В любой организации, будь то бюджетная или коммерческая структура, часто возникает вопрос разграничения ответственности не только между сотрудниками, но и между структурными звеньями. Положение об отделе отвечает на вопрос о том, зачем сформировано в компании данное подразделение, какие у него цели, задачи, права. Это позволяет упорядочивать работу всего предприятия, разрешать возникающие разногласия, определять ответственность.
С какой целью создают положения об отделах предприятия? Основная задача данного документа — это наиболее полно описать место отдела (службы, сектора) в компании, а также его состав, статус и порядок взаимодействия с внешними и внутренними контрагентами.
Благодаря четко изложенному описанию целей сотрудники намного лучше понимают стратегию предприятия, вклад своего структурного подразделения в общие достижения.
Положение об отделе имеет статус организационно-правового документа. Основная его роль заключается в том, что наряду со структурой и штатным расписанием он регламентирует полноту функций, приоритетность вопросов, ареал ответственности, порядок управления подразделением в компании. Например, положение об отделе кадров описывает, за какие задачи по работе с личным составом оно отвечает, кто может занимать должность руководителя, какими правами наделен начальник и так далее.
Если в компании много структурных единиц, то рекомендуют разработать шаблон. Типовой документ послужит основанием для написания других документов. Например, можно сначала создать положения об отделах администрации, а согласовав их структуру и оформление, приступить к созданию аналогичных документов по остальным подразделениям и филиалам.
Типовое положение об отделе положение можно использовать как стандарт, заложив в него правильное оформление. В этом случае, все локально-нормативные акты будут сделаны в едином корпоративном стиле. Подобный прием довольно часто используется в работе, особенно если в составе предприятия много структурных звеньев, территориальная разобщенность. Кроме того, создание положений о подразделении на основе типового займет намного меньше времени.
Разработка документа должна проходить в соответствии с государственным стандартом 6.30-2003. Для бюджетных и муниципальных предприятий это требование обязательно, а для коммерческих компаний по желанию. Тем не менее, рекомендуется использовать при создании документов организационно-распорядительного характера указанный ГОСТ.
Текст располагают на бланке предприятия, при этом в нем должны быть указаны параметры:
Кроме того, в принятии организационно-правовых документов уровня положения обычно принимают участие несколько должностных лиц в организации, поэтому обязательно отведено место для грифа утверждения и подписей.
В положении о структурных подразделениях не существует жестко закрепленных разделов, но исходя из целей документа, в него включают следующие части:
В первом разделе нужно отразить полное и, если имеется, сокращенное название подразделения. Здесь перечисляют, кто вправе создавать и ликвидировать отдел, какими правовыми и локальными регламентами руководствуется в своей работе. Отражается порядок назначения руководителей структурной единицы и освобождение его от работы.
Специфичные наименования работ в рамках задач перечисляют в части документа под названием «Функции». В этом разделе дают описание в виде рабочих операций производственному процессу отдела. Например, положение об отделе кадров в части функций будет содержать такую формулировку «обеспечивает выдачу справок о заработной плате» и так далее.
Во третьем блоке перечисляют только крупные задачи отдела, которые он решает в рамках своего направления деятельности.
В разделе «Структура» отражают место отдела в компании, подчиненность. Особенно это важно, когда предприятие имеет разветвленное устройство с филиалами и обособленными подразделениями.
В четвертом блоке документа обязательно очерчиваются границы, в рамках которых отделение нечет ответственность за свои действия. Она может быть дисциплинарной, уголовной, административной. Соответственно, описывают степень вины руководителя данного структурного подразделения.
Весьма важно разъяснить в пятом разделе положения с кем, в каких случаях и по каким вопросам производится взаимодействие отдела. Таким образом, структурные единицы связывает отчетность, потоки информации.
Помимо перечисленных блоков, предприятия вправе дополнять документ другими требуемыми разделами информации.
Положение об отделе - это важный документ, который прививает правильное понимание целей и задач, вводит понятный порядок работы, определяет ответственность.
Определение понятия «должностная инструкция».
Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке.
Так, по смыслу части 2 статьи 64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:
Профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации);
Личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:
Обязательны для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например, наличие российского гражданства, являющееся по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального закона от 27.07.04 № 79-Ф3 (ред. от.02.02.2006) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное предусмотрено международным договором РФ);
Необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений.
Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.
Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.
Они разрабатываются в целях обеспечения:
Взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;
Исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;
Четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);
Установления их меры ответственности.
Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом.
Положения об отделах и службах. Описание разделов.
В разделе "Общие положения" указываются точное название подразделения, его место в организационной структуре предприятия, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением. Кроме того, здесь необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности.
Раздел "Задачи" содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед предприятием в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
В разделе "Структура" излагается характеристика внутренней структуры подразделения. В данном разделе следует показать перечень звеньев, входящих в него, порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.
Раздел "Функции" является основным разделом положения. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел "Права" содержит перечень прав, реализуемых руководителем и другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т.п.). Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри предприятия.
Не менее важным является раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия". В данном разделе определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.). При разработке раздела указываются наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающее ее.
В разделе "Ответственность" с учетом особенностей работы подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, за достоверность документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины, за работу с кадрами.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых на данном предприятии, от сложившихся разделения и кооперации труда управленческих работников. Должностная инструкция - правовой акт, являющийся действенным средством управления и выполняющий регламентирующую и регулирующую роль. Должностные инструкции позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, исключить параллелизм в выполнении определенных трудовых функций, позволяет обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
В целях наиболее рационального использования специалистов, повышения эффективности их труда и ответственности за порученное дело на предприятиях проводится аттестация руководящих работников, специалистов и служащих. Она должна содействовать дальнейшему улучшению подбора и подготовки кадров, повышению их деловой квалификации. В ходе аттестации определяются деловые качества работников, делаются выводы о их соответствии занимаемой должности.
Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия. При этом от правильного подбора ее состава зависит объективность оценки деятельности аттестуемых. В аттестационные комиссии должны входить высококвалифицированные руководители и специалисты, представители общественных организаций предприятия, психологи, социологи.
Аттестационная комиссия должна дать оценку соответствия работника занимаемой должности и внести конкретные рекомендации о присвоении квалификационной категории, установлении размера должностного оклада, а также надбавок и доплат. Кроме того, аттестационной комиссией вносятся рекомендации о присвоении или снижении работникам классных званий, поощрении их за успехи в работе, зачислении в резерв на выдвижение на вышестоящие должности, переводе на другую работу и т.д.
Важнейшим документом при проведении аттестации является должностная инструкция. Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики, приведенные в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции содержат общую часть, основные задачи и обязанности работника, его права, ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных прав.
В первом разделе - общей части - содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность, нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, внутридолжностное квалификационное категорирование (для специалистов).
Во втором разделе перечисляются должностные обязанности работника, вытекающие из задач и назначения данного подразделения. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.
Следующий раздел содержит описание полномочий работника, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.
В последнем разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей.
Таким образом, разработка положений об отделах и службах, должностных инструкций исполнителям играет важную роль в регулировании деятельности предприятия, рациональной организации труда работников, обеспечивает взаимоувязанное последовательное достижение целей, поставленных перед предприятием.
Глоссарий.
1) Производственная структура предприятия - состав образующих его участков, цехов и служб, формы их взаимосвязи в процессе производства продукции.
2) Рабочее место - неделимое в организационном отношении (в данных конкретных условиях) звено производственного процесса, обслуживаемое одним или несколькими рабочими, предназначенное для выполнения определенной производственной или обслуживающей операции (или их группы), оснащенное соответствующим оборудованием и организационно-техническими средствами.
3) Участок - производственное подразделение, объединяющее ряд рабочих мест, сгруппированных по определенным признакам, осуществляющее часть общего производственного процесса по изготовлению продукции или обслуживанию процесса производства.
4) Основное производство - часть производств, процесса предприятия, в ходе которого основные материалы превращаются в готовую продукцию.
5) Вспомогательное производство - часть производственной деятельности предприятия, необходимая для обслуживания основного производства и обеспечения бесперебойного изготовления и выпуска его продукции.
6) Обслуживающее производство - производство, вызванное необходимостью проведения технического контроля качества продукции, хода основных и вспомогательных процессов, осуществления внутризаводской транспортировки и пр.
7) Подсобное производство - цехи или участки промышленного предприятия, перерабатывающие отходы основного производства или выпускающие продукцию, не соответствующую специализации данного предприятия.
8) Побочное производство – цехи, в которых изготавливается продукция из отходов производства либо осуществляется восстановление использованных вспомогательных материалов для нужд производства.
