В вопросе 1.36 требуется показать, как могут взаимодействовать между собой два справочника – Партнеры и Контрагенты , и как добавить в программу информацию о сети магазинов.
Возможные варианты ответа:
Немного теории. Из справки на ИТС: «Регистрация информации о деловом партнере в двух справочниках позволяет хранить в информационной базе данные о тех сложных структурах сторонних компаний, с которыми работает предприятие. Сторонняя компания может представлять собой холдинг, работающий от имени нескольких юридических лиц и в своем составе имеющий несколько магазинов, с которыми нужно отдельно контролировать взаиморасчеты.
В справочник Партнеры вводится информация обо всех тех деловых партнерах, с которыми ведутся какие-либо отношения: головное предприятие холдинга, подразделения холдинга, магазины, розничные точки и т. д. В справочник Контрагенты вводится информация о тех юридических или физических лицах (индивидуальных предпринимателях), от имени которых ведется регламентированный (финансовый) учет.
Для того чтобы вести взаиморасчеты с компаниями, имеющими холдинговую структуру, в разделе Администрирование – CRM и продажи следует установить флаг Независимо вести партнеров и контрагентов .
Теперь создадим сеть магазинов. В этом примере будет одно юридическое лицо (контрагент) и несколько принадлежащих ему магазинов, которым выполняется отгрузка товаров. Введем следующие данные:
Для этого перейдем в раздел Нормативно-справочная информация – Партнеры и создадим нового партнера.
Откроется помощник создания нового партнера. Включим флаг Указать идентификационные данные партнера (будет создан контрагент) . Вводим наименование контрагента (Сокращенное юр. наименование ), наименование партнера (Публичное наименование ) и контактные данные партнера (Е-mail и/или Телефон ). И по кнопке Далее переходим к следующему шагу.
На следующем шаге указываем Тип отношений – Клиент . И оставляем пустым поле Головное предприятие , т.к. этот партнер как раз и является головным предприятием.
Следующие шаги помощника создания нового партнера очевидны и не представляют никакого интереса. Доходим до конца без задания дополнительных параметров и создаем нового партнера.
Теперь создадим еще двух партнеров: Магазин в центре и Магазин на набережной. Контрагентов для этих партнеров НЕ создаем. В поле Головное предприятие выбираем Сеть магазинов Иванова .
Получилась иерархическая структура, в которой есть головной партнер и подчиненные магазины. Во всех документах, вне зависимости от выбранного партнера, указывается контрагент, заданный на верхнем уровне для головного предприятия, но при этом появляется возможность вести взаиморасчеты с детализацией до конкретного партнера (магазина).
Таким образом, правильной последовательностью действий для регистрации сети магазинов с одним юридически лицом является:
Система позволяет разделить понятия "контрагент" и "партнер". Контрагенты при этом будут использоваться в фискальных целях, а партнеры - в управленческих. Для того, чтобы эта возможность стала доступна, следует включить функциональную опцию Независимо вести партнеров и контрагентов
в меню НСИ и администрирование -> CRM и маркетинг
:
Включение опции позволяет заводить партнеров и контрагентов в произвольных соотношениях "многие ко многим".
Рассмотрим два кейса, которые показывают удобство независимого ведения партнеров и контрагентов.
1. Сетевые магазины с одним общим юрлицом.
Есть три магазина (Икеа Химки, Икеа Теплый Стан, Икеа Белая Дача), которым соответствует одно юрлицо - Икеа ООО. В таком случае, мы можем завести партнеров в формате иерархического списка, и контрагента назначить только для головного партнера:
А для подчиненных - не назначать:
Вопрос 1.40 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При смене юридического лица у клиента нужно :
Проверено. Правильный ответ - четвертый.
Если контрагенты и партнеры ведутся независимо, то достаточно создать только контрагента-юрлицо.
А если независимое ведение не включено - то партнер и контрагенты выступают как одна сущность. Конкретно, потребуется создать позицию справочника Партнеры (а система неочевидно для пользователя сама создаст под него контрагента). У партнера в таком случае нужно будет указать всю атрибутику именно юрлица, в частности ИНН:
Сразу после установки программы на рабочих местах выполняется первоначальная настройка параметров. Настройку можно будет выполнить и в процессе работы, но правильнее корректно реализовать данный шаг до создания основных документов и проводок, поскольку от корректности настройки параметров в системе зависит правильность формирования управленческой отчетности организации.
Первоначальную настройку в 1С УТ 11.4 выполняют в разделе «НСИ и администрирование». Настройка программы для удобства поделена на разделы «Предприятие», «Номенклатура», «Планирование» и т.д. Начнем с раздела «Общие настройки».
Для задания уникального имени информационной базы перейдем в группу «НСИ и администрирования», раздел «Администрирование-Общие настройки». В поле «Заголовок программы» вводим имя базы, которое будет отображаться в верхней части программы 1С. На данной вкладке можно выполнить настройку часового пояса, указать виды контактной информации различных объектов системы и возможность использования дополнительных реквизитов и сведений, настроить хранение истории изменений документов и справочников программы, а также полнотекстовый поиск данных, и разрешить использование электронной цифровой подписи.
Функциональность программы (полную или упрощенную) и вид Интерфейса можно выбрать в группе «НСИ и администрирование» в разделе «Администрирование-Интерфейс».
В этой же группе в разделе «Настройка пользователей и прав» можно задавать права доступа различных групп пользователей к документам, справочникам, отчетам. При этом руководители отделов обычно являются привилегированными пользователями. Пользователем, которому доступен весь спектр действий с системой, является Администратор. Данную роль следует присваивать узкому кругу сотрудников. Пользователю с данными правами доступен режим Конфигуратора с возможностью удаления и коррекции любой информации в базе.
Перейдем в раздел «НСИ и Администрирование-Настройка НСИ и разделов-Предприятие». Этот раздел состоит из таких подразделов:
Рассмотрим более подробно настройку каждого из подразделов раздела «Предприятия».
Подраздел «Организации»
Для корректного управления запасами в программе 1С Предприятие, контроля условий обязательств по договорам и сроков действия доверенностей, выполняется настройка графика работ. Программа позволяет формировать и хранить графики работы, которые используются на предприятии.
Графики формируются на основе производственных календарей. Можно использовать графики работы и для предприятия в целом, и для его подразделений (например, график работы склада). Компании, у которой имеется несколько юридических лиц, для корректного учета в 1С следует установить признак учета по нескольким организациям, для возможности ведения учета в разрезе подразделений установить признак «Подразделения» и, если надо, активировать раздельное ведение управленческого и регламентированного учета.
Подраздел «Валюты»
Работу в 1С с несколькими валютами можно организовать с помощью настройки в данном разделе. Устанавливаем признак «Несколько валют» и выбираем соответствующие валюты для регламентированной и управленческой отчетности. Обычно организации рассчитывают выручку и прибыль для «управленки» в USD, а для регламентированной отчетности – в национальной валюте (для РФ – российский рубль). Также в данном разделе можно выполнить настройку загрузки курсов валют с любого доступного сайта, предоставляющего открытые API. Бесплатно такой сервис предоставляет сайт «РБК», или можно загружать курсы непосредственно с сайта Центрального банка РФ.
Обычно организация состоит из нескольких подразделений, например, отдел продаж, отдел закупок, юридический отдел, отдел информационных технологий. Данная структура отражается в разделе «НСИ-Структура предприятия». Все отделы можно расположить в иерархическом порядке с указанием руководителей отделов.
Для использования отличных видов номенклатуры 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) от «Товар» и «Услуга» устанавливается признак «Множество видов номенклатуры». Это будет еще и дополнительным разрезом для аналитики.
Если сделать активной настройку «Наборы номенклатуры при продаже», то в 1С можно будет создавать комплекты номенклатур для последующей продажи. Можно настроить учет, прием и передачу многооборотной тары, а также автоподстановку тары в документы.
Если мы имеем номенклатуру со схожими свойствами товаров (цвет, размер), то ставим галочку «Характеристики товаров». Они используются для хранения и отображения полной информации о товаре. Данные характеристики отображаются в карточке номенклатуры и при он-лайн торговле на портале b2b.
Для контроля качества товара устанавливается признак «Качество товаров». Данная опция позволяет отражать в системе 1С УТ 11.4 различные категории брака и корректно их обрабатывать в дальнейшем. В разделе указываются единицы измерения номенклатур – веса, объема площади и длины. Эти единицы будут учитываться в отчетах.
Контроль уникальности позиций номенклатуры осуществляется установкой признака в подразделе «Настройки создания». В подразделе определяется возможность объединения номенклатуры в отдельные сегменты, которые могут использоваться для отбора и установки ограничений на скидки (наценки).
Можно задать настройку поиска номенклатуры: как правило, задают расширенный поиск, так как стандартный поиск выполняется только по значениям в одной колонке.
Настройка в системе параметров планирования включает в себя возможности ведения планов продаж по номенклатуре и без номенклатуры (укрупненно по категориям товаров), с учетом сезонных коэффициентов, заполнение документов планирования запасов по статистическим данным, а также ведение планов сборки (разборки) комплектов, планов закупки товаров для создания по планам заказов поставщикам.
Подраздел «Настройки CRM»
Для разделения головных контрагентов и их «дочек» в системе можно подключить опцию «Независимо вести партнеров и контрагентов» в подразделе «Настройки CRM». Функция позволяет сетевым магазинам заводить одного контрагента (головного), а подчиненных ему контрагентов заводить как партнеров. При смене юридического лица головного контрагента для партнера мы можем создать второго контрагента. Если надо организовать претензионную работу в 1С 11.4, устанавливается признак «Фиксировать претензии клиентов».
Можно вести укрупненный анализ торговых операций по клиентам. Для настройки бизнес-регионов переходим в раздел «CRM и маркетинг-Настройки и справочники-Бизнес регионы».
Доступны опции ведения сделок и контактных лиц (информация о всех типах видов деловых связей и ролей контактных лиц).
Подраздел «Маркетинг»
Практически во всех торговых организациях продажи ведутся по нескольким видам цен. Для этого устанавливается признак «Несколько видов цен». В соответствии с правилами ценообразования каждому контрагенту соответствует тот или иной вид цен. Если в организации имеются группы товаров, к которым применяются одинаковые правила расчета скидок и ценообразования, то устанавливается признак «Ценовые группы». Для назначения ручных скидок устанавливается признак «Ручные скидки в продажах». Существует два вида ограничения ручных скидок:
Очень удобный механизм «Автоматические скидки в продажах». Используется для установки автоматом скидок для vip-клиентов.
Отметим вариант использования товарных категорий, коллекций товаров и управление ассортиментом, если в этом есть необходимость. Галочка «Рейтинг продаж номенклатуры» позволяет при планировании учитывать скорость продаж в разрезе рейтингов и товарных категорий.
В данном разделе выбирают тип соглашений с клиентами. Если при продажах используются и типовые соглашения и соглашения с индивидуальными условиями (индивидуальная система скидок, условия кредитной линии, условия отсрочки платежей и пр.), выбирают «Типовые и индивидуальные соглашения». Установка признака «Договоры с клиентами» позволяют в системе вести взаиморасчеты с клиентами в разрезе договоров.
В разделе выполняется настройка заказов клиентов. Устанавливаем признак «Заказы клиентов», после чего выбираем один из вариантов использования:
Установим признак «Заявки на возврат». Эта опция программы 1С Управление торговлей 11.4(УТ 11) позволяет автоматизировать учет возврата клиентами товаров, осуществлять возврат денежных средств клиенту и возврат товаров.
Установив признак «Счета на оплату» включим хранение и учет выставленных счетов.
В подразделе «Согласование» можно включить механизмы согласования документов – заявка на возврат, коммерческое предложение, заказ клиента, соглашение с клиентом, а также назначить ответственных за согласование по гиперссылкам.
Признак «Розничные продажи» позволяет проводить в системе все операции, связанные с розничными продажами, в том числе все, что касается продаж в удаленных торговых точках.
В данном разделе производится настройка параметров документов, связанных с операциями закупок – соглашений с поставщиками и договоров.
Соглашения используются для отражения условий взаимодействия с поставщиками, например, виды цен закупки, условия оплаты и т.д.
Подраздел «Заказы поставщикам» (для фиксации собственных запросов) позволяет контролировать не только оплату по заказам, но и количество поступившего товара. Для этого следует установить признаки «Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам» и «Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам».
Если в системе 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) хотят реализовать оформление поступлений товаров по нескольким заказам поставщику, то ставят признак «Поступление по нескольким заказам». При такой схеме обеспечивается взаимосвязь «один ко многим». Для оформления корректировок поступлений товаров и корректировочных счетов-фактур ставят признак «Корректировка приобретений». Если в системе нужно контролировать причины отмен заказов поставщикам, то устанавливается признак «Причины отмены заказов поставщикам».
В большинстве организаций, которые имеют филиалы, организовано несколько складов. Помимо этого, могут быть виртуальные склады, которые физически находятся в одном месте, но для корректного учета их разделяют. Для этих целей в программе предусмотрена функция ведения нескольких складов в рамках одной организации и возможность установки порядка оформления накладных и расходных ордеров.
Ведение нескольких расчетных счетов организации обеспечивается с помощью установки признака «Несколько банковских счетов». На предприятии может возникнуть необходимость организации нескольких касс, например, валютной и рублевой. Для этих целей устанавливается признак «Несколько касс». Для спланированного расхода финансов и формирования платежного календаря ставится признак «Заявки на расход денежных средств». Данная опция позволяет отразить потребность в денежных средствах, предотвратить несогласованные выплаты денег и проконтролировать объемы расходуемых средств. Присутствует вариант использования договоров кредитов и депозитов.
В разделе производится настройка параметров финансового учета: учет НДС и направления деятельности. В торговой организации могут выделяться такие направления деятельности, как оптовые продажи, розничные продажи, продажа дистрибьюторам и пр. Для организации учета по направлениям деятельности задают способы распределения доходов. При создании способов указывают одно из существующих правил распределения. В данном разделе 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) устанавливается признак «Формировать управленческий баланс». Такой вид баланса представляет собой упрощенную форму бухгалтерского баланса и служит для оценки финансовой эффективности предприятия. Он позволяет управлять активами и обязательствами, контролировать направления использования финансовых ресурсов, включает данные финансовой отчетности.
Еще одним важным моментом является включение настроек для анализа прибыли при продаже товаров поставщиков. Для того чтобы можно было рассчитать прибыль от продажи товаров конкретного поставщика, должен быть установлен флажок «Обособленный учет себестоимости». Установим признак «Партионный учет». Данная опция позволяет осуществлять поступления товаров в разрезе партий. Партии номенклатур могут отличаться закупочной ценой, сроками хранения и пр.
Для ограничения списка организаций, которые имеют право продавать «чужой» товар, применяется схема «Интеркампани».Используя схему «Интеркампани», мы сможем не только ограничить список организаций, имеющих право продавать чужой товар, но и автоматически оформить документы передачи товаров между организациями по результатам таких продаж. Для того чтобы можно было автоматически регистрировать продажи товаров, принадлежащих другой организации, в подразделе «Учет товаров» должен быть установлен флажок «Передачи товаров между организациями».
Установка флажка «Контролировать остатки товаров организаций» служит, чтобы в процессе оперативной работы можно было контролировать суммарный остаток товаров всех организаций, включенных в схему «Интеркампани». По результатам отгрузки товаров, поступивших в другую организацию, будет автоматически формироваться документ передачи товаров между организациями.
В данном разделе можно настроить интеграцию с программой документооборота и синхронизацию данных. После небольшой настройки веб-сервиса будет можно выгружать и согласовывать договора поставки, договора поручительства и коммерческие предложения. Корректная организация документооборота позволит контролировать сроки согласования процессов, обеспечит оперативный доступ всех заинтересованных участников процесса к документам и хранение электронных версий документов.
Информацию из УТ можно выгружать в другие конфигурации 1С, например, в 1С:Бухгалтерия, Зарплата и Управление персоналом или агрегировать ее различными способами.
Наша сегодняшняя тема – использование справочников партнеров и контрагентов в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3).
В конфигурации «Управление торговлей» редакции 11 для описания торговых партнеров организации используются два справочника – «Партнеры» и «Контрагенты». Зачем это нужно, в чем их сходство и различие?
Попробуем ответить на эти вопросы. Краткое сравнение справочников отражено в таблице:
Рассмотрим подробнее.
Важно . Для включения или отключения учета по партнерам служит флаг «Независимо вести партнеров и контрагентов» в форме настроек CRM:
НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / CRM и маркетинг
Необходимо занести в систему данные партнера – клиента «Денеб», которому соответствует контрагент ООО «Денеб». В информационной базе ведется независимый управленческий учет партнеров.
Откроем справочник:
НСИ и администрирование / НСИ / Партнеры
При включенном независимом учете партнеров непосредственно доступен только справочник партнеров. Сведения о контрагентах привязаны к партнерам.
Создадим нового партнера по кнопке «Создать». Откроется «Помощник регистрации нового партнера». Здесь необходимо:
Следующая страница «Помощника» служит для ввода сведений о банковском счете контрагента. Этот шаг разрешается пропустить.
На следующем шаге «Помощник» для проверки выводит в виде текста занесенные сведения о партнере. При наличии ошибок можно вернуться назад и ввести правильный вариант.
Если ошибок нет, нажимаем кнопку «Создать». Создан и открыт новый партнер.
Чтобы просмотреть связанных контрагентов, нужно в форме партнера выбрать ссылку «Контрагенты» (если эта ссылка не отображается, ее можно найти в выпадающем меню по ссылке «Еще»).
На открывшейся странице отображен контрагент. Если у этого партнера несколько юридических лиц или ИП, их можно добавить сюда по кнопке «Создать», таким образом будет реализована связь одного партнера с несколькими контрагентами.
Важно . Именно в карточке контрагента содержатся все официальные сведения – такие как ИНН, КПП, адреса, телефоны, банковские счета. Если они не были занесены при регистрации партнера, то для их ввода нужно будет открыть контрагента.
Запишем и закроем партнера.
В документах при выборе партнера будет автоматически подставляться контрагент, если он у партнера один.
Если же у партнера несколько контрагентов, поле «Контрагент» останется пустым, контрагента нужно будет выбрать вручную.
В следующих статьях будет подробнее рассмотрена работа с такими партнерами как группа компаний и торговая сеть.
В этом уроке котором показан процесс создания карточек партнера и контрагента.
Вначале пара слов о том, зачем нужны эти справочники:
Наличие справочника Партнеры позволяет также создавать типовые и индивидуальные соглашения с юрлицами, в которых задаются ценовые, логистические и прочие условия закупок и продаж.
В большинстве случаев на каждое юрлицо создается 1 карточка партнера и 1 связанная с ней карточка контрагента (может создаваться автоматически при записи партнера). Но возможен и вариант, когда одному партнеру будут соответствовать несколько контрагентов (та самая организационная структура). Таким образом, например, можно учитывать в программе различные сторонние холдинги или розничные сети. Также в отчетах будет удобно собирать информацию не по конкретному юрлицу (например, расчеты), а по всему холдингу в целом.
Если для вас этот функционал избыточен, его можно отключить и остаться только со справочником Контрагенты, настройка производится здесь:
Также можно включить/выключить использование типовых и индивидуальных соглашений, а также договоров с контрагентами:
Для продаж настройки такие:
Для закупок такие:
Для более полного освещения возможностей программы установим использование партнеров, а также типовых и индивидуальных соглашений и договоров (подробнее о них будем говорить в следующем уроке).
Переходим непосредственно к созданию карточек, заходим в справочник Партнеры:
Нажимаем Создать:
Вводим данные партнера, устанавливаем галку, что необходимо создать также и контрагента (автоматически). Обязательно нужно ввести контактные данные, иначе записать карточку не удастся. Помимо самого партнера, можно указать информацию о его контактном лице:
После заполнения полей в нижней части нажимаем Далее .
На следующем экране настраивается тип взаимоотношений (кем для нас является контрагент), возможность использования торговых представителей, сегмент, данные первичного спроса (для статистики) и адреса:
Потом можем указать сведения о банковском счете контрагента:
На следующем экране выводится досье нового партнера (карточка пока не записана, так что можем отказаться от записи либо скорректировать неверно введенные данные):
После записи на экране появляется новая карточка партнера:
Карточка контрагента создалась автоматически, откроем ее из панели навигации:
Из карточки контрагента можем посмотреть его договоры и банковские счета
В списке партнеров появился новый элемент, в правой части видим гиперссылку на соответствующую карточку контрагента:
