расписание, поскольку не всех сотрудников можно привлекать именно к полной материальной ответственности, а только тех, чьи должности перечислены в Постановлении Госкомитета Сов­мина СССР по труду и соцвопросам от 28.12.1977 г. № 447/24.

Работа «в поле»

Стандартные источники информации аудита: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, книга выписки доверенностей, договоры на поставку ТМЦ, приходные ордера, документы на отпуск ТМЦ в производство, карточки складского учета материалов, учетные регистры, оборотно-сальдовые ведомости, отчеты склада.

Прежде чем предпринять полномасштабные действия, аудитору важно понять специфику компании, поэтому минимум один день он должен провести непосредственно на складе, зафиксировав для себя ситуацию «как есть»: понаблюдать за исполнением должностных обязанностей завскладом, рядовыми кладовщиками, грузчиками, водителями; проанализировать основные бизнес-процессы склада – приемку, отпуск, внутреннее перемещение, возвраты, оформление первичных документов, подготовку отчета по складу для сдачи в бухгалтерию.

Одновременно, не теряя времени, аудитор должен провести мини-интервьюирование указанных сотрудников склада, а также бухгалтеров-материалистов, материально ответственных лиц структурных подразделений, как сдающих ТМЦ на склад, так и получающих ТМЦ. Необходимо выяснить у каждой категории персонала, понимает ли данный сотрудник выполняемый бизнес-процесс, что и в какой последовательности он делает, каков должен быть результат. Особо находчивые аудиторы могут намеренно нарушить ход бизнес-процесса и пронаблюдать скорость реакции персонала, результат и принятые решения, сделать соответствующие выводы.

Затем собранный таким образом субъективный материал целесообразно подтвердить статистикой – провести анкетирование персонала, составив опрос на основании уже полученной информации. Главная задача данного этапа – ответить на вопросы: «По мнению персонала, на складе «порядок» или «беспорядок»? Какие негативные стороны в работе склада? Какие предложения со стороны персонала? Кому выгоден хаос на складе?»

Помимо анкетирования можно воспользоваться аттестацией персонала, используя кейсы и предлагая сотрудникам описать ход своих действий в заведомо сложной, форс-мажорной, спорной или конфликтной ситуации. Такие кейсы аудитор должен разработать заранее, исходя из своего практического опыта.

Проблемы с системой хранения, на которые аудитору следует обратить внимание: ТМЦ сложно идентифицировать (отсутствие маркировки ярлыками, артикулами, штрихкодами), ТМЦ не упакованы, находятся без соответствующей тары (поддон, коробка и т.д.), или упаковка/тара повреждены, ТМЦ размещены на полу, без идентификации к месту складирования.

Важно убедиться в функционировании контрольно-пропускной системы предприятия (КПП): на основании каких документов ТМЦ выпускаются за пределы территории предприятия, кто санкционирует выпуск ТМЦ за ее пределы; как контролируется взятие в складской учет всех ТМЦ, которые пересекли территорию предприятия (привезены поставщиками или снабженцами), имеются ли факты поступления ТМЦ непосредственно от поставщиков в производство, без участия склада. Бухгалтером материального отдела должны ежедневно сверяться данные КПП и склада на предмет совпадения количества ввезенных и вывезенных ТМЦ.

Детальное изучение документации…

… инструкций, методик, приказов, положений, регламентирующих процедуры входного контроля, оприходования и выдачи ТМЦ, внутренних перемещений, прочих бизнес-процессов склада. Лучше запросить такие докумен­ты у нескольких структурных подразделений одновременно – у самого склада, у бухгалтера, в отделе внутреннего аудита – и выяснить, нет ли в таких докумен­тах различий или даже противоречий. У многих возникнет вопрос: «Почему сначала непосредственное наблюдение за работой склада, а только затем изучение документов?» Ответ прост – у аудитора уже есть практическая картинка ситуации на складе, он может изучать названные документы критично и со всей строгостью. Как правило, сразу налицо следующие проблемы:

• большое количество складских бизнес-процессов не прописаны документально;
• операции, прописанные в инструкциях, выполняются с их нарушением;
• часто персонал действует исходя из своего опыта, но никак не опирается на регламенты;
• многие складские процессы, «красиво» прописанные на бумаге, по факту никем не соблюдаются, отсюда ошибки в учете, хаос и неразбериха на складе, избыточность персонала;
• постоянно требуются дополнительные временные затраты на комплектование и упаковку;
• нехватка складских площадей.

Работа с поставщиками

Особое внимание следует уделить так называемому комплекту документации по работе с поставщиками. Это, как правило:

• инструкции по приемке ТМЦ по количеству, комп­лектности, качеству. Многие специалисты по старинке ссылаются на Инструкции П-6 и П-7, утвержденные Постановлением Горарбитража от 15.06.1965 г. и 25.04.1966 г. соответственно, но лучше, если компания на их основе разработает современные инструкции и будет использовать их уже на стадии заключения догово­ра. Поэтому аудитору следует проанализировать и договоры с поставщиками: как в них прописана процедура приемки ТМЦ, защищает ли она интересы компании от недобросовестных поставщиков, присутствует ли ссылка на соответствующие инструкции;
• приказ о создании комиссии по приемке ТМЦ;
• акты входного контроля;
• журналы учета результатов входного контроля;
• приходные ордера – документы, оформляемые сотрудниками склада на основании накладной поставщика в подтверждение принятия поступивших ТМЦ и содержащие указание на назначение ТМЦ, место складирования, прочую управленческую информацию.

Места складирования

Аудитору следует обратить внимание на то, существует ли в компании нумерация мест складирования, используется ли она при постановке на учет ТМЦ, имеется ли возможность автоматического формирования наличия ТМЦ по определенному месту складирования, по одному наименованию ТМЦ на всех местах складирования, что важно как при проведении инвентаризации склада, так и в повседневной работе кладовщиков. Анализ мест складирования: соответствуют ли они объемам движения ТМЦ, имеется ли возможность наблюдения за сохранностью, соблюдаются ли необходимые режимы хранения и схемы укладки. Например, ТМЦ, отгрузка которых со склада происходит ежедневно, должны быть расположены максимально близко к местам отгрузки.

Важно изучить и саму систему обозначения мест складирования: позволяет ли она быстро находить ТМЦ, исключается ли возможность ошибочного размещения, пронумерованы ли отсеки, стеллажи и т.п.

Аудитору следует обратить внимание, в каком виде дается задание кладовщику на комплектование заказа: в информационной системе (далее – ИС) склада должна быть возможность формирования списка ТМЦ в накладной в последовательном размещении по местам складирования, что ускоряет выдачу ТМЦ.

Работа с производством

Аудитору необходимо проработать вопросы надлежащего оформления первичных документов, указанных в таблице 1.

Проверка работы с тарой и упаковочными материалами

Вопросы для контроля: существуют ли регламенты для данных категорий ТМЦ; имеют ли они фиксированные места складирования; как они нормируются и используются, всегда ли их достаточно; имеются ли точные данные о количестве и номенклатуре как тары, так и упаковочных материалов; как они включаются в себестоимость продукции.

Бухгалтерский учет

Аудитору следует изучить порядок сдачи отчетности сотрудниками склада в бухгалтерию, особенно такие аспекты:

• как завскладом может перепроверить, что собрал все необходимые документы в отчет;
• каков механизм контроля документов в бухгалтерии (не утеряны ли они). Обычно это легко реализуется с помощью реестров, подписанных как завскладом, так и бухгалтером, с подшитыми и пронумерованными первичными документами. Недопустимо формирование отчета по складу бухгалтером, который обязан проверять такие отчеты. Аудитору также важно обратить внимание, соблюдается ли установленный график сдачи отчетности, если нет, то каковы причины его срыва, кто виновные лица.

