Помните, мы выделили две части требований ISO 9001:2015 к внутренним аудитам. Только что мы в основном говорили о первой части. Практическую реализацию на предприятии остальных положений ISO 9001 проверить будет сложнее. Однако и эта задача по плечу любому. Зависит от специфики конкретного проверяемого процесса, конечно. Как известно, многие компании для оценки деятельности прибегают к ключевым показателям эффективности (KPI – Key Performance Indicators, – ред.), в том числе, когда добиваются соответствия ISO 9001:2015. , измеряя конкретный показатель которых можно с уверенностью делать выводы о состоянии процесса.
Я это говорю к тому, что если KPI у вас внедрены и поддерживаются владельцами процессов, то оценку эффективности СМК на основе имеющихся KPI можно включить в качестве одного из элементов чек-листа внутреннего аудита. Если KPI не включены в практику проверяемой компании, то хорошо будет включить в чек-лист вопрос к владельцу процесса: как он сам для себя определяет, что его процесс эффективен. Выяснив это, вы добьетесь большего от процесса внутреннего аудита.
Чтобы получить больше информации о ключевых показателях деятельности, посетите страницу « ».
Область потребности в контроле зависит от структуры и вида деятельности конкретной организации. Для правильной проверки работы компании необходимо регулярно проводить . Эта процедура просто невозможна без корректно составленного чек-листа.
Чек-лист по аудиту может потребоваться для проверки всей деятельности организации или какой-то одной отрасли, процесса или подразделения. Данный документ раньше заполняли в виде бумажного носителя, позже стали появляться электронные версии в Word и Excel. Сейчас существуют специализированные приложения для , но предыдущие методы по-прежнему актуальны.
Стандартный бланк чек-листа по проведению аудита содержит 6 столбцов:
Само понятие чек-лист дословно переводится как «контрольный список» и может применяться даже для аудита деятельности 1 сотрудника компании.
Согласно Федеральному закону от 30.12.2008 №307 «Об аудиторской проверке» регулируется составление чек-листов различных видов, но это касается внешнего аудита. Законодательно разрешено проводить внутренний аудит привлеченными компаниями. Руководство может пригласить сотрудника для проведения проверки, а не создавать комиссию из собственных работников.
Ст.19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 обязывает проводить внутренний аудит. Это касается проверки бухгалтерской сферы, другие отрасли деятельности контролируется согласно личным предпочтениям организации.
Главными задачами чек-листа являются контроль и структурирование информации о текущих процессах какого-либо вида деятельности. Это своего рода контрольный список вопросов, позволяющий провести планомерный анализ и выявить недочеты в работе конкретного звена организации.
Помимо контролирующей функции на основе данных чек-листа возможно составление дальнейшего плана развития или изменения структуры компании. Также по результатам внутреннего аудита допустима оценка компетентности сотрудников проверяемого отдела компании или целого .
Этапы заполнения чек-листа для внутреннего аудита СМК с примерами описаны ниже.
В процессе контроля структура чек-листа имеет важное значение. При его разработке необходимо учитывать логичную последовательной процедуры, исключающую постоянный возврат к уже рассмотренным аспектам. Это позволит выстроить корректную структуры не только самого контрольного списка, но и помочь в правильном его заполнении.
На самом деле заполнение грамотно составленного чек-листа очень простое.
Образец чек-листа для внутреннего аудита вы можете скачать .
Образец чек-листа для внутреннего аудита
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 1
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 2
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 3
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 4
Образец чек-листа для внутреннего аудита — 5
Творческое, внимательное и серьезное отношение к работе является важной составляющей современного бизнеса. Однако творческое начало всегда было тесно связано с непредвиденными затратами рабочего времени, неопределенностью в оценке труда, необходимостью уточнения стоимости выполненной работы.
Существует большое количество задач, которые не требуют высокой квалификации и могут быть решены путем точного и качественного исполнения последовательности простых действий. Чек-лист - это именно такой вариант решения задачи.
Последовательность простых операций имеет применение как для решения ответственных задач, которые исполняют квалифицированные специалисты, так и для других задач, с которыми может справиться обычный рабочий, студент или школьник.
Чек-лист - это образец правильного записанный в виде последовательности максимально простых, максимально точных и лаконичных, но полных действий, которые нужно совершить, к примеру, чтобы:
Конвейер когда-то совершил революцию в промышленности, причем оказался полезен в производстве не только простых деталей, но и сложных машин, механизмов, продуктов питания, спортивных товаров, одежды, обуви.
Идеально, когда чек-лист - это десяток минимально необходимых, простых действий:
Цель (задача) бывает велика, и на одном листе не всякое решение уместить можно. Однако ничто не мешает составить несколько чек-листов, которые исполняются последовательно разными рабочими в определенные промежутки времени.