9) Инфраструктура предприятия - это совокупность цехов, участков, хозяйств и служб предприятия, имеющих подчиненный вспомогательный характер и обеспечивающих необходимые условия для деятельности предприятия в целом.
10) Производственный процесс- сочетание предметов и орудий труда, а также живого труда в пространстве и во времени, функционирующих для удовлетворения потребностей производства.
11) Производственный цикл - один из важнейших технико-экономических показателей, который является исходным для расчета многих показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
12) Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника.
Список используемой литературы:
1) Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003;
2) Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995. - 480 с. ISBN 5-85173-039-0.
3) Р. А. Фатхутдинов. Производственный менеджмент: Учебник для вузов. 4-е изд. / СПб.: Питер, 2003. - 491 с: ил.
4) ПетроваА. Н. Стратегический менеджмент / СПб.: Питер, 2005. - 496 с: ил. - (Серия «Учебник для вузов»).
5) Карпей Т. В. Экономика, организация и планирование промышленного производства: Учебное пособие для учащихся ССУЗов. Издание 4-е испр. и доп. – Мн.: Дизайн ПРО, 2004. – 382 с.
6) Н. А. Сафронова Экономика организации (предприятия): учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: 2006. – 618 с.
7) Предприятие: положения об отделах и службах, должностные инструкции. Справочное пособие
Положением об отделе (службе) предприятия (организации) является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура) и место отдела (службы), его роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.
Положение об отделе (службе) разрабатывается руководителем отдела (службы). При этом учитывается специфика данного предприятия, особенности организации труда и управления на данном предприятии, содержание и функции, выполняемые отделом (службой).
Положение о любом отделе (службе) должно состоять из следующих разделов:
- общие положения - в котором указывается точное название отдела (службы), его место в организационной структуре предприятия, в чьем непосредственном подчинении находится данный отдел (служба), кто руководит отделом (службой), а также перечень основных нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел (служба) должна руководствоваться в своей деятельности;
- основные задачи - данный раздел должен содержать формулировку основных задач (направления деятельности) отдела (службы);
- структура и штат - в котором излагается внутренняя структура отдела (службы), перечень внутренних подразделений, входящих в отдел (службу), и порядок распределения обязанностей между подразделениями, работниками отдела (службы);
- функции - должен содержать всестороннюю характеристику деятельности данного отдела (службы) и степень самостоятельности отдела (службы) в решении тех или иных вопросов;
- взаимоотношения с другими подразделениями - в котором определяются взаимоотношения отделов (служб) предприятия в ходе осуществления деятельности, взаимные обязанности, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.), сроки и порядок представления и оформления такой документации;
- обязанности - указывается перечень обязанностей отдела (службы), его работников, которые они должны исполнять для достижения задач, определенных для данной структуры;
- права - должен содержать перечень прав, предоставляемых руководителю и работникам отдела (службы), которые необходимы им для реализации возложенных на отдел (службу) функций;
- ответственность - в данном разделе отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель отдела (службы) и работники несут ответственность за выполнение возложенных на отдел (службу) задач, за достоверность данных, указанных в документации, подготавливаемой отделом (службой), за состояние трудовой дисциплины и др.
Положение об отделе (службе) предприятия должно согласовываться с руководителями тех отделов (служб), с которыми взаимодействует данный отдел (служба), юридической службой (юрисконсультом) после чего передается на утверждение руководителю предприятия. Основанием внесения изменений в положение об отделе (службе) предприятия является приказ руководителя предприятия.
После утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).
В крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение - архив. Его деятельность регулируется положением об архиве организации, которое может выглядеть следующим образом.
УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОАО «Протектор»
1. Общие положения
1.2. Документы Предприятия, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся на Предприятии.
1.3. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации Предприятие несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.4. На Предприятии для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.5. В своей работе архив Предприятия руководствуется положением об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива Предприятия и настоящим положением.