В отношении бухгалтерского учета аудитору необходимо затронуть следующие вопросы: какие методы учета и оценки ТМЦ применяются в учетной политике, как классифицированы ТМЦ на группы, каким образом организован аналитический учет ТМЦ, как часто аналитический учет сверяется с синтетическим, заполняются ли карточки складского учета.

Неликвиды

Опытному аудитору следует обратить внимание и на неликвиды, поскольку значительный объем неликвидов – это первый признак непрофессионального управления оборотными активами. Проверить необходимо следующее:

1. Разработаны ли локальные нормативные акты, регулирующие работу с неликвидами (приказы, положения, инструкции), как давно они были утверждены, отображают ли они существующее положение дел, кто их утверждал.
2. По истечении какого времени ТМЦ признаются неликвидными.
3. Нет ли попыток со стороны персонала скрыть образование неликвидов (например, путем выписки в цеха и возврата из цехов через некоторое время).
4. Кто выступал заказчиком неликвидных ТМЦ, кто санкционировал приобретение, как определяется размер партии, закупаемой у поставщиков, прописана ли в договоре с поставщиком возможность возврата ТМЦ, как в отделе снабжения построена цепочка «заказ цеха – заявка поставщику – поставка – оприходование на склад», имели ли место факты доставки «ошибочных» позиций, их причины, какие контрольные документы применяются.
5. Работает ли постоянно действующая комиссия по выявлению и минимизации неликвидов, причин их возникновения, какие мероприятия она проводила, дали ли они положительный результат.
6. Производится ли уценка неликвидных ТМЦ, порядок уценки, каков размер убытков от таких уценок, что дальше происходит с такими ТМЦ. Для достаточно крупных предприятий целесообразно создание «Склада неликвидных ТМЦ», куда будут помещены все ТМЦ, признанные неликвидными.
7. Не имеет ли место ситуация умышленного «превращения» отдельных ТМЦ в неликвидные с целью дальнейшей их уценки и приобретения заинтересованными сотрудниками.

Страховой запас (СЗ)

Всегда ли хватает завезенных ТМЦ для бесперебойной работы? Аудитору следует проработать следующие аспекты:

1. Какие методы используются для определения размера СЗ (статистические, в % от потребления, экспертным путем, расчетные)?
2. Целесообразность формирования СЗ, какими документами он регламентирован. Кому выгодно или не выгодно наличие СЗ?
3. Во сколько обходится формирование СЗ, и не превратился ли уже СЗ в неликвиды?
4. Проанализировать формы отчетности, позволяющие контролировать СЗ, а если таких нет, порекомендовать их внедрить.

Аудит ИС включает:

• корректность отображения в ИС документо­оборота в целом и основных бизнес-процессов;
• оценка соответствия потребностей складского учета и возможностей ИС;
• потенциал ИС, возможность обновлений, внесения корректив при изменении параметров учета, законо­дательства;
• имеет ли она минимально-необходимые современные функции WMS-системы (сокр. от англ. Warehouse Management System - сис­тема управления складом).

Минимальные функции, которыми должна обладать WMS-система:

• стабильная работа, отсутствие программных ошибок, соответствие электронной базы данных документам на бумажных носителях;
• мгновенное формирование полной информации о месте складирования ТМЦ, наличии ТМЦ, ценах, операциях персонала склада, связанных с комплектованием, внутренним перемещением; контроль ошибочного размещения ТМЦ или ошибочного комплектования партии ТМЦ;
• для больших складов система сама разрабатывает оптимальные маршруты движения как техники, так и персонала по территории склада;
• осуществляет выборку пригодных мест хранения для вновь поступающих ТМЦ с учетом даты передачи в цеха, влажностно-температурного режима и других параметров;
• обеспечивает автоматическое формирование и печать отчетов по складу;
• позволяет провести быструю полную инвентаризацию склада и получить точную информацию. Аудитор, в свою очередь, должен проанализировать, соответствуют ли методы ревизии с помощью WMS-системы стандартам учета, нет ли возможности у персонала фальсифицировать результат.

Как правило, при использовании WMS-систем территория склада в целях автоматизации и упорядочивания работы сотрудников разбивается на сектора: приемка ТМЦ, хранение, комплектование и отгрузка. Все ТМЦ, поступающие на склад, маркируются штрихкодами. Места складирования также имеют свои штрихкоды. Операции по складу, проходящие под контролем WMS-системы, осуществляются на основании данных штрихкодов ТМЦ и мест складирования. Персонал оснащается специальным оборудованием по считыванию штрихкодов, взвешиванию, печати специальных этикеток. Например, при комплектовании заказа кладовщик с помощью сканера считывает штрихкоды ТМЦ, в результате формируется накладная, исключается пересортица, нет ошибок в ценах и артикулах ТМЦ.

Если предприятие не использует WMS-систему, аудитор должен настоятельно порекомендовать внедрить ее в складском учете.

Аудитору рекомендуется присутствовать при проведении инвентаризации; оказывать консультационную помощь; проверять, соблюдается ли порядок инвентаризации; изучив материалы по ранее проведенным инвентаризациям, установить, соответствуют ли они схеме, приведенной на рис. 1.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание:

1. Если ревизия не плановая, то оповещать материально ответственных лиц необходимо за минимальное время, чтобы те не смогли «подготовиться» к ревизии, с целью фиксации положения дел «как есть».
2. Проанализировать документы, оформленные при плановой ревизии – за 1–4 недели до нее, при внеплановой – за последние дни: суммы списания по актам, количество и суммы актов на списание за предыдущие периоды времени. Часто именно такие докумен­ты наиболее информативны. Одновременно проанализируйте основания для списания ТМЦ, нормы естественной убыли, брак, бой, когда и на какой срок были введены такие нормы, эти нормы государственные или внутренние по предприятию, кто утверждал, полномочия на утверждение.
3. Определитесь, полная или выборочная ревизия – если выборочная, то по какому принципу будет происходить отбор.
4. Согласуйте со всеми ревизорами, каким образом будут отмечаться уже посчитанные ТМЦ, чтобы исключить двойной пересчет одних и тех же ТМЦ.
5. Поскольку проведение инвентаризации, как правило, означает закрытие самого склада на время пересчетов, приостановку всех складских операций, складской персонал совместно с ревизорами должны организовать места временного складирования, куда будут помещены ТМЦ, поступающие от поставщиков, готовая продукция с цехов. При этом все структурные подразделения должны быть обеспечены запасами материалов, поскольку выдавать ТМЦ в цеха во время ревизии запрещено.
6. Если ревизируются ТМЦ, находящиеся одновременно как на складе, так и на производстве, то их пересчет следует проводить не только по складу, но и по всем цехам, участкам. При этом необходимо проанализировать нормы включения такого материала в себестоимость готовой продукции, кем и когда были утверждены, актуальность норм, как учитываются отклонения от норм.
7. Если ТМЦ одного вида находятся в одном месте складирования, то просчет необходимо проводить по принципу «от угла к углу». Если ТМЦ одного вида хранятся по разным местам складирования, то такой принцип неприемлем, поскольку он не исключает перемещения ТМЦ в целях фальсификаций или ссылок на то, что материальные ценности находились в другом месте, в связи с чем необходимо пересчитывать одновременно все места складирования с такими ТМЦ.
8. Проверить весовую и измерительную технику: когда такая техника проходила метрологическую поверку, паспорта на измерительную технику.

Аудит персонала склада

О проблемах в данной сфере будут свидетельствовать следующие моменты:

• заправляет работой «сотрудник с опытом», который уверяет, что знает всю работу лучше других, и не признает регламентов;
• сотрудники перемещаются и выполняют работу по одной операции группой в два-три человека, при этом один из них только наблюдает за процессом;
• неаккуратное и непрофессиональное обращение с ТМЦ;
• нарушаются правила техники безопасности, пожарной безопасности, персонал склада не носит установленную правилами спецодежду;
• график выхода на работу не соблюдается, никогда заранее не известно, кто работает завтра, а кто через неделю;
• завскладом не знает в каждый конкретный момент времени, кто из подчиненных каким процессом занят, и в какой зоне склада он находится.

Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.

Описание и схема процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции

Готовая продукция, разлитая и упакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территорию складского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируют количество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительные документы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяется грузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессы выгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящей на склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных во время смены операциях передается главному оператору склада.

Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.

Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.

Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.

Обоснование выбора проверяемых элементов качества

Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:

1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.

Программа аудита

Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.

Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.

Элементы системы качества, проверяемые при аудите:

1. Ответственность руководства.

2. Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).

3. Управление контрольным и другим оборудованием.

4. Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).

5. Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).

6. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.

7. Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.

8. Управление регистрацией данных.

9. Техническое обслуживание.

10. Подготовка кадров.

Матрица ответственности проведения аудита

График аудита подразделения

Составление чек-листа

Объект системы качества	В соответствии с нормами	Результат проверки
Нормативная документация	Документация находится в открытом доступе для всех сотрудников склада, в каждом складском помещении находится минимум в 2х экземплярах.	Находится в открытом доступе для каждого из сотрудников, все сотрудники ознакомлены с данной документацией и раз в полгода проходят дополнительную аттестацию.
Документы складского учета	Документы содержат только достоверную информацию, своевременно оформляется. Информация изложена в доступной и удобной для восприятия форме.	Документы заполняются в соответствии с требованиями. Выявлены задержки в оформлении отчетов и передачи их начальству.
Контрольное оборудование и оборудование для разгрузки продукции	Оборудование находится в рабочем состоянии, эксплуатируется только квалифицированными работниками.	Все оборудование удовлетворяет стандартам и обслуживается механиками.
Несоответствующая продукция	Продукция регистрируется в журналах и утилизируется.	Все требования к регистрации и утилизации дефектной продукции соблюдены.
Квалификация работников склада (кладовщиков и грузчиков)	Работники находятся на рабочих местах в соотв. с графиком дежурств, соблюдают должностные инструкции и следуют всем действующим на предприятии нормам.	Работники не соблюдают установленного графика работы. Ответственный за соблюдения графика – старший смены.
Условия приемки и хранения	Приемка совершается по количеству и качеству, разгрузка идет в соответствии с планом размещения продукции. Условия хранения соответствуют ГОСТ Р 51174-98«Пиво. Общие технические условия» п.7	Выявлены несоответствия условий хранения продукции с нормами: температура в помещении склада колеблется от 12 до 26 ͦС.