Планирование - важная составляющая любого дела. Чек-лист - это тоже план, а не только решение задачи. Можно составить план действий при возникновении непредвиденной ситуации, план поведения при аварии или стихийном бедствии, распорядок дня в детском лагере отдыха. Расписание занятий в институте или школе - тоже тест-продукт на «простой интеллект», поскольку в такого рода чек-листе есть условия. Например, четные или нечетные дни, недели.
Человек всегда планировал все, что делал, но делал это неосознанно. Появление понятия «чек-лист» - пример того, как обыденное и привычное бессознательное входит в компетенцию сознательного, получает новое значение и кардинально новое качество.
Сам по себе этот термин относительно молод, но история его идеи и её применения насчитывает сотни лет. Скорее всего, первые папирусы с регламентацией последовательности простых действий использовались в глубокой древности, иначе трудно объяснить моменты расцвета древних цивилизаций, равно как и причины их падения.
Это образец, написанный однажды и используемый многие годы. Здесь ничего не оформлено красиво, написано в юниксоидном стиле, но практично.
Вообще говоря, подобные чек-листы рождаются как результат длительного администрирования, выполняемого системным администратором. Как правило, спустя два-три года, после сотен инсталляций, администратор пишет себе и коллегам такую памятку. Это реальный чек-лист: некрасивый, но практичный.
Здесь все правильно написано, но это не чек-лист. В частности, «Логотип» - это прежде всего глаголы:
За каждым таким глаголом должно стоять несколько рекомендаций.
Апелляция к слогану разумна, но создание слогана - это творчество, а его проверка - это длительная практика (в реальном живом интернете при массовом наплыве посетителей), ни то, ни другое к чек-листу никак не относится.
И так по каждому пункту.
Именно так должен быть оформлен чек-лист. Фраза - простой ответ. То есть простое действие и простой результат.
Это только фрагмент документа, причем написанный на английском языке, но в данном конкретном случае не язык важен, а точность декларации действия и проверки результата его выполнения.
Практические применения четкого плана действий:
Практически любая сфера жизни и деятельности человека может быть определена ассортиментом различных маленьких планов: чек-лист проверки №1, №2, №3 и т. д.
Особенное значение строгая регламентация действий имеет в ответственных областях деятельности, например в подготовке хирурга к операции, когда медицинский персонал, все участвующие врачи и медсестры - каждый в пределах своей компетенции - выполняет строго регламентированный перечень действий. Обычно все делается «на автомате», но профессиональная этика требует все действия выполнять «по бумажке».
Чек-лист - это незаменимый документ при сертификации и регламентации производства и тестирования продуктов питания, детских товаров, проверки работы машин и механизмов.
Любое операционное вмешательство требует высокой квалификации хирурга. Но оно также требует надлежащего исполнения простых операций. В частности, все инструменты на операционном столе должны лежать строго в определенных местах, пациент должен быть подготовлен к операции не только физиологически, но и морально.
Чек-лист (образец последовательности действий) - это не программа, не алгоритм, и его трудно отнести к программированию в прямом значении этого слова, но интернет-технологии привели к необходимости создания и выполнения множества рутинных, но очень важных операций.
Создание веб-ресурса требует как минимум тройки Apache, PHP и MySQL или её аналога на базе другого сервера, иного интерпретатора и базы данных. Установка этой троицы - минимально необходимая четкая последовательность действий.
Ошибка здесь чревата невозможностью работы вообще. Современное интернет-программирование характеризуется тем, что алгоритмы сервера, интерпретатора и языка программирования браузера «не думают», но если чего «не понимают», то однозначно «не делают»!
Запись ошибки в журнал обязательно декларируются, но часто записанного в журнал недостаточно для поиска проблемы.
Чек-лист - это решение проблемы. Практика интернет-программирования на JavaScript и PHP, в частности, при объектно-ориентированном стиле письма допускает всего два варианта решения проблемы:
Третьего не дано. Тестовый инструментарий в программировании давно очень развит. Также существует масса дополнительных средств для проверки кода, а разработчики языков программирования уделяют много времени и сил созданию средств отладки и поиска ошибок.
Но определить, в каком месте, на каком уровне, в какой именно подсистеме объектов общей системы случилась оказия, может только создатель (автор) кода, ну или продвинутый тест-кейс, к созданию которого приложил руку опытный мастер.
Идеальное решение - делать чек-лист на уровне кода, когда не человек, а сам созданный им объект заботится об исполнении своей собственной функциональности, а также контролирует свое состояние и свои отношения с другими объектами.
С тех пор как интернет стал доступен массовому посетителю (а тема "чек-лист как тест продукт" всегда была доступна массам), в сферу SEO хлынул поток однообразных идей. Предлагались абсолютно тривиальные последовательности, а из доверчивых покупателей выколачивались совершенно реальные деньги на пустых и беспочвенных основаниях.
Но целью умных слов были деньги. Доверчивые покупатели, оплачивая «труд» авторов чек-листов, стимулировали производство такой продукции, что вовсе не хорошо. Но этот процесс привел к тому, что тема продвижения расширилась до максимально возможного предела и создала условия для обобщения информации.