1.6. Архив Предприятия работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и друих структурных подразделений Предприятия, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
Служебные и ведомственные издания;
Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива, который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архиве Предприятия. Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели (если описи дел сложны по структуре и содержанию, то к ним составляются указатели. Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел), исторические справки (в них содержится информация о создателе архива, о самом архиве и характеристики документов, хранящихся в архиве). Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;
Учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;
Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Предприятия.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
Принимает (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений Предприятия;
Разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;
Составляет и представляет (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Предприятия;
Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
Создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;
Организует использование документов (информирует руководство и сотрудников Предприятия о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера);
Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
Участвует в работе ЭК Предприятия;
Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства Предприятия;
Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях Предприятия;
Запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность
Архив несет ответственность за:
Сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации;
Правильность оформления документации;
Своевременную передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
Зав. архивом Подпись М. С. Татищева
"Настольная книга кадровика" (практические рекомендации под ред. Г. Ю. Касьяновой).
Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
Положение о структурном подразделении
1 Код по ОКУД 0211111
2 Количество экземпляров 2 и более
3 Формат бланка А4
4. Срок хранения Постоянно
5 Разработчик Инженер по организации управления производством, специалист по кадрам
Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов.
Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи подразделения.
3. Функции подразделения.
Также в макетах положений можно встретить следующие блоки:
1. Организационная структура подразделения.
2. Права подразделения.
3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями.
4. Ответственность подразделения.
Теперь кратко по каждому из разделов.
Раздел 1. «Общие положения»
1.1 Место подразделения в структуре управления организацией
Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения
1.2 Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения
Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения
1.3 Подчиненность
Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации
1.4 Руководство подразделением
1.5 Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности
Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему
1.6 Планирование деятельности подразделения
Указывается, по каким планам ведется работа подразделения
1.7 Формы отчетности о деятельности подразделения
Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы
1.8 Пояснения используемых терминов
Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией
Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям.
Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих - «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*.
* М.: Госстандарт СССР, 1981.
Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе:
III. Функции
Наименование функции
Наименование документа
Определение форм договорных отношений
Схемы договорных отношений
Подготовка проектов договоров
1. Проекты договоров
2. Предварительные договоры
Согласование проектов договоров с контрагентами
1. Протоколы разногласий
2. Протоколы согласования разногласий
Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки.
Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование.
Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность».
Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться.
Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например:
ОТДЕЛ КАДРОВ
Бюро (сектор, группа) приема
Бюро (сектор, группа) учета
Схема может быть и более сложной - отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения.
В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения.
В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения.
В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением.
Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения.
Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров:
1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов.
1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач.
1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела.
1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела.
3. Начальник отдела имеет персональное право:
3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности.
3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала.
3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
5. Работники отдела наделены правом:
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства.
При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений.
Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) - на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками).
Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника.
Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы - с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются.
Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения).
Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях:
Вариант 1
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Структура и штатная численность.
5. Руководство (управление).
6. Средства.
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
8. Изменение, прекращение деятельности.
Вариант 2
1. Общие положения.
2. Основные цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Взаимодействие.
6. Ответственность.
7. Поощрения.
8. Имущество и средства.
9. Организация деятельности.
10. Трудовые отношения.
11. Структура и штатная численность.
Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений нет - можно закрепить эту функцию за юридическим отделом или отделом кадров. Разработку можно поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством.
Общий контроль и руководство разработкой положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом.
Положение о структурном подразделении должно содержать следующие реквизиты:
1. Наименование организации.
2. Наименование документа.
3. Дату и номер.
4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения).
5. Гриф утверждения.
7. Подпись разработчика.
8. Визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования).
Перечень лиц, которые должны поставить свои визы, как правило, определяется руководителем организации согласно приказу о распределении обязанностей, а также исходя из оперограмм. Для того чтобы избежать неточностей и дублирования отдельных функций, служебных связей, а соответственно, и последующих разногласий между руководителями различных подразделений, практикуется визирование положения конкретного подразделения руководителями тех подразделений, с которыми оно взаимодействует. Если количество виз свыше 3, то их оформляют на отдельной странице либо в виде отдельного «Листа согласований».
В ряде организаций предусмотрено визирование положений о подразделениях начальником юридического отдела или юристом организации.
Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель организации. Правом утверждения могут быть наделены и иные руководящие работники (например, заместители руководителя организации, обеспечивающие деятельность групп подразделений).
С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. Это может быть графа об ознакомлении или графа о доведении положения до сведения работников. При этом подписи проставляются в порядке старшинства (сначала руководитель подразделения, затем все остальные). Для фиксации ознакомления с положением может использоваться и способ, указанный для должностных инструкций и заключающийся в составлении листа ознакомления.
Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.
Для того чтобы показать разные модели положений, приводимые ниже образцы разработаны на один отдел - отдел кадров. Образцы положений на иные подразделения (свыше 60) приводятся в практическом пособии «Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах»*.
* Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах: Практическое пособие. 2-е изд. - перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002.
Образец положения
(вариант 1)
ЗАО "Алкотрейд"
УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
Генеральный директор
ПОЛОЖЕНИЕ
О. А. Онуфриев
(подпись)
(расшифровка подписи)
Об отделе кадров
(наименование подразделения)
1. Общие положения
1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно ее руководителю.
1.2. Отдел кадров возглавляет начальник.
1.3. Назначение и освобождение начальника отдела кадров производится приказом генерального директора.
2. Основные задачи отдела кадров
2.1. Организация и проведение работы по подбору, расстановке и воспитанию кадров.
2.2. Изучение качеств работников по их практической деятельности.
2.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.
2.4. Организация всех видов ведения учета и составление отчетности по кадрам.
3. Функции отдела кадров
Отдел кадров:
3.1. Разрабатывает предложения о номенклатуре должностей работников, назначаемых и освобождаемых генеральным директором.
3.2. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбирает работников и вносит соответствующие предложения по их назначению на указанные должности, оформляет необходимую для этого документацию.
3.3. Совместно с руководителями подразделений изучает деловые и моральные качества работников в процессе их практической деятельности и вносит предложения о перемещении и выдвижении работников.
3.4. Обеспечивает проведение аттестации работников, осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения рекомендаций аттестационной комиссии.
3.5. В соответствии с требованиями трудового законодательства с участием руководителей подразделений вносит предложения об освобождении и перемещении работников и производит необходимое оформление.
3.6. С учетом развития организации определяет потребность в специалистах и работниках массовых профессий, определяет источники пополнения персонала.
3.7. Принимает меры к устройству молодых специалистов и обеспечивает правильное их использование.
3.8. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства, вносит предложения по разрешению этих жалоб.
3.9. Ведет учет работников организации, в установленном порядке оформляет и хранит их личные дела и другие документы по кадрам.
3.10. Производит прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.
3.11. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением очередных отпусков работникам.
3.12. Совместно с юридическим отделом контролирует правильность организации и применения материальной ответственности к работникам организации.
3.13. Совместно с другими подразделениями вносит предложения и готовит соответствующую документацию о награждении работников и других поощрениях.
3.14. Составляет отчетность о кадрах по утвержденным формам.
3.15. От имени организации представительствует по вопросам работы с кадрами в государственных и муниципальных органах, организациях, предприятиях и учреждениях.
Отдел кадров в пределах своей компетенции вправе:
4.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
4.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).
4.3. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, а также порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.
4.5. Вносить руководству организации предложения по вопросам работы с кадрами, в том числе и об улучшении труда работников.
5. Руководство
5.1. Руководит работой отдела начальник отдела кадров.
5.2. Начальник отдела кадров:
Организует работу отдела;
Принимает меры для улучшения работы отдела;
Обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями.
5.3. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
5.4. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями.
И. М. Свердлов
(подпись)
(расшифровка подписи)
Начальник юридического отдела
К. В. Алмазов
(подпись)
(расшифровка подписи)
С положением ознакомлены
Начальник отдела кадров
В.К. Смирнова
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(должность*)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Образец положения
(вариант 2)
ЗАО "Алкотрейд"
УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
Генеральный директор
(директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
ПОЛОЖЕНИЕ
О. А. Онуфриев
(подпись)
(расшифровка подписи)
Об отделе кадров
(наименование подразделения)
I. Общие положения
1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора.
3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору*.
* Может также подчиняться заместителю генерального директора по управлению персоналом.
4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом генерального директора.
* Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам.
5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
6. В своей деятельности отдел руководствуется:
6.1. Конституцией РФ.
6.2. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
6.3. Уставом.
6.4. Положением о персонале.
6.5. Настоящим Положением.
7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам.
8. Начальник отдела один раз в квартал* представляет генеральному директору отчет о работе отдела.
* Может быть указана иная регулярность.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда.
2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме*.
* В составе отдела кадров могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др.
ОТДЕЛ КАДРОВ
Бюро (сектор, группа) приема
Бюро (сектор, группа) увольнения
Бюро (сектор, группа) учета
Бюро (сектор, группа) консультирования работников
3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров.
4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями.
III. Задачи
1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.