Вопросник аудитора

Объект опроса	Вопросы
Начальник складского комплекса	Какие цели и задачи, стоящие перед отделом складских операций в настоящее время, вы назвали бы первостепенными?В каком направлении идет разработка и совершенствование структуры управления складскими операциями и технологиями?С какими отделами предприятия сотрудничает ваш отдел?Каким образом и по какому принципу происходит сотрудничество вашего отдела с отделом продаж и отделом логистики?В соответствии с какой нормативной документацией проводится приемка и хранение готовой продукции на складе?С какой частотой и в какой форме вам предоставляются отчеты о работе от начальников отдельных складов?
Начальник отдельного склада	Как часто и каким образом проходит контроль деятельности структурных подразделений склада?Какими навыками и опытом работы должны обладать сотрудники, находящиеся в вашем подчинении?По каким причинам утвержденные начальством планы работы вашего отдела не могут реализоваться в полной мере? Каким образом проходит подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности данного подразделения?Какие выводы ведет за собой анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям?Какие результаты дает контроль процессов на соответствие нормам приемки и хранения готовой продукции?
Заместитель начальника склада (технолог)	Как часто и по каким показателям проводится контроль соблюдения сотрудниками технологии работы?Каким образом ведется учет рабочего времени сотрудников?Как часто проводится контроль условий хранения продукции на соответствие НД?
Начальник смены	Какие изменения в работе подразделения вы назвали бы необходимыми на данном этапе работы?Охарактеризуйте качество работы сотрудники подразделения, учитывая все возложенные на них обязанности?Как часто возникают нарушения в работе сотрудников склада?По каким принципам ведется организация работы в вашем подразделении?Как бы вы охарактеризовали уровень качества работы данного подразделения?Как часто на склад поступает несоответствующая НД продукция?Какова вероятность появления брака продукции во время ее приемки, размещения и хранения на складе?Опишите путь утилизации несоответствующей НД продукции.
Механик	Как часто неполадки оборудования, используемого в подразделении, тормозят процессы приемки и размещения продукции на складе?По каким причинам возникают неполадки оборудования?С какой периодичностью производится обновление или замена существующего оборудования?
Кладовщики (2 человека)	Как часто возникают проблемы с приемкой и размещением продукции на складе?Назовите свои предложения по корректировке условий приемки и хранения готовой продукции?Работа каких сотрудников подразделения отрицательно влияет на эффективность процессов?
Грузчики (10 человек)	Как часто вам приходится работать при помощи автоматизированного оборудования?Какие сложности возникают при работе с автоматизированным оборудованием склада?
Главный оператор склада	Какая документация сопровождает поступающую и уходящую со склада продукцию?Как быстро и с какой периодичностью письменные отчеты поступают к руководству?
Оператор в смене	Сколько времени занимает документирование фактов поступления и отправки продукции со склада?Какие этапы ведения документированного учета занимают наибольшее количество времени?Какие вы предложили бы изменения в ведении отчетности?
Отдел кадров	Велика ли и насколько текучка кадров отдела складских операций?Какие требования предъявляет руководство к принимаемым на работу сотрудникам данного подразделения на различные должности?Какой процент принимаемых на работу сотрудников полностью удовлетворяет заявленным начальством требованиям?

Составление отчета об аудите

Аудит склада поможет Вам оценить эффективность работы складской системы, ее составляющих и многих логистических процессов. Найти возможные способы оптимизации рабочих процессов и сокращения складкой площади.

Компания ГИКОМ проведет аудит Вашего склада и даст список рекомендаций по улучшению работы.

Необходимые данные для аудита:

1. Анкета складской логистики - как есть и прогноз на 3-5 лет (или % роста)
2. Планировка склада с размерами
3. Перечень ограничений - максимальное количество поступлений на склад, максимальная производительность каждой линии, максимальный и минимальный объем и масса одного SKU и т.д.
4. Фотографии текущего склада - по внешнему периметру и внутри

Технология проведения аудита склада:

• Анализ текущей внутрискладской логистики
• Анализ складских процессов
• Аудит системы управления складом
• Определение структуры грузопотоков
• Аудит эффективности хранения продукции на стеллажах
• Анализ топологии расположения оборудования на складе и производстве
• Выявление "узких мест" - "точек роста", оптимизация которых позволит увеличить количество принимаемого и отгружаемого товара, емкость хранения, в зависимости от задач вашего склада и производства.

Логистический аудит рассматривается как обязательный этап, предваряющий внедрение WMS - системы. Результаты обследований и рекомендации специалистов помогают найти наилучшее решение для хранения товаров, оптимизировать выполнение складских операций, загрузку и количество персонала и т.д. Другими словами, логистический аудит способствует пониманию того, что нужно сделать на складе, что бы привезти его в порядок перед автоматизацией.