Репродуцирование в области информации - естественный процесс, и сегодня всякий желающий получает реальное продвижение собственного ресурса в любом варианте:
Чек-лист сегодня - это реальный и эффективный инструмент достижения желаемого в его формальной части и абсолютно полная свобода в творческом моменте достигаемой цели.
Материальная составляющая в жизни, на работе, в социально-экономической сфере в целом приобрела стабильность. Фундаментальные основания успешного достижения желаемого стали очевидны. Чек-лист - пример того, как творческая составляющая ушла в виртуальное пространство.
Уровень квалификации потребителей и авторов идей перешёл в новое качество. Это обнулило позиции и обусловило формирование ассортимента новых задач и потребность в новых решениях. Мир вновь стал совершеннее, и вновь новое качество было обусловлено простым и естественным шагом вперед.
В журнале №4(28)2013 на стр 52. мы публиковали статью нашего автора, генерального директора группы компаний «Международный менеджмент, качество, сертификация» под названием «Основные тенденции и результаты аудитов систем менеджмента безопасности пищевой продукции». В качестве приложения к данному материалу и в целях оказания помощи начинающим внутренним аудиторам предлагаем ознакомиться с РАЗВЕРНУТЫМ вариантом чек-листа (который в статье приводится в таблице 4), который они могут использовать для повышения результативности системы.
Критические области |
Действует |
||||
Работа с поставщиками | |||||
1. Лист одобренных поставщиков | □ | □ | □ | ||
2. У всех поставщиков внедрена СМБПП и они прошли сертификацию по ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
3.Все новые поставщики оцениваются по процедуре PRP, у значимых проводится аудит | □ | □ | □ | ||
Приемка | □ | □ | □ | ||
4 Сотрудники осознают проблемы безопасности пищевых продуктов при приемке поступающих продуктов? | □ | ||||
5. При ответе на вопросы персонал демонстрирует знание основных факторов безопасности пищевых продуктов при проверке транспортного средства доставки пищевой продукции | □ | □ | □ | ||
6. Все закупки от одобренных поставщиков | □ | □ | □ | ||
7. Есть описание всего закупаемого сырья по 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
8. Доступны ли эти записи в зоне приемки? | □ | □ | □ | ||
9. Записи по приемке демонстрируют соответствие написанным процедурам? | □ | □ | □ | ||
10. Осуществляется мониторинг температуры всех холодильников и морозильных камер? | □ | □ | □ | ||
11. Продукция хранится при требуемой температуре и влажности? | □ | □ | □ | ||
12. Вся документация с требованиями доступна? | □ | □ | □ | ||
13. Проводится регулярный мониторинг транспортных средств, доставляющих пищевую продукцию? | □ | □ | □ | ||
14. Документация с требованиями к транспорту доступна? | □ | □ | □ | ||
15. Все формы по доставке заполнены | □ | □ | □ | ||
Политика дерева и стекла | |||||
16. Нет стекла и дерева в производственной территории? | □ | □ | □ | ||
Маркировка и прослеживаемость | |||||
17. Все скоропортящиеся продукты на хранение четко обозначены, отражена дата приобретения, и они используются до окончания срока годности | □ | □ | □ | ||
18. Все заранее подготовленные продукты и продукция незавершенного производства в случае хранения четко маркирована | □ | □ | □ | ||
Хранение | |||||
19. На всех складах пищевая продукция хранится не на полу, не входит в контакт с поверхностью стен? | □ | □ | □ | ||
20. Все продукты в контейнерах для хранения закрыты и имеют надписи с названием продукта, датой производства? | □ | □ | □ | ||
21.Вся упаковка с хорошем состоянии? | □ | □ | □ | ||
22. Все продукция отгружается по FIFO (первый пришел, первый ушел)? | □ | ||||
23. Для складирования достаточно месте? | □ | □ | □ | ||
24. Есть специально выделенная область для потенциально небезопасной или отозванной продукции? | □ | □ | □ | ||
25. Температура и влажность на складах соответствуют нормативным требованиям, проводится мониторинг, ведутся записи? | □ | □ | □ | ||
26. Are foods stored to prevent cross contamination from raw to cooked products in storage areas? | □ | □ | □ | ||
27. Нет возможностей перекрестного загрязнения готовой продукции от сырья? | □ | □ | □ | ||
28. Вся пища с аллергенами хранится отдельно? | □ | □ | □ | ||
29. Инфраструктура складов в хорошем состоянии, т.е. без трещин в стенах, непроницаемый пол, без конденсации от кондиционеров? | □ | □ | □ | ||
30. Дверные уплотнители оборудования в хорошем состоянии? | □ | □ | □ | ||