2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.
3. Учет кадров.
4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации.
5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации.
IV. Функции
1. Разработка кадровой политики и стратегии организации.
2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3. Обеспечение организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности.
4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации.
6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
7. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях; использование средств массовой информации для найма работников.
8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора.
10. Учет личного состава.
11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
13. Ведение установленной документации по кадрам.
14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях организации.
18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
19. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.
21. Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.
22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
23. Составление графика отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков.
24. Оформление и учет командировок.
25. Табельный учет.
26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и за соблюдением работниками Правил внутреннего распорядка.
27. Анализ текучести кадров.
28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право:
1.1. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, установленного порядка предоставления льгот и преимуществ.
1.2. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
1.4. Давать руководителям структурных подразделений обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела
1.5. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с генеральным директором.
2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей.
3. Начальник отдела кадров наделен следующими правами:
3.1. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации.
3.3. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.
3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации в части персонала.
3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения.
3.6. По согласованию с генеральным директором привлекать из сторонних организаций экспертов, специалистов в сфере управления персоналом для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами.
4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы.
5. Работники отдела кадров наделены правом:
5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников.
5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства.
5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований.
5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности.
5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует с подразделениями организации по следующей схеме:
Наименование подразделения
Документы и информация
Получает
Предоставляет (направляет)
Все структурные подразделения
Заявки на рабочих и служащих
Решения о поощрении работников
Представления на поощрения
Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу (по запросам руководителей подразделений)
Характеристики на работников
Утвержденный график отпусков
Материалы для привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности
Копии приказов о поощрении работников, о наложении дисциплинарных взысканий
Объяснительные записки от нарушителей трудовой и производственной дисциплины
Предписания об устранении нарушений трудового законодательства
Проекты графиков отпусков по подразделениям
Решения аттестационной комиссии
Материалы на командируемых
Копии приказов о командировании
Главная бухгалтерия
Справки о заработной плате для оформления пенсий
Материалы для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы
Проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц
Сведения о материально ответственных лицах
Проекты договоров о материальной ответственности
Табели учета рабочего времени
График отпусков
Листки временной нетрудоспособности к оплате
Справки об изменении фамилии работника
Приказы о командировании, иные документы для выплаты командировочных
Исполнительные листы из судов для удержания из заработной платы работников
Отдел организации и оплаты труда
Штатное расписание
Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников
Схемы должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате
Сведения о списочной численности работников
Нормативы по труду
Справки о текучести кадров
Положение о персонале
Отчеты, ведомости о состоянии трудовой дисциплины
Положение о материальном и моральном поощрении работников
Положение о дисциплинарной ответственности
Положения о структурных подразделениях организации
Расчеты фондов заработной платы и численности персонала
Расчеты потребности в рабочих и служащих
Отдел подготовки кадров
Графики направления руководящих работников и служащих в учебные заведения для повышения квалификации
Расчеты потребности в квалифицированных кадрах
Планы подготовки, переподготовки кадров, повышения квалификации
Сведения о качественном составе рабочих и служащих
Сведения об успеваемости учащихся и сроках обучения
Списки работников
Результаты итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства
Проекты трудовых договоров с преподавателями и инструкторами
Предложения по составу аттестационных комиссий
Информацию о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов
Юридический отдел
Сведения об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении
Проекты трудовых договоров с руководящими работниками организации
Нормативные правовые акты по труду
Заявки на поиск необходимых нормативных правовых актов разъяснения действующего законодательства
Разъяснения действующего трудового законодательства и порядка его применения
Приказы для визирования
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.
2. Начальник отдела кадров привлекается к ответственности за:
2.1. Ненадлежащую организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.
2.2. Несвоевременную и некачественную подготовку документов.
2.3. Ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.4. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию.
2.5. Несоблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.6. Непринятие мер по устранению масштабных нарушений трудовой дисциплины в организации.
2.7. Необеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности.
2.8. Несоответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
2.9. Нерациональное использование трудовых и материальных ресурсов.
3. Начальник отдела кадров за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством.
4. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.
5. Ответственность работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
Начальник отдела организации и оплаты труда
И. М. Свердлов
(подпись)
(расшифровка подписи)
* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.
Начальник юридического отдела
К. В. Алмазов
(подпись)
(расшифровка подписи)
С положением ознакомлены
Начальник отдела кадров
В.К. Смирнова
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(должность*)
(подпись)
(расшифровка подписи)
* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.
Образец положения
(вариант 3)
ЗАО "Алкотрейд"
УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
Генеральный директор
(директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)
ПОЛОЖЕНИЕ
О. А. Онуфриев
(подпись)
(расшифровка подписи)
Об отделе кадров
(наименование подразделения)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность отдела кадров закрытого акционерного общества «Алкотрейд» (далее - акционерного общества).
1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам кадровой работы.
1.3. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением акционерного общества и подчиняется генеральному директору.
1.4. Штатная численность и структура отдела определяются генеральным директором акционерного общества.
1.5. Настоящее Положение определяет порядок проведения работ по подбору, расстановке и воспитанию кадров, кадровому учету, управлению трудовой дисциплиной в акционерном обществе.
1.6. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет начальник отдела кадров, на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
1.7. На период отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшего инженера по кадрам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение обязанностей.
2. Основные цели и задачи отдела
2.1. Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в акционерном обществе.
2.2. Основными задачами отдела являются:
Подбор, расстановка и воспитание кадров;
Оформление и учет кадров;
Обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества;
Контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе.
3. Функции отдела
Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:
3.1. Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации.
3.2. Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3.3. Обеспечивает акционерное общество кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности акционерного общества.
3.4. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.
3.5. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности.
3.6. Информирует работников акционерного общества об имеющихся вакансиях.
3.7. Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
3.8. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора акционерного общества.
3.9. Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам.
3.10. Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы.
3.11. Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек.
3.12. Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.13. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
3.14. Организует проведение аттестации работников акционерного общества, ее методическое и информационное обеспечение.
3.15. Анализирует результаты аттестации.
3.16. Организует в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами проверки в подразделениях акционерного общества:
Соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях;
Состояния трудовой дисциплины;
Исполнения решений аттестационной комиссии.
3.17. Осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения.
3.18. Готовит документы для оформления пенсий и представляет их в органы социального обеспечения.
3.19. Обеспечивает социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
3.20. Составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком.
3.21. Оформляет командировки и ведет учет командировок.
3.22. Обеспечивает ведение табельного учета.
3.23. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением.
3.24. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
3.25. Принимает меры к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
4. Права отдела
4.1. Отдел кадров имеет право:
Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений;
Осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения акционерного общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию;
Участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
Вносить на рассмотрение руководства акционерного общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства.
4.2. Конкретные права начальника отдела и работников отдела устанавливаются должностными инструкциями.
5. Ответственность
5.1. Отдел кадров несет коллективную ответственность за:
Качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу;
Соблюдение требований трудового законодательства;
Правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в акционерном обществе.
5.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
6. Взаимодействие
6.1. Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями акционерного общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины.
6.2. Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует:
С главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах;
С отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах;
С отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах;
С хозяйственным отделом по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров.
6.3. Взаимодействие со структурными подразделениями акционерного общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями.
7. Материально-техническое обеспечение
7.1. Материально-техническую основу деятельности отдела составляют закрепленные за ним помещения, мебель, оргтехника, вычислительная техника, программное обеспечение, документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
7.2. Работники отдела несут индивидуальную и коллективную ответственность за сохранность имущества и средств, закрепленных за отделом.
8. Организация работ
8.1. Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.
8.2. Планы отдела составляются начальником отдела.
8.3. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников.
8.4. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.
8.5. Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления:
2) увольнение;
3) перемещение, отпуска, командировки;
4) изучение и оценка кадров;
5) состояние трудовой дисциплины;
6) оформление пенсий.
8.6. Штатная численность отдела - 12 человек.
9. Изменения
Изменения и дополнения к настоящему Положению согласовываются с начальником отдела кадров и вносятся в Положение на основании приказа генерального директора.
Приложение:
1. Планы помещений, перечень материально-технических
2. Должностные инструкции работников отдела (12 шт.).
Начальник отдела организации и оплаты труда
И. М. Свердлов
(подпись)
(расшифровка подписи)
* Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц.
Начальник юридического отдела
К. В. Алмазов
(подпись)
(расшифровка подписи)
С положением ознакомлены
Начальник отдела кадров
В.К. Смирнова
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(должность*)
(подпись)
(расшифровка подписи)
* Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления
