Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.
При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.
В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.
Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы.
Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.
Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.
В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.
И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.
О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.
Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.
Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.
Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.
Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.
Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.
Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.
Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.
Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.
Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.
В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?
При помощи журнала учета рабочего времени можно осуществлять контроль над дисциплиной сотрудников предприятия. Законодательство обязывает каждого работника придерживаться правил внутреннего распорядка в организации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Бывает и такое, что работнику нужно уйти с работы в рабочее время. Если он сделает это без оповещения командира, то это будет квалифицироваться как прогул. Если же начальник будет поставлен в известность и в журнал будут внесены соответствующие записи, то сотрудник не понесет за отсутствие на трудовом месте никакого наказания.
Именно для таких обстоятельств и существует журнал учета – в него вносятся записи для точного определения фактически отработанного времени каждым из сотрудников производства.
Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.
В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.
Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.
Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.
Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.
Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:
На обратной стороне документа присутствует поле, позволяющее его заверить и опечатать. Важно, чтобы штамп обязательно был проставлен на соответствующем месте (с пометкой М.П), прикасался к наклейке и ленте.
Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.
В книге учета содержатся такие разделы:
Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.
Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.
Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.
Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.
Основными задачами журнала учета являются:
В журнал также можно внести отметки о:
После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.
Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:
Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.
Это может быть одно из таких лиц:
Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.
Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.
Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.
Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.
Еще одним вариантом является приказ руководства предприятия. Это значит, что сотрудник, который ведет журнал учета, несет административную ответственность.
В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.
Если происходит увольнение сотрудника, заполняющего журнал, руководитель должен выдать новый приказ о назначении нового ответственного лица.
Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.
Ведение книги учета дает множество преимуществ, среди которых:
Учет рабочего времени может происходить с такой периодичностью:
Последний вариант подходит для тех организаций, которые осуществляют свою деятельность 24 часа в сутки.
Основным документом, который используется для контроля сотрудников на предприятии, является журнал учета, но вместе с ним используются и другие методы. К ним можно отнести электронный пропуск в виде магнитной карточки. С ее помощью можно четко отслеживать время прибытия и отбытия сотрудников.
Самым современным способом является биометрический учет, так как он предполагает проверку отпечатков пальцев сотрудников.
В законодательстве отсутствуют особые требования к заполнению журнала учета. Их рекомендуется утвердить внутренними нормативными актами распоряжениями.
Журнал заполняется двумя способами. Первый из них предполагает, что ответственное лицо заполняет всю информацию, а другие работники заверяют внесенные данные подписью. В другом варианте ответственный сотрудник заполняет колонки с данными и ставит свою подпись.
Два эти способы имеют равную ценность, их заполнение требует выполнения таких норм:
Сегодня допускается заполнение бланка журнала в электронном виде. Для этого используется специальная программа или мобильное приложение. Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.
Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. Скачать образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете. Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.
Обычный журнал включает в себя такие колонки:
| № | Ф.И.О сотрудника | Должность, наименование структурного подразделения | Подпись сотрудника, время | Информация о местных командировках | |||
| Уход | Приход | Время прихода | Время ухода | Информация о командировке | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Смирнов Л.Б. | Инженер ПЭО | 7.30 | 16.30 | 14.20 | 15.10 | Сдача счетов в банке |
Перечень колонок может быть увеличена при необходимости. Но тут стоит учитывать, что документ не является обязательным с законодательной стороны, и некоторые колонки из него можно выбрасывать.
Журнал учета содержится ответственным лицом до окончания его заполнения.
Следует придерживаться таких правил делопроизводства:
На прямоугольнике нужно прописать количество листов, поставить подпись руководителя или сотрудника, который ответственный за ведение журнала.
Существуют организации, где сотрудников отправляют в командировки в нерабочее время. В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.
Журнал учета – это важный документ для правильной оценки работы сотрудников и начисления им заработной платы. В нем должна содержаться только достоверная информация. Если во время заполнения данных была сделана какая-то ошибка, неверные данные следует зачеркнуть и сверху надписать правильные сведения.
В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.
Журнал учета рабочего времени – это документ, позволяющий придерживаться норм труда, а именно — соблюдать возможные часы работы сотрудников.
Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.
По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:
Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421
В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.
Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.
С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.
Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.
С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.
Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.
Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.
Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.
Целесообразнее вести учет по следующим графам:
Порядковый номер записи
Фамилия, имя, отчество работника
Должность/отдел
Время прихода на работу
Время ухода
Подпись работника
Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.
Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.
Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.
Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.
Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец
Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.
Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.
Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.
Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.
Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.
Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение .
Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.
Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги : в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.
Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.
Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется и договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает .
В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.
Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.
Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ
. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в для дальнейшего использования и начисления зарплаты.
Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.
Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:
При этом наниматель должен обеспечить следующее:
Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.
Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени
:
Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.
Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:
На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя
.
Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:
Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.
Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание , которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.
В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.
Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.
Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если в них указано, что страницы журнала должны быть , пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.
В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице
:
В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.
Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.
При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.
В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события , относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.
Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:
Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:
Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.
Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.
Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.
В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет
.
Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет .
Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время , то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.
Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина , что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.
О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:
Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого существует табель формы Т-12. Однако эта форма не отражает всю информацию о рабочем времени сотрудников, которая может быть интересна руководителю. С этой целью многие организации используют электронные пропускные системы. Но их внедрение не всегда целесообразно, поэтому в некоторых (небольших) компаниях используют журналы учета прихода и ухода сотрудников. Как вести такой журнал, расскажем в этой статье.
Из этой статьи узнаете:
Журнал учета прихода и ухода сотрудников, в отличие от табеля, не обязателен для работодателя. Но для его ведения есть две основные причины. Во-первых, на основании данных журнала сотрудники отдела кадров или бухгалтерии смогут оптимизировать заполнение табелей. А во-вторых, руководитель получит достоверные сведения о трудовой дисциплине работников. Для добросовестных сотрудников такая система учета рабочего времени тоже выгодна, ведь в журнале фиксируются не только опоздания и прогулы, но и сверхурочные часы.
Каждая организация вправе самостоятельно определять лицо, ответственное за ведение журнала. Для такого назначения достаточно издать специальный приказ либо внести сведения в Положение о делопроизводстве. Во втором случае обязанности работника по ведению журнала необходимо прописать в его должностной инструкции или трудовом договоре.
В зависимости от установленных в организации графиков работы, сведения в журнал вносятся со следующей периодичностью:
Журнал прихода и ухода сотрудников не имеет регламентированной формы, поэтому вы можете разработать свою форму, содержащую те сведения, которые необходимы для учета посещаемости. Журнал может существовать как в бумажном виде, так и в электронном. В любом случае он представляет собой таблицу, в которой обычно содержатся графы:
В специализированных магазинах вы можете приобрести готовый журнал, отпечатанный типографским способом, которые подразумевает прошивку и заполнение титульного листа с указанием названия организации, периода ведения журнала и Ф.И.О. ответственного лица.
По усмотрению руководства в журнал могут быть добавлены графы для сведений об обеденных перерывах. И в этом случае лучше воспользоваться электронными таблицами, которые вы сможете распечатать для самостоятельного заполнения сотрудниками, или же вести журнал в электронном виде в течение года. Сроки хранения журнала прихода и ухода – 1 год после окончания.
Обратите внимание! Для учета рабочих выездов сотрудников в течение рабочего дня целесообразно вести отдельный журнал (тетрадь). Традиционно его называют «Журналом регистрации местных командировок». Такой журнал позволит руководителю и коллегам всегда быть в курсе местонахождения сотрудников.
Бумажная форма журнала учета прихода и ухода сотрудников подразумевает собственноручную подпись сотрудника. Зачастую в организациях сотрудники самостоятельно заполняют журнал, который просто лежит на столе вахтера или секретаря. Однако, поскольку ведение этого журнала не регламентировано законодательством, и целью его ведения является не подтверждение внесенных сведений сотрудником, а прежде всего – информация, рекомендуем вести журнал в электронном виде.
Простая таблица в Excel позволит автоматически рассчитывать количество отработанных часов. Также вы сможете формировать индивидуальные листы по каждому сотруднику, применяя простейшую сортировку по фамилии.