31. По всем выявленным ранее несоответствиям разработаны корректирующие действия, имеются соответствующие записи? | □ | □ | □ | ||
32. Химикаты и моющие средства хранятся отдельно, доступ к ним ограничен? | □ | □ | □ | ||
33. На складах отсутствуют признаки наличия вредителей? | □ | ||||
34. Все необходимое оборудование поверено и откалибровано? | □ | □ | □ | ||
35. Записи по точкам OPRP ведутся, все КД выполняются своевременно, имеются записи после устранения проблемы | □ | □ | □ | ||
Клининг (уборка) | |||||
36. Расписание клининга находится в доступном месте и все с ним ознакомлены? | □ | □ | □ | ||
37. PRP выполнения клининга включает в себя всю необходимую информацию: Инструкции по подготовке моющих средств, периодичность, перечень химических веществ, которые будут использоваться, перечень оборудования для использования, кто за что несет ответственность и т.д.? | □ | □ | □ | ||
38. Все графики клининга выполняются своевременно? | □ | □ | □ | ||
39. Имеется все соответствующее оборудования и установки для проведения клининга результативно? | □ | □ | □ | ||
40. Оборудование для клининга чистое, в хорошем состоянии, хранится в соответствии с техническими условиями? | □ | □ | □ | ||
41. Есть дезинфицирующие средства для рабочих поверхностей и они всегда доступны для использования во время приготовления пищи? | □ | □ | □ | ||
42. Химические вещества для клининга используются правильно? | □ | □ | □ | ||
43.Сертификаты безопасности химических средств в наличии? | □ | □ | □ | ||
44. Верификация результативности клининга проводится регулярно? Лаборатория берет смывы? Есть экспресс анализ? | □ | □ | □ | ||
45. Все химические вещества для клининга хранятся в отдельном складе от пищевых продуктовs? | □ | □ | □ | ||
46. Все химические вещества хранятся в своих емкостях и подписаны? | □ | □ | □ | ||
47. Все новое оборудование включено в PRP | □ | ||||
48. Ппосудомоечные машины работают правильно и обслуживаются по графику. Контактирующие поверхности омываются чистой водой | □ | □ | □ | ||
Техническое обслуживание приборов и оборудования | |||||
49. Все оборудование в исправном состоянии и своевременно ремонтируется? | □ | □ | □ | ||
50. Проводится своевременное ТО Освещения Вентиляции Дренажа | □ | □ | □ | ||
51.Все заявки на ремонт оборудования выполняются в срок | □ | □ | □ | ||
52. Сломанное оборудование находится отдельно от работающего | □ | □ | □ | ||
53. Фитинги находятся в рабочем состоянии, отсутствуют щели | □ | □ | □ | ||
54. В организациях общественного питания посуда чистая и без сколов | □ | □ | □ | ||
55. Все основное оборудование, такое холодильники, морозильные камеры печи, оборудование для термической обработки, приборами контроля температуры | □ | □ | □ | ||
56. Все оборудование, задействованное в мониторинг ККТ поверено | □ | □ | □ | ||
57. Все приборы в рабочем состоянии, поверхность без сколов и трещин | □ | □ | □ | ||
58. Есть программы профилактического осмотра и ремонта зданий, сооружений и оборудования? | □ | □ | □ | ||
59. Все лампы покрыты небьющейся защитой | □ | □ | □ | ||
Контроль вредителей | |||||
60. Есть PRP вредителям | □ | □ | □ | ||
61.Ведутся записи контроля вредителей | □ | □ | □ | ||
62. Есть договор со специализированной службой | □ | □ | □ | ||
63. Есть карта приманок (ловушек) | □ | □ | □ | ||
64 Места приманок (ловушек) известны работникам | □ | □ | □ | ||
65. Все яд имеют сертификаты | □ | □ | □ | ||
Отходы | |||||
66.Есть PRP по отходам? | □ | □ | □ | ||
67. Отходы удаляются при определенном % заполнения баков? Определены места расположения баков? | □ | □ | □ | ||
68. Баки для отходов по цвету и форме отличаются от баков для годной продукции? | □ | □ | □ | ||
69. Контейнеры с отходами плотно закрываются, содержатся в чистоте и опустошаются в определенные периоды? | □ | □ | □ | ||
70. Места расположения мусора (сбора отходов) удалены от производственных цехов? | □ | □ | □ | ||
Персональная гигиена | |||||
71. Есть PRP по гигиене? Проводится регулярный мониторинг персональной гигиены руководителем группы HACCP, все корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
72. Все умывальники обустроены соответствующим образом и к ним есть доступ в производственных цехах, ножная педаль или сенсорное управление? | □ | □ | □ | ||
73 Наличие теплой воды, жидкого мыла и бумажных полотенец | □ | □ | □ | ||
74. Персонал использует перчатки | □ | □ | □ | ||
75. Нет ювелирных украшений, часов | □ | □ | □ | ||
76. Курение и прием пищи осуществляется в специально отведенных местах? | □ | □ | □ | ||
77. Персонал производственных цехов в защитной одежде и головных уборах? | □ | □ | □ | ||
78. Весь персонал понимает ответственность и своевременно сообщает о болезни | □ | □ | □ | ||
84. Больные работники не допускаются до работы? | □ | □ | □ | ||
79. Аптечка скорой помощи имеется и окрашена в яркий цвет, защищена от воды | □ | □ | □ | ||
80. Весь персонал соблюдает требования пищевой безопасности? | □ | □ | □ | ||
81. Весь персонал обучен личной гигиене и влиянию на безопасность пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
Обучение и адаптация | |||||
82. Весь персонал прошел обучение по СМБПП? | □ | □ | □ | ||
83. У всех работников есть учебные материалы | □ | □ | □ | ||
84. Весь новый персонал перешел через обучение, охватывающее необходимость информирования о болезни, правильное мытье рук / правильное использование перчаток и требования личной гигиены | □ | □ | □ | ||
85. Весь персонал имеет необходимую компетентность | □ | □ | □ | ||
86 Записи по обучению ведутся регулярно? | □ | □ | □ | ||
Управление потенциально опасной продукцией и жалобами | |||||
87. Есть обязательная документированная процедура? Все инциденты, жалобы на продукцию регистрируются и по ним проводятся обязательные корректирующие действия | □ | □ | □ | ||
Изъятие продукции | |||||
88. Есть процедура изъятия и все отзывы и изъятия происходят по процедуре? | □ | □ | □ | ||
89. Все требуемые формы заполняются? | □ | □ | □ | ||
Производство продукции | |||||
90. Используется правило 2часа/4час по всем шагам от производства до заморозки или реализации? | □ | □ | □ | ||
91. Пищевая продукция с аллергенами готовится отдельно? | □ | □ | □ | ||
92. Все салаты готовятся перед отправкой? | □ | □ | □ | ||
93. Все химические вещества для гигиены и санитарии включены с перечень | □ | □ | □ | ||
94. Правильное использование оборудования и приборов для предупреждения контаминации? | □ | □ | □ | ||
95. Документы по клинингу на местах? | □ | □ | □ | ||
96.По всем выявленным несоответствиям проведены КД? | □ | □ | □ | ||
97. Все контактирующие поверхности чистые? | □ | □ | □ | ||
98. Все химикаты хранятся отдельно для предупреждения контаминации? | □ | □ | □ | ||
99. Предупреждено попадание посторонних примесей? | □ | □ | □ | ||
100. Все оборудование хорошо работает? | □ | □ | □ | ||
101. Все оборудование чистое? | □ | □ | □ | ||
102. Отходы вывозятся регулярно? | □ | □ | □ | ||
103. Персонал понимает, какие опасности угрожают безопасности пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
101. Персонал знает, где ККТ, а ответственный обучен мониторингу, знает критические пределы и КД | □ | □ | □ | ||
105. Персонал в защитной одежде? | □ | □ | □ | ||
106. Персонал соблюдает требования персональной гигиены? | □ | □ | □ | ||
107. Заболевшие не присутствуют на производственной территории? | □ | □ | □ | ||
108. Есть необходимые средства для гигиены, умывальники, душевые, санпропускники? | □ | □ | □ | ||
109. Личные вещи персонала хранятся отдельно и не вступают в контакт с пищевой продукцией? | □ | □ | □ | ||
Разморозка | |||||
110. Все продукты размораживаются в холодильнике? | □ | □ | □ | ||
111. Все сырые продукты размораживаются отдельно от готовых? | □ | □ | □ | ||
112. Все размораживаемые продукты закрыты и маркированы? | □ | □ | □ | ||
113. Цель, дата и время удаления из морозильной камеры маркируется? | □ | □ | □ | ||
114. Все размораживаемые продукты маркированы? | □ | □ | □ | ||
115. Размороженные продукты используются не позже 3 дней после удаления из морозильной камеры? | □ | □ | □ | ||
116.Разработаны все КД по выявленным ранее несоответствиям? | □ | □ | □ | ||
Термическая обработка | |||||
117. Персонал знает, где ККТ и записи в журнале? | □ | □ | □ | ||
118. Заполнена графа мониторинга? | □ | □ | □ | ||
119. Перчатки при прямом контакте с руками? | □ | □ | □ | ||
120 Выполнится Все PRP для предупреждения контаминации микроорганизмами, физическими и химическими опасностями, аллергенами в процессе термической обработки? | □ | □ | □ | ||
121. Весь персонал соблюдает требования личной гигиены и знает эти требования? | □ | □ | □ | ||
134. Все оборудование для термической обработки чистое? | □ | □ | □ | ||
122. Лаборатория берет смывы на химические и микробиологические загрязнения? | □ | □ | □ | ||
123. Нет возможностей перекрестного загрязнения? | □ | □ | □ | ||
124. Весь персонал здоров? | □ | □ | □ | ||
125. Приборы регистрации температуры поверены? | □ | □ | □ | ||
126. Контролируется риск загрязнения после приготовления? | □ | □ | □ | ||
Охлаждение | |||||
127. В комнате охлаждения соблюдается температурный режим? | □ | □ | □ | ||
128.Ведутся необходимые записи по контроля и/или мониторингу в ККТ, OPRP. Есть холодные комнаты? | □ | □ | □ | ||
129. Вся необходимая документация доступна? | □ | □ | □ | ||
130. При возможности вся охлаждаемая еда закрыта или помещена в шоковую заморозку? | □ | □ | □ | ||
131. Все холодильное камеры и морозильные камеры герметично закрываются, имеют уплотнители? | □ | □ | □ | ||
132. Вся готовая продукция защищена от контакта с сырьем | □ | □ | □ | ||
133. Предпринимаются своевременные КД? | □ | □ | □ | ||
134. Температура и время охлаждения соответствуют установленным требованиям? | □ | □ | □ | ||
135. Предприняты все PRP для предотвращения контаминации в ходе охлаждения? | □ | □ | □ | ||
135. Все емкости маркированы? | □ | □ | □ | ||
Упаковка | |||||
137. Заполнены необходимые формы? | □ | □ | □ | ||
138. Ведутся записи по мониторингу температуры, влажности? | □ | □ | □ | ||
139.Персонал знает и соблюдает требования личной гигиены? | □ | □ | □ | ||
140.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
141. Все PRP выполняются, персонал их знает? | □ | □ | □ | ||
142. Персонал работает в перчатках? | □ | □ | □ | ||
143. Чистота упаковки контролируется? | □ | □ | □ | ||
144. Выполняется контроль вредителей? | □ | □ | □ | ||
Транспортировка | |||||
145. PRP по транспортировке выполняются | □ | □ | □ | ||
146. Вся пищевая продукция упакована и хранится при соответствующей температуре в ходе транспортировки | □ | □ | □ | ||
147.Температура контролируется перед выгрузкой? | □ | □ | □ | ||
179. Вся продукция защищена от контаминации? | □ | □ | □ | ||
148. Ведутся записи по контролю в OPRP? Они находятся в транспортном средстве? | □ | □ | □ | ||
149. Все водители знакомы с требованиями по безопасности пищевой продукции? | □ | □ | □ | ||
150. Готовая продукция и сырье не перевозится одновременно? | □ | □ | □ | ||
152.Корректирующие действия предпринимаются незамедлительно? | □ | □ | □ | ||
152. Идентифицированы все опасные факторы в ходе перевозки? | □ | □ | □ | ||
Потребители/внутренние жалобы | |||||
153. Все несоответствия регистрируются? | □ | □ | □ | ||
154. Персонал знает характеристики продукции (7.3.3.)? | □ | □ | □ | ||
155. Четко распределены ответственность и полномочия по работе с жалобами? | □ | □ | □ | ||
156. Персонал информирован о жалобах потребителя? | □ | □ | □ | ||
157. Предпринимаются действия по всем выявленным несоответствиям и жалобам? | □ | □ | □ | ||
Изменения в продукции и процессах | |||||
158. Есть описание всей продукции? | □ | □ | □ | ||
159. При внесении изменений в процесс проводится валидация? | □ | □ | □ | ||
160. При изменении оборудования вносятся коррективы в PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
161. При проведении изменений проводится обучение персонала? | □ | □ | □ | ||
162. Все жалобы привели к изменениям? | □ | □ | □ | ||
Документация системы менеджмента безопасности пищевой продукции | |||||
163. Последний аудит проходил в подразделении позднее чес за 12 месяцев | □ | □ | □ | ||
164. Все необходимые программы актуализируются? | □ | □ | □ | ||
165. Вся документация утверждена и актуальна | □ | □ | □ | ||
166. Область распространения системы не поменялась? | □ | □ | □ | ||
167. Члены группы HACCP остались в прежнем составе? | □ | □ | □ | ||
168. Описание продукции не изменилось | □ | □ | □ | ||
169. Диаграммы потоков (технологические схемы) актуальны | □ | □ | □ | ||
170. Анализ опасностей проведен | □ | □ | □ | ||
171. Цели в области безопасности пищевой продукции выполняются? | □ | □ | □ | ||
Отчет о проблемах
Роман Исаев
Эксперт по организационному развитию и процессному управлению
Партнёр ГК «Современные технологии управления»
Руководитель проектов организационно-корпоративного развития
Профессиональный бизнес-тренер и специалист по Business Studio
Заключительная статья цикла, посвященного функционированию системы менеджмента качества (СМК) в коммерческом банке (начало см.: ММК, 2010, № 11-12 «Типовая система менеджмента качества коммерческого банка и ее архитектура», часть 1 и часть 2). В серии статей данного цикла детально рассмотрены процессы (этапы) развития СМК: планирование и построение СМК (см.: ММК, 2011, № 1), управление каждым процессом СМК (см.: ММК, 2011, № 2), внутренний аудит СМК, анализ СМК со стороны руководства банка, а также приведены практические примеры и рекомендации из опыта различных банков. Автор демонстрирует, как обеспечить стабильное и эффективное функционирование СМК в банке на протяжении длительного периода времени.
Аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективной их оценки в целях установления степени выполнения критериев аудита .
Объектом аудита может быть: СМК (верхний уровень), процесс, подразделение, информационная система и др.
Модель данного процесса приведена на схеме 1.
Схема 1. Внутренний аудит СМК
При проведении внутреннего аудита СМК банка рекомендуется использовать стандарт ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».
Шаблоны документов, которые необходимы для проведения аудита СМК банка и аудита процессов банка, приведены в .
см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7), то и внутренний аудит СМК включает два соответствующих этапа, а также общий этап «Подготовка к аудиту»:
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Предполагает следующие процедуры и действия.
Разработка, согласование и утверждение программы внутренних аудитов. В данном документе указывается перечень всех видов аудитов с наименованиями (на ближайший год). Для каждого аудита указывается: перечень объектов аудита, Ф.И.О. руководителя аудита, срок проведения аудита.
Формирование и обучение (при необходимости) группы внутренних аудиторов банка. Параллельно с разработкой программы аудитов определяется потребность в аудиторах, формируется и обучается (при необходимости) группа аудиторов, назначаются аудиторы для каждой процессной команды, назначаются аудиторы для аудита СМК верхнего уровня, утверждается главный аудитор.
Подготовка и издание приказа о проведении внутренних аудитов. Приказом по банку утверждаются программа аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.
Подготовка учебно-методических материалов по внутреннему аудиту .
Разработка единого чек-листа для аудита процесса.
Чек-лист — это таблица, которая используется аудитором для проверки выполнения установленных требований. Фрагмент чек-листа (три столбца таблицы) для аудита процесса приведен в табл. 1.
Чек-лист состоит из шести столбцов:
Таблица 1. Чек-лист для аудита процесса (фрагмент)
Единый чек-лист для аудита процесса необходим для того, чтобы все процессные команды и аудиторы проводили аудит процессов по одним и тем же требованиям.
Состоит из следующих процедур и действий.
Разработка чек-листа и плана для аудита СМК(верхнего уровня). Образец чек-листа (фрагмент) для аудита СМК (верхнего уровня) представлен в табл. 2.
Таблица 2. Чек-лист для внутреннего аудита СМК (верхний уровень)
В нем перечислены общие требования к компонентам СМК (верхнего уровня). Данные требования должны быть детализированы и дополнены требованиями стандарта ISO 9001 (можно сказать, цитатами из данного стандарта) и собственными требованиями банка.
Например, требование «1.1. Перечень (полнота) документации — соответствие требованиям ISO 9001» детализируется на требования разд. 4.2 стандарта ISO 9001 «Требования к документации», где указан состав необходимой документации:
«Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:
На основе чек-листа разрабатывается план аудита СМК.
План аудита состоит из пяти столбцов:
Аудитор выбирает из чек-листа требования и в плане прописывает, когда, как и с помощью кого он будет их проверять.
Например, чтобы проверить требование «1.2. Актуальность документации» аудитор назначает несколько интервью с сотрудниками банка, ответственными за данные документы, и записывает это в план.
Проведение аудита СМК (верхнего уровня) согласно плану и заполнение чек-листа. Аудитор оценивает выполнение каждого требования из чек-листа с помощью выбранного способа оценки (опрашивает сотрудников банка, изучает документацию, наблюдает за деятельностью банка). Затем ставит отметку о соответствии/несоответствии и указывает свидетельства, которые это подтверждают .
Подготовка отчета по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня). В отчете по результатам внутреннего аудита СМК объединяются все заполненные чек-листы в порядке следования требований. Указывается общее число выявленных несоответствий, выводы и заключения.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита.
Выполнение оперативных корректирующих и предупреждающих действий.
Наиболее срочные и важные действия выполняются сразу после разработки. Действия, требующие привлечения значительных трудовых и финансовых ресурсов, выполняются в течение следующего периода функционирования СМК.
Правила проведения аудита процесса схожи с правилами аудита СМК (верхнего уровня), только объектом аудита становится процесс. Поэтому приведем перечень процедур и действий без дополнительных комментариев.
Чтобы аудит процесса выполнялся процессной командой методически правильно и эффективно, в нее должен входить квалифицированный аудитор от службы качества.
Итак, процессная команда при проведении аудита:
Например, в одном банке функционировал вполне нормальный и рентабельный процесс «Зарплатные проекты». Однако в результате проведенного аудита было выявлено много несоответствий. Некоторые из них даже не были известны владельцу и функциональным менеджерам процесса. Устранение несоответствий позволило вдвойне повысить показатели результативности и качества процесса.
Получение и агрегация отчетов по аудитам процессов от процессных команд. Отчеты по результатам всех аудитов должны быть собраны воедино для дальнейшей работы с ними.
Модель подпроцесса «Анализ системы менеджмента качества со стороны руководства банка» приведена на схеме 2.
Схема 2. Анализ СМК со стороны руководства банка
Процесс запускается согласно установленной в банке периодичности (как минимум, два раза в год) либо по решению руководства банка. Руководство сбором и подготовкой информации для анализа СМК, выработкой планов по улучшению СМК осуществляет директор по качеству. Ответственный исполнитель работ в рамках подготовки анализа СМК — начальник отдела СМК. Ответственные за процесс анализа СМК в рамках процессов — процессные команды (владелец процесса).
Поскольку архитектура СМК состоит из двух уровней (см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7), то и анализ СМК со стороны руководства имеет две составляющие:
Отметим, что анализ СМК со стороны руководства банка так же, как и внутренний аудит СМК банка, рекомендуется проводить с помощью программных продуктов класса «Бизнес-моделирование» (например, Business Studio). Они позволяют хранить всю информацию и документы по СМК, интегрировать (устанавливать и поддерживать взаимосвязи) с другими компонентами СМК (процессы, подразделения, цели и показатели, проекты), автоматически формировать документы СМК, которые получаются на выходах процессов (отчеты, протоколы, записи и др.).
Более подробная информация об использовании данных программных продуктов при выполнении всех процессов/этапов функционирования СМК банка представлена в .
Процесс состоит из следующих процедур и действий.
Рассылка информации и запросов процессным командам. Процессные команды должны провести анализ и аудит своих процессов, подготовить и передать в службу качества сводный отчет по процессу. У процессных команд может запрашиваться дополнительная информация по процессу, которая не входит в сводный отчет.
Получение, проверка и агрегация сводных отчетов по процессам от процессных команд. Все отчеты должны быть проверены, затем объединены в единый отчет по процессам.
Подготовка и агрегация отчетов по верхнему уровню СМК включают отчеты:
Более подробная информация о данных отчетах, а также их образцы представлены в .
Разработка отчета о функционировании и результативности СМК. Данный отчет включает в качестве приложений отчеты по верхнему уровню СМК, сводные отчеты по процессам. Он должен содержать выводы и заключения о функционировании и результативности СМК (каждого компонента) за прошедший период.
Разработка корректирующих и предупреждающих действий. Корректирующие и предупреждающие действия разрабатываются службой качества как для процессных команд, так и для верхнего уровня СМК.
Предварительное изучение отчета, планов, подготовка замечаний и предложений. Руководство банка (комитет по процессам и качеству) должны ознакомиться со всеми документами и передать в службу качества свои замечания и предложения.
Сбор и обработка замечаний и предложений от членов комитета по процессам и качеству
Организация комитета, вынесение итоговой версии отчета и планов на заседание комитета (выполняется службой качества).
Подготовка, выступление с докладом и презентацией отчета. Директор по качеству на заседании комитета по процессам и качеству делает доклад о функционировании и результативности СМК за прошедший период, проводит презентации подготовленных отчетов и планов.
Обсуждение и утверждение отчета, планов и решений. При обсуждении отчета и планов на заседании комитета по процессам и качеству для них фиксируются необходимые корректировки и дополнения. На основе отчетов и планов комитет должен оценить результативность и качество каждого компонента СМК (в соответствии с архитектурой — см. схемы 2 и 3 , ММК, 2011, № 1, с. 6-7). Могут быть следующие решения/оценки:
В процессе совещания составляется протокол анализа системы менеджмента качества со стороны руководства, в котором указывается принятое решение по каждому рассмотренному комитетом документу/компоненту СМК.
Корректировка и утверждение планов по результатам анализа СМК со стороны руководства (выполняется службой качества).
Например, в одном банке руководство после изучения всех отчетов СМК осталось настолько довольно прозрачностью и эффективностью подконтрольной им деятельности, что выделило службе качества три отдельных просторных кабинета, оборудованных «по последнему слову техники», рядом с кабинетом председателя правления банка.
Итак, секрет стабильного и эффективного функционирования СМК банка на протяжении длительного времени заключается в строгом соблюдении описанных в настоящей работе процессов и процедур, а также в использовании типовых и лучших практик в области менеджмента качества (например, типовая система менеджмента качества банка ).
Таким образом, СМК банка будет готова к повторной успешной сертификации и сможет постоянно приносить банку как финансовый (увеличение прибыли, снижение расходов на некачественные процессы), так и нефинансовый эффект (повышение репутации, лояльности клиентов).
Список использованной литературы
ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
Типовая система менеджмента качества коммерческого банка (в составе комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка)
ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования
Исаев Р. А. Бизнес -инжиниринг и управление в коммерческом банке. — М.: ГОЛОС-ПРЕСС, 2009. — 318 с.: ил.